Tout comme les navigateurs utilisent des cartes pour traverser de vastes étendues de mer, les entreprises peuvent utiliser les cartes de processus comme une étape clé dans l'analyse des processus pour naviguer dans des processus et des relations complexes.
Le fait de pouvoir concevoir clairement vos processus d'entreprise vous aide à comprendre comment ils fonctionnent. La cartographie des processus vous aide à découvrir ce qui doit être amélioré, ainsi que vos points forts. En utilisant des symboles de cartographie des processus, tels que des ovales pour les points de départ et d'arrivée, des rectangles pour les tâches et des losanges pour les points de décision, les entreprises peuvent représenter clairement les différents composants d'un processus.
La cartographie des processus peut également aider les entreprises à identifier les risques et les problèmes de conformité, à optimiser les ressources et les flux de travail et à améliorer l'expérience des clients. En outre, la cartographie des processus d'entreprise peut être utilisée pour développer des initiatives d'amélioration des processus et identifier les domaines potentiels d'automatisation intelligente. d'automatisation intelligente.
Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus d'entreprise est une technique utilisée pour représenter visuellement la façon dont le travail est effectué dans les étapes du flux de travail, du début à la fin. Un diagramme de processus peut également être appelé par différents noms, tels qu'un organigramme, un diagramme de processus fonctionnel ou un diagramme de flux de travail.
La notation de modélisation des processus métier (BPMN) est souvent utilisée dans les diagrammes formels pour fournir un moyen structuré de représenter les tâches et les flux de travail, ce qui permet une communication plus claire et une meilleure compréhension des processus complexes.
La cartographie des processus aide les organisations à comprendre et à améliorer leurs processus de travail en affichant une représentation visuelle de leur flux de travail. En cartographiant les processus, les équipes communiquent facilement sur les questions prioritaires et identifient les pertes de temps et de ressources.
Avec une carte de processus détaillée, les équipes doivent identifier et comprendre les étapes individuelles, concevoir des calendriers précis et identifier les responsables des tâches. La cartographie des processus d'entreprise apporte de nombreuses informations utiles, mais elle n'est qu'une étape dans l'objectif global d'une analyse des processus d'entreprise. analyse des processus d'entreprise.
À quoi sert la cartographie des processus d'entreprise ?
La cartographie des processus est exécutée afin d'établir un ordre pour les procédures, une condition préalable nécessaire à toute procédure opérationnelle standard (POS). Certaines entreprises utilisent les cartes de processus comme des modèles, des lignes directrices ou des diagrammes pour les tâches. Ils sont destinés à guider les employés sur la manière d'exécuter les procédures.
La compréhension du processus actuel est une étape fondamentale de la cartographie des processus d'entreprise. La collecte d'informations sur le processus actuel permet d'identifier les domaines à améliorer, d'impliquer les parties prenantes qui gèrent et mettent en œuvre le processus et d'utiliser les outils de cartographie des processus pour une documentation précise.
S'appuyer uniquement sur des cartes de processus sans plateforme de gestion des processus métier (BPM) conduit souvent à rater des opportunités d'amélioration en raison de métriques et d'indicateurs clés de performance (KPI) non suivis. La cartographie des processus précède la plateforme BPM et constitue la base de l'ensemble du moteur de flux de travail.
Grâce à une plate-forme BPM, votre entreprise peut suivre le temps nécessaire à l'achèvement d'un processus, repérer les goulets d'étranglement, etc. goulets d'étranglement ou les tâches qui prennent du temps, renforcer les normes d'exécution définies, automatiser le travail, etc.
Comment créer une carte des processus d'entreprise
Vous trouverez ci-dessous un guide pas à pas pour vous aider à cartographier vos processus d'entreprise.
1. Rencontrer toutes les parties prenantes de votre processus
Avant de commencer la cartographie des processus, il convient de réunir toutes les parties prenantes qui seront affectées par un processus. La modification des processus aura une incidence sur la façon dont les gens travaillent. Assurez-vous que votre personnel est mentalement préparé à la transition et que vous établissez des flux de travail propices à leur travail.
2. Définir les points de départ et d'arrivée
Déterminer où un processus commence et où il s'arrête. Certains processus sont plus complexes que d'autres et ont donc plusieurs points d'arrivée. Il est essentiel de réfléchir à tous les résultats possibles pour éviter toute confusion ultérieure.
3. Liste des actions qui font que le processus fonctionne réellement
Énumérez les étapes qui font avancer votre processus. Une voix active avec des verbes d'action doit être utilisée pour décrire chaque tâche, comme "remplir le formulaire de demande" ou "contacter le fournisseur".
4. Déterminer un ordre de séquence
Après avoir défini les tâches qui font avancer votre processus du début à la fin, vous devez maintenant les mettre en ordre chronologique. Chaque action est censée déclencher l'étape suivante dans la séquence.
Symboles BPMN courants. D'après Lucidchart.
5. Marquer avec les symboles appropriés
Lorsque vous marquez des flux de travail, vous devez vous assurer que vous respectez les règles suivantes BPMN 2.0la notation universelle pour la modélisation des modélisation des processus d'entreprise. BPMN se compose de trois éléments principaux : les événements, les activités et les passerelles. Pour relier ces trois éléments principaux, un quatrième élément peut être utilisé, appelé "flux de séquence". Il s'agit des lignes noires avec des flèches qui relient tous les éléments entre eux.
6. Test
Une fois le diagramme terminé, assurez-vous que chaque processus fonctionne comme il a été conçu à l'origine. Vos employés suivent-ils les bonnes étapes ?
Une fois que vous avez terminé les principales étapes de la cartographie des processus d'entreprise, il est temps d'aller plus loin et de mettre en œuvre la culture de l'amélioration continue grâce aux étapes suivantes.
7. L'analyse
La phase d'analyse consiste à examiner la carte pour identifier les possibilités d'amélioration. Les bonnes questions à poser lors de l'analyse sont les suivantes : des étapes peuvent-elles être éliminées ? Les tâches peuvent-elles être accomplies plus efficacement ? Existe-t-il des goulets d'étranglement potentiels qui ralentissent le temps de traitement ? L'analyse de l'ensemble du processus est essentielle pour identifier les dépendances et les inefficacités.
8. Développer de nouvelles méthodes de travail
Une fois que vous avez identifié les points à améliorer dans les processus de travail, il est temps d'éliminer actions inutiles et le travail manuel, de réorganiser ou d'automatiser les étapes du processus de travail et de développer des flux de travail plus efficaces.
9. Gestion des processus
Cette dernière phase consiste à maintenir des processus efficaces en procédant à des examens réguliers et en contrôlant les progrès accomplis. progrès. La carte des processus la plus efficace est celle qui est maintenue à jour et utilisée activement.
Les plus grands avantages de la cartographie des processus
1. Partager des informations visuelles, des données et des idées
La cartographie des processus permet aux équipes de communiquer plus efficacement des informations complexes. En créant des représentations visuelles des processus, il devient plus facile de transmettre des informations, de partager des idées et de discuter des améliorations potentielles. Les cartes visuelles permettent aux parties prenantes de comprendre les étapes du flux de travail et de comprendre les relations entre les différentes tâches, ce qui favorise la collaboration et le partage des connaissances.
2. Fournir des informations digestes pour une résolution efficace des problèmes
Les processus complexes peuvent souvent être accablants, ce qui rend difficile l'identification des goulets d'étranglement ou des domaines à améliorer. La cartographie des processus d'entreprise décompose ces flux de travail complexes en symboles et en étapes facilement compréhensibles. Cette simplification aide les parties prenantes à comprendre clairement le processus, ce qui leur permet d'identifier les inefficacités et de proposer des solutions plus efficacement. Différentes techniques de cartographie, telles que les organigrammes et les diagrammes de flux, facilitent cette compréhension en fournissant des représentations visuelles des processus.
3. Décomposer des processus complexes en symboles universellement compréhensibles
La cartographie des processus utilise des symboles et des universellement reconnus, Il est ainsi plus facile pour les personnes des différents services et équipes de comprendre le flux de travail. Quelle que soit leur expertise ou leur formation, les employés peuvent comprendre le processus représenté sur la carte, ce qui facilite la collaboration interfonctionnelle et favorise une compréhension commune des opérations de l'organisation.
4. Fournir une représentation visuelle du processus du début à la fin
L'un des principaux avantages de la cartographie des processus d'entreprise est sa capacité à fournir une représentation visuelle complète d'un processus, depuis son lancement jusqu'à son achèvement. Cette vue d'ensemble de bout en bout aide les parties prenantes à identifier les dépendances, les redondances et les domaines potentiels d'optimisation. d'optimisation. Elle leur permet également de suivre l'avancement des tâches, garantissant ainsi la responsabilité et l'achèvement dans les délais. Une carte de la chaîne de valeur, un type spécifique d'organigramme détaillé utilisé dans la méthodologie Lean Six Sigma, est particulièrement efficace pour illustrer les processus complexes et identifier les domaines à améliorer.
5. Alignement et hiérarchisation des priorités entre les différents individus et les différentes équipes
La cartographie des processus d'entreprise rassemble les individus et les équipes en leur donnant une compréhension commune des objectifs et des processus de l'organisation. En visualisant le flux de travail, les parties prenantes peuvent aligner leurs efforts, identifier les interdépendances et hiérarchiser les tâches en conséquence. Cet alignement renforce la collaboration, minimise les malentendus et améliore l'efficacité globale.
Organigramme du processus de paiement des factures
Qui établit la cartographie des processus ?
Dans la plupart des entreprises, la tâche de cartographier les processus est généralement confiée aux équipes d'analystes commerciaux ou d'amélioration des processus. Business Analyst ou aux équipes d'amélioration des processus. Ces équipes disposent des connaissances et de l'expertise nécessaires pour comprendre les complexités des différents processus d'entreprise et les transformer en représentations visuelles.
Les analystes d'entreprise travaillent en étroite collaboration avec les parties prenantes des différents services, en menant des discussions, des entretiens et en recueillant des données afin de bien comprendre les processus existants. À l'aide de ces informations, ils peuvent créer des cartes de processus d'entreprise qui montrent avec précision les étapes, les dépendances et les interactions impliquées dans chaque processus.
La cartographie des processus est un effort de collaboration qui implique la participation de personnes ayant une connaissance approfondie des processus à cartographier. Cela permet de s'assurer que les cartes de processus reflètent réellement la manière dont le travail est effectué dans l'organisation. Bien que les analystes d'entreprise ou les équipes d'amélioration des processus prennent généralement l'initiative, l'implication et la contribution des parties prenantes des différents départements sont cruciales pour garantir la précision et la pertinence des cartes des processus d'entreprise.
Cartographie des processus et modélisation des processus
La cartographie des processus est une technique précieuse utilisée pour acquérir une compréhension globale des processus établis au sein d'une organisation. Elle consiste à créer des diagrammes visuels qui décrivent chaque activité, en fournissant une représentation claire et tangible de l'ensemble des processus de l'entreprise. Cette approche permet aux équipes d'identifier l'état actuel des processus, en mettant en évidence leur séquence et leurs dépendances. La documentation des processus joue un rôle crucial dans le soutien des activités de l'entreprise en créant un schéma clair des processus de base, en garantissant la cohérence et en facilitant les initiatives d'amélioration des processus.
D'autre part, la modélisation des processus adopte une perspective plus large en se concentrant sur l'état souhaité des processus au sein de l'ensemble de l'organisation. Elle permet aux équipes d'envisager et de concevoir un flux de travail optimisé qui prend en charge le cycle de vie des processus et favorise l'amélioration continue. La modélisation des processus d'entreprise va au-delà de la simple cartographie des processus existants ; elle vise à créer une représentation idéale de la manière dont les processus devraient être, en tenant compte de facteurs tels que l'efficience, l'efficacité et l'allocation des ressources.
En termes simples, la cartographie des processus d'entreprise fournit un aperçu visuel de l'état actuel des processus d'entreprise, tandis que la modélisation des processus entre dans le domaine de l'optimisation et de la simulation. La cartographie et la modélisation des processus sont des techniques complémentaires. La première fournit une base pour comprendre les processus existants, tandis que la seconde permet aux organisations d'optimiser et de simuler des flux de travail améliorés. Ces deux méthodes sont regroupées sous l'appellation plus large de gestion des processus d'entreprise plus large.
6 types de diagrammes de processus
- Organigrammes
Commencez par les bases. Les organigrammes sont des cartes visuelles faciles à suivre que presque tout le monde peut comprendre. Les organigrammes fournissent des détails de base sur le processus, tels que les entrées et les sorties.
- Cartes de déploiement
Les cartes de déploiement (ou organigrammes interfonctionnels) sont idéales pour repérer les goulets d'étranglement. Les cartes de déploiement affichent les relations entre les différentes équipes et utilisent des diagrammes de flux pour illustrer la façon dont un processus circule dans votre organisation.
- Cartes détaillées des processus
Comme leur nom l'indique, les cartes de processus détaillées présentent une version plus approfondie d'un processus et contiennent des informations sur les sous-processus.
- Cartes de processus de haut niveau
Les cartes de processus de haut niveau permettent d'avoir une vue d'ensemble. Également connues sous le nom de cartes de la chaîne de valeur ou de cartes descendantes, les cartes de processus de haut niveau comprennent les éléments clés du processus, tels que le fournisseur, le processus, l'extrant, l'intrant ou le client.
- Cartes de processus rendues
Les cartes de processus rendues montrent les processus actuels et/ou futurs. Ces informations mettent en évidence les domaines à améliorer.
- Cartes des flux de valeur
La dernière étape consiste à documenter les étapes nécessaires au développement de produits et de services destinés à un utilisateur final.
Symboles de la cartographie de processus et leur signification
Les symboles de processus sont une représentation d'éléments individuels dans un diagramme de processus. Également appelés symboles d'organigramme, formes d'organigramme ou symboles de diagramme de flux, les symboles de processus ont des significations spécifiques. Comme les notes de musique imprimées sur les partitions de piano, les symboles de processus sont universels et ont des significations spécifiques.
Symboles courants de cartographie des processus
7 outils populaires de cartographie des processus
Il existe de nombreux outils de cartographie des processus d'entreprise, mais cinq des outils les plus populaires sont les suivants :
ProcessMaker
ProcessMaker offre une fonctionnalité de cartographie des processus alimentée par l'IA au sein de sa plateforme d'automatisation des processus d'affaires.
Microsoft Visio
Faisant désormais partie du pack Microsoft Office, Visio est une application de création de diagrammes et de graphiques vectoriels lancée en 1992. Microsoft Visio est largement utilisé pour créer des organigrammes et des cartes de processus.
Carte lucide
Une application populaire de création de diagrammes basée sur le web pour la collaboration visuelle et le dessin. Les utilisateurs peuvent réviser et partager des graphiques et des diagrammes afin d'améliorer les processus, les systèmes et les structures organisationnelles.
Diagrammes.net
Cet outil de conception gratuit peut s'intégrer à Google Documents et à d'autres outils en ligne, offrant ainsi des options flexibles de visualisation de diagrammes. Bien qu'il n'offre pas de fonctionnalité de collaboration avancée, sa facilité d'utilisation et son coût nul en font un choix populaire pour les débutants.
Gliffy
Les utilisateurs créent des diagrammes via une application HTML5 basée sur le cloud et peuvent créer des diagrammes UML, des plans d'étage, des diagrammes de Venn, des organigrammes, etc. Les utilisateurs peuvent partager et modifier les diagrammes en temps réel.
Cacoo
Lancé en 2009, ce logiciel en ligne permet de concevoir et de dessiner des diagrammes. Il permet de créer des organigrammes, des wireframes, des diagrammes organisationnels, etc.
SmartDraw
Les équipes utilisent cet outil de diagramme collaboratif basé sur le web pour travailler sur des organigrammes, des cartes mentales et de nombreux autres visuels d'entreprise.
Résultat
La cartographie des processus aide les entreprises à devenir plus efficaces grâce à une vision claire et à des objectifs définis afin d'économiser du temps, de l'argent et du personnel. Cependant, la cartographie des processus d'entreprise était souvent une entreprise longue et complexe. Heureusement, les choses ont changé.
Avec ProcessMaker, vous pouvez suivre automatiquement les processus sans les inconvénients d'un travail lent et manuel. De plus, vous obtiendrez des informations exploitables en temps réel dès le premier jour grâce à un logiciel d'intelligence des processus alimenté par l'IA.
Orientez donc votre entreprise dans la bonne direction dès aujourd'hui en réservant une réunionet faites de la cartographie des processus d'entreprise un jeu d'enfant.
