L'optimisation des processus expliquée - Méthodes, avantages et outils

L'optimisation des processus est un élément essentiel d'une gestion efficace des processus d'entreprise. Il s'agit à la fois d'un art et d'une science, où les meilleures pratiques peuvent être mises en œuvre dans différents types d'entreprises, mais chaque entreprise aura des facteurs uniques à prendre en compte.

Dans cet article, nous explorons les différents types de techniques d'optimisation des processus, les étapes de l'optimisation d'un processus et les défis associés aux initiatives d'amélioration des processus.

Qu'est-ce que l'optimisation des processus d'entreprise ?

L'optimisation des processus est l'approche systématique de l'analyse et de l'amélioration des processus d'entreprise afin d'atteindre une efficacité, une efficience et une qualité maximales. L'objectif de l'optimisation des processus est de réduire continuellement le gaspillage, d'augmenter la productivité et, en fin de compte, d'améliorer les résultats d'une organisation.

L'optimisation des processus joue un rôle crucial en permettant à une entreprise de fonctionner efficacement, de maintenir des normes de haute qualité dans la production ou les services et de répondre aux attentes des clients. En optimisant les processus et en réduisant les inefficacités, les organisations peuvent allouer des ressources et se concentrer sur des initiatives stratégiques qui stimulent la croissance et la rentabilité.

Étapes de l'optimisation d'un processus

L'optimisation des processus est rarement un exercice ponctuel. Il s'agit plutôt d'un processus continu mené par des professionnels de l'excellence opérationnelle qui suivent des processus méthodologiques pour planifier, analyser et exécuter des améliorations de processus.

L'optimisation d'un processus dans une entreprise comporte plusieurs étapes.

1. Identifier les objectifs. La première étape consiste à identifier les objectifs de l'optimisation du processus. Cela permettra de déterminer la meilleure façon d'optimiser le processus.
2. Analyser les processus actuels. Il s'agit ensuite d'analyser les processus actuels afin d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Cela peut se faire par le biais d'une cartographie des processus ou d'une analyse des données.
3. Élaborer un processus optimisé. Après avoir identifié les points à améliorer, créez un processus optimisé basé sur les objectifs de l'optimisation. Veillez à inclure l'automatisation et la technologie nécessaires à l'optimisation du processus. ‍
4. Tester le processus optimisé. Une fois le processus optimisé mis au point, il faut le tester pour s'assurer qu'il répond aux objectifs de l'optimisation du processus. Cela permettra d'identifier les éventuels problèmes ou domaines à améliorer. ‍
5. Mettre en œuvre l'optimisation des processus. Une fois que l'amélioration du processus souhaitée a été validée, il est temps de la mettre en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. Au cours de cette phase, il peut être nécessaire d'effectuer des contrôles et des mesures supplémentaires pour s'assurer que l'optimisation maintient les résultats souhaités.‍
6. Évaluer et améliorer en permanence. L'amélioration des processus est rarement un exercice ponctuel. Dans de nombreuses organisations, on s'attend à ce que les processus de base soient analysés et affinés en permanence afin d'obtenir des améliorations progressives.

Types et méthodes d'optimisation des processus

Il existe plusieurs types de techniques d'optimisation des processus.

• Cartographie des processus. La cartographie des processus est une méthode utilisée pour documenter visuellement l'ensemble d'un processus, du début à la fin. Elle permet d'identifier les domaines d'amélioration et d'optimiser le processus.
• L'exploration des processus. L'exploration de processus est une technique utilisée pour découvrir, analyser et améliorer les processus d'entreprise à l'aide de méthodes d'exploration de données. Il permet d'accélérer et d'automatiser la phase de collecte des données de l'analyse des processus.
• Analyse des causes profondes. Approfondir l'analyse des processus en examinant non seulement ce qui s'est passé, mais aussi les causes profondes des défis clés et des défis liés aux processus.
• L'analyse des flux de travail. Outre l'examen des processus ou des tâches, l'analyse des flux de travail peut être utilisée pour inspecter et améliorer les flux de travail de bout en bout.
• Cartographie de la chaîne de valeur. La cartographie de la chaîne de valeur est la méthode qui consiste à créer une représentation graphique des matériaux, des données ou des informations utiles à un projet ou à une initiative.

Outre les techniques spécifiques aux processus, il existe de nombreux cadres analytiques pertinents pour l'optimisation des processus.

• DMAIC. La méthode DMAIC est une méthode d'optimisation basée sur les données qui découle des acronymes (D) définir, (M) mesurer, (A) analyser, (I) améliorer et (C) contrôler.
• Kaizen. Méthode d'amélioration continue mise au point au Japon, qui met en évidence la manière dont de petits changements progressifs peuvent entraîner une amélioration cumulative des performances.
• PDSA. Une autre méthode d'optimisation comprenant quatre étapes (P) planifier, (D) faire, (S) étudier et (A) agir.
• Six Sigma. Six Sigma est une méthode d'amélioration des processus fondée sur les données. Elle permet d'identifier et de réduire les erreurs, ce qui se traduit par des processus plus efficaces.
• Sipoc. Technique de diagramme décrivant les (S) fournisseurs, (I) intrants, (P) processus, (O) extrants et (C) clients des processus clés.

Avantages de l'optimisation des processus

L'optimisation des processus au sein d'une organisation présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns parmi les plus significatifs :

• Réduction des coûts. L'un des principaux objectifs de l'optimisation des processus est d'éliminer le gaspillage et de réduire les coûts. En identifiant les inefficacités des processus existants et en mettant en œuvre des changements, les organisations peuvent économiser à la fois du temps et de l'argent. Cela leur permet de fonctionner de manière plus efficace et d'allouer les ressources plus efficacement.‍
• Amélioration de l'efficacité. L'optimisation des processus aide les entreprises à identifier les goulets d'étranglement, les redondances et les autres obstacles qui entravent la productivité. En rationalisant les flux de travail et en mettant en œuvre les meilleures pratiques, les organisations peuvent améliorer leur efficacité et augmenter leur production globale.‍
• Amélioration de la qualité et de la cohérence. En normalisant les processus et en éliminant les variations, l'optimisation des processus peut conduire à une amélioration de la qualité et de la cohérence des produits et des services. Cela peut à son tour accroître la satisfaction et la fidélité des clients.‍
• Un avantage concurrentiel accru. Les organisations qui investissent dans l'optimisation des processus peuvent acquérir un avantage concurrentiel sur leurs rivaux. En améliorant l'efficacité, en réduisant les coûts et en améliorant la qualité, les entreprises peuvent se différencier sur le marché et attirer de nouveaux clients.

Les 10 meilleurs outils d'optimisation des processus

Les outils d'optimisation des processus sont conçus pour aider les organisations à améliorer leurs processus d'entreprise, à identifier les inefficacités et à mettre en œuvre des solutions d'automatisation. Voici quelques-uns des principaux outils d'optimisation des processus :

1. ProcessMaker : ProcessMaker est une plateforme de Business Process Automation qui vous permet d'optimiser vos processus en automatisant des workflows complexes et interfonctionnels. Elle est également complétée par ProcessMaker PI - un outil d'intelligence des processus - qui permet aux entreprises d'avoir une visibilité complète à 360° sur tous leurs processus en temps réel. L'ensemble de la suite a une approche sans code, permettant aux équipes de rationaliser les opérations sans effort, améliorant ainsi la productivité globale.
2. Blue Prism : Blue Prism est un logiciel RPA bien connu qui permet aux entreprises d'automatiser les tâches manuelles et basées sur des règles dans différents départements, ce qui se traduit par une efficacité accrue et des économies.
3. Celonis : Celonis est un logiciel d'exploration de processus de premier plan qui permet aux organisations d'analyser et de visualiser leurs processus. Il permet d'identifier les goulets d'étranglement, les inefficacités et les domaines à améliorer, facilitant ainsi la prise de décision fondée sur les données.
4. Kissflow : Kissflow est une plateforme d'automatisation de BPM et de workflow basée sur le cloud qui permet aux organisations de rationaliser leurs processus grâce à des workflows, des formulaires et des rapports personnalisables. L'interface intuitive de Kissflow permet aux utilisateurs de créer et de modifier facilement des processus, même sans expertise technique.
5. UiPath : UiPath est une importante plateforme d'automatisation des processus robotiques (RPA) qui permet aux entreprises d'automatiser les tâches répétitives et fastidieuses. En libérant les employés pour qu'ils se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée, UiPath peut améliorer de manière significative l'efficacité opérationnelle et la productivité.
6. Minit : Minit est un autre outil populaire d'exploration des processus qui fournit aux organisations une vue détaillée de leurs processus, leur permettant d'identifier les domaines d'optimisation et de mettre en œuvre des améliorations de processus.
7. ARIS : ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) est une suite complète de gestion des processus d'entreprise (BPM) qui aide les organisations à concevoir, documenter et analyser leurs processus. Grâce à ses capacités de modélisation avancées, ARIS permet aux entreprises de créer des schémas de processus, de simuler des changements et d'identifier les possibilités d'optimisation.
8. Nintex : Nintex est une solution de gestion et d'automatisation des processus qui permet aux organisations de créer, de gérer et d'optimiser leurs flux de travail. Grâce à son large éventail de fonctionnalités, notamment la création de formulaires, la cartographie des processus et l'automatisation, Nintex aide les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité.
9. Bizagi : Bizagi est une suite BPM qui offre des capacités de modélisation, d'automatisation et d'analyse des processus. Elle permet aux organisations de concevoir, d'exécuter et de contrôler leurs processus, en vue d'une amélioration et d'une optimisation continues.
10. Bonita : Bonita est une plateforme open-source de BPM et d'automatisation des flux de travail qui fournit une gamme d'outils pour la conception, l'exécution et le contrôle des processus d'entreprise. Grâce à son interface utilisateur personnalisable et à ses nombreuses options d'intégration, Bonita peut s'adapter aux différents besoins et exigences des entreprises.

Exemples d'optimisation de processus

L'optimisation des processus d'entreprise est une étape cruciale dans l'application plus large de l'automatisation des processus d'entreprise (BPA). Examinons quelques exemples concrets de la manière dont l'optimisation des processus d'entreprise peut accroître l'efficacité dans différentes parties de l'organisation.

1. Approbation de la facture

Dans de nombreuses organisations, le processus d'approbation des factures est lourd et prend du temps. Les factures s'accumulent pendant que les employés des différentes équipes attendent les approbations manuelles, ce qui entraîne des retards. Pour optimiser ce processus, une entreprise pourrait déployer un système de facturation automatisé qui acheminerait automatiquement les factures vers les responsables appropriés pour approbation. Le système peut accélérer le processus, réduire les erreurs et garantir des paiements en temps voulu.

2. Traitement des commandes

Les services commerciaux sont souvent confrontés à des goulets d'étranglement dans le traitement des commandes en raison de la saisie manuelle des données et des approbations. Pour optimiser ce processus, une entreprise peut mettre en place un système qui capture automatiquement les commandes de vente provenant de plusieurs canaux, valide les informations sur les clients et les achemine pour approbation. En réduisant les interventions manuelles, l'entreprise peut accélérer le traitement des commandes, réduire les erreurs et améliorer la satisfaction des clients.

3. Billetterie pour l'assistance à la clientèle

L'optimisation des processus peut être particulièrement utile dans les services d'assistance à la clientèle qui traitent souvent des volumes importants de demandes. Pour optimiser ce processus, une entreprise peut mettre en place un système de billetterie qui classe et achemine automatiquement les demandes des clients vers le service approprié.

Les défis de l'optimisation des processus

Si l'optimisation des processus peut conduire à une amélioration de l'efficacité et de la productivité, elle n'est pas sans poser de nombreux problèmes.

• Ressources limitées. L'optimisation des processus nécessite des ressources, telles que du temps et de l'argent. Si les ressources sont limitées, il peut être difficile d'optimiser un processus.
• Réticence au changement. La gestion du changement est un autre défi à relever lors de l'optimisation d'un processus. Les gens sont réticents au changement, il est donc important de gérer efficacement le processus de changement.
• Le leadership. Dans les organisations, l'optimisation des processus nécessite un poste de direction dédié à la prise en charge de l'optimisation des processus d'entreprise.
• Une formation inadéquate. L'optimisation des processus fonctionne rarement lorsque les flux de travail et les habitudes des employés clés sont modifiés sans une formation suffisante.
• Attentes irréalistes. Dans le cas de l'optimisation des processus, il n'est pas rare d'avoir des objectifs très ambitieux en matière d'efficacité, mais de nombreux processus complexes ne peuvent pas être améliorés en une seule fois.

Conclusion

L'optimisation des processus est un ensemble de méthodes et d'outils utilisés pour rendre les processus plus efficaces. Il existe plusieurs types de techniques d'optimisation des processus, notamment la cartographie des processus, l'exploration des processus et Six Sigma.

Lors de l'optimisation d'un processus, il est important d'identifier les objectifs, d'analyser les flux de travail actuels, de développer un processus optimisé et de tester ce processus optimisé. Les défis associés à l'optimisation des processus comprennent les ressources limitées et la gestion du changement.

ProcessMaker vous aide à découvrir tous les processus existants de manière transparente grâce à la puissance de l'intelligence des processus, à les analyser et à les optimiser en utilisant les capacités d'automatisation intégrées.