Un guide complet de la documentation des processus d'affaires

Qu'est-ce que la documentation des processus ? 

La documentation sur les processus décrit toutes les actions nécessaires à l'accomplissement d'une tâche ou à la mise en œuvre d'un processus. Elle explique essentiellement le "comment" de la mise en œuvre, plutôt que le "quoi". Bien qu'elle soit généralement utilisée comme document interne, elle est également considérée comme un "document vivant", ce qui signifie qu'elle est mise à jour en fonction des besoins.

Vous pouvez considérer la documentation des processus comme un ensemble détaillé d'instructions pour la réalisation d'activités complexes. D'une certaine manière, les entreprises sont simplement un ensemble de processus complexes. Ainsi, la documentation des processus est un schéma directeur essentiel pour la conduite des activités commerciales.

Pourquoi avez-vous besoin de la documentation des processus d'affaires ?

Les avantages de la documentation des processus d'entreprise sont les suivants

Amélioration d'un processus

De nombreux processus sont reproductibles et nécessaires au fonctionnement d'une entreprise. En écrivant les processus, vous pouvez réduire les approximations et faciliter la répétition des processus vitaux pour les personnes (y compris les nouveaux employés).

Réduire l'incertitude des processus organisationnels

La documentation des processus d'entreprise élimine la plupart, voire la totalité, des éléments flous au sein d'une entreprise. Les employés comprendront mieux leur rôle et leurs responsabilités. En outre, la documentation :

  • Clarifie la chaîne de commandement
  • Décrire les tâches nécessaires à la réalisation d'un processus
  • Indique qui est affecté à quoi

D'une manière générale, la documentation doit être facilement accessible aux employés, à la demande. Cette transparence réduira les tensions et aidera à maintenir les gens au travail.

Améliorer les éléments d'analyse

Les entreprises peuvent améliorer leur efficacité en analysant les processus et en les rationalisant. Cela est beaucoup plus facile à faire si vous disposez d'une documentation détaillée décrivant chaque processus. Outre les processus eux-mêmes, les gestionnaires peuvent également mieux comprendre les parties prenantes, telles que les groupes communautaires.

Préserver les connaissances institutionnelles

Les employés vont quitter votre entreprise à un moment donné. Certains peuvent passer à une nouvelle entreprise. D'autres prendront leur retraite. Lorsqu'un employé part, vous courez le risque de perdre ses connaissances. Une documentation détaillée vous aide à préserver ces connaissances.

Considérez ces exemples de documentation de processus :

  • Quels sont les processus opérationnels qui se déroulent et à quel moment, ainsi que leur impact sur l'entreprise et ses résultats.
  • La contribution de chaque étape du processus.
  • Les rôles des différents employés au sein d'un processus.
  • Instructions pour mener à bien un processus ou une partie spécifique d'un processus.

La documentation des processus donne du pouvoir aux responsables et aux autres parties prenantes en offrant une vue d'ensemble des différents processus. Elle est Elle est également utile comme matériel de formation et pour l'accueil des nouveaux employés. Les responsables peuvent passer moins de temps à enseigner les bases aux nouveaux employés puisqu'ils peuvent se tourner vers la documentation pour apprendre comment un processus est réalisé. La documentation accélère également la courbe d'apprentissage, aidant les employés à devenir rapidement productifs.

Quel est l'objectif de la documentation des processus ?

Les processus sont au cœur de vos activités. Invariablement, la documentation des processus vous permet de suivre, de comprendre et d'analyser les processus en cours afin de pouvoir les reproduire et les améliorer à l'avenir. La documentation permet d'en savoir plus sur chaque processus et sur la manière dont il est exécuté. Elle vous permet également d'obtenir un retour d'information en vue d'améliorations. Un architecte n'apporterait pas de modifications à une maison sans un plan. Il est essentiel de prendre des décisions fondées sur des données plutôt que sur des hypothèses. L'intégrité de l'entreprise est menacée si les processus ne sont pas fondés sur des faits.

La documentation des processus aide à :

  • Améliorer et rationaliser les différents processus
  • Analyser et identifier les failles
  • Améliorer la qualité des processus et des résultats
  • Économiser du temps et de la main d'œuvre
  • Réduire les coûts globaux
  • Accroître la transparence au sein de votre organisation

En définitive, la documentation des processus peut accroître l'efficacité et la productivité, aujourd'hui et à long terme. Une documentation appropriée et adéquate demande des efforts et des ressources. Cependant, les bénéfices pour les entreprises sont souvent substantiels. La documentation des processus est la première chose à laquelle vous pouvez vous référer lorsque vous devez prendre une décision importante.

Qui est impliqué dans le processus ?

La documentation des processus peut être utilisée et créée par un large éventail de personnes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur d'activités et d'organisations spécifiques.

  1. Équipe du projet: L'équipe de projet ou de processus est responsable de la documentation. Cette équipe doit aborder la production de la documentation de manière collaborative, en tant qu'équipe. Cela dit, il est judicieux de désigner une personne qui n'est pas impliquée dans les activités quotidiennes comme personne de référence, car elle sera mieux à même d'enregistrer les informations et d'être plus objective.
  2. Les parties prenantes: Toute personne de votre entreprise impliquée dans un projet ou un processus spécifique devrait également être intéressée par la documentation des processus, quel que soit son rôle ou son titre.
  3. Parties prenantes externes: Partager des informations avec des parties extérieures peut être délicat, mais il est essentiel de s'informer auprès des parties prenantes externes. Elles peuvent fournir des opinions objectives et des idées nouvelles.
  4. Matériaux et ressources: Il est sage de considérer les matériaux et les ressources comme une personne, car leur contribution est importante. Les bonnes ressources doivent être mises de côté pour soutenir la documentation.

Pour être utiles et efficaces, les processus métier doivent être soigneusement conçus, structurés et documentés. En saisissant autant de détails que possible sur le processus d'entreprise, vous pouvez obtenir les résultats souhaités.

Création de la documentation du processus

Lors de la création de la documentation des processus, il y a un risque que vos documents (et donc vos connaissances) restent coincés dans un silo. Toutefois, en choisissant les bons outils, vous pouvez réduire les risques et faire en sorte que la documentation soit plus largement utilisée. 

Lignes directrices pour la documentation des processus :

  • Favorise la collaboration et le retour d'information
  • Accès et partage faciles (mais sécurisés)
  • Convivialité sur de nombreux appareils, y compris les smartphones et les tablettes.
  • Flexible et capable de remplir plusieurs fonctions

Processus de capture: Comment l'information est-elle capturée ? Il peut s'agir de documents écrits, mais aussi de fichiers vidéo et audio.

Organiser l'information: Comment les utilisateurs peuvent-ils utiliser et trier l'information ?

Visualisez le processus: Envisagez des graphiques, des cartes, des modélisations et des diagrammes.

Distribuer l'information: Envisagez les canaux de distribution (par exemple, le courrier électronique).

Comment BPMN aide-t-il à la documentation des processus ?

BPMN fait référence à "modélisation et notation des processus d' entrepriseIl s'agit d'une notation de modélisation qui fournit à toutes les parties prenantes un langage normalisé pour les diagrammes. BPMN apporte de la clarté et un aspect cohérent aux cartes, du PDG aux travailleurs de première ligne et au personnel technique. pour les cartes, du PDG aux travailleurs de première ligne et au personnel technique.

BPMN utilise deux types d'éléments : analytiques et descriptifs. Les utilisateurs professionnels peuvent utiliser éléments illustratifstandis que le personnel technique utilise des éléments analytiques pour modéliser les processus logiciels. Vous pouvez répartir les éléments en plusieurs catégories :

Événements: Explique ce qui se passe au cours d'un processus. On peut les diviser en trois types : Début, intermédiaire, et fin.

Objets de flux: Décrire le comportement des processus d'affaires.

Activités: Tâches effectuées au cours d'un processus.

Passerelles: Dicte la manière dont le flux est contrôlé et définit le chemin du flux séquentiel au sein d'un processus. Les points de décision font souvent office de passerelles.

Données: Comprend les objets de données, les entrées et les sorties qui appellent des informations concernant les activités. Les données peuvent être fournies ou stockées. Elles se poursuivent également au-delà de l'achèvement (ou de la durée de vie) d'un processus.

Objets communicants: Ils montrent le flux entre les objets ou encore vers d'autres informations.

Flux de séquences: Un élément qui établit l'ordre dans lequel les activités sont réalisées.

Flux de messages: Cela montre le flux d'ordres entre les participants et affiche également les messages.

Associations: Liens artefacts et informations.

Associations de données: Utilise une flèche pour indiquer le flux dans une association.

Swimlanes: Cet élément démontre qui est responsable du processus, tandis qu'un pool représente un participant. Cela signifie qu'un pool est un conteneur pour un processus unique (et seulement un processus unique) tandis que le couloir classe l'activité. Seuls les flux de messages permettent la communication entre les pools ; les flux de séquences ne doivent pas être utilisés.

Artefacts: Fournissent des détails supplémentaires sur un processus.

Groupes: Un groupe d'éléments dans une case hachurée pour indiquer qu'ils sont liés.

Annotations de texte: Également appelées commentaires, elles sont attachées à une association pour fournir des informations supplémentaires.

Message: Un élément présenté dans les tableaux du guide de spécification BPMN. Il représente la communication entre les participants.

Les cartes de processus uniques peuvent être utilisées dans la modélisation et la notation des processus d'entreprise. Lorsque vous surveillez vos processus, vous commencez à remarquer des opportunités spécifiques mûres pour l'amélioration tout en utilisant la cartographie pour configurer le flux d'activité. Vous pouvez également atténuer les tâches et les activités redondantes, optimisant ainsi l'efficacité de vos processus.

Les cadres doivent prendre du recul pour travailler sur les processus plutôt que dans les processus. Ainsi, les principales parties prenantes et les décideurs parviennent à mieux comprendre l'organisation et ses différents processus complexes. Vous pouvez également utiliser la documentation des processus pour mieux conserver les ensembles de données critiques, améliorer l'accueil et la formation des employés, etc. En substance, BPMN permet de normaliser la documentation des processus afin qu'elle soit plus facile à appréhender dans son intégralité.

Simplifiez la documentation des processus grâce à ces 10 étapes faciles

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, la complexité devient inévitable. Vous aurez plus d'employés, plus d'étapes, plus de tâches et plus de processus. C'est en espérant que tout se mette en place organiquement que de nombreuses entreprises s'essoufflent. La création et la mise à jour d'une documentation précise sur les processus constituent l'une des méthodes les plus efficaces pour garantir l'efficience des processus internes et leur bon fonctionnement. 

Certains critiques considèrent la documentation des processus comme trop administrative, nécessitant beaucoup de planification sans beaucoup d'action. Cependant, de nombreux processus d'entreprise peuvent bénéficier de l'optimisation qui permet une meilleure compréhension de chaque étape et activité. En conséquence, les parties prenantes peuvent éliminer rapidement les activités redondantes pour garantir de meilleurs temps de cycle. Considérons les étapes suivantes :

1. Nommez votre processus

Commencez par écrire le nom de votre processus, une brève description et son objectif principal.

2. Déterminer les limites du processus

Documentez les points de départ et d'arrivée de ce processus opérationnel. Qu'est-ce qui lance le processus ? Comment se termine-t-il ? Où se termine-t-il ? En notant ces éléments, vous obtiendrez une image plus claire.

3. Sélectionner les sorties du processus

Que se passe-t-il lorsque le processus opérationnel est terminé ? Quel est votre résultat final ? Correspond-il à votre résultat souhaité ? Les extrants du processus sont une autre façon de dire les résultats finaux.

4. Choisissez les entrées de votre processus

De quelles données avez-vous besoin pour déployer le processus ? D'où proviennent les données ? Existe-t-il plusieurs sources de données ? Il est essentiel de disposer de ces informations.

5. Documenter les activités

Quelles sont les étapes qui font passer votre processus du début à la fin ? Les étapes sont également appelées activités. Y a-t-il des activités manquantes ? Y a-t-il des étapes en double ?

6. Organisez votre processus

Désignez la séquence d'activités de votre flux de processus. Où sont les points de décision critiques ? Qui sont les principales parties prenantes ? 

7. Revoir votre processus

Votre processus est-il organisé et séquencé de manière suffisamment adéquate pour s'aligner sur les limites de votre processus ? Si ce n'est pas le cas, que pouvez-vous changer ?

8. Attribuer les rôles des processus

Une fois que vous avez une version de la documentation de votre processus, déterminez les rôles et les fonctions des membres de l'équipe. Quelles activités réaliseront-ils dans le cadre de votre processus ?

9. Concevoir un organigramme

En utilisant les éléments décrits ci-dessus, créez un organigramme facile à lire pour vous assurer que tout le monde peut comprendre le processus.

10. Examen final

Parlez aux parties prenantes et révisez votre processus. Des changements sont-ils nécessaires ? Pouvez-vous valider le processus ? Est-il prêt à être approuvé ? Plus de données vous permettent de trouver des activités qui se chevauchent.

La documentation du processus sert à décrire la façon dont votre processus s'exécute. Il ne fait aucun doute que vous pouvez reproduire ces étapes pour chaque processus. Une fois cette étape franchie, vous disposerez de diagrammes faciles à comprendre et à mettre à jour.

À titre d'exemple, voici comment vous pourriez documenter le processus d'accueil d'un nouvel employé :

Nom du processus : Embarquement des employés.

Limites du processus : Engagement continu et renforcement de l'équipe.

Résultats du processus : Placer le nouvel employé dans son équipe immédiate.

Processus d'entrée : Lettres d'offre, premières visites au cabinet, orientation, formation, etc.

Activités liées au processus : Itinéraire de la première semaine, fourniture des identifiants d'accès aux systèmes et réseaux de l'entreprise, courriels de bienvenue, comptes rendus des sessions, visites des bureaux, rencontres, fourniture des outils et équipements de travail nécessaires, contrôles réguliers, enquêtes sur l'expérience des nouveaux embauchés.

Rôles dans le processus : RH et managers de première ligne.

D'autres exemples de documentation de processus incluent :

  • Avis des employés
  • Processus de routage des clients
  • Processus de maintenance des équipements de l'entreprise
  • Processus de fourniture de produits ou de services
  • Processus de facturation
  • Processus de comptabilité

Pourquoi est-il crucial de documenter les processus d'entreprise ?

Toute organisation s'appuie sur des processus pour fonctionner efficacement. Les activités commerciales sont réalisées par le biais de processus spécifiques. Ces tâches distinctes sont utilisées pour améliorer la cohérence autour des activités commerciales. Par conséquent, les processus opérationnels doivent être transparents, souples et efficaces. Malheureusement, de nombreux membres de l'équipe développent des processus d'entreprise sans déterminer de manière réfléchie comment chaque processus s'intègre dans la structure globale de l'entreprise.

Cependant, BPMN permet d'aligner les processus métier sur les objectifs de l'entreprise. BPMN permet également de déterminer et d'identifier les activités essentielles nécessaires à la réalisation de chaque tâche de l'entreprise. La cartographie de ces étapes peut créer une structure d'entreprise plus cohérente.

Parmi les autres avantages, citons la possibilité de faire ce qui suit :

  • Contrôler, mesurer et modifier les processus si nécessaire.
  • Renforcer la productivité des membres de l'équipe en coordonnant les activités de manière plus précise et en effectuant les mises à jour nécessaires.
  • Utiliser des technologies intelligentes pour relever les défis et les problèmes potentiels.
  • Réagir plus rapidement aux changements dans les projets. 

Cinq autres avantages de la documentation des processus :

1. Augmenter l'échelle avec plus de flexibilité

Les entreprises contemporaines doivent avoir la capacité de réagir immédiatement aux changements. Certains de ces changements peuvent provenir de perturbateurs innovants, tandis qu'à d'autres moments, les changements du marché ont émergé indéfiniment de la pandémie de COVID-19. Quelle que soit la manière dont le changement s'est produit, des réponses flexibles sont essentielles pour conserver un avantage concurrentiel. 

Par exemple, comparez toutes les entreprises qui disposaient déjà d'un modèle de travail à distance et d'une empreinte numérique conviviale à celles qui ont eu du mal à transférer leurs activités en ligne alors que la pandémie de COVID-19 a imposé des scénarios de verrouillage dans tous les pays. Pourtant, les consommateurs avaient toujours besoin de faire des achats, mais il était désormais plus crucial de faire davantage de choses en ligne.

Faciliter la documentation des processus donne aux entreprises la capacité de répondre à ces nouvelles demandes. Si vous disposez d'une documentation bien définie, vous pouvez déterminer où mettre les processus en attente lorsqu'un problème survient. Vous pouvez également procéder à des ajustements rapides, puis remettre vos processus en ligne avec un minimum de perturbations. La documentation des processus offre la souplesse nécessaire pour évoluer au gré des attentes du marché.

2. Identifier les possibilités d'amélioration continue.

Les organisations doivent toujours rechercher les domaines qui gagneraient à être améliorés. Se reposer sur ses lauriers n'est pas une stratégie commerciale judicieuse. En revanche, il est préférable d'apporter des améliorations mineures et progressives plutôt que des modifications aléatoires et drastiques de haut en bas qui risquent de choquer l'ensemble du système, y compris vos employés. Les informations glanées dans la documentation des processus encouragent l'amélioration continue. En outre, BPMN peut garantir que les données guident chaque décision prise concernant une amélioration nécessaire.

3. Traiter la question de la conformité de manière adéquate

Les secteurs sont de plus en plus réglementés, certains plus que d'autres, comme la finance et les soins de santé. Néanmoins, de nouvelles réglementations continuent de voir le jour. Une entreprise qui utilise la documentation des processus peut éviter les risques de non-conformité et éviter des amendes et des pénalités coûteuses. Chaque composant du processus étant décrit en détail, les parties prenantes concernées peuvent l'utiliser pour s'assurer que les flux de travail sont conformes. 

En outre, un processus bien documenté contribue à améliorer la sécurité. Lorsque vous comprenez tous les aspects d'un processus, vous pouvez mieux protéger les données et les ressources physiques.

4. Obtenir une visibilité complète

La documentation des processus donne une image complète de chaque étape de votre processus d'entreprise, ce qui facilite le suivi. Utilisez votre organigramme pour suivre les performances. 

5. Rendre le transfert de connaissances commerciales plus pratique.

À mesure que les entreprises se développent et se contractent, il est essentiel de s'appuyer sur un transfert cohérent des connaissances commerciales. Il n'est pas pratique d'attendre d'un ou deux membres de l'équipe qu'ils comprennent des processus spécifiques. Au fur et à mesure que la main-d'œuvre évolue, les employés partent ou prennent leur retraite. L'entreprise doit conserver les connaissances organisationnelles afin d'éviter un manque massif de possibilités d'apprentissage.

Cependant, BPMN encourage une documentation des processus qui soit approfondie et complète. Par conséquent, vous pouvez créer des cartes de processus pour chaque flux de travail tout en enregistrant et en archivant les connaissances de l'entreprise pour permettre au personnel actuel d'y accéder. Vous pouvez utiliser ces connaissances dans de nombreux domaines, tels que l'accueil des nouvelles recrues, le renforcement des compétences, la formation aux systèmes, etc. En outre, la conservation des connaissances métier permet d'éliminer les perturbations qui se produisent lorsque les employés quittent l'entreprise.

En conclusion

En surveillant les processus, vous pouvez identifier les domaines spécifiques à améliorer tout en cartographiant le flux d'activité global. Il est également possible de minimiser les mouvements inutiles et d'identifier et d'éliminer les tâches en double.

Comment ProcessMaker peut-il aider à la documentation des processus ? ProcessMaker propose une suite de gestion intelligente des processus métier (iBPMS) low-code, leader sur le marché. Elle peut également vous aider à automatiser la documentation des processus. Des organisations issues d'un large éventail de secteurs utilisent l'iBPMS de ProcessMaker et les technologies de documentation de processus pour mettre rapidement en œuvre leurs processus. 

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