Qu'est-ce qu'un moteur de flux de travail ?

Michael Eisner 13 avril 2021 Flux de travail

moteur de workflow

Les employés consacrent une part disproportionnée de leurs journées de travail à des tâches administratives qui sont à la fois insatisfaisantes et improductives. Selon les recherches, les travailleurs perdent un tiers de leurs journées de travail à des tâches administratives, ce qui coûte au secteur mondial des services plus de 5 000 milliards de dollars par an. Une technologie de plus en plus importante Une technologie de plus en plus importante qui aide les organisations à rationaliser et à automatiser leurs processus est un moteur de flux de travail.

Qu'est-ce qu'un moteur de flux de travail ?

Un moteur de workflow est une application logicielle qui aide les organisations à initier et à automatiser des tâches. Il gère et surveille les activités dans un flux de travail et détermine à quelle tâche passer en fonction de processus prédéfinis. Il s'agit généralement d'un composant clé du logiciel de gestion des processus d'entreprise, qui aide les organisations à rationaliser les processus en répartissant les tâches et en communiquant les données aux employés et à la direction.

Avantages d'un moteur de flux de travail

Un moteur de workflow offre aux organisations de nombreux avantages, notamment :

  • Une efficacité accrue. L'automatisation des tâches chronophages permet aux employés de se concentrer sur leurs activités principales.
  • Une responsabilité accrue. Les employés peuvent voir ce qu'ils sont censés faire et quand des délais importants doivent être respectés. Cela permet également d'accroître la satisfaction au travail.
  • Une transparence accrue. Les employés et la direction peuvent voir toutes les activités et savoir qui est responsable de la réalisation de chaque tâche.
  • Amélioration de la conformité. Un moteur de workflow aide les organisations à conserver des pistes d'audit pour améliorer la conformité.

Cas d'utilisation typiques

Les moteurs de flux de travail sont capables de rationaliser de nombreux processus d'entreprise. Voici deux exemples de cas d'utilisation courante d'un moteur de workflow.

Embarquement des employés

Selon une recherche de Glassdoorun bon processus d'intégration des employés peut améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %. De nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur des processus manuels d'intégration des employés, ce qui se traduit par une expérience fragmentée et frustrante pour les employés. Grâce à un moteur de flux de travail, une entreprise peut s'assurer que chaque tâche d'intégration est effectuée en douceur.

Par exemple, la première tâche du processus d'intégration peut consister à préparer les documents administratifs pour un nouvel employé. Une fois que l'employé responsable des RH indique que les documents sont terminés, le moteur de flux de travail peut notifier automatiquement le service informatique pour qu'il accorde l'accès à l'ordinateur. De cette façon, aucune étape n'est manquée et l'employé dispose de tout ce dont il a besoin pour commencer.

Processus d'approbation

Les processus d'approbation manuels entraînent des coûts directs, indirects et cachés importants. Par exemple, selon les données du Center for Advanced Procurement Strategy (CAPS)le coût moyen par bon de commande varie entre 50 et 1 000 dollars, selon le secteur d'activité et le secteur vertical.

Avec un moteur de workflow, les organisations peuvent automatiser les processus d'approbation, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'argent. Par exemple, lorsqu'un employé soumet une demande d'achat, celle-ci est automatiquement transmise à un superviseur pour approbation. Une fois signée, l'approbation est renvoyée à l'employé. L'employé peut facilement suivre le statut de la demande plutôt que de perdre du temps à rechercher le superviseur pour obtenir une signature.

Moteur de flux de travail et moteur de règles métier

Une différence majeure entre un moteur de workflow et un moteur de règles métier concerne leurs fonctions. A moteur de règles métier (BRE) est un logiciel qui exécute des processus de décision basés sur une logique métier prédéfinie. Ainsi, un BRE aide une organisation à prendre des décisions, tandis qu'un moteur de flux de travail fait avancer un processus à chaque étape par l'attribution de tâches.

Une autre différence importante est l'événement qui déclenche le moteur. Un BRE est automatiquement déclenché lorsque certaines conditions, ou règles de gestion, sont remplies, tandis qu'un moteur de flux de travail est généralement déclenché lorsque les employés font passer une tâche d'une phase à une autre. Comme un BRE suit une série de règles de gestion, il est capable de gérer des processus complexes. Un flux de travail, quant à lui, est une méthode simplifiée pour faire avancer les tâches du flux de travail à travers différentes étapes.

Optimisation du flux de travail

L'optimisation du flux de travail consiste à rationaliser les flux de travail de votre équipe afin qu'elle puisse en faire plus avec moins. Un moteur de flux de travail joue un rôle essentiel dans le déclenchement des tâches afin de garantir la progression des processus. Il stimule également la collaboration, contribue à éliminer les tâches manuelles fastidieuses et accroît la surveillance de l'encadrement.

Grâce à la suite de gestion intelligente des processus métier (iBPMS) de ProcessMaker, les entreprises peuvent automatiser leurs flux de travail tout en orchestrant facilement les actions humaines et système dans des processus métier automatisés. 

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