Toute entreprise prospère s'appuie sur d'innombrables processus et flux de travail documentés. Pourtant, même les organisations les mieux organisées sont confrontées au problème des processus fantômes. Dans cet article, nous allons explorer ce que sont les processus fantômes et comment ils peuvent être évités de manière efficace.
Qu'est-ce qu'un processus parallèle ?
Les processus fantômes sont des tâches et des flux de travail qui ne font généralement pas l'objet d'un suivi ou d'un contrôle formel de la part de l'organisation. Il peut s'agir de processus manuels, d'activités non documentées ou de pratiques informelles qui ne sont pas officiellement reconnues ou documentées. Les processus fantômes peuvent se manifester au sein des opérations d'une organisation ou s'étendre aux interactions avec les clients et les fournisseurs. Ils introduisent souvent de la complexité dans les systèmes existants, génèrent des inefficacités et présentent des risques potentiels en matière de sécurité et de conformité.
Les entreprises cherchent depuis longtemps à comprendre le paysage du travail numérique au sein de leur organisation. Diverses méthodes ont été utilisées à cette fin, notamment des consultants spécialisés dans la cartographie des processus, des logiciels de création d'organigrammes et le l'exploration des tâches et d'exploration des processus des tâches et des processus. Néanmoins, de nombreux processus restent souvent non découverts, représentant le "côté obscur" des activités de l'entreprise. En affrontant et en intégrant ces aspects cachés et refoulés, les organisations peuvent accroître leur efficacité, améliorer leur conformité et libérer tout leur potentiel.
Comment les processus alternatifs sont-ils créés ?
Il existe toujours un "chemin heureux" idéal pour le fonctionnement des processus. Ces processus sont généralement documentés et décrits, comme l'intégration d'un nouveau collègue par les RH ou le processus de clôture mensuelle par la comptabilité. Cependant, le chemin idéal ne fonctionne pas toujours comme prévu dans la réalité. Des écarts et des solutions de contournement peuvent modifier le processus par rapport à sa conception initiale.
Les processus fantômes se réfèrent à des procédures cachées qui doivent être accomplies mais qui ne sont pas documentées. Ces processus peuvent éclipser le flux de travail principal, en introduisant des tâches non documentées et du travail ad hoc. Par exemple, l'unité de la comptabilité fournisseurs est responsable du traitement des factures, mais elle s'engage souvent dans de nombreuses petites tâches qui ne sont spécifiées nulle part pour assurer la fluidité du travail. En conséquence, le processus devient beaucoup plus complexe qu'il ne l'était initialement.
Ces processus cachés peuvent varier considérablement. Il peut s'agir d'ajustements mineurs au sein du flux de travail principal ou de petits écarts par rapport aux tâches assignées que nous adoptons par inadvertance. Les processus cachés consistent souvent en de petites procédures que l'on crée au fil du temps sans s'en rendre compte. Malheureusement, ces procédures peuvent rapidement s'accumuler et représenter un temps considérable si l'on tient compte de toutes les variations au sein de l'équipe.
D'où viennent les variations dans le processus ?
- Données insuffisantes : Lorsqu'un processus est mal défini et qu'il laisse une large place à l'interprétation, les personnes peuvent suivre leur propre voie pour mener à bien le processus, ce qui n'est pas toujours le plus efficace.
- Changements dans les exigences : Si un processus a évolué - peut-être en raison de l'acquisition d'un nouveau client - et que les procédures documentées restent inchangées, les employés devront s'adapter et trouver de nouvelles méthodes à la volée.
- Travail redondant : Il arrive que les employés effectuent des tâches inutiles, par exemple en revérifiant certains aspects du processus pour en assurer le bon déroulement. Cela est souvent dû à un manque de confiance dans l'automatisation des logiciels, qui les conduit à refaire manuellement certaines parties du flux de travail.
L'impact des processus fantômes sur les entreprises
Les processus fantômes peuvent avoir un impact significatif sur les opérations de l'entreprise, entraînant des inefficacités, des risques de sécurité et des problèmes de conformité. Ces processus cachés ajoutent des couches de complexité aux systèmes existants, ce qui complique l'analyse et l'amélioration des flux de travail. Lorsque des processus fantômes sont en jeu, la direction a du mal à concevoir des stratégies efficaces pour les situations inhabituelles, ce qui se traduit par une baisse de la productivité et de la précision.
En outre, la présence de processus fantômes révèle souvent des problèmes plus profonds au sein d'une organisation, tels que la politique des employés, les préférences personnelles et les relations. Ces facteurs peuvent contribuer à la création et à la perpétuation des processus fantômes, ce qui finit par affecter les performances globales de l'entreprise.
Pour atténuer l'impact des processus fantômes, les entreprises peuvent s'appuyer sur des plates-formes BPM en nuage à haute productivité. Ces plateformes encouragent les propriétaires de processus fantômes à mettre leurs processus en lumière, ce qui les rend plus visibles et plus faciles à gérer. En transférant les processus vers une plateforme d'automatisation, les entreprises peuvent réduire la prévalence des processus d'arrière-plan et s'efforcer d'atteindre leurs objectifs d'efficacité et de précision.
Le rôle du "Shadow Self" dans les processus d'entreprise
Le concept de l'ombre de Carl Jung fait référence aux aspects refoulés ou cachés de la personnalité d'un individu. Dans le contexte des processus d'entreprise, le "moi de l'ombre" peut influencer de manière significative la manière dont les tâches sont exécutées et les décisions prises.
L'ombre du moi peut se manifester de différentes manières au sein des processus d'entreprise :
- Peur et évitement: Le moi de l'ombre peut amener les individus à éviter certaines tâches ou décisions, ce qui entraîne des inefficacités et des retards.
- La procrastination: Elle peut conduire à la procrastination, entraînant le report de tâches et de décisions importantes, ce qui finit par affecter les performances globales de l'entreprise.
- Manque d'acceptation de soi: L'ombre du moi peut empêcher les individus de reconnaître leurs forces et leurs faiblesses, ce qui entraîne une mauvaise prise de décision et une gestion inefficace des tâches.
Pour contrer l'impact négatif du moi de l'ombre sur les processus d'entreprise, les individus peuvent s'engager dans le travail de l'ombre. Il s'agit d'explorer et d'intégrer les aspects refoulés ou cachés de leur personnalité. Des techniques telles que la recherche d'une thérapie, la pratique de l'autoréflexion et le développement de l'acceptation de soi sont cruciales dans ce processus.
En reconnaissant et en abordant l'ombre de soi, les individus peuvent devenir plus conscients de leurs pensées, de leurs sentiments et de leurs comportements. Cette prise de conscience permet d'améliorer la prise de décision et la gestion des tâches, ce qui a un impact positif sur les processus d'entreprise en augmentant la productivité, l'efficacité et la précision.
Dans le monde extérieur, l'ombre du moi peut se manifester :
- Tâches de l'ombre: Tâches effectuées en dehors des processus formels de l'entreprise, souvent en secret ou sans autorisation appropriée.
- Systèmes d'ombres: Systèmes ou processus fonctionnant en dehors des processus formels de l'entreprise, généralement sans documentation ni surveillance appropriées.
L'identification et la prise en compte du "moi fantôme" permettent de réduire la présence de tâches et de systèmes fantômes, ce qui améliore la transparence, la responsabilité et l'efficacité des processus d'entreprise.
Pourquoi les processus parallèles sont-ils dangereux ?
Comme on peut s'y attendre, les processus parallèles prennent beaucoup de temps. Bien qu'ils puissent sembler essentiels à notre travail, cette perception découle souvent de leur présence de longue date dans nos routines. Après réévaluation, nombre de ces processus se révèlent redondants.
Les processus fantômes peuvent entraver d'autres initiatives, telles que la transformation numérique. Ils passent souvent inaperçus parce qu'ils ne sont pas facilement identifiables et existent en dehors des systèmes et applications de l'entreprise. Ces processus s'accumulent rapidement, ce qui augmente leur risque pour la productivité globale.
Il est facile de négliger ces tâches, car elles ne constituent pas l'essentiel de notre travail, mais représentent souvent un investissement en temps substantiel. Pourtant, ce sont précisément ces processus cachés qui nous font perdre un temps précieux, perturbent le flux de travail et restent négligés.
Types de processus dans l'organisation
Comment les processus fantômes peuvent-ils être supprimés des processus d'entreprise ?
Les processus fantômes apparaissent souvent lorsque des personnes tentent d'éliminer des tâches fastidieuses et inefficaces. Voici quelques stratégies pour éradiquer les processus fantômes de votre organisation :
- Identifier et documenter les processus attendus: Prenez le temps de bien documenter chaque processus, ainsi que les étapes qui y sont associées. Incluez à la fois les tâches manuelles et les pratiques informelles qui peuvent contribuer à l'inefficacité.
- Automatiser les processus dans la mesure du possible: Cherchez à remplacer les processus manuels par des solutions automatisées. Par exemple, utilisez un logiciel pour rationaliser les interactions avec les clients ou automatiser la gestion des fournisseurs.
- Établir des processus formels: Veiller à ce que tous les processus soient formellement documentés, communiqués aux parties prenantes et fassent l'objet d'un suivi et d'un contrôle cohérents.
- Contrôler et réviser régulièrement les processus: Examinez régulièrement vos processus pour vérifier qu'ils sont toujours d'actualité et que toute modification est correctement documentée.
- Investir dans la formation et l'éducation: Veillez à ce que tous les employés soient informés des processus et formés à leur application. Cet investissement peut réduire considérablement la dépendance à l'égard des solutions de contournement manuelles.
- Consulter un thérapeute pour obtenir des conseils professionnels: Envisager la possibilité de suivre une thérapie comme alternative au traitement indépendant des processus de l'ombre. Un professionnel qualifié peut fournir des conseils, repérer des schémas et proposer des incitations personnalisées, ce qui améliore l'ensemble du processus.
Comment découvrir les processus parallèles ?
- Impliquer les principales parties prenantes. Commencez par interroger les parties prenantes au sein de l'organisation afin de mieux comprendre leurs processus et les étapes manuelles qu'elles utilisent.
- Analyser les données relatives aux processus. Examinez les données pour y déceler des schémas susceptibles de suggérer l'existence de processus qui ne font pas l'objet d'un suivi ou d'un contrôle officiel.
- Observer les processus en action. Prenez le temps d'observer le déroulement des processus afin d'identifier les étapes manuelles ou les pratiques informelles qui pourraient être négligées.
- Poser des questions pertinentes. Posez des questions qui peuvent révéler des processus cachés, telles que "Comment avez-vous réalisé cela ?" ou "Où avez-vous trouvé cette information ?".
- Effectuer un audit de découverte des processus. Un audit approfondi des processus permet d'identifier les processus fantômes, de mettre en évidence les domaines susceptibles d'être améliorés et de proposer des stratégies de rationalisation des opérations.
Une nouvelle méthode pour découvrir les processus fantômes
Si vous recherchez une approche plus automatisée pour identifier les processus fantômes, envisagez d'utiliser un logiciel de veille stratégique. Les processus fantômes prennent beaucoup de temps à l'organisation sans apporter beaucoup de valeur ajoutée. Les logiciels de Process Intelligence vous permettent d'analyser les processus internes, les flux de travail et les activités, vous aidant ainsi à découvrir les inefficacités, y compris les processus fantômes. Contactez nos consultants qualifiés pour savoir si cette solution convient à votre organisation.