So wie Seefahrer Karten benutzen, um durch weite Meere zu gelangen, können Unternehmen Prozesslandkarten als einen wichtigen Schritt in der Prozessanalyse um komplexe Prozesse und Beziehungen zu navigieren.
Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Geschäftsprozesse klar zu gestalten, können Sie besser verstehen, wie Ihr Geschäftsprozess funktioniert. Die Prozessabbildung hilft Ihnen zu erfahren, was verbessert werden muss und wo Ihre Stärken liegen. Durch die Verwendung von Symbolen für die Abbildung von Geschäftsprozessen, wie z. B. Ovale für Start- und Endpunkte, Rechtecke für Aufgaben und Rauten für Entscheidungspunkte, können Unternehmen verschiedene Komponenten eines Prozesses klar darstellen.
Die Prozessabbildung kann Unternehmen auch dabei helfen, Risiken und Compliance-Probleme zu erkennen, Ressourcen und Arbeitsabläufe zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Darüber hinaus kann die Abbildung von Geschäftsprozessen genutzt werden, um Initiativen zur Prozessverbesserung zu entwickeln und potenzielle Bereiche für intelligente Automatisierung.
Was genau ist Prozessmapping?
Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist eine Technik, mit der visuell dargestellt wird, wie die Arbeit in Arbeitsschritten von Anfang bis Ende erledigt wird. Eine Prozesslandkarte kann auch unter anderen Bezeichnungen wie Flussdiagramm, funktionales Prozessdiagramm oder Workflow-Diagramm bezeichnet werden.
Die Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen (BPMN) wird häufig in formalen Diagrammen verwendet, um Aufgaben und Arbeitsabläufe strukturiert darzustellen und so eine klarere Kommunikation und ein besseres Verständnis komplexer Prozesse zu ermöglichen.
Die Abbildung von Prozessen hilft Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu verstehen und zu verbessern, indem sie eine visuelle Darstellung ihrer Arbeitsabläufe anzeigt. Durch die Darstellung von Prozessen können die Teams auf einfache Weise vorrangige Probleme kommunizieren und erkennen, wo Zeit und Ressourcen verschwendet werden.
Mit einer detaillierten Prozesslandkarte müssen die Teams die einzelnen Schritte identifizieren und verstehen, genaue Zeitpläne aufstellen und die Verantwortlichen für die Aufgaben ermitteln. Die Abbildung von Geschäftsprozessen bringt viele hilfreiche Erkenntnisse, ist aber nur ein Schritt im Rahmen des Gesamtziels einer Geschäftsprozessanalyse.
Wozu dient das Business Process Mapping?
Die Prozesslandkarte dient dazu, eine Ordnung für die Abläufe zu schaffen, eine notwendige Voraussetzung für jede Standardarbeitsanweisung (SOP). Manche Unternehmen verwenden Prozesslandkarten als Vorlagen, Richtlinien oder Diagramme für Aufgaben. Sie sollen den Mitarbeitern als Leitfaden für die Durchführung der Verfahren dienen.
Das Verständnis des aktuellen Prozesses ist ein grundlegender Schritt bei der Abbildung von Geschäftsprozessen. Das Sammeln von Informationen über den aktuellen Prozess hilft dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, die Beteiligten, die den Prozess verwalten und implementieren, einzubeziehen und Prozessmapping-Tools für eine genaue Dokumentation zu nutzen.
Wer sich ausschließlich auf Prozesslandkarten ohne eine BPM-Plattform verlässt, verpasst oft Verbesserungsmöglichkeiten, weil er keine Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) verfolgt. Die Prozessabbildung kommt vor einer BPM-Plattform und ist die Grundlage der gesamten Workflow-Engine.
Mit einer BPM-Plattform kann Ihr Unternehmen die Zeit, die für einen Prozess benötigt wird, verfolgen und Engpässe oder zeitaufwändige Aufgaben erkennen, definierte Ausführungsstandards verstärken, Arbeiten automatisieren und vieles mehr.
Wie man eine Geschäftsprozesskarte erstellt
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt.
1. Treffen Sie sich mit all Ihren Prozessbeteiligten
Bevor Sie mit dem Prozess-Mapping beginnen, sollten Sie alle Beteiligten, die von einem Prozess betroffen sind, zusammenbringen. Die Änderung von Prozessen hat Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mental auf die Umstellung vorbereitet sind und dass Sie Arbeitsabläufe einrichten, die für ihre Arbeit förderlich sind.
2. Definieren Sie den Anfangs- und Endpunkt
Legen Sie fest, wo ein Prozess beginnt und wo er endet. Einige Prozesse sind komplexer als andere und haben daher mehrere Endpunkte. Es ist wichtig, an alle möglichen Ergebnisse zu denken, um spätere Verwirrung zu vermeiden.
3. Führen Sie auf, durch welche Maßnahmen der Prozess tatsächlich funktioniert
Listen Sie die Schritte auf, die Ihren Prozess vorantreiben. Beschreiben Sie jede Aufgabe in der aktiven Stimme mit Aktionsverben, z. B. "Anfrageformular ausfüllen" oder "Lieferant kontaktieren".
4. Bestimmen Sie eine Reihenfolge
Nachdem Sie die Aufgaben definiert haben, die Ihren Prozess von Anfang bis Ende vorantreiben, müssen Sie sie nun in eine chronologische Reihenfolge bringen. Jede Aktion soll den folgenden Schritt in der Abfolge auslösen.
Allgemeine BPMN-Symbole. Stammt von Lucidchart.
5. Kennzeichnung mit entsprechenden Symbolen
Bei der Kennzeichnung von Arbeitsabläufen sollten Sie sicherstellen, dass Sie Folgendes beachten BPMN 2.0der universellen Notation für Geschäfts Prozessmodellierung. BPMN besteht aus drei Hauptelementen: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways. Um diese drei Hauptelemente zu verbinden, kann ein viertes Element verwendet werden, der so genannte "Sequenzfluss". Dies sind die schwarzen Linien mit Pfeilen, die alles miteinander verbinden.
6. Test
Sobald Ihr Diagramm vollständig ist, stellen Sie sicher, dass jeder Prozess wie ursprünglich geplant funktioniert. Befolgen Ihre Mitarbeiter die richtigen Schritte?
Sobald Sie die wichtigsten Schritte der Geschäftsprozessaufnahme abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, einen Schritt weiter zu gehen und die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung mit den nächsten abschließenden Schritten zu implementieren.
7. Analyse
In der Analysephase geht es darum, die Karte durchzuarbeiten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Gute Fragen, die man sich bei der Analyse stellen sollte, sind: Können Schritte eliminiert werden? Können Aufgaben effizienter erledigt werden? Gibt es potenzielle Engpässe, die die Durchlaufzeit verlangsamen? Die Analyse des gesamten Prozesses ist wichtig, um Abhängigkeiten und Ineffizienzen zu ermitteln.
8. Neue Arbeitsmethoden entwickeln
Wenn Sie die verbesserungswürdigen Bereiche in den Arbeitsabläufen herausgearbeitet haben, ist es an der Zeit, die unnötige Aktionen und manuelle Arbeiten zu beseitigen, Geschäftsprozessschritte neu anzuordnen oder zu automatisieren und effektivere Arbeitsabläufe zu entwickeln.
9. Prozessmanagement
In dieser letzten Phase geht es um die Aufrechterhaltung effektiver Prozesse mit regelmäßigen Überprüfungen und Fortschrittskontrollen Überwachung. Die effektivste Prozesslandkarte ist eine, die ständig aktualisiert und aktiv genutzt wird.
Die größten Vorteile des Prozessmappings
1. Austausch von visuellen Informationen, Daten und Ideen
Mit Hilfe der Prozessdarstellung können Teams komplexe Informationen effektiver kommunizieren. Durch die Erstellung visueller Darstellungen von Prozessen wird es einfacher, Informationen zu vermitteln, Ideen auszutauschen und potenzielle Verbesserungen zu diskutieren. Visuelle Karten ermöglichen den Beteiligten das Verständnis der Arbeitsschritte und die Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben zu verstehen, was die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch fördert.
2. Bereitstellung von verdaulichen Informationen für eine effektive Problemlösung
Komplexe Prozesse können oft überwältigend sein, so dass es schwierig ist, Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen. Die Abbildung von Geschäftsprozessen bricht diese komplizierten Arbeitsabläufe in leicht verständliche Symbole und Schritte herunter. Diese Vereinfachung hilft den Beteiligten, ein klares Verständnis des Prozesses zu gewinnen, so dass sie Ineffizienzen erkennen und effizientere Lösungen vorschlagen können. Verschiedene Mapping-Techniken, wie Flussdiagramme und Swim-Lane-Diagramme, erleichtern dieses Verständnis durch die visuelle Darstellung der Prozesse.
3. Komplexe Prozesse auf allgemein verständliche Symbole herunterbrechen
Das Prozessmapping verwendet allgemein anerkannte Symbole und Notationen, Dadurch wird es für Mitarbeiter verschiedener Abteilungen und Teams einfacher, den Arbeitsablauf zu verstehen. Unabhängig von ihrem Fachwissen oder Hintergrund können die Mitarbeiter den auf der Karte dargestellten Prozess verstehen, was die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert und ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe im Unternehmen fördert.
4. Bereitstellung einer visuellen Darstellung des Prozesses von Anfang bis Ende
Einer der Hauptvorteile des Business Process Mapping ist die Fähigkeit, einen Prozess von der Einleitung bis zum Abschluss umfassend visuell darzustellen. Diese End-to-End-Übersicht hilft den Beteiligten, Abhängigkeiten, Redundanzen und potenzielle Bereiche für Optimierung. Außerdem können sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und so die Verantwortlichkeit und rechtzeitige Fertigstellung sicherstellen. Eine Wertstromkarte, eine spezielle Art eines detaillierten Flussdiagramms, das in der Lean Six Sigma-Methodik verwendet wird, ist besonders effektiv für die Darstellung komplexer Prozesse und die Identifizierung verbesserungswürdiger Bereiche.
5. Abstimmung und Prioritätensetzung zwischen verschiedenen Personen und Teams
Die Abbildung von Geschäftsprozessen bringt Einzelpersonen und Teams zusammen, indem sie ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und Prozesse des Unternehmens schafft. Durch die Visualisierung des Arbeitsablaufs können die Beteiligten ihre Bemühungen aufeinander abstimmen, Abhängigkeiten erkennen und die Aufgaben entsprechend priorisieren. Diese Abstimmung verbessert die Zusammenarbeit, minimiert Missverständnisse und verbessert die Gesamteffizienz.
Flussdiagramm zum Prozess der Rechnungsbezahlung
Wer bildet die Prozesse ab?
In den meisten Unternehmen wird die Aufgabe, Prozesse abzubilden, in der Regel von den Geschäftsanalytiker oder Prozessverbesserungsteams. Diese Teams verfügen über das Wissen und die Erfahrung, die erforderlich sind, um die Komplexität der verschiedenen Geschäftsprozesse zu verstehen und sie in visuelle Darstellungen umzusetzen.
Die Business-Analysten arbeiten eng mit den Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen zusammen, führen Gespräche, Interviews und sammeln Daten, um die bestehenden Prozesse vollständig zu erfassen. Anhand dieser Informationen können sie Geschäftsprozesskarten erstellen, die die Schritte, Abhängigkeiten und Interaktionen in jedem Prozess genau darstellen.
Die Prozessaufnahme ist ein gemeinschaftliches Unterfangen, an dem Personen beteiligt sind, die ein tiefes Verständnis für die aufgenommenen Prozesse haben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Prozesslandkarten die Arbeitsabläufe im Unternehmen wirklich widerspiegeln. Während Business Analysten oder Prozessverbesserungsteams in der Regel die Führung übernehmen, sind die Beteiligung und der Beitrag von Interessenvertretern aus verschiedenen Abteilungen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesslandkarten sowohl genau als auch relevant sind.
Prozessmapping vs. Prozessmodellierung
Prozessmapping ist eine wertvolle Technik, um ein umfassendes Verständnis der etablierten Prozesse in einem Unternehmen zu erlangen. Dabei werden visuelle Diagramme erstellt, in denen jede Aktivität dargestellt wird und die eine klare und greifbare Darstellung der gesamten Geschäftsprozesslandschaft bieten. Dieser Ansatz ermöglicht es den Teams, den aktuellen Stand der Prozesse zu ermitteln und ihre Abfolge und Abhängigkeiten zu verdeutlichen. Prozessdokumentation spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung von Geschäftsabläufen, indem sie einen klaren Plan der Kernprozesse erstellt, Konsistenz gewährleistet und Initiativen zur Prozessverbesserung erleichtert.
Die Prozessmodellierung hingegen nimmt eine breitere Perspektive ein, indem sie sich auf den gewünschten Zustand der Prozesse innerhalb der gesamten Organisation konzentriert. Sie ermöglicht es den Teams, einen optimierten Arbeitsablauf zu entwerfen, der den Lebenszyklus der Prozesse unterstützt und eine kontinuierliche Verbesserung fördert. Die Modellierung von Geschäftsprozessen geht über die bloße Abbildung bestehender Prozesse hinaus; sie zielt darauf ab, eine ideale Darstellung der Prozesse unter Berücksichtigung von Faktoren wie Effizienz, Effektivität und Ressourcenzuweisung zu erstellen.
Vereinfacht ausgedrückt, liefert das Business Process Mapping eine visuelle Momentaufnahme des aktuellen Zustands der Geschäftsprozesse, während die Prozessmodellierung in den Bereich der Optimierung und Simulation eindringt. Prozessmapping und Geschäftsprozessmodellierung sind komplementäre Techniken. Erstere bietet eine Grundlage für das Verständnis bestehender Prozesse, während letztere es Unternehmen ermöglicht, verbesserte Arbeitsabläufe zu optimieren und zu simulieren. Beide Methoden werden unter dem Oberbegriff Geschäftsprozessmanagement Bemühungen.
6 typische Typen von Prozesslandkarten
- Flussdiagramme
Beginnen Sie mit den Grundlagen. Flussdiagramme sind einfach zu verstehende visuelle Darstellungen, die fast jeder verstehen kann. Flussdiagramme liefern grundlegende Prozessdetails wie Eingaben und Ausgaben.
- Einsatzkarten
Einsatzpläne (oder funktionsübergreifende Flussdiagramme) sind ideal, um diese lästigen Engpässe zu finden. Deployment Maps zeigen die Beziehungen zwischen verschiedenen Teams und verwenden Swimlane-Diagramme, um zu veranschaulichen, wie ein Prozess durch Ihr Unternehmen fließt.
- Detaillierte Prozesslandkarten
Wie der Name schon sagt, zeigen detaillierte Prozesslandkarten eine tiefere Version eines Prozesses und enthalten Informationen über Teilprozesse.
- Prozesslandkarten auf hoher Ebene
Bei High-Level-Prozesslandkarten geht es darum, das große Ganze zu sehen. Auch bekannt als Wertschöpfungsketten- oder Top-Down-Maps, enthalten High-Level-Prozessmaps die wichtigsten Prozesselemente wie Lieferanten, Prozesse, Output, Input oder Kunden.
- Gerenderte Prozesslandkarten
Gerenderte Prozesslandkarten zeigen den aktuellen und/oder zukünftigen Zustand der Prozesse. Diese Informationen heben Bereiche für Verbesserungen hervor.
- Wertstromkarten
Der letzte Schritt ist die Dokumentation der Schritte, die für die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen für einen Endverbraucher erforderlich sind.
Prozessabbildungssymbole und ihre Bedeutungen
Prozesssymbole sind eine Darstellung einzelner Elemente in einer Prozesslandkarte. Prozesssymbole sind auch als Flussdiagrammsymbole, Flussdiagrammformen oder Flussdiagrammsymbole bekannt und haben spezifische Bedeutungen. Wie die Noten auf einem Klavierblatt sind Prozesssymbole universell und haben spezifische Bedeutungen.
Gemeinsame Symbole für die Prozessabbildung
7 beliebte Tools zur Prozessabbildung
Es gibt viele Tools für die Abbildung von Geschäftsprozessen, aber fünf der beliebtesten Tools sind:
ProcessMaker
ProcessMaker bietet eine KI-gestützte Prozessmapping-Funktionalität innerhalb seiner größeren Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Microsoft Visio
Visio ist jetzt Teil des Microsoft Office-Pakets und ist eine Anwendung zur Erstellung von Diagrammen und Vektorgrafiken, die ursprünglich 1992 veröffentlicht wurde. Microsoft Visio wird häufig zur Erstellung von Flussdiagrammen und Prozesslandkarten verwendet.
Lucidchart
Eine beliebte webbasierte Diagrammanwendung für die visuelle Zusammenarbeit und das Zeichnen. Benutzer können Diagramme und Schaubilder überarbeiten und gemeinsam nutzen, um Prozesse, Systeme und Organisationsstrukturen zu verbessern.
Diagramme.net
Dieses kostenlose Design-Tool kann mit Google-Dokumenten und anderen online-basierten Tools integriert werden und bietet flexible Optionen zur Visualisierung von Diagrammen. Es bietet zwar keine fortgeschrittenen Funktionen für die Zusammenarbeit, aber seine Benutzerfreundlichkeit und die geringen Kosten machen es zu einer beliebten Wahl für Anfänger.
Gliffy
Benutzer erstellen Diagramme über eine HTML5-Cloud-basierte App und können UML-Diagramme, Grundrisse, Venn-Diagramme, Flussdiagramme und mehr erstellen. Benutzer können Diagramme in Echtzeit teilen und bearbeiten.
Cacoo
Diese 2009 auf den Markt gebrachte webbasierte Software dient dem Entwurf und der Erstellung von Diagrammen. Das Tool erstellt Flussdiagramme, Wireframes, Organigramme und mehr.
SmartDraw
Teams verwenden dieses kollaborative, webbasierte Diagramm-Tool, um Flussdiagramme, Mind Maps und viele andere Geschäftsvisualisierungen zu erstellen.
Unterm Strich
Die Abbildung von Prozessen hilft Unternehmen, durch klare Erkenntnisse und definierte Ziele effizienter zu werden und Zeit, Geld und Personal zu sparen. Die Abbildung von Geschäftsprozessen war jedoch oft ein zeitaufwändiges und komplexes Unterfangen. Zum Glück hat sich das geändert.
Mit ProcessMaker können Sie Prozesse automatisch nachverfolgen, ohne dass Sie sich mit langsamer, manueller Arbeit abmühen müssen. Darüber hinaus erhalten Sie dank der KI-gestützten Prozessintelligenz-Software vom ersten Tag an umsetzbare Erkenntnisse in Echtzeit.
Lenken Sie also Ihr Unternehmen noch heute in die richtige Richtung, indem Sie ein Treffen buchenund machen Sie die Abbildung von Geschäftsprozessen zu einem Kinderspiel.
