Al igual que los navegantes utilizan mapas para atravesar mares inmensos, las empresas pueden utilizar mapas de procesos como paso clave en el análisis de procesos para navegar por procesos y relaciones complejas.
Ser capaz de diseñar claramente sus procesos empresariales le ayuda a comprender cómo funcionan. El mapeo de procesos le ayuda a saber qué necesita mejorar y cuáles son sus puntos fuertes. Mediante el uso de símbolos de mapeo de procesos empresariales, como óvalos para los puntos inicial y final, rectángulos para las tareas y rombos para los puntos de decisión, las empresas pueden representar claramente los distintos componentes de un proceso.
El mapeo de procesos también puede ayudar a las empresas a identificar riesgos y problemas de cumplimiento, optimizar recursos y flujos de trabajo y mejorar la experiencia del cliente. Además, el mapeo de procesos de negocio puede utilizarse para desarrollar iniciativas de mejora de procesos e identificar áreas potenciales para la automatización inteligente. automatización inteligente.
¿Qué es exactamente el mapeo de procesos?
El mapa de procesos de negocio es una técnica utilizada para mostrar visualmente cómo se realiza el trabajo en pasos de flujo de trabajo de principio a fin. Un mapa de procesos también puede recibir distintos nombres, como diagrama de flujo, diagrama de procesos funcionales o diagrama de flujo de trabajo.
La Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) se utiliza a menudo en diagramas formales para proporcionar una forma estructurada de representar tareas y flujos de trabajo, lo que permite una comunicación y comprensión más claras de los procesos complejos.
El mapeo de procesos ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar sus procesos de trabajo mediante una representación visual de su flujo de trabajo. Al mapear los procesos, los equipos comunican fácilmente las cuestiones prioritarias e identifican dónde se desperdician tiempo y recursos.
Con un mapa de procesos detallado, los equipos deben identificar y comprender los pasos individuales, diseñar plazos precisos e identificar a los responsables de las tareas. El mapa de procesos de negocio aporta muchas ideas útiles, pero es sólo un paso en el objetivo general de un análisis de procesos de negocio. análisis de procesos de negocio.
¿Para qué se utiliza la cartografía de los procesos empresariales?
El mapeo de procesos se ejecuta para establecer un orden para los procedimientos, un requisito previo necesario para cualquier Procedimiento Operativo Estándar (SOP). Algunas empresas utilizan los mapas de procesos como plantillas, directrices o diagramas para las tareas. Su finalidad es orientar a los empleados sobre cómo llevar a cabo los procedimientos.
Comprender el proceso actual es un paso fundamental en el mapeo de procesos empresariales. Recopilar información sobre el proceso actual ayuda a identificar áreas de mejora, implicar a las partes interesadas que gestionan y aplican el proceso, y utilizar herramientas de mapeo de procesos para una documentación precisa.
Confiar únicamente en los mapas de procesos sin una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) suele traducirse en la pérdida de oportunidades de mejora debido a la falta de seguimiento de las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI). El mapeo de procesos es anterior a una plataforma BPM y constituye la base de todo el motor de flujo de trabajo.
Con una plataforma BPM, su empresa puede hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en completar un proceso, detectar cuellos de botella o tareas que consumen mucho tiempo, reforzar las normas de ejecución definidas, automatizar el trabajo, etc.
Cómo crear un mapa de procesos empresariales
A continuación se presenta una guía paso a paso que le ayudará a mapear sus procesos de negocio.
1. Reunirse con todos los interesados en el proceso
Antes de empezar a elaborar el mapa de procesos, conviene reunir a todas las partes interesadas que se verán afectadas por un proceso. El cambio de procesos afectará a la forma de trabajar de las personas. Asegúrese de que su personal está mentalmente preparado para la transición y de que está estableciendo flujos de trabajo que favorecen su labor.
2. Definir los puntos de inicio y final
Establecer dónde comienza y dónde se detiene un proceso. Algunos procesos son más complejos que otros y por lo tanto tienen múltiples puntos finales. Es fundamental pensar en todos los posibles resultados para evitar confusiones más adelante.
3. Enumere las acciones que hacen que el proceso funcione realmente
Enumere los pasos que impulsan su proceso hacia adelante. Se debe usar una voz activa con verbos de acción para describir cada tarea, como "llenar el formulario de solicitud" o "contactar al proveedor".
4. Determinar un orden de secuencia
Después de definir las tareas que mueven el proceso de principio a fin, ahora hay que ponerlas en orden cronológico. Se supone que cada acción debe desencadenar el siguiente paso de la secuencia.
Símbolos BPMN comunes. Fuente Lucidchart.
5. Marque con los símbolos apropiados
Al marcar los flujos de trabajo, deberá asegurarse de seguir BPMN 2.0la notación universal para el modelado modelado de procesos empresariales. BPMN consta de tres elementos principales: eventos, actividades y pasarelas. Para conectar estos tres elementos principales, se puede utilizar un cuarto elemento, algo llamado "flujo de secuencia". Son las líneas negras con flechas que lo conectan todo.
6. Prueba
Una vez completado el diagrama, asegúrese de que cada proceso funciona como se diseñó originalmente. ¿Siguen sus empleados los pasos correctos?
Una vez que haya completado los pasos principales del mapeo de procesos empresariales, es hora de ir un paso más allá e implantar la cultura de la mejora continua con los siguientes pasos finales.
7. Análisis
La fase de análisis consiste en trabajar con el mapa para identificar oportunidades de mejora. En el análisis conviene plantearse las siguientes preguntas: ¿se pueden eliminar pasos? ¿Pueden realizarse las tareas con mayor eficacia? ¿Existen posibles cuellos de botella que ralenticen el tiempo de ejecución? Analizar todo el proceso es crucial para identificar dependencias e ineficiencias.
8. Desarrollar nuevos métodos de trabajo
Una vez determinadas las áreas de mejora en los procesos de trabajo, es hora de eliminar acciones innecesarias y el trabajo manual, reorganizar o automatizar los pasos del proceso de negocio y desarrollar flujos de trabajo más eficaces.
9. 9. Gestión de procesos
Esta fase final consiste en mantener procesos eficaces con revisiones periódicas y seguimiento de los progresos. seguimiento. El mapa de procesos más eficaz es el que se mantiene actualizado y se utiliza activamente.
Las mayores ventajas del mapeo de procesos
1. Compartir información visual, datos e ideas
El mapeo de procesos permite a los equipos comunicar información compleja con mayor eficacia. Al crear representaciones visuales de los procesos, resulta más fácil transmitir información, compartir ideas y debatir posibles mejoras. Los mapas visuales permiten a las partes interesadas comprender pasos del flujo de trabajo y comprender las relaciones entre las distintas tareas, fomentando la colaboración y el intercambio de conocimientos.
2. Proporcionar información digerible para la resolución eficaz de problemas
Los procesos complejos pueden resultar a menudo abrumadores, lo que dificulta la identificación de cuellos de botella o áreas de mejora. El mapeo de procesos empresariales descompone estos intrincados flujos de trabajo en símbolos y pasos fácilmente comprensibles. Esta simplificación ayuda a las partes interesadas a comprender claramente el proceso, lo que les permite identificar ineficiencias y proponer soluciones más eficientes. Diferentes técnicas de mapeo, como los diagramas de flujo y los diagramas de flujo, facilitan esta comprensión al proporcionar representaciones visuales de los procesos.
3. Descomposición de procesos complejos en símbolos universalmente comprensibles
La cartografía de procesos utiliza símbolos universalmente reconocidos, Esto facilita la comprensión del flujo de trabajo a personas de distintos departamentos y equipos. Independientemente de su experiencia o formación, los empleados pueden entender el proceso representado en el mapa, lo que facilita la colaboración entre funciones y fomenta una comprensión compartida de las operaciones de la organización.
4. Proporcionar una representación visual del proceso de principio a fin
Una de las principales ventajas del mapeo de procesos de negocio es su capacidad para ofrecer una representación visual completa de un proceso, desde su inicio hasta su finalización. Esta visión de conjunto ayuda a las partes interesadas a identificar dependencias, redundancias y posibles áreas de optimización. También les permite seguir el progreso de las tareas, garantizando la responsabilidad y la finalización a tiempo. Un mapa de flujo de valor, un tipo específico de diagrama de flujo detallado utilizado en la metodología Lean Six Sigma, es especialmente eficaz para ilustrar procesos complejos e identificar áreas de mejora.
5. 5. Alineación y priorización entre las distintas personas y equipos
El mapeo de procesos de negocio une a individuos y equipos al proporcionar una comprensión compartida de los objetivos y procesos de la organización. Al visualizar el flujo de trabajo, las partes interesadas pueden alinear sus esfuerzos, identificar las interdependencias y priorizar las tareas en consecuencia. Esta alineación aumenta la colaboración, minimiza los malentendidos y mejora la eficacia general.
Diagrama de flujo del proceso de pago de facturas
¿Quién cartografía los procesos?
En la mayoría de las empresas, la tarea de mapear los procesos suele encomendarse al analistas de negocio o a los equipos de mejora de procesos. Estos equipos tienen los conocimientos y la experiencia necesarios para comprender las complejidades de los distintos procesos empresariales y convertirlos en representaciones visuales.
Los analistas de negocio trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas de distintos departamentos, manteniendo conversaciones, realizando entrevistas y recopilando datos para comprender plenamente los procesos existentes. Con esta información, pueden crear mapas de procesos empresariales que muestren con precisión los pasos, las dependencias y las interacciones de cada proceso.
La cartografía de procesos es un esfuerzo de colaboración en el que participan personas que conocen a fondo los procesos que se están cartografiando. Así se garantiza que los mapas de procesos reflejen realmente cómo se realiza el trabajo en la organización. Aunque los analistas de negocio o los equipos de mejora de procesos suelen tomar la iniciativa, la participación y las aportaciones de las partes interesadas de varios departamentos son cruciales para garantizar que los mapas de procesos de negocio sean precisos y pertinentes.
Mapeo de procesos frente a modelado de procesos
El mapeo de procesos es una valiosa técnica utilizada para obtener una comprensión global de los procesos establecidos dentro de una organización. Consiste en crear diagramas visuales que representen cada actividad, proporcionando una representación clara y tangible del panorama general de los procesos empresariales. Este enfoque permite a los equipos identificar el estado actual de los procesos, destacando su secuencia y dependencias. La documentación de procesos desempeña un papel crucial en el apoyo a las operaciones empresariales al crear un esquema claro de los procesos básicos, garantizar la coherencia y facilitar las iniciativas de mejora de los procesos.
Por otro lado, el modelado de procesos adopta una perspectiva más amplia al centrarse en el estado deseado de los procesos dentro de toda la organización. Permite a los equipos prever y diseñar un flujo de trabajo optimizado que respalde el ciclo de vida de los procesos y fomente la mejora continua. El modelado de procesos de negocio va más allá del simple trazado de los procesos existentes; su objetivo es crear una representación ideal de cómo deberían ser los procesos, teniendo en cuenta factores como la eficiencia, la eficacia y la asignación de recursos.
En términos sencillos, el mapeo de procesos de negocio proporciona una instantánea visual del estado actual de los procesos de negocio, mientras que el modelado de procesos se adentra en el terreno de la optimización y la simulación. El mapeo de procesos y el modelado de procesos de negocio son técnicas complementarias. El primero proporciona una base para comprender los procesos existentes, mientras que el segundo permite a las organizaciones optimizar y simular flujos de trabajo mejorados. Ambos métodos se engloban en el concepto más amplio de Gestión de procesos empresariales más amplia.
6 tipos típicos de mapas de procesos
- Organigramas
Empiece por lo básico. Los organigramas son mapas visuales fáciles de seguir que casi todo el mundo puede entender. Los diagramas de flujo proporcionan detalles básicos del proceso, como entradas y salidas.
- Mapas de implantación
Los mapas de implantación (o diagramas de flujo interfuncionales) son ideales para encontrar esos molestos cuellos de botella. Los mapas de implantación muestran las relaciones entre los distintos equipos y utilizan diagramas de flujo para ilustrar cómo fluye un proceso a través de la organización.
- Mapas detallados de los procesos
Como su nombre indica, los mapas de procesos detallados muestran una versión más profunda de un proceso y contienen información sobre los subprocesos.
- Mapas de procesos de alto nivel
En los mapas de procesos de alto nivel se trata de tener una visión de conjunto. También conocidos como mapas de la cadena de valor o mapas descendentes, los mapas de procesos de alto nivel incluyen los elementos clave del proceso, como un proveedor, un proceso, un producto, un insumo o un cliente.
- Mapas de procesos renderizados
Los mapas de procesos renderizados muestran el estado actual y/o futuro de los procesos. Esta información pone de relieve las áreas de mejora.
- Mapas de flujo de valor
El último paso consiste en documentar los pasos necesarios para desarrollar productos y servicios para un usuario final.
Símbolos de la cartografía de procesos y sus significados
Los símbolos de proceso son una representación de elementos individuales en un mapa de procesos. También conocidos como símbolos de diagrama de flujo, formas de diagrama de flujo o símbolos de diagrama de flujo, los símbolos de proceso tienen significados específicos. Al igual que las notas musicales impresas en las partituras de piano, los símbolos de proceso son universales y tienen significados específicos.
Símbolos comunes de los mapas de procesos
7 herramientas populares de mapeo de procesos
Hay muchas herramientas de mapeo de procesos empresariales entre las que elegir, pero cinco de las más populares son:
ProcessMaker
ProcessMaker ofrece una funcionalidad de mapeo de procesos impulsada por IA dentro de su plataforma de automatización de procesos empresariales más amplia.
Microsoft Visio
Visio, que ahora forma parte del paquete Microsoft Office, es una aplicación de diagramación y gráficos vectoriales lanzada inicialmente en 1992. Microsoft Visio se utiliza ampliamente para crear diagramas de flujo y mapas de procesos.
Lucidchart
Una popular aplicación de diagramación basada en web para la colaboración visual y el dibujo. Los usuarios pueden revisar y compartir gráficos y diagramas para mejorar procesos, sistemas y estructuras organizativas.
Diagramas.net
Esta herramienta de diseño gratuita puede integrarse con Google Documents y otras herramientas en línea, proporcionando opciones flexibles de visualización de diagramas. Aunque no ofrece una funcionalidad de colaboración avanzada, su facilidad de uso y coste cero la convierten en una opción popular para principiantes.
Gliffy
Los usuarios diagraman a través de una aplicación HTML5 basada en la nube y pueden crear diagramas UML, planos de planta, diagramas de Venn, diagramas de flujo y mucho más. Los usuarios pueden compartir y editar diagramas en tiempo real.
Cacoo
Lanzado en 2009, este software basado en web sirve para diseñar y dibujar diagramas. La herramienta crea diagramas de flujo, wireframes, organigramas y mucho más.
SmartDraw
Los equipos utilizan esta herramienta de diagramación colaborativa basada en web para trabajar en diagramas de flujo, mapas mentales y muchos otros elementos visuales empresariales.
Conclusión
El mapeo de procesos ayuda a las empresas a ser más eficientes con ideas claras y objetivos definidos para ahorrar tiempo, dinero y personal. Sin embargo, el mapeo de procesos de negocio solía ser una tarea larga y compleja. Afortunadamente, las cosas han cambiado.
Con ProcessMaker, puede realizar un seguimiento automático de los procesos sin la molestia del trabajo lento y manual. Además, obtendrá información procesable en tiempo real desde el primer día gracias al software de inteligencia de procesos basado en IA.
Así que dirija hoy mismo su empresa en la dirección correcta reservando una reunióny convierta el mapeo de procesos empresariales en un juego de niños.
