L'analyse des processus d'affaires est l'une des méthodes les plus efficaces pour évaluer les opérations d'une entreprise afin d'en améliorer l'efficacité. L'analyse des processus opérationnels consiste à examiner et à comprendre en profondeur les processus d'une entreprise afin d'identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement et les domaines susceptibles d'être améliorés. Elle est largement reconnue comme la pierre angulaire d'une gestion efficace des processus d'entreprise et comme un catalyseur de l'excellence opérationnelle.
Dans ce guide, nous vous donnons tous les éléments pour créer une stratégie d'analyse des processus efficace pour votre entreprise.
Qu'est-ce que l'analyse des processus d'entreprise ?
L'analyse des processus d'entreprise est un ensemble de méthodes permettant d'analyser les processus d'entreprise afin d'améliorer la façon dont le travail est effectué. L'analyse systématique des processus permet de découvrir les problèmes et les goulets d'étranglement et offre des possibilités d'amélioration.
En termes simples, l'analyse des processus d'entreprise est un moyen d'obtenir des informations et une visibilité sur les étapes par lesquelles les employés et les organisations accomplissent leur travail pour atteindre leurs objectifs. En plongeant dans votre processus actuel, vous verrez ce qui fonctionne, ce qui a besoin d'être ajusté et le chemin le plus efficace pour améliorer les résultats de l'entreprise.
Alors, comment fixer des objectifs optimaux pour l'analyse des processus ?
L'analyse des processus vise essentiellement à interpréter l'état actuel des procédures existantes de votre entreprise afin de repérer les blocages, les inefficacités et les doubles emplois. Diverses techniques d'analyse des processus peuvent être utilisées pour comprendre l'état actuel des processus existants d'une entreprise. En outre, les analystes des processus d'affaires peuvent développer des solutions pour améliorer les processus, mettre en œuvre des changements et contrôler leur impact sur les performances de l'entreprise.
Quel est le bon moment pour effectuer une analyse des processus d'entreprise ?
Il n'existe pas de réponse unique à cette question, car le bon moment pour effectuer une analyse des processus métier (APM) dépend de divers facteurs propres à chaque organisation. Voici quelques situations courantes qui peuvent indiquer que le moment est venu de procéder à une analyse des processus métier :
1. En période de croissance ou d'expansion :
Lorsqu'une entreprise connaît une croissance importante ou prévoit de se développer, il est essentiel de s'assurer que les processus existants peuvent faire face à l'augmentation de la charge de travail ou s'adapter à de nouveaux modèles d'entreprise. BPA peut aider à identifier les domaines qui doivent être améliorés ou repensés pour soutenir efficacement la croissance.
2. En cas de problèmes de performance :
Si une entreprise est confrontée à une baisse de ses performances, à des plaintes de ses clients ou à l'insatisfaction de ses employés, BPA peut l'aider à identifier les causes profondes de ces problèmes en analysant les processus sous-jacents. Cela permet à l'organisation d'aborder les problèmes de manière proactive et d'améliorer les performances globales.
3. Pendant les initiatives de transformation numérique :
Alors que les entreprises adoptent la transformation numérique, il est crucial d'analyser et d'optimiser leurs processus d'affaires pour tirer pleinement parti des nouvelles technologies. BPA peut aider à déterminer quels processus peuvent bénéficier le plus de la numérisation et fournir des conseils sur la mise en œuvre efficace de nouveaux outils et solutions.
4. Lors d'une fusion ou d'une acquisition :
Les fusions et acquisitions nécessitent souvent l'intégration de processus provenant de différentes organisations. La réalisation d'un APB peut aider à identifier les domaines potentiels de conflit, de redondance et d'inefficacité, ce qui permet une intégration plus harmonieuse et plus réussie.
5. Dans le cadre d'une stratégie d'amélioration continue :
De nombreuses organisations adoptent un état d'esprit d'amélioration continue, visant à optimiser leurs processus et leurs performances de manière constante. Dans ce contexte, l'APP peut être réalisé régulièrement (par exemple, annuellement ou semestriellement) afin d'identifier les possibilités d'amélioration et de suivre le succès des changements mis en œuvre.
Principaux avantages de l'analyse des processus d'entreprise
L'analyse méthodologique des processus d'entreprise apporte un certain nombre d'avantages aux activités de l'entreprise et constitue un élément clé de l'optimisation des processus. Lorsqu'elle est mise en œuvre de manière efficace, l'APB peut aider la chaîne de valeur de l'entreprise à atteindre ses objectifs de croissance rentable ou de transformation stratégique. À un niveau plus organisationnel, l'APB peut permettre à une main-d'œuvre plus efficace, plus motivée et plus compétitive.
Examinons les objectifs mesurables (matériels) et les avantages moins mesurables (immatériels).
Avantages matériels de l'analyse des processus d'entreprise
L'analyse des processus d'entreprise peut apporter de nombreux avantages mesurables aux organisations, notamment une efficacité accrue, une réduction des coûts, une meilleure satisfaction des clients et un plus grand engagement des employés. En suivant les indicateurs clés de performance et les paramètres pertinents, les entreprises peuvent quantifier l'impact de l'analyse des processus métier et démontrer sa valeur en termes de réussite et de croissance de l'entreprise.
1. Efficacité et productivité accrues
L'un des principaux objectifs de l'analyse des processus d'entreprise (BPA) est d'identifier les schémas et les lacunes dans le déroulement des processus afin de les rationaliser et de supprimer les étapes inutiles ou les redondances. En s'attaquant à ces inefficacités et à ces goulets d'étranglement, les entreprises peuvent accroître leur efficacité opérationnelle et leur productivité. Cette amélioration peut être mesurée au moyen d'indicateurs clés de performance (ICP) tels que les temps de cycle, le débit ou les taux d'utilisation des ressources.
2. Réduction des coûts
L'APP peut aider les organisations à mettre en évidence des domaines de gaspillage, tels que les efforts redondants, les retards ou la consommation excessive de ressources. En s'attaquant à ces problèmes et en optimisant les processus, les entreprises peuvent réduire leurs coûts opérationnels et allouer leurs ressources de manière plus efficace. Les avantages mesurables peuvent être suivis au moyen d'indicateurs tels que le coût unitaire, le coût total de possession ou le retour sur investissement (ROI).
3. Amélioration de la satisfaction des clients
En optimisant les processus et en fournissant des produits et des services de meilleure qualité, les entreprises peuvent mieux répondre aux attentes des clients et améliorer leur niveau de satisfaction. Les avantages mesurables dans ce domaine peuvent être suivis à l'aide des scores de satisfaction de la clientèle, du Net Promoter Score (NPS), ou des taux de rétention et de désabonnement de la clientèle.
Guide : L'analyse des processus d'entreprise en 2024
4. Amélioration de la satisfaction et de l'engagement des employés
Des processus rationalisés et des environnements de travail bien organisés contribuent à accroître l'engagement des employés et leur satisfaction au travail. Les employés sont plus motivés et plus productifs lorsqu'ils passent moins de temps à gérer des goulets d'étranglement frustrants ou des tâches redondantes. Des indicateurs tels que le taux de satisfaction des employés (eNPS), le taux de rotation du personnel ou la productivité des employés peuvent être utilisés pour mesurer l'impact de l'APB sur l'engagement des employés.
Avantages immatériels de l'analyse des processus d'entreprise
Souvent, la plus grande valeur de l'analyse des processus d'entreprise provient des informations non mesurables qui favorisent l'efficacité opérationnelle et l'excellence des processus de manière indirecte sur un large éventail d'indicateurs de performance clés. Ces avantages immatériels de l'analyse des processus opérationnels peuvent inclure la transparence des processus, l'identification et l'élimination des goulets d'étranglement, ainsi que l'amélioration des processus ou l'automatisation.
1. Découvrir l'état réel du travail
L'analyse des processus opérationnels aide les organisations à comprendre clairement leurs opérations actuelles en examinant les flux de travail, les procédures et les interactions entre les différents départements, y compris les processus fantômes non documentés. Cette connaissance approfondie de la manière dont le travail est effectué permet aux entreprises d'identifier les inefficacités, les redondances et les domaines à améliorer, ce qui conduit finalement à des processus plus efficaces et rationalisés.
2. Mesure transparente des performances
L'APB permet aux entreprises d'établir des mesures de performance transparentes et objectives en créant un ensemble d'indicateurs clés de performance (ICP) basés sur leurs processus. Ces indicateurs aident les entreprises à suivre leurs progrès et à s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs commerciaux. En outre, une mesure transparente des performances favorise la responsabilisation et encourage l'amélioration continue au sein de l'organisation. L'analyse des processus vous aide à mesurer dans quelle mesure votre travail suit le chemin heureux des modèles de processus convenus.
3. Identifier et supprimer les goulets d'étranglement
L'analyse des processus opérationnels vous aide à découvrir et à supprimer la cause première des obstacles, tels que les goulets d'étranglement ou les processus de chaise tournante. Les goulets d'étranglement sont des points d'un processus où le flux de travail est obstrué ou ralenti, ce qui entraîne une réduction de l'efficacité et de la productivité. En procédant à une analyse approfondie des processus d'entreprise, les organisations peuvent identifier ces goulets d'étranglement et prendre des mesures appropriées pour les éliminer, optimisant ainsi leurs processus et améliorant la performance globale.
4. Trouver des possibilités d'amélioration des processus
L'analyse des processus permet d'identifier les processus et les tâches qui peuvent être automatisés, par exemple par le biais de l'automatisation des processus robotisés. L'APB permet aux entreprises d'identifier les possibilités d'amélioration des processus en mettant en œuvre des changements, en évaluant leur efficacité au fil du temps et en mettant en place des stratégies de contrôle continu. Cela permet de mettre en évidence les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées, comme la réduction des temps de cycle, la minimisation des erreurs ou l'augmentation de la qualité des résultats. En tirant parti de ces possibilités, les entreprises peuvent garder une longueur d'avance sur la concurrence et s'adapter plus efficacement à l'évolution des conditions du marché.
5. Accélérer l'automatisation intelligente
L'analyse des processus métier agit comme un catalyseur de l'automatisation intelligente et de la numérisation. À mesure que les entreprises adoptent la transformation numérique, l'automatisation intelligente devient de plus en plus importante pour rationaliser les processus et améliorer l'efficacité. L'APB joue un rôle crucial dans l'accélération de l'adoption de l'automatisation intelligente en identifiant les processus qui peuvent bénéficier de l'automatisation et en fournissant des indications sur la manière de mettre en œuvre ces technologies de manière efficace. Cela permet aux organisations de mieux utiliser les outils d'automatisation tels que l'automatisation des processus robotiques (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) pour optimiser leurs opérations et stimuler la croissance de l'entreprise.
Méthodes et outils d'analyse des processus d'entreprise
L'analyse des processus d'entreprise est un vaste domaine de la gestion des processus d'entreprise qui comporte de nombreuses méthodes et techniques que vous pouvez utiliser. Parmi les approches les plus courantes, citons l'analyse de la valeur ajoutée, l'analyse des écarts, l'analyse des causes profondes et l'utilisation de la technique de Pareto.
Cartographie des processus d'entreprise
La cartographie des processus peut constituer une base visuelle pour l'analyse des processus. Il existe de nombreux outils permettant de créer des organigrammes numériques, mais même une carte de processus sur papier peut donner aux analystes de processus une compréhension commune de base de l'état actuel des processus d'entreprise. La cartographie des processus offre aux analystes un moyen tangible d'appliquer l'analyse des processus d'entreprise d'une manière qui permet d'afficher les processus et les flux de processus les plus complexes d'une manière compréhensible.
Analyse de la valeur ajoutée
L'analyse de la valeur ajoutée est une méthode utilisée pour identifier et évaluer les différentes activités d'un processus d'entreprise qui contribuent à la valeur globale d'un produit ou d'un service. En analysant chaque étape, la méthode aide les organisations à identifier les activités qui ajoutent de la valeur et celles qui sont inutiles ou redondantes. Cette analyse permet aux entreprises de se concentrer sur l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts en éliminant les activités sans valeur ajoutée, en rationalisant les opérations et en optimisant les ressources.
Analyse des écarts
L'analyse des écarts est une technique utilisée pour comparer les performances actuelles d'une organisation aux performances souhaitées. En identifiant les écarts ou les différences entre les deux états, les entreprises peuvent prioriser les initiatives d'amélioration et développer des stratégies pour combler les écarts. L'analyse consiste à identifier les processus actuels, les résultats souhaités et les obstacles qui empêchent d'atteindre ces résultats. Cette méthode fournit des indications sur les domaines d'amélioration, l'affectation des ressources et la gestion des performances.
Analyse des causes profondes
L'analyse des causes profondes est une méthode de résolution des problèmes qui vise à identifier les raisons sous-jacentes d'un problème spécifique ou d'une défaillance dans un processus d'entreprise. En s'attaquant à la cause première plutôt qu'en traitant les symptômes, les organisations peuvent mettre en œuvre des solutions à long terme qui empêchent la réapparition du problème. Cette méthode d'analyse implique généralement une approche systématique, telle que la technique des "5 pourquoi" ou les diagrammes en arête de poisson, afin d'identifier et de comprendre la cause profonde d'un problème.
Analyse de Pareto
L'analyse de Pareto est un outil d'aide à la décision basé sur le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20. Ce principe stipule que 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. Dans le contexte de l'analyse des processus d'entreprise, l'analyse de Pareto aide les organisations à identifier les problèmes ou les causes les plus importants qui contribuent à l'inefficacité ou à l'échec des processus. En hiérarchisant ces problèmes clés, les organisations peuvent concentrer leurs ressources et leurs efforts d'amélioration sur les domaines ayant l'impact potentiel le plus élevé, ce qui conduit aux améliorations globales les plus significatives.
Analyse d'observation
L'analyse d'observation est une méthode utilisée pour comprendre en profondeur la manière dont les processus sont exécutés dans des situations réelles. Cette technique consiste à observer les employés lorsqu'ils accomplissent leurs tâches et jouent leur rôle dans le cadre d'un processus particulier. En observant la manière dont le travail est effectué, les analystes peuvent identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement et les possibilités d'amélioration qui ne ressortent pas forcément d'un simple examen de la documentation du processus.
Analyse de l'expérience
L'analyse de l'examen de l'expérience, également connue sous le nom d'analyse de l'expérience utilisateur ou d'analyse des parties prenantes, est une autre méthode employée dans le cadre de l'APP pour recueillir des informations sur un processus du point de vue des personnes qui y participent directement. Cette technique consiste à mener des entretiens, des enquêtes ou des groupes de discussion avec des employés, des clients ou d'autres parties prenantes qui interagissent avec le processus analysé.
Différentes méthodes d'analyse des processus d'entreprise peuvent être utilisées parallèlement par les analystes de processus, ce qui permet d'obtenir des perspectives complémentaires sur les performances d'un processus et sur les domaines susceptibles d'être améliorés. En combinant ces méthodes, les organisations peuvent développer une compréhension globale de leurs processus et identifier des solutions ciblées et efficaces pour optimiser leurs opérations et améliorer leur performance globale.
Outils et logiciels d'analyse des processus d'entreprise
Sur le marché actuel, vous trouverez plus de 35 solutions logicielles sophistiquées prêtes à répondre aux besoins d'analyse des processus d'organisations de toutes formes et tailles, des petites aux grandes entreprises.
Les cinq catégories principales de logiciels BPA sont les suivantes :
- Outils de modélisation des processus
- Logiciel BPM
- Logiciel d'extraction de processus
- Outils d'exploration des tâches
- Logiciel d'intelligence économique
Outils de modélisation des processus
Les logiciels de modélisation des processus créent des modèles de processus d'entreprise qui permettent d'identifier et d'analyser les stratégies d'amélioration des performances. Les outils de modélisation des processus comprennent généralement des fonctions de cartographie des processus et s'alignent sur les normes de modélisation des processus, telles que le BPMN. L'avantage principal des outils de modélisation de processus est qu'ils fournissent un moyen facile à utiliser pour visualiser et communiquer des vues de processus "devraient être" qui aident à améliorer la réalité "telle qu'elle est" des processus d'entreprise.
Logiciel BPM
De nombreux outils de gestion des processus d'entreprise (BPM) offrent des fonctionnalités d'APB, telles que la cartographie visuelle des processus, la conception des processus et la modélisation collaborative des processus. Ils peuvent également être utilisés pour documenter les procédures opérationnelles standard (POS) et fournir aux employés une documentation sur les politiques, les tâches et les processus. L'avantage principal de l'utilisation d'une suite BPM pour l'analyse de vos processus est qu'elle peut vous fournir un point de référence continu pour l'amélioration des processus à travers les parties prenantes clés ou les unités d'affaires. Des plates-formes complètes comme ProcessMaker offrent à la fois la cartographie des processus et des capacités d'automatisation dans un seul et même package.
Logiciel d'exploration de processus
Les logiciels d'exploration de processus utilisent des techniques d'exploration de données pour collecter, normaliser et analyser les données de processus à partir des journaux d'événements trouvés dans les systèmes de ressources d'entreprise, tels que les ERP ou les CRM. Les algorithmes d'exploration de processus sont utilisés pour visualiser des ensembles de données complexes ou volumineux. L'exploration de processus peut donner une vue très précise de bout en bout des processus qui se déroulent au sein des systèmes centraux de l'entreprise. L'exploration de processus donne la vision la plus détaillée des processus d'entreprise, en documentant souvent des milliers ou des millions de variations de processus.
Outils d'exploration des tâches
Les logiciels d'exploration des tâches utilisent la technologie de capture des tâches pour saisir les données relatives aux tâches à partir de l'interface utilisateur des employés afin d'analyser la manière dont les tâches et les flux de travail sont réalisés dans l'environnement numérique. Si l'exploration des tâches se penche sur les détails du travail, elle contribue également à l'analyse des processus, car elle permet de mieux comprendre les performances de base et les possibilités d'automatisation des tâches manuelles de routine.
Logiciel d'intelligence économique
Le dernier outil d'analyse des processus est le logiciel hybride de veille stratégique. L'intelligence hybride des processus intègre les meilleurs aspects de l'exploration des processus et des tâches, offrant une couverture inégalée de tous les processus au sein d'une organisation. La méthode de collecte de données en temps réel garantit que les améliorations sont continues et que l'organisation est toujours prête à faire face aux changements internes et externes.
Résultat
Dans ce guide, nous avons passé en revue les fondements de l'analyse des processus métier, y compris les méthodes, les avantages et les outils clés utilisés pour analyser efficacement les processus métier. Si vous êtes à la recherche d'une solution simple et automatisée pour soutenir votre BPA, ne cherchez pas plus loin que ProcessMaker. Lisez une étude de cas sur la façon dont une société de BPO (Business Process Outsourcing) a pu identifier plus de 2 millions de dollars de pertes de processus grâce à l'intelligence hybride de ProcessMaker.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre l'analyse d'entreprise et l'analyse des processus d'entreprise ?
L'analyse des processus métier se concentre sur l'examen, la compréhension et l'amélioration des processus spécifiques au sein d'une organisation afin d'optimiser l'efficacité, de réduire les coûts et d'améliorer les performances globales. En revanche, l'analyse des processus est une discipline plus large qui consiste à évaluer les besoins d'une organisation, à identifier des solutions potentielles et à formuler des recommandations en vue d'un changement. Si l'APP est une composante de l'analyse d'entreprise, celle-ci englobe également des domaines tels que la stratégie, la technologie, la structure de l'organisation et la gestion du changement.
Quel est le rôle d'un analyste des processus d'affaires ?
L'analyste des processus opérationnels est chargé d'analyser, de documenter et d'améliorer les processus d'une organisation afin d'accroître l'efficacité, la productivité et les performances globales. Ses tâches comprennent la collecte de données, l'analyse des processus, l'identification des inefficacités et des goulets d'étranglement, l'élaboration de recommandations d'amélioration et la collaboration avec les parties prenantes pour mettre en œuvre les changements.
les parties prenantes pour mettre en œuvre les changements. Ils peuvent également jouer un rôle dans la formation des employés, le suivi des performances des processus et le soutien des initiatives d'amélioration continue.
Quelles sont les étapes clés de l'analyse des processus d'affaires ?
Les six étapes de l'analyse des processus opérationnels comprennent la définition du champ d'application, la collecte d'informations, l'analyse du processus, l'élaboration de recommandations, la mise en œuvre des changements, ainsi que l'évaluation et l'ajustement. L'analyse commence par l'identification des processus à analyser et l'établissement des limites de l'analyse. Les données pertinentes, y compris la documentation du processus, les mesures de performance et les commentaires des parties prenantes, sont collectées. Le processus est examiné en détail afin d'identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement et les possibilités d'amélioration. Sur la base de cette analyse, des changements sont proposés pour résoudre les problèmes identifiés et s'aligner sur les objectifs de l'organisation. Ces recommandations sont ensuite mises en œuvre et contrôlées, et des ajustements sont apportés si nécessaire pour garantir une optimisation continue.
Quelles sont les principales raisons de l'inefficacité des processus ?
L'inefficacité des processus peut résulter de différents facteurs, notamment l'absence d'objectifs clairs, une mauvaise communication, une technologie obsolète, des redondances et des goulets d'étranglement. Des objectifs peu clairs ou mal définis peuvent conduire à des processus qui ne s'alignent pas sur les objectifs de l'organisation, ce qui se traduit par un manque d'efficacité. Une communication inadéquate entre les services ou les employés peut entraîner des malentendus, des retards et un manque d'efficacité dans l'exécution des processus. L'utilisation de technologies obsolètes ou inappropriées peut ralentir les processus, réduire la productivité et entraver la capacité d'une organisation à être compétitive. Les étapes redondantes ou les efforts redondants peuvent faire perdre du temps et des ressources, tandis que les goulets d'étranglement peuvent obstruer ou ralentir le flux de travail, réduisant ainsi l'efficacité et la productivité.
