En las últimas décadas, la complejidad de las empresas ha crecido exponencialmente. Las organizaciones adquieren nuevas marcas, se lanzan a regiones lejanas y contratan personal a un ritmo vertiginoso. Los líderes empresariales más inteligentes controlan la creciente complejidad de los procesos internos recurriendo al gran maestro de la productividad: la gestión de procesos empresariales (BPM). Para crear el marco detrás de los flujos de trabajo más organizados y racionalizados, el modelado de procesos de negocio lidera la carga.
Exploremos las ventajas de utilizar este potente conjunto de herramientas.
En primer lugar, ¿qué es el modelado de procesos de negocio?
El modelado de procesos de negocio ayuda a las organizaciones a visualizar los procesos que se tejen en su empresa. Mediante el uso de un diagrama visual, o hoja de rutalos miembros del equipo pueden simplificar las tareas complicadas en diagramas de flujo, iconos y anotaciones. La práctica del modelado de procesos de negocio también sirve de traductor. Utilizando un lenguaje visual común, salva la brecha de comunicación entre los programadores que implementan la tecnología y los profesionales no informáticos que ayudan a orquestar el funcionamiento de un flujo de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el modelado de procesos de negocio en su organización?
El modelado de procesos empresariales pone bajo el microscopio todos los procesos de su organización. Puede tener una visión fácil de cómo su equipo hace las cosas actualmente, y cuáles son las ventajas o implicaciones de hacer un cambio.
He aquí seis ventajas de añadir el modelado de procesos de negocio a su estrategia de gestión de procesos:
Racionalizar y estandarizar la forma en que los empleados realizan su trabajo
Sin una crónica de cómo se mueven los procesos en su organización, es imposible identificar los pasos duplicados o innecesarios. El modelado de procesos de negocio le ofrece una visión clara de cada tarea discreta para que pueda eliminar el peso muerto que resta eficiencia. Además, el modelado de procesos estandariza la forma en que los miembros del equipo completan las tareas, eliminando la posibilidad de que el personal infunda los pasos con su propia forma preferida de hacer las cosas. Su organización puede rendir cuentas tanto a las normas internas como a los requisitos reglamentarios externos.
Predecir los cuellos de botella del sistema
El modelado de procesos de negocio puede poner de manifiesto las deficiencias del sistema antes de que de que se conviertan en un problema grave. Gracias a las imágenes de modelado de procesos, podrá identificar los pasos que pueden ralentizarle. Además, podrá averiguar qué recursos o tecnologías adicionales puede necesitar para superar un escollo de productividad.
Mejor alineación con las estrategias centrales
Con el modelado de procesos empresariales, nunca perderá la oportunidad de capitalizar una gran idea de negocio. Mientras que las oportunidades radicales suelen morir en una lista de viñetas de las notas de las reuniones, el modelado de procesos ayuda a su organización a identificar los pasos precisos necesarios para que un plan dé sus frutos. Los ejecutivos pueden ver fácilmente cómo se mueve el proceso entre todos los departamentos y entregar la estrategia aprobada a TI para que se encargue de la parte de programación.
Aumentar la responsabilidad
Según un estudio más de la mitad de los trabajadores se sienten desvinculadosy sólo realizan lo mínimo para llevar a cabo su trabajo. Los líderes en productividad utilizan el mapeo de procesos empresariales para ayudar a aumentar la responsabilidad. Cuando todo el mundo puede ver exactamente quién es responsable de cada paso del flujo de trabajo, es más probable que los miembros del personal se comprometan.
Recuperar el valioso tiempo de la empresa
Lo creas o no el trabajador medio pierde el 20% del tiempo de la empresa a la semana buscando datos internos o localizando a un compañero responsable de una tarea concreta. Eso significa que, por cada cinco empleados se pierde el tiempo de un empleado a la semana en una búsqueda inútil de información. Mediante el modelado de procesos empresariales, puede recuperar este valioso tiempo de la empresa. Cuando cada miembro del equipo sabe con precisión quién es el responsable de cada paso del proceso, sabe inmediatamente a dónde dirigirse cuando surgen preguntas o problemas.
Prepare sus sistemas para el futuro
Cuando un empleado deja una empresa, a menudo se lleva consigo el conocimiento de cómo ha realizado los diferentes aspectos de sus responsabilidades laborales. Con un registro concreto de cómo los miembros del equipo realizan todos y cada uno de los procesos, su organización nunca sufrirá la pérdida de conocimientos que deja el personal que se marcha.
El modelado de procesos de negocio es un componente clave para una estrategia de gestión de procesos de negocio bien engrasada. Con esta hoja de ruta visual de los procesos, puede obtener una serie de beneficios de colaboración, productividad y mejora de los resultados.