¿Qué es un motor de flujo de trabajo?

Los empleados dedican una cantidad desproporcionada de su jornada laboral a realizar tareas administrativas que resultan insatisfactorias e improductivas. Según las investigaciones, los trabajadores pierden un tercio de su jornada laboral en tareas administrativas, lo que cuesta al sector de servicios mundial más de 5 billones de dólares al año.. Una tecnología cada vez más importante que ayuda a las organizaciones a agilizar y automatizar sus procesos es un motor de flujo de trabajo.

¿Qué es un motor de flujo de trabajo?

Un motor de flujo de trabajo es una aplicación de software que ayuda a las organizaciones a iniciar y automatizar tareas. En gestiona y supervisa las actividades en un flujo de trabajo y determina a qué tarea se debe pasar en función de procesos predefinidos. Suele ser un componente clave del software de gestión de procesos empresariales y ayuda a las organizaciones a agilizar los procesos mediante la asignación de tareas y la comunicación de datos tanto a los empleados como a la dirección.

Ventajas de un motor de flujo de trabajo

Un motor de flujo de trabajo ofrece a las organizaciones muchas ventajas, entre ellas

• Aumento de la eficiencia. La automatización de las tareas que consumen tiempo libera a los empleados para que se centren en sus actividades principales.
• Mayor responsabilidad. Los empleados pueden ver lo que deben hacer y cuándo deben cumplir los plazos importantes. Esto también sirve para aumentar la satisfacción en el trabajo.
• Mayor transparencia. Tanto los empleados como la dirección pueden ver todas las actividades y quién es el responsable de completar cada tarea.
• Mejora del cumplimiento. Un motor de flujo de trabajo ayuda a las organizaciones a mantener registros de auditoría para mejorar el cumplimiento.

Casos de uso típicos

Los motores de flujo de trabajo son capaces de agilizar muchos procesos empresariales. Los siguientes son dos ejemplos de casos de uso comunes para un motor de flujo de trabajo.

Empleado a bordo

Según investigación de Glassdoorun proceso de incorporación de incorporación de los empleados puede mejorar la retención de los nuevos empleados en un 82% y la productividad en más de un 70%. Muchas organizaciones siguen confiando en los procesos manuales de incorporación de empleados, lo que da lugar a una experiencia fragmentada y frustrante para los empleados. Con un motor de flujo de trabajo, una organización puede garantizar que cada tarea de incorporación se lleve a cabo sin problemas.

Por ejemplo, la primera tarea en el proceso de incorporación puede ser preparar el papeleo para una nueva contratación. Una vez que el empleado de RR.HH. responsable indica que el papeleo está completo, el motor de flujo de trabajo puede notificar automáticamente al departamento de TI para que conceda acceso al ordenador. De este modo, no se pierde ningún paso y el empleado tiene todo lo que necesita para empezar.

Procesos de aprobación

Los procesos de aprobación manual generan importantes costes directos, indirectos y ocultos. Por ejemplo, según datos del Centro de Estrategia Avanzada de Adquisición (CAPS)el coste medio por orden de compra oscila entre los 50 y los 1.000 dólares, según el sector y el vertical.

Con un motor de flujo de trabajo, las organizaciones pueden automatizar los procesos de aprobación ahorrando tiempo y dinero. Por ejemplo, cuando un empleado presenta una solicitud de compra, ésta se envía automáticamente a un supervisor para que la apruebe. Una vez firmada, la aprobación se devuelve al empleado. El empleado puede seguir fácilmente el estado de la solicitud en lugar de perder tiempo buscando al supervisor para que la firme.

Motor de flujo de trabajo frente a motor de reglas de negocio

Una diferencia importante entre un motor de flujo de trabajo y un motor de reglas de negocio se refiere a sus funciones. A motor de reglas de negocio (BRE) es un programa de software que ejecuta procesos de decisión basados en una lógica empresarial predefinida. Así, un BRE ayuda a una organización en la toma de decisiones, mientras que un motor de flujo de trabajo hace avanzar un proceso a través de cada paso mediante la asignación de tareas.

Otra diferencia importante es el evento que activa el motor. Un BRE se activa automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones, o reglas de negocio, mientras que un motor de flujo de trabajo suele activarse cuando los empleados pasan una tarea de una fase a otra. Dado que un BRE sigue una serie de reglas de negocio, es capaz de manejar procesos complejos. Un flujo de trabajo, sin embargo, es un método simplificado para hacer avanzar las tareas del flujo de trabajo a través de diferentes etapas.

Lograr la optimización del flujo de trabajo

La optimización del flujo de trabajo consiste en agilizar los flujos de trabajo de su equipo para que puedan hacer más con menos. Un motor de flujo de trabajo desempeña un papel clave en la activación de tareas para garantizar que los procesos sigan avanzando. También impulsa la colaboración, ayuda a eliminar las tareas manuales que consumen tiempo y aumenta la supervisión de los directivos.

Con la suite de gestión inteligente de procesos de negocio (iBPMS) de ProcessMaker, las organizaciones pueden automatizar sus flujos de trabajo y orquestar fácilmente las acciones humanas y del sistema en procesos de negocio automatizados.