¿Qué son los procesos en la sombra y por qué son importantes en las empresas?

Procesos en la sombra

Toda empresa de éxito se basa en innumerables procesos y flujos de trabajo documentados. Sin embargo, incluso las organizaciones mejor organizadas se enfrentan al reto de los procesos en la sombra. En este artículo, exploraremos qué son los procesos en la sombra y cómo pueden evitarse eficazmente.

¿Qué son los procesos en la sombra?

Los procesos en la sombra son tareas empresariales y flujos de trabajo que normalmente no son objeto de seguimiento o supervisión formal por parte de la organización. Pueden incluir procesos manuales, actividades no documentadas o prácticas informales que no están oficialmente reconocidas o documentadas. Los procesos en la sombra pueden manifestarse dentro de las operaciones de una organización o extenderse a las interacciones con clientes y proveedores. A menudo introducen complejidad en los sistemas existentes, generan ineficiencias y plantean riesgos potenciales de seguridad y cumplimiento.

Las empresas llevan mucho tiempo intentando comprender el panorama del trabajo digital dentro de sus organizaciones. Para ello se han utilizado diversos métodos, como consultores especializados que elaboran mapas de procesos, software de creación de organigramas y minería de tareas y minería de procesos de tareas y procesos. Sin embargo, a menudo quedan muchos procesos por descubrir, que representan el "lado oscuro" de las operaciones empresariales. Al afrontar e integrar estos aspectos ocultos y reprimidos, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia, mejorar el cumplimiento y liberar todo su potencial.

¿Cómo se crean los procesos en la sombra? 

Siempre existe un "camino feliz" ideal para el funcionamiento de los procesos. Suele estar documentado y descrito, como la incorporación de un nuevo compañero por parte de RR.HH. o el proceso de cierre mensual por parte de Contabilidad. Sin embargo, el camino ideal no siempre funciona como se pretende en la vida real. Las desviaciones y las soluciones provisionales pueden alterar el proceso respecto a su diseño original.

Procesos en la sombra se refieren a procedimientos ocultos que deben completarse pero no están documentados. Estos procesos pueden eclipsar el flujo de trabajo principal, introduciendo tareas no documentadas y trabajo ad hoc. Por ejemplo, la unidad de Cuentas a Pagar es responsable del procesamiento de facturas, pero a menudo realiza numerosas tareas pequeñas que no se especifican en ningún sitio para garantizar que el trabajo siga fluyendo. En consecuencia, el proceso se vuelve mucho más complejo de lo inicialmente previsto.

Estos procesos ocultos pueden variar mucho. Pueden incluir pequeños ajustes dentro del flujo de trabajo principal o pequeñas desviaciones de las tareas asignadas que adoptamos sin darnos cuenta. Los procesos ocultos suelen consistir en pequeños procedimientos que la gente crea con el tiempo sin darse cuenta. Por desgracia, pueden acumularse rápidamente en una cantidad significativa de tiempo invertido si se tienen en cuenta todas las variaciones en el equipo.

¿De dónde proceden las variaciones del proceso?

  • Datos insuficientes: Cuando un proceso está mal definido y permite interpretaciones significativas, las personas pueden emprender sus propios caminos a la hora de completar un proceso, que no siempre serán los más eficientes.
  • Cambios en los requisitos: Si un proceso ha evolucionado -quizá debido a la adquisición de un nuevo cliente- pero los procedimientos documentados permanecen inalterados, los empleados tendrán que adaptarse y encontrar nuevos métodos sobre la marcha.
  • Trabajo redundante: En ocasiones, los empleados pueden realizar tareas innecesarias, como volver a comprobar determinados aspectos del proceso para garantizar un funcionamiento sin problemas. Esto suele ocurrir por falta de confianza en la automatización del software, lo que les lleva a rehacer manualmente partes del flujo de trabajo.

El impacto de los procesos en la sombra en las empresas

Los procesos ocultos pueden afectar significativamente a las operaciones empresariales, provocando ineficiencias, riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento. Estos procesos ocultos añaden capas de complejidad a los sistemas existentes, lo que dificulta a las organizaciones el análisis y la mejora de sus flujos de trabajo. Cuando los procesos en la sombra están en juego, la dirección se esfuerza por diseñar estrategias eficaces para situaciones no rutinarias, lo que se traduce en una disminución de la productividad y la precisión.

Además, la presencia de procesos en la sombra suele apuntar a problemas más profundos dentro de una organización, como la política, las preferencias personales y las relaciones de los empleados. Estos factores pueden contribuir a la creación y perpetuación de procesos en la sombra, afectando en última instancia al rendimiento global de la empresa.

Para mitigar el impacto de los procesos en la sombra, las organizaciones pueden aprovechar las plataformas BPM en la nube de alta productividad. Estas plataformas animan a los propietarios de procesos en la sombra a sacar sus procesos a la luz, haciéndolos más visibles y manejables. Al trasladar los procesos a una plataforma de automatización, las empresas pueden reducir la prevalencia de los procesos en segundo plano y trabajar para alcanzar sus objetivos de eficiencia y precisión.

El papel del yo en la sombra en los procesos empresariales

El concepto de "yo en la sombra" de Carl Jung se refiere a los aspectos reprimidos u ocultos de la personalidad de un individuo. En el contexto de los procesos empresariales, el yo en la sombra puede influir significativamente en el modo en que se realizan las tareas y se toman las decisiones.

El yo en la sombra puede manifestarse de diversas formas en los procesos empresariales:

  • Miedo y evasión: El yo en la sombra puede hacer que las personas rehúyan ciertas tareas o decisiones, lo que provoca ineficiencias y retrasos.
  • Procrastinación: Puede llevar a la procrastinación, haciendo que se pospongan tareas y decisiones importantes, lo que en última instancia afecta al rendimiento general de la empresa.
  • Falta de autoaceptación: El yo en la sombra puede impedir que las personas reconozcan sus puntos fuertes y débiles, lo que da lugar a una toma de decisiones deficiente y a una gestión ineficaz de las tareas.

Para contrarrestar el impacto negativo del yo en la sombra en los procesos empresariales, las personas pueden dedicarse al trabajo en la sombra. Se trata de explorar e integrar los aspectos reprimidos u ocultos de su personalidad. Técnicas como la búsqueda de terapia, la práctica de la autorreflexión y el desarrollo de la autoaceptación son cruciales en este proceso.

Al reconocer y abordar el yo en la sombra, las personas pueden ser más conscientes de sus pensamientos, sentimientos y comportamientos. Esta mayor conciencia conduce a mejorar la toma de decisiones y la gestión de tareas, lo que repercute positivamente en los procesos empresariales al aumentar la productividad, la eficacia y la precisión.

En el mundo exterior, el yo en la sombra puede manifestarse a través de:

  • Tareas en la sombra: Tareas realizadas al margen de los procesos empresariales formales, a menudo en secreto o sin la debida autorización.
  • Sistemas de sombra: Sistemas o procesos que funcionan al margen de los procesos empresariales formales, normalmente sin la documentación o supervisión adecuadas.

Reconocer y abordar el yo en la sombra ayuda a reducir la presencia de tareas y sistemas en la sombra, lo que mejora la transparencia, la responsabilidad y la eficacia de los procesos empresariales.

¿Por qué son peligrosos los procesos en la sombra?

Como cabría esperar, los procesos en la sombra consumen una cantidad significativa de tiempo. Aunque parezcan esenciales para nuestro trabajo, esta percepción suele deberse a su larga presencia en nuestras rutinas. Al reevaluarlos, muchos de estos procesos resultan redundantes.

Los procesos en la sombra pueden obstaculizar otras iniciativas, como la transformación digital. A menudo pasan desapercibidos porque no son fácilmente identificables y existen fuera de los sistemas y aplicaciones empresariales. Estos procesos se acumulan rápidamente, lo que aumenta su riesgo para la productividad general.

Es fácil pasar por alto estas tareas, ya que no constituyen el núcleo de nuestro trabajo y, sin embargo, a menudo representan una inversión de tiempo considerable. Sin embargo, son precisamente estos procesos ocultos los que desvían un tiempo valioso, interrumpen el flujo de trabajo y permanecen desatendidos.

Procesos en la sombra - tipos de procesos

Tipos de procesos en la organización

¿Cómo pueden eliminarse los procesos en la sombra de los procesos empresariales?

Los procesos en la sombra suelen surgir cuando las personas intentan eliminar tareas tediosas e ineficaces. Aquí tienes varias estrategias para erradicar los procesos en la sombra de tu organización:

  1. Identificar y documentar los procesos previstos: Dedique tiempo a documentar exhaustivamente cada proceso, junto con sus pasos asociados. Incluya tanto las tareas manuales como las prácticas informales que puedan estar contribuyendo a la ineficacia.
  2. Automatizar los procesos siempre que sea posible: Busque oportunidades para sustituir los procesos manuales por soluciones automatizadas. Por ejemplo, utilice software para agilizar las interacciones con los clientes o automatizar la gestión de proveedores.
  3. Establecer procesos formales: Asegúrese de que todos los procesos se documentan formalmente, se comunican a las partes interesadas y se controlan y supervisan de forma coherente.
  4. Supervisar y revisar periódicamente los procesos: Realice revisiones periódicas de sus procesos para comprobar que siguen siendo actuales y que cualquier modificación está debidamente documentada.
  5. Invertir en formación y educación: Asegúrese de que todos los empleados estén informados sobre los procesos y formados en su aplicación. Esta inversión puede reducir significativamente la dependencia de las soluciones manuales.
  6. Acudir a terapia para recibir orientación profesional: Considera la opción de acudir a terapia como alternativa a abordar los procesos de sombra de forma independiente. Un profesional cualificado puede orientarte, detectar patrones y ofrecerte indicaciones personalizadas que mejoren el proceso general.

¿Cómo descubrir los procesos en la sombra?

  1. Involucrar a las principales partes interesadas. Empiece por entrevistar a las partes interesadas de la organización para conocer sus procesos y los pasos manuales que emplean.
  2. Analizar los datos de los procesos. Examine los datos en busca de patrones que puedan sugerir la existencia de procesos que no son objeto de seguimiento o supervisión oficial.
  3. Observe los procesos en acción. Dedique tiempo a observar cómo se desarrollan los procesos para identificar cualquier paso manual o práctica informal que pueda pasarse por alto.
  4. Haga preguntas pertinentes. Plantee preguntas que puedan revelar procesos ocultos, como "¿Cómo lo ha conseguido?" o "¿De dónde ha sacado esa información?".
  5. Realice una auditoría de descubrimiento de procesos. Una auditoría de procesos exhaustiva puede ayudar a identificar procesos en la sombra, poner de relieve áreas de mejora y ofrecer estrategias para racionalizar las operaciones.

Un nuevo método para descubrir procesos en la sombra

Si busca un enfoque más automatizado para identificar los procesos en la sombra, considere el uso de software de inteligencia de procesos. Los procesos en la sombra consumen mucho tiempo de la organización sin aportar mucho valor añadido. El software de inteligencia de procesos le permite analizar los procesos internos, los flujos de trabajo y las actividades, ayudándole a descubrir ineficiencias, incluidos los procesos sombra. Póngase en contacto con nuestros expertos consultores para averiguar si esta solución es adecuada para su organización.

Informe PEX: El poder de la inteligencia de procesos
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