El análisis de procesos puede ayudar a las empresas a entender cómo funcionan sus procesos, identificar cuellos de botella e ineficiencias y optimizar sus operaciones para mejorar la eficiencia y ahorrar costes. El análisis de procesos también puede ayudar a las empresas a identificar oportunidades de automatización y crear valor para los clientes. Además, el análisis de procesos puede utilizarse para identificar riesgos y problemas de conformidad, mejorar el servicio al cliente y garantizar el cumplimiento de la normativa.
¿Qué es exactamente el análisis de procesos de negocio?
El análisis de procesos empresariales es un método de análisis de las operaciones y procesos empresariales para detectar problemas y oportunidades de mejora. Suele basarse en un marco de varios pasos para identificar, mapear y mejorar los procesos de una unidad de negocio o de toda una organización.
En pocas palabras, el análisis de procesos es una forma de obtener información y visibilidad sobre los pasos que siguen los empleados y las organizaciones para alcanzar sus objetivos. Si profundiza en sus procesos actuales, verá qué funciona bien, qué necesita mejorar y cómo conseguir mejores resultados empresariales.
Una BPA es un aspecto esencial de la gestión de procesos empresariales (BPM), un marco ampliamente utilizado diseñado para analizar, mantener y mejorar los procesos de una organización.
En este artículo, hablaremos de los distintos métodos de análisis de procesos, las ventajas de cada uno y qué herramientas de análisis de procesos empresariales utilizar.
Análisis de procesos de negocio frente a análisis de negocio: ¿quién hace qué?
Un analista de procesos de negocio, función que no debe confundirse con la de analista de negocio, suele encargarse de realizar un BPA en una empresa. La diferencia clave es que los analistas de procesos se centran en analizar y mejorar los procesos, mientras que los analistas de negocio examinan la empresa en su conjunto.
Otro papel clave en el análisis de procesos es el de arquitecto de procesos, cuya responsabilidad puede ser diseñar, rediseñar y optimizar la forma en que se gestionan los procesos de negocio y los sistemas de la empresa, independientemente de quién realice un análisis de procesos.
Análisis de procesos empresariales en 7 pasos
Hay muchas formas de realizar un análisis de procesos. Algunos métodos siguen las populares metodologías Seis Sigma o Lean Seis Sigma, mientras que otros pueden adoptar un enfoque menos rígidamente definido. Siete pasos comunes en el ciclo de vida del análisis de procesos pueden incluir:
Paso 1: Identificación de procesos y objetivos
Un buen punto de partida para un análisis de procesos es identificar sus objetivos de proceso y evaluar cómo encajan en el conjunto de objetivos de su organización. Esto le ayudará a definir cómo medir el éxito, el valor y la priorización de las mejoras.
Entre los objetivos mensurables del análisis de procesos se incluyen:
- Reducción de costes. Reducir costes nunca debe significar reducir calidad.
- Mayor velocidad. Mejora de la velocidad del proceso manteniendo la calidad.
- Mejora de la calidad. La mejora de la calidad consiste en detectar y reducir los procesos empresariales que consumen mucho tiempo y dan lugar a resultados adversos.
Paso 2: Descubrimiento del proceso
En la fase de descubrimiento de procesos se crea un modelo de procesos "tal cual" del estado actual de los procesos de la organización. Las iniciativas de descubrimiento de procesos pueden ser tanto manuales como automáticas.
Los enfoques manuales pueden incluir cuestionarios o entrevistas a los principales interesados, mientras que el descubrimiento automatizado de procesos suele implicar la extracción automática de datos de los procesos empresariales o de los sistemas informáticos. En ambos casos, el resultado suele ser una visualización o diagrama de los procesos clave en forma de mapa de procesos.
Con los métodos manuales, es mejor limitarse a un proceso objetivo cada vez, ya que el mapeo y análisis de procesos requiere mucho trabajo. Sin embargo, las herramientas automatizadas de descubrimiento de procesos son capaces de mapear procesos empresariales complejos en tiempo real sin intervención humana.
Etapa 3: Análisis del proceso
Un análisis de procesos comienza con la identificación de los procesos que hay que analizar y la recopilación de información sobre el proceso. A continuación, se analiza el proceso original antes de desarrollar procesos nuevos y mejorados. Hay muchas técnicas de análisis de procesos por descubrir.
- Análisis del valor añadido
El análisis del valor añadido es un método de examen de cada paso del proceso para identificar los pasos que añaden valor y los que no. Al examinar cada paso del proceso, los equipos pueden ver y separar los pasos que añaden valor de los que no.
- Análisis GAP
Un análisis de carencias es una forma de comparar el rendimiento actual de una organización con su rendimiento deseado. Al realizar un análisis de carencias, los equipos pueden ver si su organización está utilizando sus recursos con eficacia y cumpliendo las expectativas.
- Análisis de la causa raíz
Realizar un análisis de la causa raíz ayuda a identificar la verdadera causa de un problema empresarial. Solo identificando los problemas reales y a menudo desconocidos pueden los equipos pensar en soluciones para solucionarlos.
- Análisis de las observaciones
Un análisis de observación ofrece una visión de primera mano y en tiempo real de un proceso. Observar los procesos empresariales en tiempo real arroja luz sobre los pasos del proceso que se pasan por alto o se infravaloran y muestra las actividades documentadas pero ausentes.
- Análisis del examen de experiencia
Durante un análisis de examen de experiencia, los empleados veteranos comparten sus conocimientos sobre procesos y las lecciones que han aprendido. Los conocimientos de los expertos suelen infrautilizarse, pero los empleados veteranos pueden compartir los secretos de la productividad de alto nivel y hablar de anteriores procesos defectuosos.
Paso 4: Rediseño del proceso
El rediseño de procesos es una revisión completa de los procesos empresariales clave de su empresa para mejorar medidas de rendimiento como la rentabilidad de las inversiones, una mejor calidad del servicio y la reducción de costes. Para rediseñar sus procesos, dibuje un nuevo diagrama de procesos y compártalo con su organización. El diagrama debería:
- Mostrar cómo se resuelven los problemas
- Mostrar nuevos procesos
- Informar a los equipos de cómo pueden realizar los cambios propuestos
- Indique los costes estimados, el tiempo y el personal asociados a este cambio.
Paso 5: Aplicación del proceso
La implantación de procesos consiste en encontrar lo que hay que cambiar y cambiarlo. Se trata de establecer instrucciones, coordinar y definir pasos procesables y fijar objetivos. Para ello:
- Informar a los equipos de los cambios.
- Explique qué ocurrirá, cómo ocurrirá y por qué.
- Asigne nuevas tareas, nuevos programas y nuevas prioridades.
- Prepárese para ver la transformación de equipos, directivos e incluso organizaciones enteras.
- Mida los cambios para comprender su eficacia. Todo cambio importante debe incluir un plan bien pensado.
Etapa 6: Seguimiento y control del proceso
Supervisar y analizar los procesos le permite comprender los ajustes y mejoras que puede necesitar e identificar los procesos en la sombra.
Puedes identificar los procesos sombra por:
- Ver más allá de las tareas y los flujos de trabajo y comprender los detalles de sus actividades laborales diarias.
- Una visión holística de los procesos evita la pérdida de tiempo, recursos y oportunidades.
Paso 7: Volver al principio y dar otra vuelta
Tenga en cuenta que un análisis de procesos debe centrarse en la mejora continua en lugar de actuar como una solución puntual.
Examinar y mejorar periódicamente los procesos ayuda a las organizaciones a estar al tanto de los cuellos de botella, utilizar el software más nuevo y eficaz y adoptar métodos de trabajo eficientes. Este paso permite a las organizaciones recuperarse de impactos financieros como una crisis bancaria, cambios impredecibles en el valor de la moneda y acontecimientos mundiales adversos como la pandemia de coronavirus.
Beneficios del análisis de procesos comerciales
Pero, ¿por qué es importante el análisis de procesos? Identificar y mejorar los procesos que aportan resultados significa menos cuellos de botella, menos problemas de rendimiento, menos costes y un flujo de trabajo más fluido. Cuando las organizaciones obtienen información sobre las denominadas tareas cotidianas más pequeñas, adquieren un mayor nivel de comprensión. Otras razones importantes para realizar un análisis de procesos son:
- Descubra detalles ocultos
Analizar los procesos le ayuda a encontrar y reducir el número de tareas inútiles que le frenan y provocan cuellos de botella.
- Alineación eficaz de los KPI y la comunicación
Unos procesos bien entendidos y gestionados ayudan a la dirección a obtener mejores resultados empresariales.
- Transparencia de los datos históricos
Analizar los procesos ayuda a supervisar la actividad de los equipos y a determinar cómo afectan las acciones a su empresa.
- Mejora de la comprensión y el funcionamiento generales
Al documentar los procesos, todos, desde los empleados veteranos hasta los recién llegados, entienden mejor lo que deben hacer.
- Mejora continua e innovación
La información empresarial en tiempo real ofrece innumerables oportunidades de mejora. Por ejemplo, la eliminación de procesos innecesarios ahorra tiempo y dinero sin inversión ni formación.
- Toma de decisiones más informada y eficaz
Cuando los directivos toman decisiones basadas en datos, pueden estar seguros de que están tomando la decisión correcta. Por ejemplo, si se guían únicamente por su instinto, los directivos pueden despedir a personal para ahorrar dinero, pero luego se dan cuenta de que han perdido a miembros del equipo de gran talento.
El resultado final
Un análisis de procesos de negocio ofrece a las organizaciones información sobre sus procesos internos para identificar los que aportan eficiencia y mejorar o eliminar los procesos que suponen una pérdida de tiempo, dinero y recursos.
El proceso suele cambiarlo todo, desde toda la organización hasta los estilos de trabajo individuales, por lo que los responsables de la toma de decisiones, bien informados, deben llevarlo a cabo correctamente. Sin embargo, contar con el asesoramiento de expertos ayuda a simplificar los cambios complejos. Seguir los consejos apuntados en este artículo es un buen punto de partida.
Si usted está buscando hacer un cambio real, considere el uso de herramientas automatizadas de análisis de procesos en lugar de métodos manuales largos y costosos. La herramienta de análisis de procesos de ProcessMaker puede ayudarle a analizar sus flujos de trabajo y obtener datos en tiempo real sin complicaciones de integración.
