Las organizaciones participan constantemente en numerosos procesos, muchos de los cuales son complejos y comprenden docenas, si no cientos, de pasos más pequeños. Estos procesos a menudo abarcan varios departamentos e implican a varias partes interesadas de diferentes equipos. Además, muchos son repetitivos y se producen con regularidad. Dado el volumen de información, es esencial supervisar todos los procesos para garantizar que funcionan sin problemas, sin desviaciones ni descuidos. Aquí es donde entra en juego la documentación de procesos.
¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos describe todas las acciones necesarias para completar una tarea o llevar a cabo un proceso. En esencia, explica el "cómo" de la aplicación, más que el "qué". Aunque suele utilizarse como documento interno, también se considera un "documento vivo", lo que significa que se actualiza cuando es necesario.
Se puede pensar en la documentación de procesos como un conjunto detallado de instrucciones para llevar a cabo actividades complejas. En cierto modo, las empresas son simplemente un conjunto de procesos complejos. Por tanto, la documentación de los procesos es un plan vital para llevar a cabo las actividades empresariales.
¿Cuál es el objetivo de la documentación de procesos?
El núcleo de sus operaciones implica procesos. Invariablemente, una documentación eficaz de los procesos le permite seguirlos, comprenderlos y analizarlos para poder reproducirlos y mejorarlos en el futuro. La documentación brinda la oportunidad de conocer cada proceso y cómo se lleva a cabo. Esto también le permite obtener comentarios para introducir mejoras. Un arquitecto no haría cambios en una casa sin un plano. Es esencial tomar decisiones basadas en datos y no en suposiciones. La integridad de la empresa corre peligro si los procesos no se basan en hechos.
La documentación de los procesos ayuda a:
- Mejorar y racionalizar diversos procesos,
- Analizar e identificar los fallos,
- Mejorar el proceso y la calidad de la producción,
- Ahorre tiempo y mano de obra,
- Reducir los costes globales,
- Aumente la transparencia en toda su organización.
En última instancia, la documentación de los procesos puede aumentar la eficacia y la productividad tanto ahora como en el futuro. Una documentación adecuada requiere esfuerzo y recursos. Sin embargo, la recompensa para las empresas suele ser sustancial. La documentación de los procesos es lo primero que se puede consultar cuando hay que tomar una decisión importante.
Ventajas de la documentación de procesos
Entre las ventajas de la documentación de los procesos empresariales se incluyen:
Mejorar un proceso
Muchos procesos son repetibles y necesarios para el funcionamiento de una empresa. Al documentar los procesos para mejorarlos, puede reducir las conjeturas y facilitar a las personas (incluidos los nuevos empleados) la repetición de procesos vitales.
Reducir la incertidumbre de los procesos organizativos
Documentar los procesos elimina la mayoría, si no todos, los componentes imprecisos de una empresa. Los empleados comprenderán mejor sus funciones y responsabilidades. Más allá de eso, la documentación también:
- Aclara la cadena de mando,
- Describe las tareas necesarias para completar un proceso,
- Muestra quién tiene asignado qué.
En general, los empleados deben poder acceder fácilmente a la documentación cuando la necesiten. Esta transparencia reducirá la tensión y contribuirá a que los empleados sigan trabajando.
Potenciar los elementos de análisis
Las empresas pueden mejorar su eficiencia analizando los procesos y racionalizándolos. Esto es mucho más fácil de hacer si se dispone de una documentación detallada que describa cada proceso. Además de los propios procesos, los directivos también pueden conocer mejor a las partes interesadas, como los grupos comunitarios.
Preservar el conocimiento institucional
Los empleados van a dejar su empresa en algún momento. Algunos se irán a otra empresa. Otros se jubilarán. Cuando un empleado se marcha, corre el riesgo de perder sus conocimientos. La documentación continua de los procesos le ayuda a preservar esos conocimientos.
Considere estos ejemplos de documentación de procesos:
- Qué procesos empresariales tienen lugar y cuándo, junto con su impacto en la empresa y sus resultados.
- La contribución de cada paso dentro del proceso.
- Las funciones de los distintos empleados dentro de un proceso.
- Instrucciones para completar un proceso o una parte específica de un proceso.
Los documentos de procesos permiten a los directivos y otras partes interesadas tener una visión de alto nivel de los distintos procesos. También son útiles como material de formación y para la incorporación de nuevos empleados. Los directivos pueden dedicar menos tiempo a enseñar los conceptos básicos a los nuevos empleados, ya que pueden recurrir a la documentación para saber cómo se completa un proceso. La documentación también acelera la curva de aprendizaje, ayudando a los empleados a ser productivos rápidamente.
Retos de la documentación de procesos
Aunque la documentación de los procesos empresariales es vital para la eficacia operativa, no está exenta de dificultades. Las organizaciones pueden encontrarse con varios obstáculos en su camino hacia la documentación de procesos:
Resistencia al cambio: Los empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas prácticas de documentación, prefiriendo métodos conocidos o temiendo una mayor carga de trabajo.
Incoherencia: Sin estandarización, la documentación puede variar mucho en calidad y formato, lo que dificulta que los miembros del equipo sigan los procesos con precisión.
Falta de tiempo: Crear y actualizar la documentación puede llevar mucho tiempo, sobre todo para los equipos ocupados que ya gestionan múltiples responsabilidades.
Falta de compromiso: Si las partes interesadas no participan activamente en el proceso de documentación, es posible que se pasen por alto ideas clave y detalles necesarios.
Mantener actualizada la documentación: Los procesos evolucionan y, si la documentación no se revisa y corrige periódicamente, puede quedar obsoleta con rapidez, lo que puede dar lugar a errores de ejecución.
Sobrecarga de información: Lograr un equilibrio entre la exhaustividad y la claridad puede ser difícil, ya que los documentos demasiado complejos generan más confusión que orientación.
Afrontar estos retos es crucial para garantizar que la documentación de los procesos cumpla su propósito y contribuya eficazmente al éxito de la organización.
¿Quién participa en el proceso?
La documentación de procesos puede ser utilizada y creada por un amplio abanico de personas, tanto dentro como fuera de actividades y organizaciones concretas. Un documento de procesos bien elaborado facilita la colaboración entre las partes interesadas y aumenta la eficacia de la organización.
- Equipo del proyecto: El equipo del proyecto o del proceso es el responsable de la documentación. Este equipo debe abordar la elaboración de la documentación en colaboración, como un equipo. No obstante, es aconsejable designar a alguien que no esté involucrado en las actividades diarias como persona de contacto, ya que estará en mejor posición para registrar la información y ser más objetivo.
- Partes interesadas: Cualquier persona de su empresa que participe en un proyecto o proceso específico también debería estar interesada en la documentación de procesos, por pequeña que sea su función o por alto que sea su cargo.
- Partes interesadas externas: Compartir información con partes externas puede ser complicado, pero es esencial obtener información de las partes interesadas externas. Pueden aportar opiniones objetivas y nuevos puntos de vista.
- Materiales y recursos: Conviene pensar en los materiales y recursos como en una persona, ya que su aportación es importante. Hay que reservar los recursos adecuados para apoyar la documentación.
Para ser valiosos y eficaces, los procesos empresariales deben estar cuidadosamente diseñados, estructurados y documentados. Capturando todos los detalles posibles sobre el proceso de negocio, se pueden conseguir los resultados deseados.
Directrices para la documentación de procesos
Al crear documentación de procesos, existe el riesgo de que sus documentos (y, por tanto, sus conocimientos) acaben estancados en un silo. Sin embargo, si eliges la herramienta de documentación de procesos adecuada, puedes reducir los riesgos y garantizar un uso más amplio de la documentación.
Los procesos documentados necesitan tener algunos o todos de los siguientes atributos para asegurar que la documentación de procesos produzca los mayores beneficios a la organización. La documentación de procesos debe:
- Apoye la colaboración y la retroalimentación;
- Ser de fácil acceso y compartir;
- Sea amigable en muchos dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas;
- Ser flexible y capaz de desempeñar múltiples funciones.
Proceso de captura: ¿Cómo se captura la información? Puede incluir documentos escritos y también archivos de vídeo y audio.
Organizar la información: ¿Cómo pueden los usuarios utilizar y clasificar la información?
Visualice el proceso: Considere gráficos, mapas, modelos y diagramas.
Distribuya la información: Considere los canales de distribución (por ejemplo, correo electrónico).
¿Cómo ayuda BPMN 2.0 a documentar los procesos?
BPMN hace referencia a "modelado y notación de procesos de negocioque surgió como una notación de modelado que proporciona a todas las partes interesadas un lenguaje estandarizado para los diagramas. BPMN 2.0 aporta claridad y un aspecto coherente desde el CEO hasta los trabajadores de primera línea y el personal técnico.
BPMN utiliza dos tipos de elementos: Analíticos y descriptivos. Los usuarios de negocio pueden utilizar elementos ilustrativosmientras que el personal técnico utiliza elementos analíticos para modelar los procesos de software. Los elementos se pueden dividir en varias categorías:
Eventos: Explica lo que ocurre durante un proceso. Se pueden dividir en tres tipos: Inicio, intermedio y final.
Objetos de flujo: Esbozan el comportamiento de los procesos de negocio.
Actividades: Tareas realizadas durante un proceso.
Puertas de enlace: Dicta cómo se controla el flujo y define la ruta de flujo de la secuencia dentro de un proceso. Los puntos de decisión suelen actuar como puertas de enlace.
Datos: Incluye objetos de datos, entradas y salidas que llaman a la información relativa a las actividades. Los datos pueden ser proporcionados o almacenados. También continúan más allá de la finalización (o vida útil) de un proceso.
Conexión de objetos: Muestran el flujo entre objetos o bien hacia otra información.
Secuencia de flujo: Elemento que establece el orden de realización de las actividades.
Flujos de mensajes: Muestra el flujo de órdenes entre los participantes y también muestra los mensajes.
Asociaciones: Enlaces de artefactos e información.
Asociaciones de datos: Utiliza una punta de flecha para indicar el flujo en una asociación.
Swimlanes: Este elemento demuestra quién es el responsable del proceso, mientras que un pool representa a un participante. Esto significa que un pool es un contenedor para un único proceso (y sólo un único proceso) mientras que el carril clasifica la actividad. Sólo los flujos de mensajes permiten la comunicación entre pools; no deben utilizarse flujos de secuencia.
Artefactos: Proporcionan detalles adicionales sobre un proceso.
Grupos: Un grupo de elementos dentro de un cuadro sombreado para indicar que están relacionados.
Anotaciones de texto: También llamadas comentarios, se adjuntan a una asociación para proporcionar información adicional.
Mensaje: Elemento que aparece en las tablas de la guía de especificación BPMN. Representa la comunicación entre los participantes.
Los mapas de procesos únicos pueden utilizarse en el modelado y la notación de los procesos empresariales. Al supervisar sus procesos, empezará a notar oportunidades específicas susceptibles de mejora mientras utiliza el mapeo para configurar el flujo de actividades. También puede mitigar las tareas y actividades duplicadas, optimizando esencialmente la eficiencia de sus procesos.
Los directivos deben dar un paso atrás para trabajar en los procesos en lugar de dentro de ellos. De este modo, las principales partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones adquieren un conocimiento más profundo de la organización y sus diversos y complejos procesos. También se puede utilizar la documentación de procesos para conservar mejor los conjuntos de datos críticos, mejorar la incorporación y el perfeccionamiento de los empleados, etc. En esencia, BPMN 2.0 ayuda a estandarizar la documentación de procesos para garantizar que sea más fácil de comprender en su totalidad.
Simplifique la documentación de los procesos con estos 10 sencillos pasos
A medida que su organización crece, la complejidad se hace inevitable. Tendrá más empleados, más pasos, más tareas y más procesos. Esperar que todo encaje orgánicamente es la forma en que muchas empresas pierden fuelle. Crear y mantener una documentación precisa de los procesos es uno de los métodos más eficaces para mantener la eficiencia de los procesos internos y que funcionen según lo previsto.
Algunos críticos consideran que la documentación de procesos es demasiado administrativa, que requiere mucha planificación sin hacer gran cosa. Sin embargo, muchos procesos empresariales pueden beneficiarse de la optimización, lo que da lugar a una mejor comprensión de cada paso y actividad. Como resultado, las partes interesadas pueden eliminar rápidamente las actividades duplicadas para garantizar mejores tiempos de ciclo. Considere los siguientes pasos
1. Nombre de su proceso
Para empezar, escriba el nombre de su proceso, una breve descripción y su objetivo principal.
2. Determinar los límites del proceso
Documente los puntos inicial y final de este proceso empresarial. ¿Qué inicia el proceso? ¿Cómo termina? ¿Dónde termina? Anotar todo esto le dará una idea más clara.
3. Seleccionar las salidas del proceso
¿Qué ocurre cuando se completa el proceso de negocio? ¿Cuál es el resultado final? ¿Se ajusta al resultado deseado? Los resultados del proceso son otra forma de decir resultados finales.
4. Elija las entradas del proceso
¿Qué datos necesita para desplegar el proceso? ¿De dónde proceden los datos? ¿Hay múltiples fuentes de datos? Tener esta información perfilada es fundamental.
5. Documentar las actividades
¿Qué pasos hay que dar para que todo el proceso vaya de principio a fin? Los pasos también se conocen como actividades. ¿Falta alguna actividad? ¿Hay pasos duplicados?
6. Organice su proceso
Designe la secuencia de actividades de su flujo de procesos. ¿Dónde están los puntos de decisión críticos? ¿Quiénes son los principales interesados?
7. Revise su proceso
¿Su proceso está organizado y secuenciado adecuadamente para alinearse con los límites de su proceso? Si no es así, ¿qué puede cambiar?
8. Asignación de roles de proceso
Una vez que tenga una versión de la documentación de su proceso, determine las funciones y los roles de los miembros del equipo. ¿Qué actividades completarán en su proceso?
9. Diseñar un diagrama de flujo
Utilizando los elementos descritos anteriormente, cree un diagrama de flujo fácil de leer para garantizar que cualquiera pueda entender el proceso.
10. Revisión final
Hable con las partes interesadas y revise su proceso en el contexto del ciclo de vida de la documentación de procesos. ¿Es necesario introducir cambios? ¿Puede validar el proceso? ¿Está listo para su aprobación? Un mayor número de aportaciones le permitirá encontrar actividades que se solapan.
La documentación de los procesos sirve para representar cómo se ejecuta su proceso. No hay duda de que puede replicar estos pasos para cada proceso. Una vez hecho esto, dispondrá de diagramas fáciles de entender que, además, son fácilmente actualizables.
Ejemplo de documentación de procesos 1:
Para ilustrarlo, he aquí cómo se podría documentar el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Este enfoque de la documentación es muy simplificado, y hay muchas herramientas disponibles que pueden ilustrar los procesos de una manera más atractiva, holística y completa.
Nombre del proceso: Incorporación de empleados.
Límites del proceso: Compromiso continuo y creación de equipos.
Resultados del proceso: Colocar al recién contratado con su equipo inmediato.
Entradas de procesos: Cartas de oferta, primeras visitas a la oficina, orientación, formación, etc.
Actividades del proceso: Itinerario de la primera semana, suministro de credenciales de acceso a los sistemas y redes de la empresa, correos electrónicos de bienvenida, sesiones informativas, visitas a la oficina, reuniones de bienvenida, suministro de las herramientas y equipos de trabajo necesarios, controles periódicos, encuestas sobre la experiencia de los nuevos empleados.
Roles de proceso: RRHH y gestores de primera línea.
Ejemplo de documentación de procesos 2:
He aquí un ejemplo de cómo documentar el proceso de adquisición a pago.
Nombre del proceso: Procure-to-Pay.
Límites del proceso: Desde la identificación de una necesidad hasta el pago final de la factura.
Resultados del proceso: Pago a los proveedores por sus bienes y servicios.
Entradas de proceso: Solicitud de compra, selección de proveedores, pedidos de compra, informes de recepción, facturas de proveedores, etc.
Actividades del proceso: Establecimiento de la necesidad de compra, selección de proveedores, emisión de órdenes de compra, recepción de artículos pedidos, verificación de facturas, aprobación de facturas y realización del pago.
Funciones del proceso: Equipo de compras, departamento financiero y de cuentas por pagar, departamento que requiere bienes o servicios.
Otros procesos que podrían beneficiarse de la documentación de procesos son:
- Opiniones de los empleados
- Proceso de enrutamiento de clientes
- Proceso de mantenimiento de los equipos de la empresa
- Proceso de entrega del producto o servicio
- Proceso de facturación
- Proceso contable
¿Por qué es crucial documentar los procesos empresariales?
Toda organización se basa en procesos para funcionar eficazmente. Las actividades empresariales se realizan a través de procesos específicos. Estas tareas distintas se utilizan para mejorar la coherencia en torno a las actividades empresariales. Por lo tanto, los procesos empresariales deben ser transparentes, ágiles y eficaces. Desgraciadamente, muchos miembros del equipo desarrollan procesos empresariales sin determinar cuidadosamente cómo encaja cada proceso en la estructura general de la empresa.
Sin embargo, BPMN ayuda a alinear los procesos empresariales con los objetivos de la empresa. BPMN también ayuda a determinar y precisar las actividades esenciales necesarias para completar cada tarea empresarial. El mapeo de estos pasos puede crear una estructura empresarial más coherente.
Otras ventajas son la posibilidad de hacer lo siguiente:
- Supervise, mida y modifique los procesos según sea necesario.
- Reforzar la productividad de los miembros del equipo coordinando las actividades con mayor precisión y realizando las actualizaciones necesarias.
- Utilizar tecnologías inteligentes para afrontar los retos y los posibles problemas.
- Responder más rápidamente a los cambios en los proyectos.
1. Escala con más flexibilidad
Las empresas contemporáneas deben tener la capacidad de reaccionar al cambio de forma inmediata. Algunos de estos cambios pueden provenir de disruptores innovadores, mientras que en otras ocasiones, los cambios en el mercado han surgido indefinidamente de la pandemia de COVID-19. Independientemente de cómo se haya producido el cambio, las respuestas flexibles son cruciales para conservar la ventaja competitiva.
Por ejemplo, comparemos todas las empresas que ya contaban con un modelo de trabajo a distancia y una huella digital fácil de usar en relación con las empresas que lucharon por trasladar su negocio a la red cuando la pandemia de COVID-19 obligó a cerrar escenarios en todos los países. Sin embargo, los consumidores seguían necesitando hacer compras, pero ahora era más crítico hacer más cosas en línea.
Facilitar la documentación de los procesos da a las empresas la capacidad de hacer frente a estas nuevas demandas. Si tiene una documentación bien definida, puede determinar dónde poner los procesos en espera cuando surja un problema. También puede realizar ajustes rápidamente y volver a poner en marcha los procesos con una interrupción mínima. La documentación de los procesos permite la flexibilidad necesaria para evolucionar a medida que cambian las expectativas del mercado.
2. Identificar las oportunidades de mejora continua.
Las organizaciones siempre deben buscar áreas que se beneficiarían de la mejora. Dormirse en los laureles no es una sabia estrategia empresarial. Aunque es mejor introducir pequeñas mejoras graduales que modificaciones drásticas y aleatorias de arriba abajo que pueden conmocionar a todo el sistema, incluidos los empleados. La información obtenida de la documentación de procesos fomenta la mejora continua.
3. Abordar adecuadamente el cumplimiento
Las industrias están cada vez más reguladas, algunas más que otras, como las finanzas y la sanidad. Sin embargo, siguen apareciendo más normativas. Una empresa que utilice la documentación de procesos puede evitar los riesgos de no cumplir la normativa y evitar costosas multas y sanciones. Dado que cada componente del proceso se describe en detalle, las partes interesadas pueden utilizarlo para garantizar que los flujos de trabajo cumplen la normativa.
Además, un proceso bien documentado ayuda a mejorar la seguridad. Cuando se entienden todos los aspectos de un proceso, se pueden proteger mejor los datos y los recursos físicos.
4. Lograr una visibilidad completa
La documentación de los procesos ofrece una imagen completa de cada paso de su proceso empresarial, lo que facilita su seguimiento. Utilice su diagrama de flujo para hacer un seguimiento del rendimiento.
5. Hacer más cómoda la transferencia de conocimientos empresariales.
A medida que las empresas crecen y se contraen, es vital contar con una transferencia constante de conocimientos empresariales. No es práctico esperar que uno o dos miembros del equipo comprendan procesos específicos. A medida que la plantilla cambia, los empleados se van o se jubilan. La organización debe conservar el conocimiento de la organización para evitar una brecha masiva en las oportunidades de aprendizaje.
Sin embargo, BPMN fomenta la documentación de los procesos, que es exhaustiva y completa. Como resultado, se pueden crear mapas de procesos de cada flujo de trabajo mientras se registra y archiva el conocimiento del negocio para proporcionar acceso al personal actual. Puede utilizar los conocimientos en muchas áreas, como la incorporación de nuevos empleados, la capacitación, la formación del sistema, etc. Además, la retención de conocimientos empresariales ayuda a eliminar las interrupciones que se producen cuando los empleados se marchan.
En conclusión
Al supervisar los procesos, se pueden identificar áreas específicas de mejora, al tiempo que se traza el flujo de actividad general. También es posible minimizar los movimientos innecesarios e identificar y eliminar las tareas duplicadas.
¿Cómo puede ProcessMaker ayudar con la documentación de procesos? ProcessMaker ofrece una plataforma de automatización de procesos de negocio líder en la industria . Puede planificar y documentar todos sus procesos existentes, así como automatizar determinados procesos para aumentar la eficiencia.
