4 Exemples de cartographie des processus
La cartographie des processus joue un rôle important dans la compréhension et l'amélioration des processus d'entreprise. Pour les nouveaux venus, l'étendue de l'application de cette technique peut sembler intimidante. Décortiquons ce concept et examinons quelques exemples de processus d'entreprise courants.
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Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil de gestion qui permet de visualiser le flux de travail au sein d'un processus d'entreprise. Une carte de processus montre les étapes et les personnes impliquées dans un processus d'entreprise avant de l'automatiser.
Il est important de comprendre les différents rôles et fonctions des diagrammes de processus, de la cartographie des processus et de la modélisation des processus. La création d'un diagramme de processus est la première étape de la création d'un modèle de processus commercial. Il s'agit d'une simple représentation d'un processus qui se contente d'énumérer les tâches dans un ordre séquentiel.
Le schéma de processus est la deuxième étape de la création d'un modèle de processus. La carte comprend un niveau de détail plus élevé, énumérant des éléments tels que les employés impliqués et les événements. Un modèle de processus d'entreprise est une représentation visuelle complète de tous les aspects d'un processus.
Types de cartes de processus
Une étape importante de la cartographie des processus consiste à choisir le type de carte que vous souhaitez utiliser. Il en existe de nombreux, mais vous devez en choisir un qui corresponde à vos objectifs. Les types de cartes de processus les plus courants sont les suivants
- Les organigrammes. Les organigrammes sont des cartes qui montrent les étapes d'un processus, y compris ses entrées et ses sorties. Trois types d'organigrammes sont largement utilisés. Les organigrammes descendants montrent les étapes d'un processus en un seul flux. Les organigrammes de déploiement identifient les personnes qui exécutent chaque tâche. Les organigrammes détaillés développent ces deux types d'organigrammes et présentent un niveau de détail beaucoup plus élevé.
- Diagramme de flux de données. Comme les organigrammes, il se concentre sur le flux de données à travers un système.
- Diagrammes des couloirs de navigation. Les diagrammes en couloir, également appelés diagrammes interfonctionnels, montrent qui fait quoi. Les activités sont séparées en couloirs en fonction de la personne responsable de chaque tâche. Ces diagrammes sont utiles à des fins de gestion et d'automatisation du flux de travail.
- Cartographie de la chaîne de valeur. Ces cartes montrent les étapes nécessaires à la livraison d'un produit ou d'un service aux utilisateurs finaux. La cartographie de la chaîne de valeur est utile pour identifier les gaspillages et planifier les projets futurs.
Exemples de cartographie des processus
Bureau de service
De nombreuses organisations ont automatisé une partie des flux de travail de leur service d'assistance afin d'économiser de l'argent et de fournir un service efficace. Les flux de travail doivent acheminer les demandes vers les parties appropriées et fournir un moyen de hiérarchiser les demandes à l'aide d'outils automatisés.
Un processus de service desk commence au niveau de l'utilisateur par une demande. La demande passe ensuite à l'étape suivante où elle est évaluée en vue d'une résolution immédiate ou d'une escalade. Une fois la solution trouvée, l'utilisateur en est informé et la demande est finalisée et clôturée.
Recrutement
Le recrutement a toujours été une tâche longue et fastidieuse pour les RH. Les recruteurs se tournent de plus en plus vers des solutions d'automatisation comme l'automatisation des processus robotisés (RPA) pour trier les candidatures et les classer dans différentes catégories en fonction de leurs qualifications.
La première étape d'un flux de travail pourrait être l'envoi d'un CV par un candidat. À partir de là, la solution RPA examine et note le candidat et décide si un entretien doit être programmé. Le candidat est alors notifié, un entretien est organisé, une décision est prise et une offre est faite.
Marchés publics
Les processus de passation de marchés peuvent être complexes. Les soumissions et les approbations manuelles peuvent entraîner des retards importants et un manque de visibilité.
Un processus d'achat commence lorsqu'une demande est envoyée au service des achats. À partir de là, le service d'achat recherche des fournisseurs, demande des devis et sélectionne un fournisseur. Une fois que le fournisseur et les conditions sont convenus, une demande d'achat est soumise pour approbation.
En cas d'approbation, un bon de commande est envoyé au vendeur. Le vendeur envoie une facture suivie des biens pour les services. Le processus est terminé lorsque le paiement est effectué. En cas de refus, le demandeur reçoit un motif.
Embarquement des clients
Il est essentiel de fournir une bonne expérience d'embarquement pour fidéliser les clients. Les processus d'embarquement sont de plus en plus complexes en raison du nombre croissant de points de contact avec les clients. Cela est particulièrement vrai dans les secteurs très réglementés comme la banque.
Lescartes des processus d'embarquement des clients auront un aspect différent selon l'organisation et le secteur d'activité. Une carte d'un processus d'intégration simple peut commencer par un courriel d'un client potentiel. Un répondeur automatique lui répond avec des informations de base. Un représentant assure ensuite un suivi pour discuter de la demande plus en détail.
Si le client convient, le représentant fixe un rendez-vous. Les conditions sont négociées, le client signe un contrat et verse un acompte. Les documents requis sont rassemblés et les travaux commencent.
Cartographie des meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise
Lorsque vous préparez votre carte de processus, n'oubliez pas de le faire :
- Rester simple. L'objectif de la cartographie des processus est d'apporter de la visibilité et de la compréhension. La carte doit être facile à suivre et à comprendre par n'importe quel membre de votre organisation.
- Définissez vos objectifs. Mettez par écrit ce que vous espérez obtenir. Voulez-vous améliorer la qualité ? Réduire les coûts ?
- Viser la qualité. Les diagrammes de processus n'ont pas besoin d'être parfaits, mais seulement utilisables.
- Établissez une cartographie complète de vos processus avant de les améliorer. Comprendre les tenants et les aboutissants de votre processus "tel quel" avant de mettre en œuvre des changements.
Comment la cartographie des processus génère-t-elle l'hyper-productivité ?
La cartographie des processus joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la productivité au sein des organisations. En décrivant et en analysant visuellement les flux de travail, elle permet de comprendre clairement comment les tâches et les activités sont exécutées. Cette transparence permet d'identifier les goulets d'étranglement, les redondances et les inefficacités, qui peuvent alors être rationalisés ou éliminés. La cartographie des processus facilite également la normalisation, en veillant à ce que les meilleures pratiques soient suivies de manière cohérente. En conséquence, les équipes travaillent de manière plus cohérente, la prise de décision est davantage axée sur les données et la productivité monte en flèche.
La cartographie des processus est un outil de gestion efficace offert par les plateformes d'automatisation qui aide les parties prenantes à comprendre et à améliorer les processus d'affaires. Créez facilement des cartes de processus comme les exemples ci-dessus pour vos processus d'affaires avec le logiciel de gestion des processus d'affaires (BPM) à code bas de ProcessMaker.
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