4 Ejemplos de mapeo de procesos

El mapeo de procesos desempeña un papel importante en la comprensión y mejora de los procesos empresariales. Para los recién llegados, el alcance de la aplicación de esta técnica puede parecer desalentador. Desglosemos este concepto y veamos algunos ejemplos de procesos empresariales comunes.

¿Quiere que el mapeo de procesos sea aún más fácil? Consulte nuestro webinar. Con la función de texto a proceso, puede crear un mapa de procesos en cuestión de segundos simplemente describiéndolo con lenguaje natural.

Ya no tiene que preocuparse por la curva de aprendizaje. La función de texto a proceso no requiere ninguna experiencia técnica. Entre en una nueva era de hiperautomatización, automatización de procesos empresariales y automatización inteligente, y transforme su flujo de trabajo y su productividad.

Pruébelo usted mismo con nuestra prueba gratuita.

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapa de procesos es una herramienta de gestión que visualiza el flujo de trabajo dentro de un proceso empresarial. Un mapa de procesos muestra los pasos y las personas que intervienen en un proceso empresarial antes de automatizarlo.

Es importante comprender los diferentes papeles y funciones de los diagramas de procesos, el mapeo de procesos y el modelado de procesos. La creación de un diagrama de proceso es el primer paso para crear un modelo de proceso comercial. Es una simple representación de un proceso que simplemente enumera las tareas en orden secuencial.

Un mapa de procesos es el segundo paso en la creación de un modelo de procesos. El mapa incluye un mayor nivel de detalle, enumerando aspectos como los empleados implicados y los eventos. Un modelo de procesos de negocio es una representación visual completa de todos los aspectos de un proceso.

Tipos de mapas de proceso

Un paso importante en la elaboración de un mapa de procesos es elegir el tipo de mapa que desea utilizar. Hay muchos entre los que elegir, pero deberá escoger uno que se ajuste a sus objetivos. Algunos tipos habituales de mapas de procesos son:

• Diagramas de flujo. Los diagramas de flujo son mapas que muestran los pasos de un proceso, incluidas sus entradas y salidas. Existen tres tipos de diagramas de flujo muy utilizados. Los diagramas de flujo descendentes muestran los pasos de un proceso en un único flujo. Los diagramas de flujo desplegables identifican quién realiza cada tarea. Los diagramas de flujo detallados amplían ambos y muestran un nivel de detalle mucho mayor.
• Diagrama de flujo de datos. Como los diagramas de flujo, pero centrados en el flujo de datos a través de un sistema.
• Diagramas Swimlane. Los mapas de carriles de natación, también llamados mapas interfuncionales, muestran quién hace qué. Las actividades se separan en carriles en función de quién es responsable de cada tarea. Estos diagramas son útiles para la gestión y la automatización del flujo de trabajo.
• Mapas de flujo de valor. Estos mapas muestran los pasos necesarios para entregar un producto o servicio a los usuarios finales. Los mapas de flujo de valor son útiles para identificar residuos y planificar proyectos futuros.

Ejemplos de mapeo de procesos

Servicio de atención al cliente

Muchas organizaciones han automatizado parte de los flujos de trabajo de su servicio de atención al cliente para ahorrar dinero y ofrecer un servicio eficaz. Los flujos de trabajo deben dirigir las solicitudes a las partes adecuadas y proporcionar un medio para priorizar las solicitudes con herramientas automatizadas.

Un proceso de Service Desk comienza a nivel de usuario con un envío. A partir de ahí, la solicitud pasa al siguiente paso, en el que se evalúa para su resolución inmediata o su escalado. Una vez resuelta, se notifica al usuario y se finaliza y cierra la solicitud. 

Reclutamiento

El reclutamiento ha sido tradicionalmente una tarea de recursos humanos tediosa y que consume mucho tiempo. Los reclutadores recurren cada vez más a soluciones de automatización como la automatización de procesos robóticos (RPA) para clasificar las solicitudes de los candidatos y colocarlos en diferentes categorías según sus calificaciones.

El primer paso en un flujo de trabajo podría ser cuando un candidato envía un currículum. A partir de ahí, la solución de RPA revisa y puntúa al candidato y decide si debe programarse una entrevista. A continuación, se notifica al candidato, se realiza una entrevista, se toma una decisión y se hace una oferta.

Adquisiciones

Los flujos de trabajo de los procesos de adquisición pueden ser complejos. Las presentaciones y aprobaciones manuales pueden provocar retrasos significativos y falta de visibilidad.

El flujo de trabajo de adquisición comienza cuando se envía una solicitud al departamento de compras. Desde allí, el departamento de adquisiciones investigará a los proveedores, solicitará cotizaciones y seleccionará un proveedor. Una vez que se acuerdan el proveedor y las condiciones, se presenta una solicitud de compra para su aprobación.

Si se aprueba, se envía una orden de compra al proveedor. El proveedor envía una factura seguida de las mercancías por los servicios. El proceso se completa cuando se efectúa el pago. Si se deniega, se da una razón al solicitante.

Cliente a bordo

Proporcionar una buena experiencia de a bordo es vital para la retención de los clientes. Los procesos de incorporación han crecido en complejidad debido a un mayor número de puntos de contacto con los clientes. Esto es especialmente cierto en industrias altamente reguladas como la banca.

Los mapas de los procesos de incorporación de los clientes se verán diferentes dependiendo de la organización y la industria. Un mapa de un proceso de incorporación simple puede comenzar con un correo electrónico de un cliente potencial. Un autocontestador responde con información básica. Luego un representante hace un seguimiento para discutir la solicitud con más detalle.

Si el cliente encaja, el representante concierta una cita. Se negocian las condiciones, el cliente firma un contrato y deja un depósito. Se recogen los documentos necesarios y comienza el trabajo.

Mapeo de los procesos empresariales de las mejores prácticas

Cuando prepares tu mapa de procesos, recuerda:

• Que sea sencillo. El objetivo del mapa de procesos es proporcionar visibilidad y comprensión. El mapa debe ser fácil de seguir y de entender para cualquier persona de la organización.
• Defina sus objetivos. Escriba lo que espera conseguir. ¿Quiere mejorar la calidad? ¿Reducir costes?
• El objetivo es bueno. Los mapas de procesos no tienen por qué ser perfectos, sólo útiles.
• Haga un mapa completo de sus procesos antes de mejorarlos. Comprenda los entresijos de su proceso "tal cual" antes de introducir cambios.

Cómo genera la hiperproductividad el mapeo de procesos

El mapeo de procesos desempeña un papel fundamental a la hora de impulsar la hiperproductividad en las organizaciones. Al representar y analizar visualmente los flujos de trabajo, permite comprender claramente cómo se llevan a cabo las tareas y actividades. Esta transparencia permite identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, que pueden racionalizarse o eliminarse. El mapeo de procesos también facilita la normalización, garantizando que se sigan sistemáticamente las mejores prácticas. Como resultado, los equipos trabajan más cohesionados, la toma de decisiones se basa más en los datos y la productividad se dispara.

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión eficaz ofrecida por las plataformas de automatización que ayuda a las partes interesadas a comprender y mejorar los procesos de negocio. Cree fácilmente mapas de procesos como los ejemplos anteriores para sus procesos empresariales con el software de gestión de procesos empresariales (BPM) de código bajo de ProcessMaker.

Chatee con nuestro equipo para saber cómo el mapeo de procesos y la automatización inteligente de procesos pueden transformar su forma de trabajar y aumentar la eficiencia.