Prozessmapping spielt eine wichtige Rolle beim Verständnis und der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Für Neulinge kann der Umfang der Anwendung dieser Technik entmutigend erscheinen. Wir wollen das Konzept aufschlüsseln und uns einige Beispiele für gängige Geschäftsprozesse ansehen.
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Was ist Process Mapping?
Die Prozesslandkarte ist ein Managementinstrument, das den Arbeitsfluss innerhalb eines Geschäftsprozesses visualisiert. Eine Prozesslandkarte zeigt die Schritte und Personen, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, bevor dieser automatisiert wird.
Es ist wichtig, die verschiedenen Rollen und Funktionen von Prozessdiagrammen, Prozessmapping und Prozessmodellierung zu verstehen. Die Erstellung eines Prozessdiagramms ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Geschäftsprozessmodells. Es ist eine einfache Darstellung eines Prozesses, die lediglich die Aufgaben in sequenzieller Reihenfolge auflistet.
Eine Prozesslandkarte ist der zweite Schritt bei der Erstellung eines Prozessmodells. Sie enthält einen höheren Detaillierungsgrad und listet z. B. die beteiligten Mitarbeiter und Ereignisse auf. Ein Geschäftsprozessmodell ist eine vollständige visuelle Darstellung aller Aspekte eines Prozesses.
Arten von Prozesslandkarten
Ein wichtiger Schritt beim Prozessmapping ist die Wahl der Art der Karte, die Sie verwenden möchten. Es gibt viele Möglichkeiten, aber Sie sollten sich für eine entscheiden, die Ihren Zielen entspricht. Einige gängige Arten von Prozesslandkarten sind:
- Flussdiagramme. Flussdiagramme sind Karten, die die Schritte eines Prozesses einschließlich seiner Eingänge und Ausgänge darstellen. Es gibt drei Arten von Flussdiagrammen, die häufig verwendet werden. Top-down-Flussdiagramme zeigen die Schritte eines Prozesses in einem einzigen Fluss. In Einsatzablaufdiagrammen wird angegeben, wer die einzelnen Aufgaben ausführt. Detaillierte Flussdiagramme gehen über beide hinaus und zeigen einen viel höheren Detaillierungsgrad.
- Datenflussdiagramm. Wie Flussdiagramme, aber mit Schwerpunkt auf dem Datenfluss durch ein System.
- Swimlane-Diagramme. Swimlane-Diagramme, auch funktionsübergreifende Diagramme genannt, zeigen, wer was tut. Die Aktivitäten werden in Bahnen unterteilt, je nachdem, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist. Diese Diagramme sind nützlich für Managementzwecke und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
- Wertstrom-Kartierung. Diese Karten zeigen die Schritte, die erforderlich sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Endverbraucher zu liefern. Die Wertstromanalyse ist nützlich, um z. B. Verschwendung zu erkennen und zukünftige Projekte zu planen.
Beispiele für Prozessmapping
Service Desk
Viele Unternehmen haben einen Teil ihrer Service-Desk-Workflows automatisiert, um Geld zu sparen und einen effizienten Service zu bieten. Workflows müssen Anfragen an die richtigen Stellen weiterleiten und eine Möglichkeit bieten, Anfragen mit automatisierten Tools nach Prioritäten zu ordnen.
Ein Service-Desk-Prozess beginnt auf der Benutzerebene mit einer Eingabe. Von dort aus wird die Anfrage zum nächsten Schritt weitergeleitet, wo sie zur sofortigen Lösung oder Eskalation bewertet wird. Nach der Lösung wird der Benutzer benachrichtigt, und die Anfrage wird abgeschlossen und beendet.
Rekrutierung
Die Personalbeschaffung ist traditionell eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe der Personalabteilung. Personalverantwortliche setzen zunehmend auf Automatisierungslösungen wie Robotic Process Automation (RPA), um Bewerbungen zu sortieren und sie je nach Qualifikation in verschiedene Kategorien einzuordnen.
Der erste Schritt in einem Workflow könnte sein, dass ein Bewerber einen Lebenslauf einreicht. Danach prüft und bewertet die RPA-Lösung den Bewerber und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch anberaumt werden sollte. Der Kandidat wird dann benachrichtigt, ein Vorstellungsgespräch wird geführt, eine Entscheidung wird getroffen und ein Angebot wird unterbreitet.
Beschaffung
Die Arbeitsabläufe im Beschaffungswesen können sehr komplex sein. Manuelle Einreichungen und Genehmigungen können zu erheblichen Verzögerungen und einem Mangel an Transparenz führen.
Ein Beschaffungsworkflow beginnt, wenn eine Anfrage an die Einkaufsabteilung gesendet wird. Von dort aus prüft die Beschaffungsabteilung die Anbieter, fordert Angebote an und wählt einen Anbieter aus. Sobald man sich auf einen Lieferanten und die Bedingungen geeinigt hat, wird eine Bestellanforderung zur Genehmigung eingereicht.
Bei Genehmigung wird eine Bestellung an den Lieferanten gesendet. Der Lieferant schickt eine Rechnung, gefolgt von den Waren für die Dienstleistungen. Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn die Zahlung erfolgt ist. Wird die Bestellung abgelehnt, erhält der Antragsteller eine Begründung.
Kunden-Onboarding
Ein gutes Onboarding-Erlebnis ist entscheidend für die Kundenbindung. Onboarding-Prozesse sind aufgrund einer größeren Anzahl von Kundenkontaktpunkten immer komplexer geworden. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Branchen wie das Bankwesen.
Karten von Kundeneinführungsprozessen sehen je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich aus. Eine Karte eines einfachen Onboarding-Prozesses kann mit einer E-Mail eines potenziellen Kunden beginnen. Ein Autoresponder antwortet mit grundlegenden Informationen. Ein Mitarbeiter setzt sich dann mit dem Kunden in Verbindung, um die Anfrage im Detail zu besprechen.
Wenn der Kunde gut passt, vereinbart der Vertreter einen Termin. Die Bedingungen werden ausgehandelt, der Kunde unterzeichnet einen Vertrag und hinterlässt eine Anzahlung. Die erforderlichen Unterlagen werden gesammelt, und die Arbeit beginnt.
Best Practices für die Abbildung von Geschäftsprozessen
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarte an Folgendes:
- Halten Sie es einfach. Das Ziel der Prozessabbildung ist es, Transparenz und Verständnis zu schaffen. Die Abbildung sollte für jeden in Ihrer Organisation leicht nachvollziehbar und verständlich sein.
- Definieren Sie Ihre Ziele. Schreiben Sie auf, was Sie erreichen wollen. Wollen Sie die Qualität verbessern? Die Kosten senken?
- Streben Sie nach Gutem. Prozesslandkarten müssen nicht perfekt sein, nur brauchbar.
- Stellen Sie Ihre Prozesse vollständig dar, bevor Sie sie verbessern. Machen Sie sich mit den Besonderheiten Ihres Ist-Prozesses vertraut, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Wie erzeugt Prozessmapping Hyper-Produktivität?
Prozessmapping spielt eine zentrale Rolle bei der Steigerung der Hyperproduktivität in Unternehmen. Durch die visuelle Darstellung und Analyse von Arbeitsabläufen wird ein klares Verständnis dafür geschaffen, wie Aufgaben und Aktivitäten ausgeführt werden. Diese Transparenz ermöglicht die Identifizierung von Engpässen, Redundanzen und Ineffizienzen, die dann gestrafft oder beseitigt werden können. Die Prozessabbildung erleichtert auch die Standardisierung und stellt sicher, dass bewährte Verfahren konsequent befolgt werden. Infolgedessen arbeiten die Teams kohärenter zusammen, die Entscheidungsfindung wird datengestützt und die Produktivität nimmt zu.
Prozessmapping ist ein effektives Managementwerkzeug, das von Automatisierungsplattformen angeboten wird und den Beteiligten hilft, Geschäftsprozesse zu verstehen und zu verbessern. Erstellen Sie mit der Low-Code Business Process Management (BPM) Software von ProcessMaker ganz einfach Prozesslandkarten wie die oben genannten Beispiele für Ihre Geschäftsprozesse.
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