Utilisation de la modélisation et des outils des processus d'entreprise

Les grandes organisations améliorent continuellement leurs processus au fil du temps, en s'efforçant de les rendre aussi efficaces et rentables que possible. La modélisation des processus d'entreprise est un outil que les organisations utilisent pour évaluer leurs processus actuels. Elle permet au créateur de visualiser un processus plus efficace. Dans cet article, nous expliquons comment les techniques de modélisation des processus d'entreprise vous permettent d'améliorer les performances de votre entreprise.

Qu'est-ce que la modélisation des processus d'entreprise ?

La modélisation des processus métier est une technique qui consiste à créer une représentation visuelle d'un processus métier. Pour ce faire, on utilise généralement des outils de modélisation des processus métier, tels que les organigrammes et la notation universelle des processus de modélisation métier (également connue sous le nom de BPMN).

Ensuite, la modélisation des processus commerciaux est utilisée pour identifier les améliorations des processus commerciaux ou des flux de travail d'une organisation. Pour ce faire, elle met en correspondance deux itérations différentes d'un processus donné. La première est le processus tel qu'il existe actuellement sans qu'aucun changement ne soit apporté. La seconde est ce que sera le processus une fois que les améliorations auront été apportées.

Il est possible d'esquisser manuellement les étapes d'un processus. Cette méthode est toutefois beaucoup plus longue et moins efficace que l'utilisation d'une solution d'automatisation comme logiciel de modélisation des processus d'entreprise. Grâce au logiciel, les organisations peuvent facilement créer et exécuter un modèle de processus pour identifier les domaines à améliorer.

Comme il est écrit dans un précédent billet de blog, les techniques de cartographie des processus d'entrepriseOn ne peut pas gérer ce que l'on ne mesure pas".

Modélisation des processus d'entreprise vs cartographie des processus d'entreprise

Les termes "modélisation des processus d'entreprise" et la cartographie des processus d'entreprise sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que les techniques soient similaires, il existe une différence. La modélisation des processus commerciaux est généralement utilisée pour définir les processus de bas niveau. En d'autres termes, le but du diagramme est de fournir un aperçu assez général du fonctionnement d'un processus.

La cartographie des processus d'entreprise peut cependant être utilisée pour créer des diagrammes à la fois larges et très détaillés. Lorsque les cartes sont détaillées, leur but est de fournir des procédures opérationnelles pour guider les parties prenantes dans l'accomplissement efficace d'un processus. Notez que la modélisation et la cartographie des processus d'entreprise sont toutes deux utilisées dans le cadre d'une initiative plus large telle que la gestion des processus d'entreprise.

Les avantages de la modélisation des processus d'entreprise

La modélisation des processus commerciaux est une technique très efficace qui offre aux organisations un large éventail d'avantages. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Identifie les domaines à améliorer. L'utilisation principale de la modélisation des processus d'entreprise est de fournir aux parties prenantes une meilleure compréhension de la façon dont un processus fonctionne en vue de mettre en œuvre des améliorations.
• Transparence. Un modèle de processus commercial montre comment les tâches sont censées être exécutées, qui en est responsable et comment un processus contribue à la réalisation d'un objectif commercial. Il joue un rôle important dans l'accroissement de la confiance et de la responsabilité au sein d'une organisation.
• Agilité et flexibilité. Les objectifs et les stratégies des entreprises peuvent changer en un instant (pensez à COVID-19). Grâce à la modélisation des processus d'entreprise, les parties prenantes peuvent immédiatement identifier et mettre en œuvre des améliorations conformes aux nouveaux objectifs.
• Normalisation entre les départements. De nombreux processus dans une organisation, en particulier dans les grandes entreprises, comportent des étapes et des tâches similaires. Par exemple, les demandes de commande sont souvent soumises au niveau de l'unité plutôt qu'au niveau de l'entreprise. En utilisant des modèles de processus, les parties prenantes peuvent identifier les meilleures pratiques dans les différentes unités afin de mettre en œuvre des procédures efficaces dans toute l'organisation.

Prenons cet exemple d'organisation :

"... lors de l'examen d'un organigramme de processus d'entreprise, l'équipe de direction d'une entreprise peut reconnaître que les départements qui offrent des programmes d'incitation, comme l'employé de la semaine, sont plus productifs que ceux qui n'en offrent pas. En conséquence, ils peuvent choisir d'offrir des incitations aux employés à l'échelle de l'entreprise".

La compréhension, la rationalisation et l'automatisation des processus permettent de rendre les entreprises plus efficaces et plus rentables. Grâce à l'utilisation de la cartographie des processus, les informations sont facilement disponibles pour la prise de décisions importantes. En représentant graphiquement les flux de travail, l'organisation gagne en transparence dans les différents flux de travail dans l'ensemble de l'entreprise. Le fait d'avoir ces informations à portée de main crée une base solide pour l'agilité des entreprises et accélère les efforts de mise sur le marché de nouveaux produits et services.  

Éléments de modélisation

Les entreprises utilisent un ensemble normalisé d'éléments fournis par la notation de modélisation des processus d'entreprise pour modéliser les processus. Comme BPM.com Noté dans un livre blanc de 2016, il existe quatre types d'éléments de base :

• ÉvénementsLes données sont indiquées par des cercles. Ceux-ci peuvent inclure les points de départ et d'arrivée d'une activité.
• ActivitésLes documents de sortie sont des documents qui se présentent sous la forme de rectangles et qui comportent plusieurs étapes, comme des formulaires et des documents de sortie.
• Passerellesidentifiable par des diamants. Ceux-ci indiquent les différents chemins qu'une activité peut emprunter.
• Flux séquentielsLes points de repère sont des flèches (pleines, pointillées, etc.).

Outils de modélisation des processus d'entreprise

Il existe de nombreux outils de modélisation des processus commerciaux qui peuvent être utilisés pour améliorer les flux de travail, les rendant plus efficaces et plus rentables.

Diagrammes du SIPOC

A Schéma du SIPOC est un outil utilisé dans la méthodologie Six Sigma. SIPOC est un acronyme qui aide les parties prenantes à identifier les éléments clés d'un projet d'amélioration de processus. Ces éléments sont les fournisseurs, les intrants, le processus en cours d'amélioration, les résultats et les clients qui reçoivent les résultats.

Modèle de processus d'entreprise et notation (BPMN)

Diagrammes BPMN sont des outils de modélisation des processus d'entreprise qui ont été développés par la Business Process Management Initiative (BPMI). La technique est similaire aux diagrammes UML et constitue une méthode standardisée pour créer des organigrammes - un diagramme étape par étape d'un processus. Ainsi, lors de la création d'un modèle de processus, vous utilisez les éléments spécifiés dans le cadre de la méthodologie BPMN.

Diagrammes en langage de modélisation unifié (UML)

UML est un langage de modélisation du développement qui est utilisé pour fournir une manière standardisée de représenter visuellement un système. Les diagrammes comprennent les acteurs, les actions, les rôles et les classes d'un système et aident à mieux comprendre ou à documenter un système. L'UML a été créé en 1994 et sa popularité croissante a conduit à sa publication en tant que norme ISO approuvée en 2005.

Cartographie de la chaîne de valeur

Cartographie de la chaîne de valeur est un outil de modélisation des processus commerciaux utilisé pour analyser l'état actuel et futur d'un processus. Ces cartes montrent toutes les étapes critiques ainsi que le flux de matériaux et d'informations à travers un processus.

Modèle d'OPI

Une introduction en bourse, ou modèle d'entrées-processus-sortiesest un graphique fonctionnel qui identifie les entrées, les sorties et les processus nécessaires. Les intrants sont les informations ou les matériaux qui sont introduits dans un processus d'entreprise. Cela déclenche les tâches qui sont nécessaires pour produire les résultats qui sont l'objectif d'un processus de gestion.

Graphiques de Gantt

Graphiques de Gantt sont des diagrammes simplistes qui fournissent une visualisation du temps global nécessaire pour mener à bien une tâche ou un processus. Plus précisément, les diagrammes de Gantt peuvent montrer les heures/dates de début et de fin d'un processus, les tâches requises et le temps nécessaire à chacune d'entre elles.

Modélisation des améliorations de processus

Comme le montrent les différents outils de modélisation des processus dont nous avons parlé dans la dernière section, il existe différentes façons d'utiliser la méthode. Il existe cependant quelques étapes générales qui sont utilisées lorsque l'objectif est d'améliorer un processus. Il s'agit notamment des étapes suivantes

• Création d'un modèle du processus existant. Cela peut se faire en utilisant l'un des outils de modélisation des processus d'entreprise évoqués ci-dessus ou l'une des quelque douze autres techniques couramment utilisées.
• Identifier les domaines à améliorer. Les modèles de processus mettent en évidence les goulets d'étranglement et les inefficacités des flux de travail existants. Examinez comment ces questions peuvent être améliorées et évaluez le fonctionnement du processus du point de vue de l'efficacité et des coûts.
• Création du nouveau processus amélioré. Armé des connaissances acquises en modélisant le processus existant, mettez en œuvre les changements. Notez qu'avec un logiciel de modélisation des processus d'entreprise, vous pouvez tester le nouveau processus avant de le lancer en temps réel.

Caractéristiques du logiciel BPM

Nous avons mentionné plus haut que la modélisation des processus d'entreprise n'est pas une méthode autonome. Elle est plutôt utilisée dans le cadre d'une initiative plus large comme la gestion des processus d'entreprise (BPM). En tant que tel, un modélisateur de processus est une caractéristique essentielle d'une Solution logicielle BPM.

Un modeleur de processus permet aux utilisateurs de concevoir des processus commerciaux à l'aide d'une fonction de glisser-déposer intuitive et facile à utiliser. Les utilisateurs peuvent glisser et déposer des tâches ainsi que des points de décision directement sur le canevas de modélisation. Des éléments supplémentaires tels que des formulaires, des utilisateurs et des connecteurs de données peuvent également être ajoutés. Il est également important que les utilisateurs puissent tester la conception de leurs nouveaux processus. Ceci est réalisé grâce à un moteur de validation de processus. Les moteurs de validation des processus permettent aux utilisateurs de tester leurs nouvelles conceptions de processus pour s'assurer qu'elles fonctionnent avant le déploiement.

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