Utilisation de l'automatisation intelligente dans le processus de passation de marchés

Katherine Manning 15 décembre 2020 Automatisation

processus de passation de marchés

Traditionnellement, la passation des marchés était considérée comme une fonction du back-office, mais ce domaine devient rapidement une mine d'or d'opportunités pour l'automatisation intelligente. En fait, de nombreuses organisations développent la passation de marchés en jouant le rôle de partenaire stratégique pour réaliser des économies, améliorer l'efficacité et la résilience du marché et atteindre des objectifs commerciaux. En outre, l'automatisation intelligente peut favoriser cette transformation particulière.

Invariablement, les responsables des achats ont été confrontés à leurs nouveaux rôles élargis par rapport à leurs rôles traditionnels. Par exemple, de nombreuses tâches sont encore gérées manuellement à l'aide de tableurs et même d'outils papier et d'une forte interaction humaine. Malheureusement, les tâches manuelles, qui prennent beaucoup de temps, ne font que ralentir le processus tout en diminuant le rendement de l'efficacité et de la productivité. 

Dans le passé, la passation de marchés était une fonction de back-office difficile à automatiser car de nombreux processus nécessitaient de multiples systèmes et intervenants - par exemple, l'acquisition de nouveaux produits de marketing nécessitait des processus de plusieurs départements, à commencer par l'identification de la nécessité de rechercher et de sélectionner les bons fournisseurs pour créer le bon de commande jusqu'à la gestion du processus de livraison et le suivi de tous les paiements. Il n'est pas étonnant que les goulets d'étranglement soient devenus monnaie courante.

Toutefois, l'automatisation intelligente peut améliorer à la fois l'efficacité et la précision tout en contribuant à réduire les coûts d'approvisionnement. De plus, l'automatisation intelligente peut aider à fournir des informations stratégiques qui permettent de meilleurs partenariats commerciaux. Selon Kearney ConsultingLes achats opérationnels seront entièrement automatisés grâce à une automatisation intelligente.

Il ne fait aucun doute que la passation de marchés devrait être axée sur l'amélioration de la rapidité des processus d'entreprise, de sorte que les employés aient plus de temps à consacrer à des projets à plus forte valeur ajoutée. C'est là que l'on peut trouver une grande partie de la valeur de l'automatisation intelligente, en réduisant considérablement le nombre de tâches et de processus répétitifs sources d'erreurs. 

Alors comment appliquer efficacement une automatisation intelligente au processus de passation de marchés ? Lisez la suite pour en savoir plus.

Principaux domaines d'intérêt pour l'automatisation du processus de passation des marchés

Nous pouvons analyser une chaîne de processus d'approvisionnement de base et déterminer où l'automatisation intelligente peut avoir l'impact le plus pertinent. L'essentiel est de mettre en lumière les zones d'opportunité de l'automatisation intelligente. Où peut-on trouver un potentiel d'automatisation ? 

  1. Les processus présentant le plus grand potentiel d'économies devraient être la priorité absolue sur la liste des automatismes intelligents.
  2. Les processus qui démontrent que les avantages peuvent l'emporter sur les coûts devraient également être inscrits sur la liste des possibilités d'automatisation intelligente.
  3. Des processus qu'il serait facile d'automatiser.
  4. Les processus qui seraient difficiles et trop coûteux à automatiser devraient être exclus de la liste des priorités de l'automatisation intelligente.

En gardant ce qui précède à l'esprit, examinons plus en détail le processus de demande d'achat, qui comporte souvent de nombreux obstacles, notamment le fait de travailler avec des systèmes obsolètes et des processus manuels sujets aux erreurs. Dans le cadre de la demande d'achat, les employés doivent manipuler les données relatives aux demandes de propositions, aux appels d'offres, aux commandes, aux accords, aux courriers électroniques, etc. Considérez tous ces types de données comme non structurés et structurés. Imaginez la perte de productivité et les économies réalisées grâce au traitement manuel des données. Que se passe-t-il lorsque des données vitales sont perdues, mal calculées ou mal interprétées ?

Ensuite, il y a une hiérarchie d'approbation très compliquée. Toute erreur peut entraîner des retards, des goulots d'étranglement, de longs délais d'exécution et une mauvaise expérience générale pour le client, l'équipe d'achat, les fournisseurs et les parties prenantes.

En outre, les systèmes existants peuvent ajouter à la myriade de problèmes par le biais de silos, d'un manque de visibilité, d'un stockage de données inefficace et de la masse de dossiers papier qui rendent tout compliqué et lourd à gérer. Les anciens systèmes ne sont pas non plus équipés pour faire face à des cyberattaques sophistiquées ou à des activités frauduleuses. En outre, les systèmes existants ne permettent pas d'effectuer des analyses approfondies.

Comment l'automatisation intelligente va-t-elle aider le processus de passation des marchés ?

Image via CodelessPlatforms.com

Pour devenir une organisation sérieuse de passation de marchés numériques, il faut automatiser intelligemment les tâches répétitives et fournir aux parties prenantes des informations et des analyses en temps réel via des outils en ligne conviviaux. L'automatisation intelligente peut fournir des données pour améliorer la prise de décision et les processus commerciaux quotidiens. En outre, l'automatisation intelligente peut fournir une plateforme pour améliorer la collaboration entre les acheteurs et les fournisseurs.

L'automatisation intelligente utilise l'intelligence artificielle (IA) pour résoudre des problèmes complexes, même lorsque de grandes quantités de données sont concernées. Parmi les domaines dans lesquels l'automatisation intelligente peut aider le processus de passation de marchés, citons 

  • Meilleure prise de décision grâce à des informations sur les données et des analyses en temps réel.
  • Utiliser les données pour identifier de nouvelles opportunités.
  • Rationaliser les processus et les opérations d'achat, même avec une main-d'œuvre dispersée et éloignée.
  • Automatisation des tâches manuelles et mensuelles qui prennent beaucoup de temps.
  • Redonnez du temps aux employés en automatisant les tâches de routine afin qu'ils puissent se concentrer sur les efforts qui favorisent la rentabilité.
  • Saisir les sources de données pertinentes.
  • Améliorer les relations avec les vendeurs.
  • Accélérer les temps de cycle.
  • Aider à répondre plus rapidement aux demandes des clients.
  • Utiliser les données pour gérer plus efficacement les relations avec les fournisseurs.

Où pouvez-vous utiliser l'automatisation intelligente dans le processus de passation de marchés ?

Il existe de nombreuses possibilités de déployer une automatisation intelligente dans le domaine des achats ; l'un de ces domaines est la classification des dépenses. L'automatisation des factures peut contribuer à faciliter la classification des dépenses dans différentes catégories et sous-catégories telles que les différentes catégories de conditionnement. 

Un autre domaine serait la classification des fournisseurs afin de garantir tous les processus de passation de marchés et de s'aligner sur le bon fournisseur. En outre, l'automatisation intelligente peut être appliquée à tout processus manuel, répétitif et fondé sur des règles. Selon AccentureIl existe des éléments spécifiques pour la création d'un environnement numérique pour les marchés publics. Passez à la section suivante pour les découvrir.

Cinq éléments qui mènent au succès des marchés publics numériques

Lorsque vous disposez d'un environnement d'achat numérique, vous pouvez réaliser des améliorations fulgurantes en termes d'efficacité, d'agilité et de rapidité. L'automatisation intelligente contribue à créer de la valeur et améliore la gestion des risques, la conformité et la transparence. Toutefois, la transition vers l'approvisionnement numérique nécessite les cinq éléments clés ci-dessous :

  • Données
  • Technologie
  • Expériences intuitives des utilisateurs
  • Compétences et talents 
  • Nouvelles politiques, procédures et modèle de fonctionnement

Données : Les données sont la source d'orientation pour tout ce que les marchés publics veulent faire en matière de prévision des besoins des utilisateurs finaux, pour déterminer quels biens et services sont équipés pour répondre à la demande, pour identifier les bons fournisseurs et pour déterminer ce qu'il faut payer.

Cependant, la richesse des données est plus importante que ce qu'un service peut gérer avec seulement des ressources humaines à la tête. Il n'y a pas assez de temps, ni de personnel, pour exploiter des points de données pertinents et intelligents provenant de toutes les sources d'information, comme les données contextuelles relatives aux décisions d'achat, aux examens, aux approbations, aux contrats, aux appels d'offres, aux demandes d'achat, etc. Mais, attendez, il y a plus. Les achats devraient également tirer profit de tout ce qu'ils touchent - données internes, externes et tierces parties pertinentes pour les achats. Il s'agit des paiements, des factures, des bons de commande, des données concernant la conformité, la tarification, les processus, etc.

La technologie : Les données seules ne peuvent rien faire ; la technologie est le catalyseur. L'automatisation intelligente peut exploiter et donner un sens aux données pertinentes pour automatiser diverses tâches et processus et étendre le support à l'analyse. Tout processus qui offre des données structurées telles qu'un code marchandise, un fournisseur ou un numéro d'article et un traitement commercial basé sur des règles peut être automatisé pour améliorer l'efficacité.

Par exemple, lorsque tous les champs obligatoires d'une demande d'achat sont remplis avec précision et exhaustifs, l'étape suivante de conversion d'une demande d'achat en commande peut et doit être automatisée. L'attribution de codes de grand livre général et de catégorie peut également être automatisée.

Expériences intuitives des utilisateurs : L'un des nombreux avantages des marchés publics numériques est une expérience utilisateur intuitive qui attire les utilisateurs finaux. Plus les parties prenantes qui utilisent la plateforme d'automatisation intelligente sont nombreuses, plus elles gagnent en efficacité pour gagner du temps et obtenir des informations utiles. Si l'expérience utilisateur n'est pas conviviale, les employés n'utiliseront pas les médias et ne trouveront pas d'autres moyens de se déplacer. L'expérience idéale serait une source unique de vérité ou un portail qui présente des données en temps réel, de manière transparente, à chaque partie prenante et pour chaque action.

Des compétences et du talent : La création et le fonctionnement d'un organisme de passation de marchés numériques ne se limitent pas à la simple collecte de données et à l'utilisation d'outils numériques. La création d'une valeur réelle nécessite un autre élément essentiel, à savoir une équipe interfonctionnelle composée de personnes aux compétences nettement différentes :

Les marchés publics numériques ne se limitent pas aux données et à la technologie. Elle nécessite également une équipe interfonctionnelle de collaborateurs tels que

  • Catégories d'experts en affaires qui peuvent parler des corrélations.
  • Des scientifiques qui comprennent la modélisation.
  • Des professionnels de l'informatique qui comprennent comment intégrer de nouvelles plateformes et comment en extraire la valeur pertinente.

Les marchés publics numériques doivent être conçus pour stimuler les résultats et requièrent des éléments essentiels pour assurer la cohésion du parcours.

Nouvelles politiques, procédures et modèle de fonctionnement : Une plate-forme d'automatisation intelligente permettra à l'équipe chargée de la passation de marchés et aux fournisseurs de mieux collaborer et d'accéder à des informations complètes et fondées sur des données. Néanmoins, toutes les parties prenantes doivent être conscientes de leurs rôles et responsabilités actualisés et de la manière dont elles peuvent prendre des décisions fondées sur des données. Ce sera une nouvelle façon de travailler qui nécessitera de nouvelles politiques, procédures et un nouveau modèle de fonctionnement.

Dernière réflexion

Il faudra plus que le simple basculement d'un interrupteur pour créer un environnement d'achat numérique. Une transformation numérique solide dans le domaine des achats nécessite du temps, des ressources, une vision et les étapes énumérées ci-dessus. Bien que ces étapes puissent varier d'une entreprise à l'autre, il est entendu que des mesures numériques doivent être prises pour refléter l'évolution des besoins de l'entreprise et du marché.

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