Guide de l'automatisation des processus d'entreprise

Dans le monde des affaires, qui évolue rapidement, le temps, c'est de l'argent. Il n'est pas simple d'échanger du temps contre de la croissance : il faut choisir les bonnes technologies pour réussir. En tête de peloton, on trouve l'automatisation des processus d'entreprise. Il s'agit d'une pratique qui fait appel à la technologie pour exécuter automatiquement une série de tâches et d'obligations. En confiant les fonctions essentielles de votre organisation à des logiciels autonomes, vous pouvez aider votre organisation à gagner du temps, à accroître son efficacité, à réduire les erreurs et à améliorer ses résultats.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'affaires ?

Pensez à toutes les étapes impliquées dans des procédures courantes telles que le paiement d'une facture, la préparation d'une note de frais ou la demande d'une série de jours de vacances à votre supérieur. Effectuer ces opérations manuellement et étape par étape peut prendre des heures. Si l'on inclut les suivis, beaucoup peuvent prendre jours ou semaines.

L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) utilise la technologie pour automatiser les tâches manuelles, en accélérant considérablement leur vitesse.

Comment ? Les systèmes automatisés peuvent remplir des formulaires, envoyer des courriers électroniques, assurer la coordination entre les personnes, valider des données, etc. Le tout en arrière-plan, sans intervention humaine.

Grâce à l'APB, chaque tâche devient une version automatisée d'un point de contrôle sur un sentier de randonnée. Le sentier lui-même est un processus important - un client qui ouvre un compte, par exemple. Les systèmes guident les tâches dans la bonne direction, suivent ce qui n'a pas encore été fait et envoient une équipe de recherche pour tout ce qui est en retard. Parmi les meilleures idées d'automatisation des entreprises, citons 

• Acheminer les approbations ou capturer les signatures 
• Coordonner les comportements de différentes applications à l'aide d'API
• Vérifier automatiquement les tâches inachevées 
• Saisie des données de routine
• Alimenter des feuilles de calcul ou des bases de données
• Flux de travail complexes, comme l'ouverture de nouveaux comptes bancaires
• Génération de rapports
• Soumettre et suivre les demandes des clients et des employés
• Notifier les clients lorsque les processus accomplissent certaines tâches
• Traiter la paperasserie
• Classer les documents importants en lieu sûr 

L'automatisation des processus peut impliquer des personnes, des documents, des applications, des outils technologiques, etc. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés ou semi-automatisés : les systèmes effectuent des tâches tandis que les membres de l'équipe s'occupent du reste. Le travail manuel intégré dans un processus automatisé peut comprendre des approbations, des analyses, des prises de décision ou l'examen de données aberrantes.

Quels sont les avantages de l'automatisation des processus métier ?

L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) offre de nombreux avantages à votre organisation. Il n'est pas étonnant que deux tiers des entreprises s'appuient aujourd'hui fortement sur l'automatisation. Voici cinq raisons d'automatiser vos tâches :

Amélioration de l'efficacité

L'efficacité est l'un des principaux avantages de l'automatisation des processus d'entreprise. McKinsey le présente comme l'un des avantages les plus étonnants de l'automatisation des processus d'entreprise. des avantages les plus étonnants de l'APB. Les industries qui utilisent la stratégie d'APB bénéficient d'un gain d'efficacité de 20 à 35 % tout en réduisant les délais de traitement de plus de la moitié.

Précision

Les tâches manuelles sont sujettes aux erreurs, telles que les fautes de frappe et les erreurs de saisie. À peine 290 secondes après le début de sa mission, une erreur typographique a mis fin à la mission de Mariner 1 vers Vénus. Le trait d'union trait d'union manquant a coûté 80 millions de dollars à la NASA. L'APB n'est qu'une astuce pour corriger les processus sujets à l'erreur humaine.

Satisfaction des clients

L'automatisation des processus d'entreprise peut améliorer satisfaction des clients en fournissant un service plus rapide et plus précis. Il n'y a rien de plus frustrant pour un client que l'absence de mises à jour. Qu'ils attendent que vous approuviez un prêt hypothécaire ou que vous traitiez un retour, des temps de réponse trop lents font chuter la satisfaction des clients. Plus de 30 % des clients quittent l'entreprise après une seule expérience désagréable-même s'il s'agit de leur marque préférée.

Grâce à l'automatisation des processus, vous disposerez d'une vision en temps réel tout au long du processus. Fournissez à vos clients des mises à jour en temps voulu et informez-les de tout retard ou de toute information manquante. 

Productivité

Le BPA est également un atout pour votre productivité. Il est choquant de constater que seulement la moitié des employés des employés connaissent parfaitement les attentes liées à leur travail. L'APB définit clairement les responsabilités et aide les équipes à voir comment leurs contributions s'ajoutent au bien commun, tout en donnant à chacun un aperçu des progrès réalisés. Accenture prédit que les flux de travail infusés d'intelligence artificielle peuvent augmenter la productivité de 40 %une statistique intéressante pour tous ceux qui cherchent à tirer le meilleur parti de leur main-d'œuvre existante.

Économies de coûts

L'automatisation des processus d'entreprise peut considérablement réduire les coûts en prenant en charge les tâches administratives banales, libérant ainsi les membres de l'équipe pour qu'ils se concentrent sur le développement de l'entreprise. Dans certains secteurs d'activité, les tâches inutiles peuvent entraîner des pertes de plus de 530 milliards de dollars par an. des pertes de plus de 530 milliards de dollars par an. Les entreprises peuvent réaliser des économies considérables en confiant ces responsabilités à des machines.

Les dernières technologies d'automatisation des processus d'entreprise

Voyons maintenant comment automatiser les tâches. Dans les coulisses de tout flux de travail bien optimisé, on trouve un ensemble de technologies qui gèrent le tout. Les organisations orchestrent généralement leurs moindres mouvements au moyen d'une plateforme de gestion des processus métier (BPM). Cette dernière vous permet de vous connecter à toutes sortes d'outils et de les intégrer à chaque étape de votre activité. Découvrez comment les entreprises technophiles utilisent les technologies émergentes pour tirer le meilleur parti de leur stratégie d'automatisation.

Automatisation des procédés robotisés (RPA)

Les processus peuvent demander de l'aide en cours de route. L'une des aides les plus courantes est l'automatisation robotique des processus (RPA).

Les robots logiciels RPA sont les meilleurs lorsqu'ils respectent les règles. Vous pouvez demander à la RPA de copier et coller le nom d'un client dans un CRM à partir d'un contrat signé. Elle peut également se connecter à une base de données, récupérer des informations et ajouter ses résultats à une autre application. Fournissez une liste stricte d'instructions - frappes, clics, commandes - et les robots de la RPA la suivront à la lettre. Le penchant de la RPA pour la perfection est son principal avantage. 25 000 heures de travail évitable par an..

Traitement intelligent des documents (IDP)

L'APB peut également s'occuper du traitement de nombreux formulaires, demandes et autres documents administratifs. 

Traitement intelligent des documentsou automatisation des documentsLe traitement intelligent des documents, ou automatisation des documents, dote les ordinateurs d'une paire d'yeux, transformant vos systèmes en un méga-scanner toujours actif. Les téléchargements et les pièces jointes sont rapidement ingérés et suivent un flux de tâches - remplir une feuille de calcul avec les données d'un document, transférer des informations entre des systèmes d'enseignement supérieur, etc. systèmes d'enseignement supérieuret classer les documents en vue d'une conservation réglementaire, pour n'en citer que quelques-unes. En utilisant conjointement l'automatisation des documents BPA et IDP, les documents peuvent être fonctionnels dans votre stratégie d'automatisation.

Intelligence artificielle (IA)

Les chatbots, l'exploration des données, la reconnaissance des formes - les flux de travail peuvent également utiliser des outils d'IA. Dans le domaine financier, vous pouvez utiliser l'IA pour identifier les comportements suspects et signaler les activités frauduleuses. Les équipes de service à la clientèle peuvent utiliser des chatbots et des agents virtuels pour converser avec les clients. Les entreprises manufacturières utilisent l'IA pour surveiller les performances des équipements, prévoir les besoins de maintenance et identifier le moment le plus opportun pour effectuer des réparations. 

Un rapport suggère que 72% des entreprises utilisant l l'IA pour prédire les conditions du marché ont confiance dans leur retour sur investissement. Grâce à l'IA et à l'automatisation, les entreprises peuvent gagner en rapidité, en précision décisionnelle et en flexibilité.

Automatisation à code bas

Le code bas est la principale raison pour laquelle il est si simple d'automatiser des tâches. Il n'est pas nécessaire de connaître des langages de programmation complexes pour mettre les choses en place. La création de votre prochain flux de travail est aussi intuitive que la personnalisation d'un modèle Canva ou le glissement de formes et d'animations d'une bibliothèque vers une présentation PowerPoint. 

La commande d'un logiciel à code bas repose sur des méthodes similaires : les outils de glisser-déposer, les tableaux blancs et les interfaces faciles à suivre font de l'automatisation un jeu d'enfant. 

Interfaces de programmation d'applications (API)

Les API relient deux ou plusieurs applications. Une API est comme une carte d'hôtel : elle permet à une application autorisée d'accéder à des données spécifiques. Alexa d'Amazon n'est pas un météorologue ; l'entreprise peut obtenir les conditions météorologiques locales auprès d'AccuWeather par l'intermédiaire d'une API. 

Une tâche au sein d'une séquence de flux de travail peut inclure une intégration API. Par exemple, un site web de réservation de voyages se coordonne avec le service de réservation d'un hôtel pour vérifier la disponibilité et demander les dates de votre chambre. Un détaillant en ligne peut synchroniser les ventes en temps réel de Shopify avec son ERP. Les API vous permettent de tirer parti d'une automatisation extrêmement précieuse qui rassemble vos opérations. 

Comment automatiser les processus d'entreprise exemples 

L'automatisation des processus d'entreprise n'est pas une stratégie de niche. Elle est ouverte à tous les secteurs et départements. Les responsables du marketing, des ventes, des ressources humaines, de la comptabilité et de la chaîne d'approvisionnement peuvent profiter des avantages de l'automatisation des processus métier. Découvrez comment ces trois entreprises très différentes l'utilisent. 

Utilisation de l'APB dans les opérations

Coca-Cola Mexique a mis en place BPA pour automatiser les processus relatifs aux normes de qualité et de de qualité et de conformité pour ses milliers de fournisseurs.

• La solution permet aux nouveaux fournisseurs de soumettre leurs demandes au moyen d'un formulaire numérique. 
• Les informations sont immédiatement transmises aux examinateurs chargés de la diligence raisonnable au sein des différents départements de Coca-Cola. 
• Après avoir confirmé les normes rigoureuses de qualité et de conformité de l'empire des boissons gazeuses, les fournisseurs sont autorisés à travailler avec Coca-Cola. 

La solution a permis de réduire les délais de traitement, d'accroître la transparence et d'améliorer la traçabilité de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'entreprise. 

Comment une vraie banque bénéficie de l'APB

GTBank avait besoin de plus de personnalisation et d'évolutivité dans ses processus financiers critiques. De nombreuses tâches étaient effectuées dans des succursales individuelles, ce qui compliquait la communication et la collaboration entre les départements.

GTBank s'est tournée vers une plate-forme BPM pour centraliser le traitement, s'intégrer au service de messagerie financière Swift pour les opérations de change et accroître l'automatisation dans toutes les succursales. 

Grâce à BPA, la banque a pu automatiser de bout en bout des processus critiques, donner aux clients la possibilité d'utiliser des applications en libre-service et redéfinir les flux de travail de son département informatique. Aujourd'hui, GTBank compte 7 500 utilisateurs qui traitent 20 000 dossiers dans le système, ce qui fait de leur plateforme BPA l'application la plus utilisée de la banque.

Comment le BPA peut bénéficier aux organismes de santé

Le bureau régional de Kaiser Permanente a eu du mal à gérer les demandes d'équipement et de personnel. les demandes d'équipement, de capital et de personnel. Ces processus impliquaient des instructions complexes et de multiples feuilles de calcul, ce qui rendait difficile l'identification des erreurs et le suivi des progrès.

Pour rationaliser ces processus, Kaiser Permanente s'est tourné vers l'automatisation BPM personnalisée. Les flux de travail automatisés ont transformé trois des processus financiers les plus importants, éliminant les tâches manuelles et augmentant la productivité de l'équipe des services financiers, qui gère désormais plus de 1 500 dossiers par an.

Comment démarrer avec l'automatisation des processus d'affaires

Vous êtes prêt à vous lancer dans l'automatisation de vos processus d'entreprise ? Voici une liste de contrôle rapide pour lancer votre projet. 

• Étape 1 : Identifier les meilleures opportunités d'automatisation : Comment choisir les meilleurs processus à automatiser ? Les candidats idéaux sont :

Volume élevé : Souvent. L'APP est mal adapté aux projets ponctuels et ad hoc.

Collaboratif : Nécessite l'approbation ou la contribution de plusieurs membres de l'équipe.

sujet à l'erreur : Forte saisie manuelle des données, risque élevé d'erreurs de frappe de fautes de frappe se chiffrant en milliards de dollars.

Banal : Il faut se rendre à l'évidence : seuls certains membres du personnel souhaitent passer leurs journées à répéter sans cesse les trois mêmes tâches. Un travail qui a du sens conduit à une une main-d'œuvre plus inspiréeUtilisez donc l'APB pour réorganiser les priorités.

Exiger la cohérence : Politiques de nettoyage des données, réglementations contraignantes - il existe de nombreuses raisons pour lesquelles des processus cohérents sont indispensables. La systématisation des tâches répétées garantit des résultats identiques à chaque fois.

N'oubliez pas que ce n'est pas parce que vous pouvez tout automatiser ne signifie pas que vous devez le faire. Commencez par les tâches qui répondent aux critères ci-dessus et développez-les à partir de là.

• Étape 2 : Dressez la liste des étapes : Vous pouvez préparer un diagramme de processus détaillé ou commencer par une esquisse. Identifiez toutes les personnes et technologies avec lesquelles le processus doit être coordonné. N'oubliez pas de vous renseigner. Travaillez avec les personnes qui effectuent les tâches pratiques réelles afin de vous faire une idée précise de ce que cela implique.
• Étape 3 : Choisir les meilleurs fournisseurs de solutions d'automatisation : Une fois que vous avez dressé la carte de vos processus, recherchez les bons outils logiciels pour les automatiser. Il en existe de nombreux, notamment des logiciels d'automatisation des flux de travail, d'automatisation des processus robotisés et de BPM. Assurez-vous que les fonctionnalités du logiciel correspondent aux besoins exacts de vos processus de base.
• Étape 4 : Former les employés : Sensibiliser les membres de l'équipe aux avantages de l'automatisation. Selon la Harvard Business Reviewle fait que les employés ne l'utilisent pas est la principale raison de l'échec du déploiement de la technologie. Vous pouvez déceler les résistances potentielles et surmonter les obstacles grâce à une formation continue approfondie.
• Étape 5 : Testez, testez et testez encore ! L'automatisation des processus est l'une des méthodes préférées des professionnels qui ont fait carrière dans la recherche de l'excellence organisationnelle. Réussir l'APB est une quête permanente. Continuez à tester vos flux de travail, à essayer de nouvelles séquences et à utiliser des outils d'intelligence artificielle pour optimiser l'ordre des tâches.

Automatisez vos processus d'entreprise avec ProcessMaker

L'étape 3 du plan d'action "Démarrer avec l'automatisation" ci-dessus donne des conseils pour trouver le bon partenaire. Il s'agit principalement d'explorer les solutions automatisées qui peuvent s'intégrer à la façon dont vous et non l'inverse. Les meilleurs fournisseurs de BPA offrent une flexibilité infinie afin que vous puissiez personnaliser des flux de travail efficaces pour chaque département de votre organisation.

Se lancer dans l'automatisation est plus facile que vous ne le pensez. 

Essayez ProcessMaker. Mais ne nous croyez pas sur parole - les revues BPM sont remplies de commentaires élogieux de la part de nos clients. 

Vous en êtes encore à la phase de recherche ? Explorez ces ressources pour en savoir plus sur les cas d'utilisation de l'automatisation des processus : 

• Comment mettre en œuvre l'automatisation des processus et l'IA : meilleures pratiques et pièges à éviter.
• L'avenir de l'automatisation des processus d'entreprise : Transformer notre façon de travailler
• Les 5 principales erreurs d'automatisation commises par les entreprises
• L'avenir du traitement intelligent des documents (IDP)