Problème
Desservant plus de 50 marchés locaux à travers les États-Unis, Kaiser Permanente a pour mission d'organiser des processus financiers critiques au sein de trois groupes interdépendants situés dans des régions géographiquement diverses. Les processus tels que l'évaluation des demandes d'équipement et de capital, ou la réorganisation des ressources en personnel, étaient truffés d'inefficacités, ce qui entraînait des délais d'approbation et d'examen prolongés, de fréquentes erreurs de communication et un grave manque de visibilité.
Plusieurs processus internes de Kaiser Permanente commençaient par une feuille de calcul, parsemée de cellules contenant des instructions complexes. Les modèles compliqués rendaient difficile l'identification des erreurs en cours de route, car les membres de l'équipe se transmettaient manuellement les feuilles de calcul le long de la chaîne alimentaire, déplaçant fréquemment les données d'un utilisateur à l'autre. La structure informelle rendait difficile l'identification précise de l'état d'avancement d'un projet en cours, laissant des fichiers non vérifiés languir dans les boîtes de réception. Les feuilles de calcul encombrantes étaient difficiles à déchiffrer et manquaient d'un journal d'audit clair comme de l'eau de roche.
Solution
Kaiser Permanente a réalisé que la structure informelle devait changer et s'est donc tourné vers ProcessMaker. L'équipe de services professionnels de ProcessMaker a créé sur mesure trois nouveaux flux de travail afin d'éliminer les tâches manuelles qui entravaient la productivité de l'équipe des services financiers de Kaiser Permanente. En utilisant des automatisations de workflow sur mesure, Kaiser Permanente a transformé quatre de ses processus financiers les plus importants en workflows automatisés qui gèrent maintenant plus de 5 000 cas par an.
La valeur créée
ProcessMaker a permis à Kaiser Permanente d'introduire la structure nécessaire dans ses processus financiers. Au lieu d'effectuer des tâches manuelles inutiles, ProcessMaker a réduit le nombre d'étapes nécessaires pour qu'une demande passe du stade de la soumission à celui de l'approbation. L'automatisation a permis de simplifier les processus d'approbation à plusieurs niveaux en ajustant dynamiquement les exigences d'approbation de la direction en fonction du type de demande.
Grâce à ProcessMaker, Kaiser Permanente a acquis un nouveau niveau de visibilité sur ses processus. Les employés peuvent facilement suivre l'évolution d'une demande en attente et identifier la raison exacte des goulots d'étranglement ou des retards. De nouveaux outils d'automatisation ont permis de créer un journal d'audit précis, notant et enregistrant tous les changements en cours de route.
Les demandes contenant des erreurs ont été instantanément signalées par le nouveau système. Les demandes n'ayant plus besoin de s'arrêter pour un examen manuel de chaque cellule et étape indépendante, les soumissions se sont déroulées de manière plus fluide tout au long des flux de travail. Kaiser Permanente a pu réduire le temps consacré à chaque demande, ce qui a permis à ses équipes de débourser rapidement les capitaux et équipements nécessaires aux établissements de soins de santé dans tout le pays.
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