Traitement intelligent des documents : L'avenir de l'automatisation des documents
La numérisation manuelle de documents commence-t-elle à ressembler à une corvée ? Vous trouvez que vous passez plus de temps à vous occuper des tâches administratives que des tâches plus importantes ? Heureusement, il existe une solution. Le traitement intelligent des documents (TID) transforme la gestion des documents d'une corvée en une tâche d'arrière-plan transparente qui s'exécute principalement en mode automatique. Ce type d automatisation des documents utilise des outils tels que la reconnaissance optique de caractères, des modèles d'apprentissage automatique et l'IA pour lire les pièces jointes, les téléchargements, les fichiers, etc. La technologie donne aux systèmes informatiques les yeux dont ils ont besoin pour mieux comprendre les informations et agir en conséquence. Avec autant de fournisseurs de traitement intelligent des documents, la numérisation de ces documents est devenue plus facile que jamais.
Les données sont un obstacle pour tous les types d'entreprises. Que vous soyez dans le secteur de la santé ou de la banque, la gestion d'un grand volume de documents est l'une des principales responsabilités de votre organisation. Les progrès de l'intelligence artificielle et de l'internet des objets (IoT) ne font qu'accroître l'afflux de données - et sans nouvelles stratégies, des informations vitales se perdent dans la pile.
Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants :
- La définition du traitement intelligent des documents (TID)
- Les avantages de l'automatisation des documents
- Quels types de documents l'IDP peut-elle traiter ?
- Comment choisir les meilleures solutions en matière de PDI
Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?
La numérisation d'un document à l'aide d'un scanner classique produit une réplique à l'écran. Mais votre ordinateur ne sait pas ce qu'il regarde : il traite une coupure de presse comme un document SEC. À partir de là, il faut un important travail manuel et répétitif pour transformer le document en quelque chose d'utilisable.
Le logiciel de traitement intelligent des documents va au-delà de la numérisation traditionnelle pour décomposer les données contenues dans le document. L'IDP effectue les tâches d'assemblage, d'extraction, de classement et d'organisation qu'un travailleur humain redouterait d'accomplir, comme par exemple :
- Le classer avec les documents similaires
- Remplir des formulaires, des feuilles de calcul ou des bases de données
- Générer un nouveau document, par exemple une note de frais à partir d'un lot de reçus
- Créer des rapports
- Transférer des informations entre les systèmes
- Ajouter la transcription d'un courriel ou d'un chat au dossier d'un client ou d'un patient
Avec l'IDP, les documents ne se contentent pas de languir dans vos systèmes. Ils deviennent des entités vivantes que vous pouvez utiliser pour générer des idées, créer de nouveaux documents et alimenter des processus automatisés.
Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier de l'automatisation des documents ?
Stimuler la productivité : Une étude menée par un leader de la gestion de projet indique que les employés passent 70 % de leur temps à des tâches qui ne relèvent pas de leurs compétences et de leurs talents. En les déchargeant des tâches administratives, vous pouvez libérer davantage de membres de l'équipe pour qu'ils participent à des projets de planification stratégique et de réflexion critique.
Réduire les coûts : McKinsey estime que l'IA et l'apprentissage automatique peuvent prendre en charge 45 % des tâches administratives pénibles. En automatisant la gestion des documents, vous pouvez gagner du temps et transférer des ressources vers des activités plus créatives et génératrices de revenus.
Améliorer la précision : Une solution de traitement intelligent des documents de premier ordre peut se targuer d'un taux de précision de ≥ 99 %. Ce taux quasi parfait est aux antipodes des feuilles de calcul remplies manuellement. Une étude révèle que 90 % de ces des données contiennent des erreurs et sont souvent à l'origine de dérapages coûteux (comme lorsque les Jeux olympiques ont survendu 10 000 billets de natation à cause d'une faute de frappe dans Excel). Le passage à l'IDP peut éviter à votre organisation des bévues embarrassantes et coûteuses.
Quels types de documents peuvent être traités avec l'IDP ?
L'IDP peut traiter les deux types de documents les plus critiques : structurés structurés non structurés.
Les documents structurés suivent des modèles reproductibles.
Par exemple, un passeport américain indique tous les détails pertinents à des endroits précis. Jetez un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux et vous connaîtrez la marche à suivre : vous saurez où trouver le nom, la date d'émission et le lieu de naissance sur les futurs passeports que vous n'avez pas encore vus.
Exemples de documents structurés :
- Enquêtes à choix multiples
- Factures
- Recettes
- Feuilles de calcul
- Bases de données d'inventaire
En revanche, les documents non structurés sont plus imprévisibles. Ils sont plus libres.
Par exemple, le voyageur peut présenter un article qu'il a écrit sur son voyage.
Il peut contenir des images, des vidéos et des mots à différents endroits. Les sentiments peuvent être positifs ou négatifs. Cette diversité rend la lecture de ces documents plus difficile pour les ordinateurs.
Exemples de documents non structurés :
- Contrats
- Relevé de notes de l'université
- Lettres manuscrites
- Cartes de commentaires des clients
- Dossiers médicaux
- Emails
- Transcription des discussions en direct
- Messages dans les médias sociaux
Grâce à IDP AI, vous pouvez obtenir une qualité de données élevée pour les documents de formats structurés et non structurés.
Comment choisir les bonnes solutions de traitement intelligent des documents ?
Si vous débutez, la multitude de fonctionnalités techniques de l'IDP peut vous sembler insurmontable. Il peut être difficile de dresser la liste des meilleures options IDP pour votre entreprise. Ces cinq qualités sont les principales caractéristiques des meilleurs fournisseurs de solutions intelligentes de traitement de documents.
- L'intégration : Les stratégies réussies d'automatisation des processus d'entreprise s'appuient sur les éléments suivants l'orchestration des processus. Cet état d'esprit réunit toutes les équipes et l'ensemble de votre pile technologique sous un même toit. La solution doit s'intégrer facilement à d'autres solutions d technologies d'automatisation des processus métier telles que la RPA et la gestion des flux de travail.
- Précision : Aucun PDI ne peut offrir une précision de 100 %. Toutefois, pour éviter les erreurs et les contretemps, recherchez des solutions qui offrent un taux d'exactitude de ≥ 99 %. Dans ce 1%, vous pouvez orienter les systèmes pour qu'ils répondent aux besoins de votre organisation. Faites appel à vos experts en la matière pour évaluer les valeurs aberrantes et aider à former les systèmes à de nouveaux types de documents.
- Agnostique en matière de documents : Pour les grandes organisations, un PDI spécialisé dans un seul type de document n'est pas suffisant. Un outil d'automatisation des documents ne doit pas aider un seul service, mais tous les services.
- Prise en charge d'une grande variété d'entrées : Même à l'ère du numérique, les entreprises d'aujourd'hui doivent traiter des formulaires et des lettres manuscrites. Assurez-vous que votre solution IDP est à la hauteur de ce défi. Elle doit être capable de lire plus que du texte dactylographié - des polices cursives et fantaisistes, ainsi que des styles d'écriture laxistes.
- Exigences légales : La norme ISO 27001 est une nécessité. Les fournisseurs qui ont atteint ce niveau de conformité ont été certifiés par des tiers comme appliquant des mesures de protection de la vie privée extrêmes. Il convient également d'acheter des PDI dotés d'un outil d'anonymisation. Cet outil masque les informations personnelles identifiables, telles que les numéros de sécurité sociale, afin de s'assurer qu'elles ne sont pas liées à des personnes spécifiques.
Votre capacité à gérer les big data sera déterminante pour la réussite de votre entreprise à l'aube des années 2020. La seule chose qui vous empêchera de tirer parti des développements parallèles de l'IA tels que ChatGPT, Bard et Bedrock sera la manière dont vous gérerez les données existantes. Pour préparer votre organisation à la prochaine vague d'innovations spectaculairesPour préparer votre organisation à la prochaine vague d'innovations spectaculaires, l'automatisation des documents doit devenir un élément clé de votre pile d'automatisation de l'entreprise.
Il est temps de se tourner vers l'avenir et d'adopter des solutions intuitives de traitement intelligent des documents (TID). Consultez notre équipe pour trouver la solution la mieux adaptée à votre organisation, même si ce n'est pas nous.
