Comment mettre en œuvre l'automatisation des processus et l'IA : meilleures pratiques et pièges à éviter.

L'automatisation et l'intelligence artificielle (IA) promettent d'accélérer la planification, la production de rapports, la génération de contenu, la résolution de problèmes, et bien plus encore. Mais il y a aussi des pièges à éviter si vous voulez réussir. Voici un plan simple pour organiser vos initiatives en matière d'IA, des logiciels d'automatisation et des conseils pratiques pour les débutants en automatisation.

Comment démarrer avec l'IA et l'automatisation

L'intelligence artificielle libère une réserve inépuisable d'outils informatiques dans le monde des affaires. Ces outils d'IA générative sont les mêmes types d'analyseurs de données à grande vitesse qui identifient les planètes potentielles au-delà de notre système solaire et prédisent les coûts des vols dans 300 jours, et ils sont désormais disponibles dans les domaines de la vente, de la comptabilité et du marketing. Les exemples d'idées en matière d'IA sont nombreux :

• Répondre aux questions complexes des clients
• Rédiger des légendes pour les médias sociaux
• Effectuer des recherches sur les clients en résumant les frustrations et les souhaits.
• Surveiller les activités financières pour détecter les fraudes
• Prévoir les perturbations de la chaîne d'approvisionnement
• Repérer des schémas dans de grands ensembles de données
• Traiter un grand nombre de documents et remplir une feuille de calcul avec des points de données

Quel que soit l'endroit de votre organisation où vous souhaitez utiliser l'IA et la technologie d'automatisation, il y a quatre étapes importantes à suivre pour élaborer votre plan. Voici comment démarrer avec l'IA :

Étape 1 : Identifier les bons processus à automatiser

La première étape de la mise en œuvre de l'automatisation intelligente des processus et de l'IA consiste à identifier les bons processus à automatiser. Les entreprises devraient se concentrer sur les tâches répétitives et basées sur des règles qui peuvent être facilement automatisées. Il s'agit notamment de la saisie de données, du traitement des factures et des demandes de service à la clientèle. Vous devez donner la priorité aux processus susceptibles d'apporter le plus de valeur, que ce soit en termes d'économies, de développement de la marque ou d'amélioration de l'expérience client.

Étape 2 : Choisir les bons outils

Une fois que les entreprises ont identifié les processus à automatiser, l'étape suivante consiste à sélectionner les bons outils d'automatisation. De nombreux outils et plateformes sont disponibles pour l'hyperautomatisation et l'IA, et les entreprises doivent évaluer soigneusement leurs options avant de prendre une décision. Facteurs à prendre en compte :

la facilité d'utilisation, l'évolutivité et les capacités d'intégration de l'outil. Cela inclut le niveau d'assistance et de formation offert par le fournisseur.

Étape 3 : Constituer une équipe solide

La mise en œuvre de l'automatisation des processus métier (BPA) et de l'IA nécessite une équipe solide dotée de diverses compétences, notamment l'expertise technique, la gestion de projet et le sens des affaires. Constituez une équipe comprenant des parties prenantes techniques et non techniques. Votre équipe devrait également fournir une formation et un soutien pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Par exemple, l'IA permet de résoudre les problèmes à la vitesse de l'éclair, mais seulement si les employés savent comment la solliciter pour obtenir des réponses. N'oubliez pas que les organisations ont tendance à suivre le statu quo. Tout le monde n'est pas aussi prompt à la technologie ; pour certains, la nouveauté exige un état d'esprit à 180°. Trouvez des occasions de former le personnel aux avantages de l'IA jusqu'à ce que son utilisation devienne une habitude.

Étape 4 : Mesurer le succès

Pour les avant-gardistes de la technologie, faire un saut dans le monde de l'IA générative est très amusant. Pour s'assurer que l'automatisation des processus et l'IA apportent les avantages escomptés, les organisations devraient établir des mesures claires. Décourager l'utilisation de l'IA dans l'ombre.

Pour réussir, ses avantages doivent être exploités par chaque employé. Cherchez-vous à réduire les coûts, à augmenter la productivité ou à atteindre un score NPS spécifique ? Concentrez vos efforts sur des objectifs clés et suivez continuellement les progrès réalisés.

Les pièges de l'IA à éviter

Il existe également plusieurs pièges courants que les entreprises doivent éviter lorsqu'elles mettent en œuvre l'automatisation des flux de travail et l'IA. Il s'agit notamment de :

• L'automatisation à outrance : Méfiez-vous de la tentation de tout automatiser, en particulier les activités qui définissent votre promesse principale. Vos clients apprécient les interactions en personne, comme les tâches qui mettent en valeur vos différentiateurs concurrentiels. Ce ne sont là que trois domaines qui pourraient ne pas bénéficier des promesses de l'IA - et qui pourraient même nuire à votre réputation ou au taux de satisfaction de vos clients. Laissez l'automatisation s'occuper des tâches qui prennent du temps, afin que vous puissiez vous concentrer sur des questions plus importantes en temps réel.
• Obscurcir les contributions des collaborateurs : Les meilleurs talents restent dans l'entreprise lorsque leurs contributions sont reconnues. L'IA peut brouiller le lien tangible entre les contributions et les résultats. Les experts de l'université de Stanford craignent qu'une trop grande dépendance à l'égard de l'IA et des technologies de pointe n'entraîne une baisse de la motivation, car lesmembres de l'équipe se sentent moins responsables de leurs responsabilités. Encouragez les membres de l'équipe à explorer le raisonnement qui sous-tend les décisions de l'IA et récompensez ceux qui découvrent des erreurs.

• Sous-estimer l'importance de l'apport humain : N'oubliez pas qu'il est important d'inclure les humains dans le processus, ce que l'on appelle l'automatisation par l'intégration de l'homme dans la boucle. Les travailleurs humains apportent des talents et des perspectives uniques que les machines ne peuvent pas reproduire, comme le raisonnement critique, les compétences non techniques et l'intuition.

En outre, il faut se garder d'automatiser tellement de processus que l'on prive le personnel d'une formation sur le tas très utile. Réduire les tâches banales et répétitives est un avantage, à condition de ne pas priver les rôles des expériences qui construisent les talents durables. L'IA est destinée à aider les gens, pas à les remplacer.

• Accumulation de la dette technique: Sans stratégie à l'esprit, les outils d'IA peuvent également accumuler de la dette technique, en particulier s'ils sont mis en œuvre de manière fragmentaire. Les initiatives d'automatisation intelligente devraient englober l'orchestration des processus, uneapproche de l'automatisation qui décrète que rien ne fonctionne de manière unilatérale. Vous dirigez tous les flux de travail, les applications, les outils et les technologies à partir d'un centre de commande central, ce qui empêche les départements de s'accrocher à l'IA ad hoc et d'accumuler plus d'outils qu'ils ne peuvent en gérer.

La combinaison de l'automatisation des processus et de l'IA génère de l'hyper-productivité

La combinaison de l'automatisation des processus et de l'IA représente une synergie puissante qui suralimente l'Hyper-Poductivité sur le lieu de travail. L'automatisation des processus traite efficacement les tâches répétitives et basées sur des règles, garantissant la cohérence et réduisant l'erreur humaine. L'IA, quant à elle, apporte l'intelligence et l'adaptabilité dans l'équation. En intégrant l'IA à l'automatisation, les systèmes peuvent apprendre et prendre des décisions en fonction des données, du contexte et des modèles. Ce duo dynamique optimise les processus en les affinant et en les ajustant en permanence pour une efficacité maximale.

La mise en œuvre de l'automatisation des processus et de l'IA peut être une entreprise complexe - elle peut même sembler écrasante au début ! Cependant, l'organisation de votre plan d'IA, le respect des meilleures pratiques et l'évitement des pièges les plus courants jetteront les bases de votre réussite.

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