Ein Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung

In der sich schnell entwickelnden Geschäftswelt ist Zeit Geld. Die Zeitersparnis in Wachstum umzuwandeln, ist kein einfacher Währungsumtausch: Man muss die richtigen Technologien für den Erfolg auswählen. Führend in diesem Bereich ist Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem eine Abfolge von Aufgaben und Pflichten mit Hilfe von Technologie automatisch ausgeführt wird. Indem Sie die kritischen Funktionen Ihres Unternehmens an selbststeuernde Software übergeben, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und das Endergebnis zu verbessern.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Denken Sie nur an die vielen Schritte, die bei alltäglichen Vorgängen wie dem Bezahlen einer Rechnung, dem Erstellen einer Spesenabrechnung oder dem Antrag auf Urlaubstage bei Ihrem Vorgesetzten anfallen. Diese Vorgänge manuell und Schritt für Schritt zu erledigen, kann Stunden dauern. Einschließlich der Folgemaßnahmen können viele Tage dauern oder Wochen dauern.

Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) nutzt Technologie zur automatisieren manuelle Aufgaben zu automatisieren und deren Geschwindigkeit drastisch zu erhöhen.

Wie? Automatisierte Systeme können Formulare ausfüllen, E-Mails versenden, zwischen Personen koordinieren, Daten validieren und vieles mehr. Alles läuft im Hintergrund, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Durch BPA wird jede Aufgabe zu einer automatisierten Version eines Kontrollpunkts auf einem Wanderweg. Der Weg selbst ist ein wichtiger Prozess - zum Beispiel die Eröffnung eines Kontos durch einen Kunden. Die Systeme leiten die Aufgaben in die richtige Richtung, verfolgen, was noch nicht erledigt wurde, und schicken einen Suchtrupp los, um alles zu finden, was überfällig ist. Zu den besten Ideen für die Geschäftsautomatisierung gehören:

Genehmigungen weiterleiten oder Unterschriften erfassen
Koordinieren Sie das Verhalten verschiedener Anwendungen mithilfe von APIs
Automatisches Einchecken bei unerledigten Aufgaben
Routinemäßige Dateneingabe
Tabellenkalkulationen oder Datenbanken auffüllen
Komplexe Arbeitsabläufe, wie die Eröffnung neuer Bankkonten
Erstellung von Berichten
Einreichen und Verfolgen von Anfragen von Kunden und Mitarbeitern
Kunden benachrichtigen, wenn Prozesse bestimmte Aufgaben abschließen
Papierkram verarbeiten
Wichtige Dokumente zur sicheren Aufbewahrung abheften

Bei der Prozessautomatisierung können Menschen, Papierkram, Anwendungen, technische Tools und mehr zum Einsatz kommen. Sie können automatisierte oder halbautomatisierte Arbeitsabläufe erstellen: Systeme erledigen Aufgaben, während Teammitglieder den Rest erledigen. Die manuelle Arbeit, die in einen automatisierten Prozess eingebunden ist, kann Genehmigungen, Analysen, Entscheidungen oder die Überprüfung von Ausreißern umfassen.

Was sind die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) bringt Ihrem Unternehmen eine Fülle von Vorteilen. Es ist kein Wunder, dass zwei Drittel der Unternehmen heute stark auf Automatisierung setzen. Hier sind fünf Gründe, warum Sie Ihre Aufgaben automatisieren sollten:

Verbesserte Effizienz

Effizienz ist einer der größten Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen. McKinsey stellt sie als einen der BPAs erstaunlichsten Vorteilen. Branchen, die die BPA-Strategie anwenden, erfahren eine Effizienzsteigerung von 20-35 %, während sich die Bearbeitungszeiten um mehr als die Hälfte verkürzen.

Genauigkeit

Manuelle Aufgaben sind anfällig für Fehler, z. B. irrtümliche Tastenanschläge und Dateneingabefehler. Nur 290 Sekunden nach Beginn der Mission beendete ein Tippfehler die Mission von Mariner 1 zur Venus. Der fehlende Bindestrich kostete die NASA 80 Millionen Dollar. BPA ist genau der richtige Trick, um Prozesse, die für menschliche Fehler anfällig sind, zu verbessern.

Kundenzufriedenheit

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Kundenzufriedenheit durch einen schnelleren und genaueren Service. Für Kunden gibt es nichts Frustrierenderes als fehlende Aktualisierungen. Ganz gleich, ob sie darauf warten, dass Sie eine Hypothek genehmigen oder eine Rücksendung bearbeiten, langsame Reaktionszeiten lassen die Kundenzufriedenheit in den Keller sinken. Über 30 % der Kunden verlassen Ihr Unternehmen nach einer unangenehmen Erfahrung-selbst bei den von ihnen am meisten geschätzten Marken.

Mit der Prozessautomatisierung haben Sie während des gesamten Prozesses Einblick in Echtzeit. Versorgen Sie Ihre Kunden rechtzeitig mit Updates und informieren Sie sie, wenn es zu Verzögerungen kommt, z. B. wenn Informationen fehlen.

Produktivität

BPA ist auch ein Segen für Ihre interne Produktivität. Schockierend, nur die Hälfte der Mitarbeiter die Erwartungen an ihre Arbeit vollständig kennen. BPA legt die Verantwortlichkeiten klar fest und hilft den Teams zu erkennen, wie ihre Beiträge zum Gesamtergebnis beitragen, und gibt jedem einen Einblick in den Gesamtfortschritt. Accenture sagt voraus, dass durch künstliche Intelligenz unterstützte Arbeitsabläufe die Produktivität um bis zu 40 % steigern-eine attraktive Zahl für alle, die mehr aus ihren Mitarbeitern herausholen wollen.

Kosteneinsparungen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Kosten senken Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Kosten erheblich senken, indem sie die Last banaler Verwaltungsaufgaben abnimmt und den Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, sich auf das Vorantreiben des Unternehmens zu konzentrieren. In einigen Branchen können unnötige Arbeitsabläufe Verluste von über 530 Milliarden Dollar pro Jahr. Unternehmen können erhebliche Einsparungen erzielen, wenn sie diese Aufgaben an Maschinen abgeben.

Die neuesten Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Jetzt wollen wir uns ansehen, wie Aufgaben automatisiert werden können. Hinter den Kulissen eines jeden gut optimierten Arbeitsablaufs steht eine Reihe von Technologien, die den Ablauf steuern. Unternehmen orchestrieren in der Regel jeden ihrer Schritte über eine Geschäftsprozessmanagement-Plattform (BPM). Mit einer BPM-Plattform können Sie sich mit allen möglichen Tools verbinden und diese in jeden Schritt Ihres Unternehmens integrieren. Erfahren Sie, wie technisch versierte Unternehmen neue Technologien nutzen, um das Beste aus ihrer Automatisierungsstrategie herauszuholen.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Prozesse können auf dem Weg dorthin um Hilfe bitten. Ein gängiges Hilfsmittel ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA).

RPA-Software-Bots sind die Besten, wenn es um die Einhaltung der Regeln geht. Sie können RPA bitten, einen Kundennamen aus einem unterzeichneten Vertrag zu kopieren und in ein CRM einzufügen. Er kann sich auch bei einer Datenbank anmelden, Informationen abrufen und seine Ergebnisse einer anderen Anwendung hinzufügen. Geben Sie eine strikte Liste von Anweisungen vor - Tastenanschläge, Klicks, Befehle - und RPA-Bots befolgen sie genau. Der Hang von RPA zur Perfektion ist sein Hauptvorteil: Er erspart Unternehmen über 25.000 Stunden an vermeidbarer Nacharbeit pro Jahr.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

BPA kann auch die schmutzige Arbeit bei der Bearbeitung vieler Formulare, Anträge und sonstiger Papiere übernehmen.

Intelligente Dokumentenverarbeitungoder Dokumentenautomatisierungstattet Computer mit einem Satz Augen aus und verwandelt Ihre Systeme in einen stets aktiven Mega-Scanner. Uploads und Anhänge werden schnell erfasst und folgen einem Workflow von Aufgaben - Ausfüllen eines Arbeitsblatts mit den Daten eines Dokuments, Übertragung von Informationen zwischen höheren Bildungssystemenund Ablage für die behördliche Aufbewahrung, um nur einige zu nennen. Wenn Sie BPA und IDP-Dokumentenautomatisierung zusammen verwenden, können Dokumente in Ihrer Automatisierungsstrategie funktional sein.

Künstliche Intelligenz (KI)

Chatbots, Data Mining, Mustererkennung - Arbeitsabläufe können auch KI-Tools nutzen. Im Finanzwesen können Sie KI einsetzen, um verdächtige Verhaltensweisen zu erkennen und betrügerische Aktivitäten zu melden. Kundendienstteams können Chatbots und virtuelle Agenten einsetzen, um mit Kunden zu kommunizieren. Fertigungsunternehmen nutzen KI, um die Leistung ihrer Anlagen zu überwachen, den Wartungsbedarf vorherzusagen und den günstigsten Zeitpunkt für Reparaturen zu ermitteln.

Aus einem Bericht geht hervor, dass 72 % der Unternehmen, die KI zur Vorhersage von Marktbedingungen von ihrem ROI überzeugt sind. Wenn KI und Automatisierung Hand in Hand arbeiten, können Unternehmen eine höhere Geschwindigkeit, Entscheidungsgenauigkeit und Flexibilität erreichen.

Code-arme Automatisierung

Niedriger Code ist der Hauptgrund, warum es so einfach ist, Aufgaben zu automatisieren. Sie müssen keine komplexen Programmiersprachen beherrschen, um etwas einzurichten. Die Erstellung Ihres nächsten Workflows ist so intuitiv wie das Anpassen einer Canva-Vorlage oder das Einfügen von Formen und Animationen aus einer Bibliothek in eine PowerPoint-Präsentation.

Die Steuerung von Low-Code-Software erfolgt auf ähnliche Weise: Drag-and-Drop-Tools, Whiteboard-ähnliche Leinwände und einfach zu bedienende Schnittstellen machen die Automatisierung zu einem Kinderspiel.

Anwendungsprogrammierschnittstellen (API)

APIs verbinden zwei oder mehr Anwendungen miteinander. Eine API ist wie eine Hotelschlüsselkarte: Sie gibt einer autorisierten Anwendung Zugriff auf bestimmte Daten. Amazons Alexa ist kein Meteorologe; das Unternehmen kann über eine API Ihre lokalen Wetterbedingungen von AccuWeather abrufen.

Eine Aufgabe innerhalb einer Workflow-Sequenz kann eine API-Integration beinhalten. Zum Beispiel koordiniert eine Reisebuchungswebsite mit dem Reservierungsservice eines Hotels, um die Verfügbarkeit zu prüfen und Ihre Zimmerdaten zu beantragen. Ein Online-Händler kann die Shopify-Verkäufe in Echtzeit mit seinem ERP synchronisieren. Mithilfe von APIs können Sie eine äußerst wertvolle Automatisierung nutzen, die Ihre Abläufe zusammenführt.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine Nischenstrategie. Sie ist offen für alle Branchen und Abteilungen. Marketing-, Vertriebs-, Personal-, Buchhaltungs- und Lieferkettenmanager können die Vorteile von BPA nutzen. Sehen Sie sich an, wie diese drei sehr unterschiedlichen Unternehmen sie nutzen.

Einsatz von BPA im Betrieb

Coca-Cola Mexiko führte BPA ein, um Qualitäts- und Compliance-Standards für Tausende von für ihre Tausende von Lieferanten zu automatisieren.

Die Lösung ermöglicht es neuen Lieferanten, ihre Anträge über ein digitales Formular einzureichen.
Die Informationen werden sofort an die Due-Diligence-Prüfer in den verschiedenen Abteilungen von Coca-Cola weitergeleitet.
Nachdem sie die strengen Qualitäts- und Compliance-Standards des Softdrink-Imperiums bestätigt haben, werden die Lieferanten für die Zusammenarbeit mit Coca-Cola zugelassen.

Die Lösung verkürzte die Bearbeitungszeit, erhöhte die Transparenz und verbesserte die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette in den Betrieben.

Wie eine echte Bank von BPA profitiert

Die GTBank benötigte mehr Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit in ihren kritischen Finanzprozessen. Viele Aufgaben fanden in einzelnen Filialen statt, was die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Abteilungen erschwerte.

Die GTBank wandte sich an eine BPM-Plattform, um die Verarbeitung zu zentralisieren, den Swift Financial Messaging Service für Devisentransaktionen zu integrieren und die Automatisierung in allen Filialen zu erhöhen.

Mithilfe von BPA konnte die Bank wichtige Prozesse durchgängig automatisieren, Kunden mit Self-Service-Apps unterstützen und die Arbeitsabläufe der IT-Abteilung neu definieren. Heute hat die GTBank 7.500 Nutzer, die 20.000 Fälle über das System bearbeiten - damit ist ihre BPA-Plattform die meistgenutzte Anwendung in der Bank.

Wie BPA für Organisationen im Gesundheitswesen von Nutzen sein kann

Das regionale Büro von Kaiser Permanente kämpfte mit der Verwaltung Ausrüstung, Kapital und Personalanforderungen. Diese Prozesse umfassten komplexe Anweisungen und mehrere Tabellenkalkulationen, was die Identifizierung von Fehlern und die Verfolgung des Fortschritts erschwerte.

Um diese Prozesse zu rationalisieren, entschied sich Kaiser Permanente für eine maßgeschneiderte BPM-Automatisierung. Die automatisierten Workflows veränderten drei der wichtigsten Finanzprozesse, eliminierten manuelle Aufgaben und steigerten die Produktivität des Finanzdienstleistungsteams, das nun mehr als 1.500 Fälle pro Jahr bearbeitet.

Der Einstieg in die Geschäftsprozessautomatisierung

Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren? Hier finden Sie eine kurze Checkliste, um Ihren Plan ins Rollen zu bringen.

Schritt 1: Ermitteln Sie die besten Möglichkeiten für die Automatisierung: Wie wählen Sie die besten zu automatisierenden Prozesse aus? Ideale Kandidaten sind:

Hohe Lautstärke: Kommt häufig vor. BPA ist für einmalige Ad-hoc-Projekte schlecht geeignet.

Kollaborativ: Erfordert die Zustimmung oder den Beitrag mehrerer Teammitglieder.

Fehleranfällig: Starke manuelle Dateneingabe, hohes Risiko von milliardenschweren Tippfehlern.

Banal: Nur wenige Mitarbeiter wollen ihre Tage damit verbringen, immer wieder dieselben drei Aufgaben zu wiederholen. Sinnvolle Arbeit führt zu einer inspiriertere BelegschaftNutzen Sie also BPA, um die Prioritäten neu zu ordnen.

Konsistenz ist Pflicht: Saubere Datenpolitik, dringende Vorschriften - es gibt viele Gründe, warum einheitliche Prozesse ein Muss sind. Die Systematisierung sich wiederholender Aufgaben stellt sicher, dass die Ergebnisse jedes Mal gleich sind.

Denken Sie daran: Nur weil Sie können alles automatisieren können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Beginnen Sie mit Aufgaben, die die oben genannten Kriterien erfüllen, und wachsen Sie von dort aus.

Schritt 2: Listen Sie die Schritte auf: Sie können eine detaillierte Prozesslandkarte oder mit einer Skizze auf dem Papier beginnen. Legen Sie alle Personen und Technologien fest, mit denen der Prozess koordiniert werden muss. Denken Sie daran, sich umzuhören. Arbeiten Sie mit den Personen zusammen, die die eigentlichen praktischen Aufgaben ausführen, damit Sie ein klares Bild davon bekommen, worum es geht.
Schritt 3: Wählen Sie die besten Anbieter für die Automatisierung: Sobald Sie Ihre Prozesse skizziert haben, sollten Sie die richtigen Software-Tools für deren Automatisierung finden. Es gibt viele davon, darunter Workflow-Automatisierung, automatisierte Prozesse und BPM-Software. Vergewissern Sie sich, dass die Funktionen der Software genau auf die Anforderungen Ihrer Kernprozesse abgestimmt sind.
Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter: Überzeugen Sie die Teammitglieder von den Vorteilen der Automatisierung. Laut der Harvard Business Reviewist der Hauptgrund für das Scheitern von Technologieeinführungen, dass die Mitarbeiter sie nicht nutzen". Sie können potenzielle Widerstände aufdecken und eventuelle Stolpersteine durch umfassende Schulungen aus dem Weg räumen.
Schritt 5: Testen, testen, und nochmals testen! Die Prozessautomatisierung ist ein beliebtes Mittel für Fachleute, die eine Karriere auf der Suche nach organisatorischen Spitzenleistungen gemacht haben. Erfolg mit BPA ist ein ständiges Bestreben. Testen Sie Ihre Arbeitsabläufe, probieren Sie neue Abläufe aus und verwenden Sie KI-Tools, um die Reihenfolge der Aufgaben zu optimieren.

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ProcessMaker

In Schritt 3 des obigen Leitfadens "Einstieg in die Automatisierung" finden Sie Tipps für die Suche nach dem richtigen Partner. In erster Linie sollten Sie sich nach automatisierten Lösungen umsehen, die sich in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lassen. Sie integrieren lassen - und nicht andersherum. Die besten BPA-Anbieter bieten unendliche Flexibilität, sodass Sie effektive Arbeitsabläufe für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen anpassen können.

Der Einstieg in die Automatisierung ist einfacher als Sie denken.

Testen Sie ProcessMaker. Aber verlassen Sie sich nicht auf unser Wort - die führenden BPM-Bewertungen sind voll von begeistertem Feedback unserer Kunden.

Sind Sie noch in der Forschungsphase? Informieren Sie sich über diese Ressourcen, um mehr über Anwendungsfälle der Prozessautomatisierung zu erfahren:

Ein Leitfaden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Larissa Lewis 27. April 2023 Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) Automatisierung von Arbeitsabläufen