Une introduction aux bases de la cartographie des processus

Larissa Lewis 25 avril 2022

Cartographie des processus

La cartographie des processus est une méthode puissante pour comprendre l'amélioration des processus d'entreprise. Pour ceux qui ne connaissent pas cette tâche, elle peut sembler à la fois étrangère et écrasante. Dans ce guide, nous allons aborder quelques notions de base :

  • Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
  • Avantages
  • Exemples
  • Symboles et éléments
  • Création d'un schéma de processus

Qu'est-ce que la cartographie des processus ? 

La cartographie des processus est un outil de gestion utilisé pour représenter visuellement le flux de travail, les étapes et les personnes impliquées dans un processus d'entreprise. Ces cartes sont aussi communément appelées organigrammes ou diagrammes de flux de travail. Les organisations utilisent cet outil pour mieux comprendre un processus et améliorer son efficacité. En créant des diagrammes faciles à suivre, les parties prenantes peuvent identifier les aspects d'un processus qu'elles peuvent améliorer. Il s'agit notamment d'identifier les goulets d'étranglement dans les flux de travail et d'autres inefficacités telles que les tâches répétitives qui se prêtent idéalement à l l'automatisation.

Les avantages de la création d'une carte des processus  

La cartographie des processus offre de nombreux avantages. Nous avons mentionné plusieurs avantages à un niveau abstrait - mieux comprendre un processus et améliorer l'efficacité. Parmi les avantages plus spécifiques de la création d'une cartographie des processus, on peut citer 

  • Amélioration de la satisfaction au travail. Les employés savent à quoi s'attendre, quelles sont leurs responsabilités, et apprécient la transparence qu'apporte une cartographie des processus.
  • Améliorer les performances des employés. Les employés qui comprennent leur rôle et savent où trouver de l'aide lorsqu'ils en ont besoin sont plus productifs.
  • Convivialité. Les cartes de processus d'affaires sont simples à suivre et sont idéales pour des tâches telles que la formation des employés et les séances de brainstorming. Les logiciels de BPM permettent de concevoir et de tester facilement les processus, ainsi que de les partager avec l'équipe.
  • Certifications. Aider les organisations à obtenir et à maintenir des certifications industrielles telles que ISO 9000 et 9001.
  • Résolution de problèmes. Une cartographie des processus d'entreprise permet aux organisations de tester des hypothèses et des hypothèses, ce qui facilite l'identification des problèmes et des solutions potentielles.

Exemples communs de cartes de processus 

Il existe de nombreux types de cartes de processus différents. Celui que vous utilisez dépend en grande partie du type de processus que vous voulez cartographier et de vos objectifs commerciaux. Voici quelques types de cartes de processus couramment utilisés.

Organigramme de base

Un organigramme de base est utile pour créer une carte simple qui illustre les entrées et les sorties d'un processus. Parmi les cas d'utilisation idéaux des organigrammes de base figurent la planification de nouveaux projets, l'analyse et la gestion des flux de travail et l'amélioration de la collaboration entre les membres d'une équipe. Vous pouvez créer des organigrammes manuellement en utilisant les symboles de carte de processus que nous avons mentionnés ci-dessus, ou en quelques minutes à l'aide d'un logiciel de gestion des processus d'entreprise.

Carte des processus de haut niveau

Une carte des processus de haut niveau, ou carte descendante, montre comment un processus fonctionne en un nombre limité d'étapes. Elle donne un aperçu rapide de ce qu'un processus fait mais n'entre pas dans le détail de la manière dont il est exécuté. Les cartes de processus de haut niveau sont idéales pour discuter des processus avec les dirigeants ou des tiers qui ne nécessitent pas de précisions. 

Schéma détaillé du processus 

Les détails sont utiles pour comprendre les subtilités d'un processus. Contrairement à une carte de processus de haut niveau, les cartes détaillées incluent également les sous-processus, ce qui les rend plus utiles pour identifier les inefficacités et pour documenter les points de décision au sein d'un processus. Chaque étape est explorée avec précision, ce qui fait de ce type de carte un outil puissant pour les écoles d'efficacité de gestion comme Six Sigma et Kaizen.

SIPOC

SIPOC est un acronyme qui aide les parties prenantes à identifier les éléments clés d'un processus. L'acronyme signifie fournisseur - entrées - processus - sorties - client. Le SIPOC ressemble plus à un tableau ou à un graphique qu'à une carte. Cependant, l'énumération des éléments clés est un précurseur important de la création d'une carte de processus plus détaillée. Les diagrammes SIPOC aident également à définir la portée des processus d'entreprise complexes et sont utiles aux parties prenantes lorsqu'elles discutent d'un processus.

Cartes des pistes de nage

Les Swimlanes, ou cartes interfonctionnelles, sont utilisés pour montrer "qui fait quoi". Ils séparent les activités en couloirs ou canaux en fonction de la personne responsable de l'exécution de la tâche ou du processus. Les cartes de couloir de nage sont utiles à des fins de gestion. Ils sont idéaux pour former les nouveaux employés et accroître la responsabilisation. Les diagrammes en couloir de navigation aident également les parties prenantes à comprendre les flux de travail et la manière dont ils sont liés à d'autres processus métier et interagissent avec eux.

Cartes des flux de valeur

Les cartes de la chaîne de valeur montrent les étapes nécessaires pour fournir un produit ou un service aux clients. Elles utilisent un système de symboles pour illustrer les flux d'informations et les tâches. Les cartes des flux de valeur sont particulièrement utiles pour identifier les déchets au sein d'un processus et entre les processus. Elles jouent également un rôle important dans l'identification des opportunités et la planification des projets futurs.

 

Symboles et éléments utilisés dans la cartographie des processus

Symboles de cartographie des processus
Source : Leanmethods.com

Les organisations ont tendance à développer leur propre jargon interne de cartographie des processus lorsqu'elles utilisent des organigrammes à main levée. Il est alors difficile de communiquer efficacement avec les contractants, les spécialistes externes et les clients. 

Notation de la cartographie des processus d'affairesou BPMNaide les équipes à surmonter ces "barrières linguistiques" en adoptant un ensemble standard de symboles à utiliser dans leurs cartes de processus. BPMN comble le fossé entre les informations techniques et les non-techniciens de votre équipe qui doivent les comprendre. Le dictionnaire BPMN est riche en éléments communément appelés symboles d'organigramme ou formes d'organigramme. Ils permettent d'éliminer toute ambiguïté et de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent votre nouvelle cartographie des processus.

Les symboles sont issus du langage de modélisation unifié (UML). Les ingénieurs en logiciel ont créé UML pour fournir une méthode normalisée d'analyse et de conception des programmes logiciels. UML est toutefois devenu l'un des systèmes les plus populaires utilisés pour la modélisation des processus métier.

Les symboles sont classés dans les catégories suivantes :

  • Symboles des processus/opérations 
  • Branchement et contrôle des symboles de flux 
  • Symboles d'entrée et de sortie 
  • Symboles de stockage de fichiers et d'informations 
  • Symboles de traitement des données 

Pour la plupart des organisations, cependant, l'utilisation d'une petite partie des symboles les plus courants suffira à compléter un schéma de processus. Voici quelques symboles couramment utilisés : 

Processus : Un rectangle représente un processus particulier et ses activités et fonctions.

Ligne de courant → Une flèche montre à la fois le sens du flux et le lien entre les étapes.

Terminateur : Un terminateur indique le début ou la fin d'un flux de processus.

Décision : Indique qu'une décision doit être prise, après quoi le flux suivra un chemin prédéfini en fonction de cette décision.

Document(s) : Un rectangle avec une base ondulée représente un document unique ou un élément d'information qui peut être lu par les gens.. Plusieurs rectangles avec base ondulée indiquent qu'il y a plus d'un document qui peut être examiné.

Délai : Un symbole de retard signifie qu'il y a une pause dans le processus avant que le flux ne se poursuive.

Entrée manuelle : Ce symbole indique qu'une procédure sera effectuée manuellement par une personne.

Comment créer un schéma de processus

Il est essentiel d'inclure toutes les parties prenantes clés dans la conception du processus. Chacun doit comprendre les objectifs de l'organisation et les bases de la cartographie. La création manuelle consiste à dessiner à la main en utilisant les symboles de la carte des processus que nous avons mentionnés plus haut. Pour simplifier le processus et améliorer la collaboration, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des processus métier. Ce logiciel permet de concevoir et de tester facilement les processus, de sauvegarder votre travail, et de le partager avec les membres membres de l'équipe.

Identifier le processus

La première étape consiste à identifier le bon processus d'entreprise. Il peut s'agir d'un processus dont le coût est élevé ou d'un processus qui implique des tâches manuelles et qui est sujet à des retards. Nommez le processus et inscrivez-le en haut du document.

Rassemblez votre équipe 

L'un des aspects les plus importants du processus de cartographie est l'implication des personnes qui connaissent le mieux ses rouages.. La contribution des principales parties prenantes garantit que la cartographie des processus est complète et que vous n'omettez pas de détails ou de considérations importants. Passez un peu de temps à faire un brainstorming avec votre équipe dès le début. Déterminez qui fait quoi, quand et comment.

Rassembler des données 

Après votre première séance de brainstorming, commencez à rassembler les données et informations pertinentes. Déterminez quand le processus commence et se termine. Dressez la liste de toutes les étapes nécessaires pour mener à bien le processus. Identifiez les entrées, les sorties et les personnes impliquées. 

Énumérer les étapes dans un ordre séquentiel

Une fois que vous avez la liste complète des étapes, travaillez avec votre équipe pour les placer dans un ordre séquentiel. Identifiez l'événement qui déclenche le processus et les actions et décisions qui le mènent à son terme. 

Dessinez la carte à l'aide de symboles

Incluez toutes les informations que vous avez identifiées au cours des étapes précédentes.et utilisez les symboles du processus que nous avons identifiés plus tôt dans ce guide. Par exemple, utilisez un ovale (terminateur) pour montrer le début du processus. Il doit s'agir d'une représentation précise du processus tel qu'il existe actuellement.

Analyser

Une fois que votre carte des processus est terminée, vous pouvez l'utiliser pour identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités. Recherchez les tâches manuelles qui peuvent être améliorées par l'automatisation. Identifiez les étapes qui peuvent être éliminées. Obtenez les réactions et les suggestions de chaque membre de votre équipe.

Améliorer votre processus

Mettre en œuvre les techniques et outils de cartographie que vous avez identifiés à l'étape précédente. Si les améliorations et les suggestions auront un large impact sur le processus, évitez de les mettre en œuvre toutes en même temps. Classez les améliorations par ordre de priorité. Commencez modestement pour éviter toute perturbation potentielle du processus. Contrôlez les améliorations. Déterminez si d'autres améliorations sont nécessaires.

Évitez ces pièges courants de la cartographie des processus

Voici les pierres d'achoppement les plus courantes à éviter lors de l'élaboration de votre carte des processus.

  • Trop complexe : Pour choisir le bon type de schéma de processus, il est essentiel de "connaître son public". Présenter un flux de travail optimisant l'efficacité à la haute direction ou à l'équipe informatique qui doit le mettre en œuvre requiert deux styles de communication différents. Envisagez d'utiliser plusieurs cartes pour illustrer différents niveaux de détail. Vous pouvez considérer votre boîte à outils de cartographie des processus comme un ensemble de poupées gigognes : vous pouvez commencer par une vue d'ensemble pour certaines parties prenantes, tout en réservant les diagrammes plus complexes aux collaborateurs plus férus de technologie.
  • Trop simple : À l'inverse, vous pouvez créer une carte trop peu détaillée. Par exemple, lorsque vous élargissez votre équipe, vous devez établir un langage commun sur lequel les penseurs de tous horizons peuvent agir. C'est là tout l'intérêt de BPMN : les membres de l'équipe n'ont pas à se battre pour interpréter des croquis. Tout le monde s'exprime en utilisant les mêmes termes et symboles de cartographie des processus.
  • Ignorer la contribution des parties prenantes : Lors de la conception d'un schéma de processus, il est important d'interagir avec toutes les parties prenantes, y compris les employés chargés d'exécuter les tâches. Interrogez, observez et écoutez. Si vous ne comprenez pas les nuances des tâches spécifiques que vous êtes en train de cartographier, vous passerez à côté d'éléments clés, ce qui incitera les employés à ignorer les nouvelles procédures et à revenir aux anciennes méthodes.

En gardant à l'esprit ces erreurs courantes, vous pouvez faire en sorte que votre plan de processus réussisse et ne fasse pas partie des 4 plans sur 10 qui échouent en raison de l'absence d'une stratégie clairement définie.

Les meilleurs outils pour débuter avec la cartographie des processus

Alors, vers qui vous tourner lorsque vous êtes prêt à vous lancer ? Voici quatre outils que vous pouvez utiliser pour la cartographie de vos processus, qu'il s'agisse d'outils d'esquisse rapides et faciles ou de plateformes robustes d'automatisation des flux de travail qui exécutent réellement les tâches.

  1. Le moyen le plus simple de commencer est de réaliser un simple croquis d'organigramme. Vous pouvez dessiner le flux des tâches qui sous-tendent un processus vital. Si vous hésitez à travailler à main levée, vous pouvez utiliser un modèle d'organigramme gratuit sur la plateforme de conception à code réduit Canva. C'est un excellent moyen de lancer le processus de brainstorming.
  2. Au bout d'un certain temps, votre esquisse à l'envers nécessitera plus de détails. C'est à ce moment-là que vous pouvez passer à un outil tel que Gitmind. Cette application gratuite pour navigateur propose des diagrammes plus axés sur les processus, comme le SIPOC et les plans de bain. Vous pouvez vous plonger plus profondément dans les sous-processus et partager votre plan avec vos collègues pour obtenir des commentaires.
  3. Lucidchart est un autre favori parmi les modélisateurs de processus débutants. Cet outil de diagramme intelligent est chargé d'éléments utiles comme les symboles BPMN et des modèles tels que des cartes détaillées, des cartes de flux de valeur et des cartes de processus détaillées. Vous pouvez même utiliser leurs applications mobiles pour organiser les processus en déplacement.
  4. Lorsque l'heure est venue de disposer d'une solution de cartographie des processus de niveau entreprise, il est temps d'opter pour une plateforme telle que ProcessMaker. Avec ProcessMaker, vous pouvez donner vie à votre cartographie des processus. L'automatisation permet de faire circuler l'information entre les personnes et les systèmes, en vérifiant automatiquement les tâches à accomplir sans intervention humaine.

La cartographie des processus via ProcessMaker est un outil incomparable lorsque votre entreprise est prête à se développer. Elle codifie la façon dont vous faites des affaires pour mieux établir la cohérence à mesure que votre équipe s'agrandit. Pendant votre processus d'intégration, vous pouvez plus facilement enseigner aux nouveaux arrivants comment les choses fonctionnent. Vous pouvez créer une base de référence pour des résultats plus prévisibles en abandonnant les "propres façons" de faire des employés. En outre, cette stratégie vous aide à déceler les éventuelles lacunes en matière de personnel, de procédures ou de technologie au fur et à mesure que votre organisation se développe. 

La cartographie des processus est un outil incroyablement efficace pour améliorer l'efficacité opérationnelle et offre un large éventail d'avantages organisationnels. Pour en tirer le meilleur parti, essayez la solution ProcessMaker leader du marché logiciel de BPM intelligent à faible code. Créez facilement des processus métier de niveau entreprise et tirez parti des puissantes solutions d'automatisation de ProcessMaker.

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