Guía para la automatización de procesos empresariales

En el mundo empresarial, en rápida evolución, el tiempo es oro. Aprovechar el ahorro de tiempo para crecer no es un simple cambio de moneda: hay que elegir las tecnologías adecuadas para triunfar. A la cabeza está automatización de procesos empresariales. Es una práctica que recurre a la ayuda de la tecnología para ejecutar una secuencia de tareas y deberes de forma automática. Si confía las funciones críticas de su organización a un software autodirigido, puede ayudar a su organización a ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia, reducir los errores y mejorar los resultados finales.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

Piensa en todos los pasos que hay que dar en trámites tan habituales como pagar una factura, preparar un informe de gastos o pedir a tu jefe una serie de días de vacaciones. Hacerlo manualmente y paso a paso puede llevar horas. Incluyendo el seguimiento, muchos pueden llevar días o semanas.

La automatización de procesos empresariales (BPA) utiliza la tecnología para automatizar tareas manuales, acelerando su velocidad de forma espectacular.

¿Cómo? Los sistemas automatizados pueden rellenar formularios, enviar correos electrónicos, coordinarse entre personas, validar datos y mucho más. Todo ello en segundo plano, sin necesidad de intervención humana.

Con BPA, cada tarea se convierte en una versión automatizada de un punto de control en una ruta de senderismo. El sendero en sí es un proceso importante: un cliente que abre una cuenta, por ejemplo. Los sistemas guían las tareas en la dirección correcta, hacen un seguimiento de lo que aún no ha llegado y envían un equipo de búsqueda para todo lo que esté vencido. Las mejores ideas de automatización empresarial son: 

• Enrutar aprobaciones o capturar firmas 
• Coordinar los comportamientos de distintas aplicaciones mediante API
• Control automático de las tareas pendientes 
• Introducción rutinaria de datos
• Rellenar hojas de cálculo o bases de datos
• Flujos de trabajo complejos, como la apertura de nuevas cuentas bancarias
• Generación de informes
• Envío y seguimiento de solicitudes de clientes y empleados
• Notificar a los clientes cuando los procesos completen determinadas tareas
• Tramitación de documentos
• Archiva los documentos importantes 

La automatización de procesos puede implicar personas, papeleo, aplicaciones, herramientas tecnológicas y mucho más. Puede crear flujos de trabajo automatizados o semiautomatizados: los sistemas realizan tareas mientras que los miembros del equipo se encargan del resto. El trabajo manual integrado en un proceso automatizado puede incluir aprobaciones, análisis, toma de decisiones o revisión de valores atípicos.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos empresariales?

La automatización de los procesos empresariales (BPA) aporta numerosas ventajas a su organización. No en vano dos tercios de las empresas se apoyan ahora en la automatización. He aquí cinco razones para automatizar sus tareas:

Mejora de la eficiencia

Eficiencia es una de las principales ventajas de la automatización de los procesos empresariales. McKinsey la destaca entre ventajas más asombrosas de BPA. Las industrias que utilizan la estrategia BPA experimentan un aumento de la eficiencia del 20-35%, al tiempo que reducen los plazos de procesamiento en más de la mitad.

Precisión

Las tareas manuales son propensas a errores, como pulsaciones erróneas de teclas y errores en la introducción de datos. A los 290 segundos de su misión, una errata puso fin a la misión del Mariner 1 a Venus. El guión que faltaba le costó a la NASA 80 millones de dólares. BPA es justo el truco para parchear procesos propensos al error humano.

Satisfacción del cliente

La automatización de los procesos empresariales puede mejorar la satisfacción del cliente proporcionando un servicio más rápido y preciso. No hay nada más frustrante para un cliente que la falta de actualizaciones. Tanto si están esperando a que apruebe una hipoteca como a que procese una devolución, los tiempos de respuesta lentos hacen que la satisfacción del cliente caiga en picado. Más del 30% de los clientes se marchan tras una experiencia desagradable-incluso de sus marcas más queridas.

Gracias a la automatización de procesos, dispondrá de información en tiempo real a lo largo de todo el proceso. Proporcione a los clientes actualizaciones puntuales e infórmeles de cualquier retraso, como la falta de información. 

Productividad

El BPA también favorece la productividad. Sorprendentemente, sólo la mitad de los empleados conocen las expectativas de su trabajo. La BPA define claramente las responsabilidades y ayuda a los equipos a ver cómo sus contribuciones contribuyen al bien común, al tiempo que permite a cualquiera echar un vistazo al progreso general. Accenture predice que los flujos de trabajo basados en inteligencia artificial pueden aumentar la productividad hasta un 40-una estadística atractiva para cualquiera que quiera sacar más partido a su plantilla actual.

Ahorro de costes

La automatización de los procesos empresariales puede reducir costes al asumir la carga de las tareas administrativas mundanas, liberando a los miembros del equipo para que se centren en impulsar el negocio. En algunos sectores, el trabajo innecesario puede ocasionar pérdidas de más de 530.000 millones de dólares al año. pérdidas de más de 530.000 millones de dólares al año. Las empresas pueden conseguir ahorros significativos si delegan estas responsabilidades en las máquinas.

Las últimas tecnologías de automatización de procesos empresariales

Veamos ahora cómo automatizar tareas. Entre bastidores de todo flujo de trabajo bien optimizado hay un conjunto de tecnologías que dirigen el espectáculo. Las organizaciones suelen orquestar todos sus movimientos a través de una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM). plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM). En este caso, una BPM le permite enlazar con todo tipo de herramientas, integrándolas en cada paso de su negocio. Descubra cómo las organizaciones tecnológicamente avanzadas utilizan la tecnología emergente para sacar el máximo partido a su estrategia de automatización.

Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

Los procesos pueden pedir ayuda a lo largo del camino. Un ayudante habitual es automatización robótica de procesos (RPA).

Los robots de software RPA son los mejores de su clase cuando siguen las reglas. Puede pedir a un RPA que copie y pegue el nombre de un cliente de un acuerdo firmado en un CRM. También puede iniciar sesión en una base de datos, recuperar información y añadir sus conclusiones a otra aplicación. Proporcione una lista estricta de instrucciones (pulsaciones, clics, comandos) y los robots RPA la seguirán a rajatabla. La predilección de RPA por la perfección es su principal ventaja, ya que ahorra a las empresas más de 25.000 horas de repeticiones evitables. 25.000 horas de reprocesamiento evitable al año..

Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

BPA también puede encargarse de las tareas sucias que conlleva la tramitación de muchos formularios, solicitudes y otros trámites. 

Tratamiento inteligente de documentoso automatización de documentosLa automatización inteligente de documentos dota a los ordenadores de un par de ojos, convirtiendo sus sistemas en un megaescáner siempre activo. Las cargas y los archivos adjuntos se introducen rápidamente y siguen un flujo de trabajo de tareas: rellenar una hoja de cálculo con los datos de un documento, transferir información entre sistemas de educación superior, etc. sistemas de educación superiory archivar para su custodia reglamentaria, son sólo algunas de ellas. Utilizando conjuntamente la automatización de documentos BPA e IDP, los documentos pueden ser funcionales en su estrategia de automatización.

Inteligencia Artificial (IA)

Los chatbots, la minería de datos, el reconocimiento de patrones y los flujos de trabajo también pueden ejecutar herramientas de IA. En finanzas, puede utilizar la IA para identificar comportamientos sospechosos y señalar actividades fraudulentas. Los equipos de atención al cliente pueden utilizar chatbots y agentes virtuales para conversar con los clientes. Las empresas manufactureras recurren a la IA para supervisar el rendimiento de los equipos, predecir las necesidades de mantenimiento e identificar el momento más conveniente para realizar reparaciones. 

Un informe sugiere que el 72% de las empresas que utilizan IA para predecir las condiciones del mercado confían en su retorno de la inversión. Con la IA y la automatización trabajando mano a mano, las empresas pueden lograr mayor velocidad, precisión en la toma de decisiones y flexibilidad.

Automatización de bajo código

El bajo nivel de código es la principal razón por la que resulta tan sencillo automatizar tareas. No es necesario conocer lenguajes de programación complejos para configurar las cosas. Crear tu próximo flujo de trabajo es tan intuitivo como personalizar una plantilla de Canva o deslizar formas y animaciones de una biblioteca en una presentación de PowerPoint. 

Controle el software de bajo código mediante métodos similares: las herramientas de arrastrar y soltar, los lienzos tipo pizarra y las interfaces fáciles de seguir hacen que la automatización sea pan comido. 

Interfaces de programación de aplicaciones (API)

Las API conectan dos o más aplicaciones. Una API es como una tarjeta de acceso a un hotel: permite a una aplicación autorizada acceder a datos específicos. Alexa, de Amazon, no es meteoróloga; la empresa puede obtener las condiciones meteorológicas locales de AccuWeather a través de una API. 

Una tarea dentro de una secuencia de flujo de trabajo puede incluir la integración de API. Por ejemplo, un sitio web de reservas de viajes se coordina con el servicio de reservas de un hotel para comprobar la disponibilidad y reclamar las fechas de su habitación. Un minorista online puede sincronizar en tiempo real las ventas de Shopify con su ERP. Las API te ayudan a aprovechar una automatización extremadamente valiosa que une tus operaciones. 

Ejemplos de cómo automatizar procesos empresariales 

La automatización de procesos empresariales no es una estrategia de nicho. Está abierta a todos los sectores y departamentos. Los responsables de marketing, ventas, recursos humanos, contabilidad y cadena de suministro pueden aprovechar las ventajas de la BPA. Vea cómo lo utilizan estas tres empresas tan diferentes. 

Uso del BPA en las operaciones

Coca-Cola México implementó BPA para automatizar los procesos de estándares de calidad y para sus miles de proveedores.

• La solución permite a los nuevos proveedores presentar sus solicitudes a través de un formulario digital. 
• La información se envía inmediatamente a los revisores de diligencia debida de los distintos departamentos de Coca-Cola. 
• Tras confirmar las rigurosas normas de calidad y cumplimiento del imperio de los refrescos, los proveedores reciben la aprobación para trabajar con Coca-Cola. 

La solución redujo el tiempo de procesamiento, aumentó la transparencia y mejoró la trazabilidad de la cadena de suministro en sus operaciones. 

Cómo se beneficia un banco real de la BPA

GTBank necesitaba más personalización y escalabilidad en sus procesos financieros críticos. Muchas tareas se realizaban en sucursales individuales, lo que dificultaba la comunicación y la colaboración entre departamentos.

GTBank recurrió a una plataforma BPM para centralizar el procesamiento, integrarse con el servicio de mensajería financiera Swift para las operaciones de cambio de divisas y aumentar la automatización en todas las sucursales. 

Gracias a BPA, el banco consiguió automatizar procesos críticos de principio a fin, dotó a los clientes de aplicaciones de autoservicio y redefinió los flujos de trabajo de su departamento de TI. En la actualidad, GTBank cuenta con 7.500 usuarios que gestionan 20.000 casos a través del sistema, lo que convierte a su plataforma BPA en la aplicación más utilizada del banco.

Cómo puede beneficiar el BPA a las organizaciones sanitarias

La oficina regional de Kaiser Permanente tuvo problemas para gestionar solicitudes de equipamiento, capital y personal. Estos procesos implicaban instrucciones complejas y múltiples hojas de cálculo, lo que dificultaba la identificación de errores y el seguimiento del progreso.

Para agilizar estos procesos, Kaiser Permanente recurrió a la automatización BPM personalizada. Los flujos de trabajo automatizados transformaron tres de los procesos financieros más importantes, eliminando las tareas manuales y aumentando la productividad del equipo de servicios financieros, que ahora gestiona más de 1.500 casos al año.

Cómo empezar con la automatización de procesos empresariales

¿Está preparado para automatizar sus procesos empresariales? He aquí una rápida lista de comprobación para poner en marcha su plan. 

• Paso 1: Identificar las mejores oportunidades de automatización: ¿Cómo elegir los mejores procesos para automatizar? Los candidatos ideales son:

Alto volumen: Ocurre a menudo. El BPA no es adecuado para proyectos puntuales y ad hoc.

En colaboración: Requiere la aprobación o la aportación de varios miembros del equipo.

Propenso a errores: Pesado en la entrada manual de datos, con alto riesgo de errores tipográficos multimillonarios.

Mundano: Reconócelo, sólo algunos empleados quieren pasarse el día repitiendo las mismas tres tareas una y otra vez. El trabajo significativo una plantilla más inspiradaasí que utiliza BPA para reorganizar las prioridades.

Coherencia obligatoria: Políticas de datos limpios, normativas urgentes... hay muchas razones por las que la coherencia de los procesos es imprescindible. La sistematización de tareas repetidas garantiza que los resultados sean siempre los mismos.

Recuerda, sólo porque puedas puede automatizarlo todo no significa que deba hacerlo. Empieza con tareas que cumplan los criterios anteriores y crece a partir de ahí.

• Paso 2: Enumere los pasos: Puede preparar un mapa de procesos detallado o empezar con un esbozo. Señale todas las personas y tecnologías con las que debe coordinarse el proceso. No olvide preguntar. Trabaje con las personas que realizan las tareas prácticas reales para tener una idea clara de lo que está en juego.
• Paso 3: Elija los mejores proveedores de automatización: Una vez que haya trazado sus procesos, explore las herramientas de software adecuadas para automatizarlos. Hay muchas disponibles, como la automatización de flujos de trabajo, la automatización robótica de procesos y el software BPM. Asegúrese de que las funciones del software se ajustan a las necesidades exactas de sus procesos principales.
• Paso 4: Formar a los empleados: Venda a los miembros del equipo las ventajas de la automatización. Según Harvard Business Reviewlos empleados "no lo utilizan" es la principal razón de los fracasos en el despliegue tecnológico. Puedes descubrir posibles resistencias y superar cualquier obstáculo mediante una amplia formación.
• Paso 5: ¡Probar, probar y volver a probar!: La automatización de procesos es una de las favoritas de los profesionales que han hecho carrera persiguiendo la excelencia organizativa. Tener éxito con BPA es una búsqueda continua. Siga probando sus flujos de trabajo, probando nuevas secuencias y utilizando herramientas de IA para optimizar el orden de las tareas.

Automatice sus procesos empresariales con ProcessMaker

El paso 3 del plan de "introducción a la automatización" ofrece consejos para encontrar el socio adecuado. Principalmente, querrá explorar soluciones automatizadas que puedan integrarse con la forma en que usted y no al revés. Los mejores proveedores de BPA ofrecen una flexibilidad infinita para que pueda personalizar flujos de trabajo eficaces para cada departamento de su organización.

Empezar con la automatización es más fácil de lo que cree. 

Pruebe ProcessMaker. Pero no se fíe de nuestra palabra: las reseñas de BPM están repletas de comentarios elogiosos de nuestros clientes. 

¿Aún en fase de investigación? Explore estos recursos para obtener más información sobre los casos de uso de la automatización de procesos: 

• Cómo implantar la automatización de procesos y la IA: mejores prácticas y dificultades que hay que evitar
• El futuro de la automatización de procesos empresariales: La transformación de nuestra forma de trabajar
• Los 5 principales errores de automatización que cometen las empresas
• El futuro del tratamiento inteligente de documentos (PID)