Extraire automatiquement les cours des relevés de notes grâce au traitement intelligent des documents.
Chaque année, plus de 1,2 million d'étudiants de l'enseignement supérieur changent d'école. Les établissements doivent passer au peigne fin des milliers de relevés de notes complexes pour faciliter le processus. Les documents peuvent compter plusieurs pages et apparaître dans des formats différents, chacun utilisant une mise en page totalement différente de la précédente. Ce n'est pas seulement fastidieux pour le personnel ; les longs délais de traitement peuvent finalement bloquer le parcours d'un étudiant vers l'obtention d'un diplôme. Pour les écoles qui cherchent à inscrire et à retenir les étudiants jusqu'à l'obtention de leur diplôme, les experts de l'enseignement supérieur suggèrent un processus de transfert de crédits axé sur la rapidité, la précision, et cohérence-ce que vous pouvez réaliser grâce au traitement intelligent des documents (IDP).
Trois façons d'accélérer l'évaluation des relevés de notes pour favoriser la croissance des inscriptions
Pour augmenter les taux d'inscription, les établissements d'enseignement supérieur explorent de nouveaux canaux de recrutement. Les stratégies en vogue consistent à affiner l'engagement des étudiants, à attirer des prospects de régions plus vastes et à pivoter vers l'apprentissage virtuel. Chacun de ces plans directeurs génère une nouvelle variété de relevés de notes qui affluent dans votre établissement et qui nécessitent des déterminations d'équivalence.
N'attendez pas d'être confronté à un obstacle administratif difficile à surmonter : mettez en place les bonnes technologies, comme l'IDP, pour exploiter efficacement ces incitations créatives à l'inscription.
Améliorer les chances de l'étudiant d'obtenir son diplôme.
L'une des principales raisons pour lesquelles 11 % des étudiants des community colleges qui rêvent d'obtenir une licence ne parviennent pas à franchir la ligne d'arrivée ? Le United States Government Accountability Office pointe du doigt le processus de transfert de crédits. Les établissements qui cherchent de nouveaux moyens d'augmenter le nombre d'inscriptions ne peuvent plus ignorer cet écart critique en matière d'obtention de diplôme.
Dans certains cas, les étudiants transférés ne savent pas que leur expérience antérieure ne sera pas prise en compte pour l'obtention de leur diplôme de quatre ans avant quatre à six semaines après le début des cours. Le fait de réaliser qu'ils devront consacrer plus de temps et d'argent pour réussir peut décourager les étudiants à un moment où des taux de rétention élevés sont indispensables. En résolvant les demandes dans un délai plus court, vous aiderez les étudiants à établir un plan personnel et financier en toute confiance.
Recruter des étudiants dans de nouvelles régions
Certains collèges et universités cherchent à recruter des étudiants dans de nouvelles géographiques. Par exemple, Texas A&M a l'un des pourcentages les plus élevés d'étudiants originaires des frontières de l'État. En revanche, un pourcentage beaucoup plus faible d'étudiants entrant à l'université du Colorado sont des Coloradiens.
L'accès à une nouvelle région d'étudiants s'accompagne de défis administratifs importants. Les transcriptions peuvent provenir d'écoles pour lesquelles vous n'avez pas d'accords d'articulation. Vos systèmes ne sont pas familiarisés avec la gamme de tailles et de styles utilisés par les établissements situés hors de l'État (ou hors du pays !).
IDP se charge des démarches. Vous pouvez traiter rapidement des transcriptions dans n'importe quel format, même la première fois qu'il est introduit dans votre système.
Élargir votre offre de programmes en ligne
Les établissements utilisent les programmes en ligne pour uniformiser les règles du jeu géographiques. Au lieu d'exiger des étudiants qu'ils changent radicalement de vie - faire leurs bagages et déménager à des milliers de kilomètres - pour poursuivre leurs études, ils peuvent le faire depuis leur ville natale.
Lorsque votre portée nationale et mondiale s'étend, la diversité des documents entrants s'accroît également. Préparez votre école avec les bons outils pour extraire des données de n'importe quel relevé de notes, quelle que soit sa langue ou sa présentation.
Comment le traitement intelligent des documents améliore le traitement des transcriptions
Avec les méthodes traditionnelles, votre personnel doit créer et gérer des centaines de modèles ROC ou saisir manuellement les cours dans des feuilles de calcul et des bases de données.
IDP peut automatiser la saisie des données depuis l'image du relevé de notes jusqu'à vos systèmes, ce qui engorge votre personnel chargé de l'inscription. Comment ? La technologie transfère la responsabilité de la saisie, de la révision, de la classification, du mappage et de l'extraction des données du relevé de notes à un logiciel.
Voici les étapes de la révision des transcriptions que le traitement intelligent des documents peut effectuer automatiquement.
Introduire les transcriptions dans le système
Les transcriptions arrivent sous différentes formes, tailles et formats. IDP peut trier tous les types de transcriptions que vous recevez par courriel, EDI, PDF, ou même par courrier postal numérisé.
Traitement initial
Ensuite, l'IDP prépare la transcription pour le traitement. Il sait comment nettoyer les marques errantes, les scans flous, ou lettres en bloc afin d'ouvrir la voie à une extraction de données de haute précision et d'une grande clarté.
Classification
Le tri des cours dispensés par les écoles internationales, les formations militaires, les community colleges et autres établissements d'enseignement supérieur peut ressembler à un parcours du combattant, mais pas avec IDP. Dans cette phase, IDP détermine lui-même le type de document qu'il lit.
Extraction et validation des transcriptions
C'est ici qu'une grande partie de la magie de base se produit. Votre logiciel PDN extrait automatiquement les données nécessaires du relevé de notes. Il sait quels caractères composent le nom d'un étudiant, l'établissement et d'autres détails personnels. Ensuite, il extrait les numéros, les titres et les descriptions des cours selon vos règles de gestion prédéfinies. Ici, IDP :
- Extraction automatique des données. Votre personnel n'a plus besoin de se débattre avec des modèles lourds et difficiles à gérer. Le logiciel peut "lire" les données comme un être humain et faire correspondre les informations sans l'aide d'un modèle.
- Signale les résultats à faible niveau de confianceLe personnel n'a donc qu'à vérifier manuellement les résultats aberrants occasionnels.
Évaluer les cours entrants
Ensuite, l'IDP fait passer ces informations par une base de données de règles d'articulation ou d'équivalence. C'est ici que l'IA peut utiliser les informations extraites de manière autonome pour faciliter la prise de décision.
- Recherchez les cours entrants dans votre base de données d'articulation pour identifier les équivalences préétablies.
- Acheminez les cours non validés pour approbation finale. Suivez le temps de réponse du personnel essentiel et donnez des coups de pouce à toute personne qui n'est plus dans les temps.
- Voyez où en est une demande dans le processus afin que vous puissiez fournir des mises à jour du statut aux étudiants ou aux membres du corps enseignant curieux.
- Apprenez à votre moteur de règles métier les nouvelles décisions de la faculté afin qu'il sache s'il doit approuver ou refuser un cours la prochaine fois qu'il se présentera.
- S'intégrer à votre SIS pour documenter les décisions.
- Informer automatiquement les élèves du verdict final.
Les modèles d'intelligence artificielle deviennent plus intelligents à mesure que vous les utilisez. Avec chaque transcription introduite dans votre plateforme PDN, les systèmes deviennent plus rapides, plus précis, et plus cohérents.précisément les qualités que les meilleurs experts de l'enseignement supérieur prescrivent pour un processus moderne de transfert de crédits. En utilisant traitement intelligent des documentsun processus notoirement connu pour sa lourdeur devient l'un des plus efficaces.
