Comment pouvons-nous atteindre rapidement nos objectifs en matière de recettes ? Quels changements devons-nous opérer pour réduire les coûts opérationnels? Telles sont les questions auxquelles les gestionnaires réfléchissent chaque jour. Mais pour effectuer ces changements, un nombre surprenant d'organisations s'appuient encore sur des suppositions. Cette notion est aggravée par le fait que la plupart des managers ne se souviennent que de 40 % du travail effectué par leurs équipes. Les processus opérationnels non contrôlés et non suivis permettent aux tâches de passer entre les mailles du filet. Il en résulte des projets qui prennent trop de temps, qui sont entachés d'erreurs et qui s'empilent aveuglément avec trop de tâches redondantes. Mais rassurez-vous, il y a une lueur d'espoir. Pour lutter contre ces problèmes, votre organisation peut rechercher des solutions d'amélioration des processus d'entreprise, qui ne sont renforcées que par une automatisation intelligente, ou hyperautomatisation. Parlez-en à l'un de nos consultants en amélioration des processus d'entreprise
Solutions pour les plates-formes
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Qu'est-ce que l'amélioration des processus d'entreprise ?
L'amélioration des processus d'entreprise est une question de raffinement. Vous pouvez observer et enregistrer la façon dont votre équipe effectue les activités afin d'optimiser, d'optimiser, d'optimiser, tout cela dans le but de trouver un moyen plus rapide et plus efficace d'atteindre vos objectifs. Sans suivi des tâches, il est impossible de découvrir où se trouvent les obstacles, d'identifier les tâches redondantes ou de découvrir de nouvelles possibilités d'automatisation. Quels sont donc les principaux objectifs de l'amélioration des processus d'entreprise ?
- réduire le temps ou le coût d'exécution des tâches
- Trouver un moyen plus rapide d'atteindre un objectif de revenu, de qualité ou de productivité.
- Explorer de nouvelles façons de servir les clients en leur offrant une expérience plus agréable et plus fidélisante.
Examinons quelques-unes des principales façons dont les organisations utilisent l'amélioration des processus d'entreprise pour renforcer leurs activités. Vous pensez toujours que la saisie manuelle des données vitales est plus facile pour votre équipe ? Ne laissez pas les artefacts des méthodes traditionnelles obscurcir votre transformation numérique. Les processus d'entreprise non contrôlés ne nuisent pas seulement à l'efficacité, ils peuvent aussi être coûteux et embarrassants. Une simple erreur de formatage sur une feuille de calcul Excel a conduit les services secrets britanniques à demander la mise sur écoute de milliers de lignes téléphoniques erronées. Voici cinq façons dont les organisations jettent un regard neuf sur leurs processus opérationnels afin de trouver des moyens plus efficaces et plus simples de gérer leurs activités quotidiennes.
Éliminer les processus basés sur le papier
Les piles de documents inutiles sont l'un des principaux freins à l'efficacité. Les experts en recherche de McKinsey estiment que les travailleurs consacrent 20 % de leur journée à la recherche et à la collecte d'informations. Cela représente 9,3 heures par semaine, soit plus d'une journée de travail complète, à se perdre dans des piles de paperasserie frivole, ce qui ne contribue en rien à réduire le gaspillage. Considérons les cas suivants L'école de droit de CUNY. L'expérience des étudiants implique de nombreux formulaires papier, des déplacements pour échanger des documents et des tonnes d'allers-retours entre les bureaux pour trouver des signatures. Avec autant de procédures officieuses pour l'exécution des tâches, il n'y avait pas de système de responsabilité en place. L'automatisation fait son apparition : La CUNY School of Law a décidé de regrouper toutes ces tâches fastidieuses dans une application numérique. Les étudiants peuvent remplir les formulaires nécessaires en ligne et ceux-ci sont automatiquement transmis aux parties prenantes pour approbation. Le système invite instantanément l'étudiant à agir s'il a besoin de plus d'informations. L'ensemble du processus s'effectue désormais par voie électronique, ce qui permet d'éviter les manipulations manuelles de papier et d'offrir à l'étudiant une expérience qui le ravit.
Accélérer la préparation des documents essentiels
Les travailleurs passent un tiers de leur temps à préparer des données pour des rapports. Ils rassemblent des données d'enquête, des fichiers journaux, des analyses de médias sociaux et d'autres informations dans des feuilles de calcul et des présentations. Bien que ces informations soient essentielles à la prise de décision, elles sont entachées par des pertes d'efficacité telles que la migration manuelle des données entre les systèmes. Les organisations intelligentes utilisent des méthodes d'amélioration des processus métier pour accélérer le processus de préparation des documents et tirer parti plus rapidement des informations et des opportunités naissantes. Prenons l'exemple de l'agence d'assurance Maury, Donnelly & ParrL'agence d'assurance Maury, Donnelly & Parr : elle était tellement occupée à transférer manuellement des informations entre des courriels, des PDF et des feuilles de calcul Excel (et à corriger les erreurs humaines qui en découlaient !) qu'elle ne pouvait pas se concentrer sur ses compétences de base. Maury, Donnelly & Parr a eu recours à l'amélioration des processus d'entreprise pour réduire de 75 % les erreurs humaines lors de l'élaboration des propositions. Le logiciel remplit automatiquement les modèles de formulaires et contrôle la qualité pour éviter les erreurs. La production d'une proposition prenait auparavant 45 minutes, mais grâce à la rationalisation des processus, elle ne prend plus que 7 à 12 minutes.
Accélérer le service à la clientèle
Selon une étude de Microsoft, 90 % des Américains décident de faire affaire avec une entreprise en fonction de l'expérience qu'ils ont eue avec le service clientèle. Des réactions lentes, manuelles et labyrinthiques aux problèmes des utilisateurs peuvent nuire à des facteurs importants tels que le Net Promoter Score et entamer progressivement votre résultat net. Les entreprises améliorent considérablement l'automatisation de leurs flux de travail afin de fournir un niveau de service exceptionnel qui incite les clients à revenir. Jetez un coup d'œil à Adecco Colombiaune société de télécommunications qui a connu ce même problème. Lorsque les clients téléphonaient pour obtenir de l'aide, le personnel prenait des notes manuelles dans Excel. Il n'y avait pas de standardisation pour la collecte des informations - chacun avait sa propre méthode. Des chiffres mal saisis, des champs mal formatés ou des cellules accidentellement supprimées entraînaient des retards de service. Adecco Colombia a décidé d'améliorer ce processus en utilisant des flux de travail automatisés. Désormais, lorsqu'un client appelle pour obtenir de l'aide, un analyste du service d'assistance remplit un formulaire pratique. Il est ainsi assuré de recueillir auprès du client les informations dont le technicien aura besoin pour résoudre le problème. La soumission de ce formulaire déclenche une séquence d'événements de flux de travail : les superviseurs sont informés de l'attribution de nouveaux tickets, ils reçoivent des mises à jour sur leur progression et tout le monde, y compris le client, reçoit un courrier électronique une fois le problème résolu. La satisfaction des clients est désormais irréprochable dans l'ensemble de l'organisation.
Réduire les erreurs manuelles
Les recherches menées par l'Institute of Management Accountants révèlent que 60% des entreprises utilisent encore Excel à la place d'un ERP. Si cela ne semble pas être une source d'inquiétude, considérez ceci : l'Université d'Hawaï rapporte que 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Si cela ne pose guère de problème pour les dépenses familiales et les listes d'invitations aux fêtes de fin d'année, les organisations qui s'appuient sur des millions de cellules pour prévoir leurs revenus ou équilibrer leurs budgets courent un risque important. Fournisseur de télécommunications Telefónica CAM utilisait Excel pour traiter les souscriptions de nouveaux comptes commerciaux - jusqu'à 100 par jour. Pour chacune d'entre elles, un employé devait créer manuellement 20 nouveaux comptes. Cela représente 2 000 comptes par jour, dont l'exactitude dépendait des données saisies manuellement entre les feuilles de calcul et les logiciels existants. Si l'on examine la situation sous l'angle de la recherche de l'université d'Hawaï, on constate qu'il s'agit d'un foyer d'erreurs potentielles. En effet, l'entreprise est un foyer d'erreurs potentielles. Telefónica CAM a décidé d'apporter un changement. Désormais, le processus de création de comptes pour les services de téléphonie mobile, d'internet, de téléphonie fixe et d'informatique dématérialisée est entièrement automatisé. Lorsqu'un client s'inscrit à un service, ses informations sont automatiquement acheminées vers un processus d'approbation. Les contrats sont entièrement automatisés du début à la fin, ce qui garantit que les profils des clients et les données comptables sont toujours exacts à 100 %.
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Accélérer les cycles de facturation
Les erreurs de frappe ne sont pas des incidents anodins. Une erreur de copier-coller est à l'origine d'une erreur de déclaration de 6,5 milliards de dollars pour le géant des services financiers JP Morgan Chase. Il ne s'agissait pas seulement d'un problème d'archivage : l'erreur a coûté à l'entreprise 600 millions de dollars d'amendes. La numérisation est une nécessité pour les entreprises dont la rapidité de traitement des données financières est synonyme d'augmentation du chiffre d'affaires. Envisagez StoneGate Senior Living. Pour recevoir le financement de Medicaid pour le séjour d'un résident, l'établissement devait soumettre un lot de documents à l'État. Une fois que l'équipe a admis un résident dans ses installations, une horloge critique commence à tourner : elle n'a que 30 jours pour organiser, préparer et soumettre la demande de remboursement des soins. Si un formulaire passait entre les mailles du filet ou traînait sur le bureau d'un approbateur, StoneGate devait payer l'intégralité de la facture jusqu'à ce qu'ils puissent rectifier le problème. StoneGate Senior Living ne pouvait pas prendre le risque d'un faux pas. Il était impératif pour leur rentabilité que les formulaires soient soumis dans les délais réglementaires. Pour améliorer ce processus, ils ont décidé de numériser l'ensemble de la procédure de demande. Les formulaires en ligne ont permis de rationaliser la demande initiale. Au fur et à mesure que les formulaires passaient les différents points de contrôle du système, ils étaient automatiquement transférés à l'employé compétent pour examen. S'il manquait une information, le système signalait instantanément le problème et informait les membres de l'équipe concernés. Les nouveaux flux de travail ont permis de réduire de 25 % les problèmes de facturation en suspens, sécurisant ainsi le flux de revenus de StoneGate. L'amélioration des processus d'entreprise est continue : il y a toujours une meilleure façon, plus intelligente et plus facile, de faire les choses. En examinant vos processus avec un œil attentif à l'efficacité, aux coûts et à la réduction des délais, vous pouvez commencer à faire pencher la balance de la productivité en votre faveur. Il existe plusieurs plateformes que vous pouvez utiliser pour l'automatisation des processus, avec une grande variété de fonctionnalités innovantes. Cela étant dit, certaines plateformes peuvent mieux convenir à votre entreprise et à vos objectifs que d'autres. Néanmoins, nous voulons vous aider à trouver la solution qui vous convient le mieux. Discutez avec l'un de nos experts pour en savoir plus.