5 Beispiele für die Verbesserung von Geschäftsprozessen

Wie können wir unsere Umsatzziele schnell erreichen? Welche Änderungen müssen wir vornehmen, um die Betriebskosten zu senken? Das sind die Fragen, über die Manager jeden Tag nachdenken. Aber um diese Änderungen vorzunehmen, verlassen sich erstaunlich viele Unternehmen immer noch auf Vermutungen. Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten Manager sich nur an 40 % der von ihren Teams geleisteten Arbeit erinnern können. Nicht überwachte und nicht verfolgte Geschäftsprozesse lassen Raum für Aufgaben, die durch die Maschen fallen. Dies führt dazu, dass Projekte zu lange dauern, sich mit Fehlern aufblähen und sich blindlings mit zu vielen überflüssigen Aufgaben anhäufen. Aber seien Sie versichert, dass es einen Silberstreif am Horizont gibt. Um diese Probleme zu bekämpfen, kann Ihr Unternehmen nach Lösungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen suchen, die durch intelligente Automatisierung oder Hyperautomatisierung nur noch verstärkt werden. Sprechen Sie mit einem unserer Berater für Geschäftsprozessoptimierung

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Was ist Geschäftsprozessverbesserung?

Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es um Verfeinerung. Sie können beobachten und protokollieren, wie Ihr Team Aktivitäten durchführt, damit Sie optimieren, optimieren, optimieren können - alles in dem Bemühen, einen schnelleren, effizienteren Weg zum Erreichen Ihrer Ziele zu finden. Ohne die Verfolgung von Aufgaben ist es nicht möglich herauszufinden, wo Hindernisse liegen, doppelte Aufgaben zu erkennen oder neue Möglichkeiten zur Automatisierung zu entdecken. Was sind also einige der wichtigsten Ziele der Geschäftsprozessverbesserung?

• Zeit- und Kostenersparnis bei der Durchführung von Aufgaben
• Einen schnelleren Weg finden, um ein Umsatz-, Qualitäts- oder Produktivitätsziel zu erreichen
• Entdecken Sie neue Wege, um Ihren Kunden ein angenehmeres, loyalitätsförderndes Erlebnis zu bieten.

Lassen Sie uns einen Blick auf einige der wichtigsten Methoden werfen, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verbessern können, um ihre Abläufe zu optimieren. Sind Sie immer noch der Meinung, dass die manuelle Eingabe von wichtigen Daten für Ihr Team einfacher ist? Lassen Sie nicht zu, dass die Artefakte traditioneller Vorgehensweisen Ihre digitale Transformation beeinträchtigen. Unüberwachte Geschäftsprozesse beeinträchtigen nicht nur die Effizienz, sondern können auch kostspielig und peinlich sein. Ein einfacher Formatierungsfehler in einer Excel-Tabelle führte dazu, dass der britische Geheimdienst die Abhörung von Tausenden falscher Telefonleitungen beantragte. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse überdenken, um bessere und einfachere Wege für ihre täglichen Abläufe zu finden.

Abschaffung papierbasierter Prozesse

Stapel von unnötigem Papierkram sind einer der größten Effizienzverluste. Die Forschungsexperten von McKinsey schätzen, dass Arbeitnehmer 20 % ihres Tages mit der Suche nach und dem Sammeln von Informationen verbringen. Das sind 9,3 Stunden pro Woche - mehr als ein ganzer Arbeitstag -, die sie damit verbringen, sich durch unnötige Papierstapel zu wühlen, was nicht dazu beiträgt, die Verschwendung zu verringern. Siehe CUNY-Schule für Recht. Deren Studenten mussten eine Menge Papierformulare ausfüllen, herumlaufen, um Dokumente auszutauschen, und tonnenweise zwischen Büros hin- und herlaufen, um Unterschriften zu finden. Bei so vielen inoffiziellen Verfahren zur Durchführung von Aufgaben gab es kein System der Rechenschaftspflicht. Die Automatisierung kam: Die CUNY School of Law beschloss, all diese zeitaufwändigen Aufgaben in eine digitale Anwendung zu integrieren. Die Studierenden können die erforderlichen Formulare online ausfüllen, und sie werden automatisch zur Genehmigung an alle Beteiligten weitergeleitet. Das System fordert den Studenten sofort zum Handeln auf, wenn weitere Informationen erforderlich sind. Der gesamte Prozess wird nun elektronisch abgewickelt, so dass die manuelle Bearbeitung von Papier entfällt und die Studierenden ein angenehmes Erlebnis haben.

Beschleunigte Vorbereitung kritischer Dokumente

Die Beschäftigten verbringen ein Drittel ihrer Zeit mit der Aufbereitung von Daten für Berichte. Sie ziehen Umfragedaten, Protokolldateien, Social-Media-Analysen und andere Informationen in Tabellenkalkulationen und Präsentationen zusammen. Diese Informationen sind zwar für die Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung, werden aber durch Effizienzverluste wie die manuelle Migration von Daten zwischen Systemen beeinträchtigt. Clevere Unternehmen nutzen Methoden zur Geschäftsprozessverbesserung, um den Prozess der Dokumentenvorbereitung zu beschleunigen und neue Erkenntnisse und Chancen schneller zu nutzen. Werfen Sie einen Blick auf die Versicherungsagentur Maury, Donnelly & ParrDas Unternehmen war so sehr damit beschäftigt, Informationen zwischen E-Mails, PDF-Dateien und Excel-Tabellen von Hand zu übertragen (und die daraus resultierenden menschlichen Fehler zu beheben!), dass es sich nicht auf seine Kernkompetenzen konzentrieren konnte. Maury, Donnelly & Parr nutzte die Verbesserung der Geschäftsprozesse, um menschliche Fehler bei der Erstellung von Angeboten um 75 % zu reduzieren. Die Software füllt automatisch Formularvorlagen aus und überprüft die Qualität auf Fehler. Früher dauerte die Erstellung eines Angebots 45 Minuten, doch mit den optimierten Prozessen können sie es jetzt in 7-12 Minuten erledigen.

Beschleunigung des Kundendienstes

Laut einer Studie von Microsoft entscheiden 90 % der Amerikaner aufgrund ihrer Erfahrungen mit dem Kundendienst , ob sie mit einem Unternehmen Geschäfte machen. Langsame, manuelle und labyrinthartige Reaktionen auf Benutzerprobleme können wichtige Faktoren wie den Net Promoter Score beeinträchtigen und sich allmählich auf Ihr Endergebnis auswirken. Unternehmen setzen starke Verbesserungen bei der Workflow-Automatisierung ein, um ein beeindruckendes Serviceniveau zu bieten, das Kunden zum Wiederkommen bewegt. Werfen Sie einen Blick auf Adecco Kolumbienein Telekommunikationsunternehmen, das genau dieses Problem hatte. Wenn Kunden anriefen, um Unterstützung zu erhalten, machten die Mitarbeiter manuelle Notizen in Excel. Es gab keine Standardisierung für die Erfassung von Informationen - jeder hatte seine eigene Methode. Falsch eingegebene Zahlen, falsch formatierte Felder oder versehentlich gelöschte Zellen führten zu Verzögerungen im Service. Adecco Colombia beschloss, diesen Prozess durch den Einsatz automatisierter Arbeitsabläufe zu verbessern. Wenn nun ein Kunde anruft und um Hilfe bittet, füllt ein Support-Analyst ein praktisches Formular aus. Dadurch wird sichergestellt, dass er die richtigen Informationen vom Kunden erhält, die ein Techniker zur Lösung des Problems benötigt. Die Übermittlung dieses Formulars setzt eine Reihe von Workflow-Ereignissen in Gang: Die Vorgesetzten werden über neue Ticket-Zuweisungen informiert, sie erhalten Aktualisierungen über deren Fortschritt, und alle, einschließlich des Kunden, erhalten eine E-Mail, sobald das Problem gelöst ist. Jetzt ist die Kundenzufriedenheit im gesamten Unternehmen tadellos.

Reduzieren Sie manuelle Fehler

Untersuchungen des Institute of Management Accountants zeigen, dass 60 % der Unternehmen verwenden immer noch Excel anstelle eines ERP-Systems. Wenn das noch kein Grund zur Besorgnis ist, bedenken Sie Folgendes: Die Universität von Hawaii berichtet, dass 90% der Tabellenkalkulationen enthalten Fehler. Während dies für Familienausgaben und Einladungslisten für den Urlaub kein großes Problem darstellt, sind Unternehmen, die sich auf Millionen von Zellen verlassen, um Einnahmen zu prognostizieren oder Budgets auszugleichen, einem erheblichen Risiko ausgesetzt. Telekommunikationsanbieter Telefónica CAM verwendete Excel, um neue Geschäftskontoanmeldungen zu verarbeiten - bis zu 100 pro Tag. Für jedes dieser Konten musste ein Mitarbeiter 20 neue Konten manuell anlegen. Das sind 2.000 Konten pro Tag, deren Genauigkeit davon abhing, dass die Daten manuell in Tabellenkalkulationen und Altsoftware eingegeben wurden. Betrachtet man das Ganze mit den Augen der Universität von Hawaii, so findet man eine wahre Brutstätte für potenzielle Fehler. Also Telefónica CAM beschlossen, eine Änderung vorzunehmen. Jetzt ist der Prozess der Kontoerstellung für Mobilfunk-, Internet-, Festnetz- und Cloud-Dienste vollständig automatisiert. Wenn sich ein Kunde für einen Dienst anmeldet, werden seine Daten automatisch durch einen Genehmigungsprozess geleitet. Verträge werden von Anfang bis Ende vollständig automatisiert, um sicherzustellen, dass die Kundenprofile und Abrechnungsdaten jedes Mal zu 100 % korrekt sind. 

Beschleunigung der Abrechnungszyklen

Fehlerhafte Tastenanschläge sind keine Bagatellen. Ein Fauxpas beim Kopieren und Einfügen war der Grund für einen Berichtsfehler in Höhe von 6,5 Milliarden Dollar beim Finanzdienstleistungsriesen JP Morgan Chase. Dabei handelte es sich nicht nur um ein Problem mit den Aufzeichnungen - der Fehler kostete das Unternehmen 600 Millionen Dollar an Geldstrafen. Die Digitalisierung ist ein Muss für Unternehmen, bei denen die zeitnahe Verarbeitung von Finanzdaten zu höheren Einnahmen führt. Zum Beispiel StoneGate Senior Living. Um eine Medicaid-Finanzierung für den Aufenthalt eines Bewohners zu erhalten, musste ein Stapel Papierkram beim Staat eingereicht werden. Sobald das Team einen Bewohner in seine Einrichtung aufnimmt, beginnt eine wichtige Uhr zu ticken - sie haben nur 30 Tage Zeit, um den Antrag auf Pflegekostenerstattung zu organisieren, vorzubereiten und einzureichen. Wenn ein Formular durch die Maschen fiel oder auf dem Schreibtisch eines Genehmigers liegen blieb, musste StoneGate für die gesamte Rechnung aufkommen, bis die Angelegenheit bereinigt war. StoneGate Senior Living konnte keine Fehltritte riskieren. Für das Unternehmen war es von entscheidender Bedeutung, dass die Formulare innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens eingereicht wurden. Um diesen Prozess zu verbessern, beschloss man, das gesamte Antragsverfahren zu digitalisieren. Online-Formulare rationalisierten den Erstantrag. Wenn die Formulare verschiedene Kontrollpunkte im System passierten, wurden sie automatisch an den richtigen Mitarbeiter zur Überprüfung weitergeleitet. Wenn Informationen fehlten, wies das System sofort auf das Problem hin und informierte die zuständigen Teammitglieder. Die neuen Arbeitsabläufe verringerten die ausstehenden Rechnungen um 25 % und sicherten so den Umsatzfluss von StoneGate. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlicher Prozess - es gibt immer einen besseren, intelligenteren und einfacheren Weg, Dinge zu erledigen. Wenn Sie Ihre Prozesse mit einem scharfen Auge für Effizienz, Kosten- und Zeitersparnis betrachten, können Sie die Produktivität zu Ihren Gunsten verändern. Es gibt verschiedene Plattformen für die Prozessautomatisierung mit einer Vielzahl innovativer Funktionen. Dabei können verschiedene Plattformen für Ihr Unternehmen und Ihre Ziele besser geeignet sein als andere. Dennoch möchten wir Ihnen helfen, die richtige Lösung zu finden. Chatten Sie mit einem unserer Experten, um mehr zu erfahren.