Comment appliquer l'amélioration des processus d'entreprise  

Matt McClintock 16 juin 2020 Processus d'entreprise

Trois moniteurs montrant l’amélioration du processus

Qu'est-ce que l'amélioration des processus d'entreprise et pourquoi est-elle importante ?

L'amélioration des processus d'entreprise consiste à identifier, analyser et améliorer les processus d'entreprise d'une organisation afin d'optimiser les performances et/ou d'améliorer la qualité. Les organisations tentent généralement d'améliorer leurs processus en réduisant le temps nécessaire à l'exécution des tâches, en éliminant le gaspillage, en améliorant la qualité de leurs produits ou services et en assurant un niveau de conformité plus élevé.

Étapes de l'amélioration des processus d'entreprise

Bien qu'il n'existe pas de formule universelle pour l'amélioration des processus d'entreprise, les étapes suivantes fournissent un excellent cadre pour la planification, la mise en œuvre et l'optimisation des processus :

  1. Cartographie du processus
  2. Analyser le processus
  3. Redéfinir le flux de travail
  4. Affectation des ressources
  5. Élaboration d'un plan de mise en œuvre
  6. Exécution du plan
  7. Suivi et optimisation

Améliorer les processus d'entreprise

L'amélioration des processus d'entreprise peut être un outil inestimable pour toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Notez que la réalisation manuelle des étapes d'amélioration des processus d'entreprise ci-dessus peut être un processus long. Les organisations peuvent économiser beaucoup de temps et d'argent, tout en obtenant des informations supplémentaires en utilisant logiciel de gestion des processus d'entreprise qui permet de simplifier l'amélioration des processus d'entreprise.

Cartographie du processus

Cartographie des processus d'entreprise est un outil inestimable qui est utilisé dès le début du processus d'amélioration des processus d'entreprise. La cartographie des processus d'entreprise est une représentation visuelle des processus de travail. Elle définit ce qu'une entreprise fait, comment elle le fait et qui est responsable de l'accomplissement de chaque tâche.

Identifiez le processus que vous souhaitez améliorer. Tracez le processus existant pour obtenir une bonne vue d’ensemble et un point de référence de travail. Vous pouvez créer votre carte manuellement ou simplifier le processus à l’aide de notre logiciel de flux de travail. 

Analyser les améliorations possibles

Passez du temps à revoir la carte que vous avez créée lors de la première étape. Essayez d'identifier les zones du processus où se produisent des goulets d'étranglement et d'autres problèmes. Concentrez-vous sur les domaines où il y a des retards importants, ou où trop de temps et d'argent sont dépensés. À partir de là, remontez à la source probable du problème.

Ne précipitez pas cette étape. Si vous ne parvenez pas à identifier les causes profondes des problèmes, vous ne serez pas en mesure de mener à bien les étapes restantes de la création d'une amélioration des processus d'entreprise.

Redéfinir le flux de travail

Au cours de cette étape, vous travaillerez à la refonte de votre flux de travail afin d'améliorer les problèmes que vous avez identifiés à l'étape précédente. Il est important d'impliquer vos principales parties prenantes dans ce processus. Ils connaissent les flux de travail existants mieux que quiconque et seront pleinement impliqués à l'avenir. Discutez des problèmes que vous avez rencontrés avec eux et recueillez leurs avis sur les solutions possibles.

Dressez la liste de toutes les solutions que vous avez identifiées. Pour chacune d'entre elles, déterminez le temps nécessaire à sa mise en œuvre, les coûts et les risques potentiels.

Affectation des ressources

Une fois que vous avez identifié les solutions possibles, vous pouvez commencer à attribuer les rôles et à déléguer les ressources. Faites savoir aux parties prenantes comment les changements auront un impact sur leurs rôles et quelles ressources seront mises à leur disposition. Expliquez à quoi ressemblera le nouveau flux de travail et comment les améliorations profiteront à l'organisation. Cela permettra à la fois de réduire l'anxiété liée à la résistance au changement et de préparer le terrain pour la mise en œuvre.

Élaboration d'un plan de mise en œuvre

Cette étape est une extension de la précédente. Vous allez y créer un plan détaillé qui intègre les acteurs et les ressources que vous avez identifiés. Compiler une liste de tâches spécifiques dont chaque partie prenante sera responsable. Créez un calendrier détaillé qui indique le début et la fin de chaque tâche. En fixant des délais, vous vous assurez que l'amélioration des processus d'entreprise se fera dans les délais prévus.

Exécution du plan

À ce stade, vous partagerez votre plan de mise en œuvre avec les principaux intervenants. Expliquez ce qu’on attend d’eux et quand leurs tâches doivent être accomplies. Continuer de souligner comment les nouveaux processus profiteront aux intervenants individuels ainsi qu’à l’organisation. 

N'oubliez pas que l'amélioration des processus d'entreprise peut impliquer la mise en place d'équipes ou de systèmes entièrement nouveaux. L'intégration de nouveaux membres d'équipe et de nouveaux systèmes peut être une entreprise de grande envergure. Gérez ces petits aspects comme vous le feriez pour le processus global de mise en œuvre. Fixez des délais et testez les nouveaux systèmes avant de les mettre en œuvre à l'échelle du processus.

Suivi et optimisation pour poursuivre l'amélioration des processus d'entreprise

Quel que soit le degré de planification et d'expérimentation que vous ayez effectué tout au long du processus de mise en œuvre, vous rencontrerez probablement des problèmes après le lancement du nouveau processus. Faites du suivi régulier de vos processus une priorité. Continuez à vous appuyer sur les principales parties prenantes pour obtenir un retour d'information. Réglez les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent. Répétez les étapes ci-dessus pour améliorer continuellement vos processus.

Access Bank - Étude de cas

Access Bank est une banque commerciale multinationale basée en Afrique. L'organisation a sollicité l'aide de ProcessMaker dans ses efforts d'expansion internationale. Leur solution existante de gestion des processus d'affaires était incapable de desservir simultanément plusieurs canaux pour numériser l'ouverture de nouveaux comptes. De plus, leurs processus existants rendaient difficile le respect des réglementations adoptées à la suite de la crise financière mondiale.

Grâce à la plate-forme d’automatisation bancaire de ProcessMaker, Access Bank a pu améliorer ses processus grâce à l’automatisation avec un codage minimal. L’ensemble des processus opérationnels, juridiques, de service à la clientèle et de conformité de la banque ont été optimisés. Access Bank a continué de prendre de l’expansion et est maintenant plus grande que toute autre banque si l’Afrique. 

À propos de ProcessMaker

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. Sa conception intuitive permet une amélioration simple des processus d'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs principaux processus commerciaux, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.

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