5 ejemplos de mejora de los procesos empresariales

¿Cómo podemos alcanzar rápidamente nuestros objetivos de ingresos? ¿Qué cambios debemos hacer para reducir los costes operativos? Estas son las preguntas que los directivos se plantean cada día. Pero para hacer estos cambios, un número sorprendente de organizaciones sigue basándose en conjeturas.

Esta noción se ve agravada por el hecho de que la mayoría de los directivos sólo pueden recordar el 40% del trabajo que realizan sus equipos.. Los procesos empresariales sin control ni seguimiento dejan espacio para que las tareas se queden en el tintero.

Conduce a proyectos que llevan demasiado tiempo, se hinchan de errores y se amontonan ciegamente con demasiadas tareas redundantes. Pero no se preocupe, hay un resquicio de esperanza. Para combatir estos problemas, su organización puede buscar soluciones de mejora de los procesos empresariales, que solo se ven reforzadas por la automatización inteligente, o hiperautomatización.

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¿Qué es la mejora de los procesos empresariales? 

La mejora de los procesos empresariales se basa en el perfeccionamiento. Puede observar y registrar la forma en que su equipo realiza las actividades para poder optimizar, optimizar y optimizar, todo ello en un esfuerzo por encontrar una forma más rápida y eficiente de alcanzar sus objetivos. Si no se hace un seguimiento de las tareas, es imposible descubrir dónde se encuentran los obstáculos, revelar las tareas duplicadas o descubrir nuevas oportunidades de automatización.

Entonces, ¿cuáles son algunos de los principales objetivos de la mejora de los procesos empresariales? 

• Reducir el tiempo o el coste de las tareas
• Encontrar una forma más rápida de alcanzar un objetivo de ingresos, calidad o productividad 
• Explorar nuevas formas de atender a los clientes con una experiencia más agradable y que fomente la fidelidad

Analicemos algunas de las principales formas en que las organizaciones utilizan la mejora de los procesos empresariales para reforzar sus operaciones. 

¿Sigue pensando que la introducción manual de registros vitales es más fácil para su equipo? No deje que los artefactos de las formas tradicionales de hacer las cosas enturbien su transformación digital. Los procesos empresariales no supervisados no sólo entorpecen la eficiencia, sino que pueden resultar costosos y embarazosos. Un simple error de formato en una hoja de cálculo de Excel llevó al Servicio Secreto Británico a solicitar la intervención de miles de líneas telefónicas incorrectas. He aquí cinco maneras en que las organizaciones están revisando sus procesos empresariales para encontrar formas mejores y más sencillas de llevar a cabo sus operaciones cotidianas.

Eliminar los procesos basados en el papel

Las pilas de papeleo innecesario son uno de los principales sumideros de eficiencia. Los expertos en investigación de McKinsey estiman que los trabajadores pasan el 20% de su jornada buscando y recopilando información. Es decir, 9,3 horas a la semana -más de una jornada laboral completa- rebuscando entre frívolos montones de papeles, que no contribuyen en nada a reducir el despilfarro.

Considere Facultad de Derecho de la CUNY. Su experiencia estudiantil implicaba un montón de formularios en papel, paseos para intercambiar documentos y toneladas de idas y venidas entre las oficinas para buscar firmas. Con tantos procedimientos extraoficiales para realizar las tareas, no existía ningún sistema de responsabilidad.

Introduzca la automatización: La Facultad de Derecho de la CUNY decidió integrar todas estas tareas, que llevan mucho tiempo, en una solicitud digital. Los estudiantes pueden rellenar los formularios necesarios en línea, y se pasan automáticamente entre las partes interesadas para su aprobación. El sistema pide al estudiante que actúe al instante si necesita más información. Todo el proceso se lleva a cabo electrónicamente, eliminando el papeleo manual y proporcionando una experiencia de estudiante que resulta encantadora.

Acelerar la preparación de documentos críticos

Los trabajadores dedican un tercio de su tiempo a preparar los datos para los informes. Están recopilando datos de encuestas, archivos de registro, análisis de redes sociales y otra información en hojas de cálculo y presentaciones. Aunque esta información es vital para la toma de decisiones, se ve empañada por la pérdida de eficiencia que supone migrar manualmente los datos entre sistemas.

Las organizaciones inteligentes utilizan métodos de mejora de los procesos empresariales para agilizar el proceso de preparación de documentos y aprovechar más rápidamente las nuevas ideas y oportunidades. Eche un vistazo a la agencia de seguros Maury, Donnelly & Parr: estaban tan ocupados transfiriendo información entre correos electrónicos, PDFs y hojas de cálculo de Excel a mano (¡y corrigiendo los consiguientes errores humanos!) que no podían centrarse en sus competencias principales.

Maury, Donnelly & Parr utilizó la mejora de procesos empresariales para reducir los errores humanos en un 75% a la hora de generar propuestas. El software rellena automáticamente las plantillas de los formularios y comprueba la calidad para detectar errores. El tiempo necesario para elaborar una propuesta solía ser de 45 minutos, pero con los procesos racionalizados implantados, ahora pueden hacerlo en 7-12 minutos.

Agilizar la atención al cliente

Según un estudio de Microsoft, el 90% de los estadounidenses deciden hacer negocios con una empresa en función de su experiencia con el servicio de atención al cliente. Las reacciones lentas, manuales y laberínticas a los problemas de los usuarios pueden hundir factores importantes como la puntuación neta de promotores y mermar gradualmente sus resultados. Las organizaciones están implementando importantes mejoras en la automatización de sus flujos de trabajo para ofrecer un nivel de servicio asombroso que haga que los clientes vuelvan.

Echa un vistazo a Adecco Colombiauna empresa de telecomunicaciones que experimentó este mismo problema. Cuando los clientes llamaban para pedir asistencia, los empleados tomaban notas manuales en Excel. No había ninguna estandarización para la recogida de información, cada uno tenía su propio método. Los números mal escritos, los campos mal formateados o las celdas borradas accidentalmente provocaban retrasos en el servicio.

Adecco Colombia decidió mejorar este proceso utilizando flujos de trabajo automatizados. Ahora, cuando un cliente llama pidiendo ayuda, un analista de soporte rellena un práctico formulario. Esto garantiza que se recopila la información correcta del cliente que un técnico necesitará para resolver el problema. El envío de este formulario pone en marcha una secuencia de eventos de flujo de trabajo: se informa a los supervisores de la asignación de nuevos tickets, éstos reciben actualizaciones sobre su progreso y todos, incluido el cliente, reciben un correo electrónico una vez resuelto el problema. Ahora, tienen una satisfacción del cliente impecable en toda la organización.

Reducir los errores manuales

Una investigación del Institute of Management Accountants revela que el 60% de las empresas sigue utilizando Excel en lugar de un ERP. Si esto no parece un motivo de preocupación, considere lo siguiente: la Universidad de Hawaii informa de que el 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Aunque esto no supone un gran problema para los gastos familiares y las listas de invitaciones a las fiestas, las organizaciones que dependen de millones de celdas para prever los ingresos o equilibrar los presupuestos corren un riesgo importante.

Proveedor de telecomunicaciones Telefónica CAM utilizaba Excel para procesar las suscripciones de nuevas cuentas comerciales, hasta 100 al día. Cada una de ellas requería que un empleado creara manualmente 20 cuentas nuevas. Eso supone 2.000 cuentas al día, cuya exactitud dependía de los datos reintroducidos manualmente entre las hojas de cálculo y el software heredado. Si se mira a través de la lente de la investigación de la Universidad de Hawái, se encuentra un caldo de cultivo de posibles errores.

Así que Telefónica CAM decidió hacer un cambio. Ahora, el proceso de creación de cuentas para los servicios de móvil, Internet, telefonía fija y la nube está totalmente automatizado. Cuando un cliente se inscribe en un servicio, su información pasa automáticamente por un proceso de aprobación. Los contratos están totalmente automatizados de principio a fin, garantizando que los perfiles de los clientes y los datos contables sean 100% precisos en todo momento.

Acelerar los ciclos de facturación

Las pulsaciones erróneas no son incidentes triviales. Una error de copiar y pegar fue la causa de un error de información de 6.500 millones de dólares del gigante de los servicios financieros JP Morgan Chase. No fue sólo un problema de mantenimiento de registros: el error le costó a la empresa 600 millones de dólares en multas.

La digitalización es una necesidad para las empresas en las que el procesamiento de las finanzas con rapidez significa más ingresos. 

Considere StoneGate Senior Living. Para recibir la financiación de Medicaid para la estancia de un residente, necesitaban presentar un lote de papeles al estado. Una vez que el equipo admite a un residente en sus instalaciones, empieza a correr un reloj crítico: sólo tienen 30 días para organizar, preparar y presentar la solicitud de reembolso de la atención. Si un formulario se perdía o languidecía en la mesa de un aprobador, StoneGate tenía que pagar toda la factura hasta que pudiera rectificar el asunto.

StoneGate Senior Living no podía arriesgarse a cometer ningún error. Era imperativo para sus resultados que los formularios se presentaran dentro del plazo reglamentario.

Para mejorar este proceso, decidieron digitalizar todo el procedimiento de solicitud. Los formularios en línea agilizaron la solicitud inicial. A medida que los formularios pasaban por los distintos puntos de control del sistema, se transferían automáticamente al empleado adecuado para su revisión. Si faltaba algún dato, el sistema lo señalaba al instante e informaba a los miembros del equipo necesarios. Los nuevos flujos de trabajo redujeron los problemas de facturación pendientes en un 25%, asegurando el flujo de ingresos de StoneGate. 

La mejora de los procesos empresariales es continua: siempre hay una forma mejor, más brillante y más fácil de hacer las cosas. manera mejor, más brillante y más fácil de hacer las cosas.. Si examina sus procesos con la mirada puesta en la eficiencia, los costes y la reducción de tiempo, puede empezar a cambiar las tornas de la productividad a su favor.

Hay varias plataformas que puede utilizar para la automatización de procesos con una amplia variedad de funciones innovadoras. Dicho esto, es posible que unas plataformas funcionen mejor para su empresa y sus objetivos que otras. No obstante, queremos ayudarle a encontrar la más adecuada. Chatee con uno de nuestros expertos para obtener más información.