Problème
De nombreux résidents de StoneGate ont demandé à Medicaid de payer une partie ou la totalité de leur séjour. L'admission dans l'un de leurs établissements a déclenché une longue procédure de demande en plusieurs étapes auprès de l'organisme gouvernemental. Les demandes impliquant des piles de documents et leur traitement par plusieurs membres du personnel, le long processus a noyé la productivité de l'équipe. Cela a entraîné un cycle de facturation prolongé qui a eu un impact considérable sur leurs revenus opérationnels.
Lorsqu'on travaille avec Medicaid, il y a de nombreuses procédures réglementaires à gérer et à surveiller. Une fois que l'équipe StoneGate a admis un résident dans ses locaux, un délai critique commence à courir - StoneGate a 30 jours pour organiser, préparer et envoyer la demande de Medicaid à l'agence d'État. Si l'équipe ne soumet pas de demande dans ce délai, le gouvernement décline sa demande de remboursement.
Le personnel de StoneGate et de Medicaid échangeait manuellement des documents dans les deux sens. Les demandes incomplètes se sont fanées dans le système, avec une visibilité limitée de leur progression. Pour les demandes entachées par des processus de perte d'efficacité, StoneGate manquait fréquemment le délai de 30 jours pour demander des remboursements et finissait par financer le séjour du résident jusqu'à ce qu'il soit pleinement accepté par Medicaid.
Ce processus long et fastidieux a entraîné une augmentation des créances et un stress excessif sur le bilan du directeur financier. Les retards dans les demandes se sont multipliés, se traduisant par un déluge de pertes financières quotidiennes.
Solution
StoneGate s'est tourné vers ProcessMaker pour une solution bien nécessaire. L'équipe des services professionnels de ProcessMaker a construit et déployé le tout nouveau système de flux de travail en trois mois avec un engagement à 100% à distance. En utilisant des intégrations uniques et des personnalisations sur mesure par ProcessMaker, StoneGate a finalement pu rationaliser son application Medicaid et ses processus de re-certification.
La valeur créée
Le processus de demande de Medicaid nécessite souvent l'attention directe d'un minimum de cinq membres du personnel de StoneGate :
- Directeur du bureau d'affaires
- Travailleur social
- Agent de navigation du payeur (Runner)
- Responsable de la navigation des payeurs
- Directeur de la navigation
Au lieu de recueillir des informations par le biais de formulaires papier et de faire circuler manuellement les formulaires entre les services, ProcessMaker a contribué à la mise en place de nouveaux outils pour automatiser le processus. Les formulaires en ligne ont facilité l'application initiale, permettant une collaboration harmonieuse entre les résidents ou leur famille et le personnel de StoneGate. Le personnel pouvait facilement joindre des documents numériques si nécessaire, établissant ainsi un dépôt en ligne auquel toute personne au sein du flux de travail pouvait accéder.
Toute information manquante était immédiatement signalée. Les flux de travail automatisés ont permis de faire passer les demandes à l'étape suivante du processus d'approbation. Chaque membre du personnel avait une visibilité totale sur l'état d'avancement de la demande, ce qui éliminait le problème coûteux des demandes qui traînaient en longueur. . ProcessMaker a non seulement augmenté la productivité et la coopération des équipes, mais a également amélioré la visibilité globale de l'ensemble de l'organisation. Les nouveaux flux de travail puissants ont permis de réduire de 25 % les comptes clients au cours des 12 premiers mois de déploiement, sécurisant ainsi le flux de revenus de StoneGate et lui permettant de fournir un nouveau niveau de service à ses résidents.
