École de droit CUNY

La faculté de droit de CUNY transforme numériquement son bureau des admissions et les flux de travail des ressources humaines en utilisant ProcessMaker via AWS, ce qui se traduit par une plus grande transparence organisationnelle, une plus grande responsabilité et des économies de coûts.

École de droit CUNY
Logo de l'école de droit CUNY Nom : École de droit CUNY Secteur : Enseignement supérieur Les utilisateurs : 67

Processus mis en évidence

  • 6 processus dans les départements suivants : Admissions, ressources humaines et aide financière

"Beaucoup de nos processus impliquaient du papier, de la marche, beaucoup de va-et-vient. Le temps et l'argent étaient gaspillés. Maintenant, tout peut être fait en cliquant sur un bouton". Elgin Bryant Analyste de données à la faculté de droit de la CUNY

Problème

La CUNY School of Law avait plusieurs processus manuels qui devaient être rationalisés et automatisés. Avant d'utiliser la solution de workflow en nuage AWS de ProcessMaker, l'école n'avait aucun moyen de suivre les progrès et les lacunes de chaque processus. Sans ces informations, il n'y avait aucun système de responsabilité en place. Il était difficile d'identifier les goulets d'étranglement, car l'ancien système n'offrait pas la même fonctionnalité qui garantissait la transparence des flux de travail au sein du personnel. En outre, les flux de travail manuels de l'école impliquaient la saisie humaine d'informations et de courriels, ainsi que le déplacement physique pour notifier à un autre intervenant qu'un processus avait commencé. Ils étaient donc extrêmement chronophages, sujets à l'erreur humaine, et impliquaient de nombreuses heures de travail, du temps et de l'argent qui auraient pu être utilisés plus efficacement ailleurs. L'un des départements les plus mûrs pour la numérisation est le bureau des admissions. Par exemple, les étudiants doivent remplir des formulaires papier pour la plupart des demandes. Le va-et-vient entre le bureau des admissions et les étudiants entraînait une perte de temps, de papier et d'argent. À partir de ce flux de travail à forte intensité de papier, l'école a créé une application numérique qui a automatisé ce processus et coordonné une plus grande flexibilité entre les différents départements pour résoudre ce problème.

Solution

Après avoir comparé les fonctionnalités des différentes plates-formes, la CUNY School of Law a décidé d'automatiser ses principaux processus opérationnels sur le cloud grâce à ProcessMaker. Le cloud offrirait la sécurité nécessaire pour répondre aux préoccupations en matière de conformité et de confidentialité des données, ainsi qu'un degré de flexibilité qui aiderait l'école à s'adapter plus facilement aux changements. En intégrant une solution d'automatisation des flux de travail intelligente basée sur le cloud, la CUNY School of Law pourrait moderniser ses communications entre le personnel et les interactions entre le personnel et les étudiants afin de faciliter des temps de réponse plus rapides et une efficacité interne. Le premier processus créé était un simple processus de ressources humaines qui nécessitait six autres départements. Ils ont organisé une réunion de groupe pour présenter le flux de travail au début et ont constaté des résultats positifs immédiats. Grâce au bouche à oreille, d'autres flux de travail ont rapidement été sélectionnés pour être automatisés, et l'école a commencé à automatiser d'autres processus.

La valeur créée

Depuis qu'elle a adopté ProcessMaker, la CUNY School of Law a amélioré la responsabilité, la productivité et la transparence de son personnel dans ses opérations principales. Les décideurs et les gestionnaires peuvent désormais localiser la source des goulots d'étranglement pour s'attaquer directement au problème, ce qui crée de la visibilité et favorise l'appropriation entre les rôles et les responsabilités des parties prenantes. Les six processus actifs à ce jour consistent à notifier les étudiants lorsque certaines informations sont nécessaires ou à inciter l'étudiant à agir pour l'étape suivante. Des messages peuvent être envoyés à l'étudiant pour l'orienter automatiquement vers la bonne personne, sans intervention humaine. L'ensemble du processus se déroule par voie électronique. Aujourd'hui, la CUNY School of Law peut répondre avec une plus grande agilité aux demandes des étudiants et du personnel, ce qui contribue à améliorer l'expérience entre les campus. La CUNY School of Law est très fière d'offrir une expérience exceptionnelle à ses étudiants. Grâce à l'offre de cloud de ProcessMaker via Amazon Web Services, l'école a hâte d'automatiser davantage de processus pour dépasser ce standard. Vous cherchez à transformer votre école grâce au low-code ? Regardez une démo de 2 minutes pour voir comment vous pouvez augmenter les inscriptions et la rétention.

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