Le problème
La faculté de droit de CUNY avait plusieurs processus manuels qui devaient être rationalisés et automatisés. Avant la solution de workflow AWS cloud de ProcessMaker, l'école n'avait aucun moyen de suivre les progrès et les lacunes de chaque processus. Sans ces informations, il n'y avait pas de système de responsabilisation en place. Les goulets d'étranglement étaient difficiles à identifier, car l'ancien système n'offrait pas les mêmes fonctionnalités que celles qui garantissaient la transparence des flux de travail au sein du personnel.
En outre, les flux de travail manuels de l'école impliquaient la saisie humaine d'informations et de courriers électroniques, ainsi que la marche à pied pour informer un autre intervenant qu'un processus avait commencé. Ces opérations étaient donc extrêmement longues, sujettes à l'erreur humaine et nécessitaient de nombreuses heures de travail, de temps et d'argent qui auraient pu être utilisées plus efficacement ailleurs.
L'un des services les plus mûrs pour la numérisation est le bureau des admissions. Par exemple, les étudiants doivent remplir des formulaires papier pour la plupart des demandes. Le va-et-vient entre les admissions et les étudiants faisait perdre du temps, du papier et de l'argent dans le processus. À partir de ce flux de travail à forte intensité de papier, l'école a créé une application numérique qui a automatisé ce processus et coordonné une plus grande flexibilité entre les différents services pour résoudre ce problème.
La solution
Après avoir comparé les fonctionnalités des plateformes, la faculté de droit de CUNY a entrepris d'automatiser ses principaux processus opérationnels sur le cloud grâce à ProcessMaker. Le cloud offrirait la sécurité nécessaire pour répondre aux préoccupations de conformité et de confidentialité des données, ainsi qu'un degré de flexibilité qui aiderait l'école à devenir plus agile face aux changements. En incorporant une solution d'automatisation des flux de travail intelligente basée sur le cloud, l'école de droit CUNY pourrait moderniser ses communications entre le personnel et les interactions entre le personnel et les étudiants afin de faciliter des temps de réponse plus rapides et une efficacité interne.
Le premier processus créé était un simple processus de ressources humaines qui nécessitait six autres départements. Ils ont tenu une réunion de groupe pour présenter le déroulement des opérations dès le début et ont constaté des résultats positifs immédiats. Grâce au bouche à oreille, d'autres flux de travail ont rapidement été sélectionnés pour être automatisés, et l'école a commencé à automatiser d'autres processus.
La valeur créée
Depuis son passage à ProcessMaker, l'école de droit de CUNY a amélioré la responsabilité, la productivité et la transparence de son personnel dans ses activités principales. Les décideurs et les gestionnaires peuvent désormais localiser la source des goulets d'étranglement pour s'attaquer directement au problème, en créant une visibilité et en favorisant l'appropriation entre les rôles et les responsabilités des parties prenantes.
Les six processus actifs à ce jour consistent à informer les étudiants lorsque certaines informations sont nécessaires ou à les inciter à agir pour l'étape suivante. Des messages peuvent être envoyés à l'étudiant qui le dirigent automatiquement vers la bonne personne sans intervention humaine. L'ensemble du processus se déroule par voie électronique.
Aujourd'hui, la faculté de droit de CUNY peut fonctionner avec une plus grande souplesse face aux demandes des étudiants et du personnel, ce qui contribue à améliorer l'expérience inter-campus. La CUNY School of Law est très fière d'offrir des expériences exceptionnelles aux étudiants. Grâce à l'offre de ProcessMaker via Amazon Web Services, l'école est impatiente d'automatiser davantage de processus pour dépasser cette norme.
