Le guide du débutant en matière d'automatisation des flux de travail

Avez-vous déjà eu l'impression d'avoir trop de travail à faire ? Les petites tâches qui prennent du temps continuent-elles de s'accumuler, vous distrayant de projets plus engageants et plus stimulants ? Tout le monde, de la suite C aux nouveaux stagiaires, peut s'enliser dans des activités monotones. Heureusement, il existe une solution : L'automatisation des flux de travail. Vous pourriez augmenter votre productivité et votre efficacité en automatisant de nombreux processus. Vos employés, quant à eux, peuvent se concentrer sur un travail de plus grande valeur. Selon le Fédération Internationale de Robotique70 % des travailleurs pensent que l'automatisation offrira davantage de possibilités de s'engager dans des travaux stratégiques.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail est la conception et l'exécution de processus automatisés pour accomplir des tâches ou pour acheminer des données et des fichiers entre des personnes et des systèmes en fonction de règles commerciales. Elle est particulièrement utile pour réduire le temps consacré à des actions manuelles spécifiques, telles que le lead nurturing ou les formulaires à remplir automatiquement. 

Utilisation de logiciels et d'outils d'automatisation des flux de travail

Les entreprises qui cherchent à automatiser les processus se tournent souvent vers les outils informatiques, notamment les logiciels de gestion des flux de travail. Les bons outils permettent d'acheminer les informations et de mener à bien les actions sans délai. En fin de compte, ils vous permettent de réduire les coûts, d'augmenter la productivité et de réduire les erreurs humaines. Vous pouvez même améliorer le moral et la fidélisation des employés en éliminant les tâches fastidieuses.

Considérez le processus d'envoi d'une facture à un client. Vous pouvez le faire à l'ancienne, en tirant un document préfabriqué, en entrant les informations du client, en énumérant les articles/services vendus et en tapant les prix. Ensuite, vous pouvez enregistrer le fichier, charger votre courrier électronique, puis l'envoyer et attendre une réponse. Une fois que le client a effectué un paiement, vous pouvez le cocher comme étant payé.

Le processus ci-dessus n'a rien de compliqué, mais il prendra beaucoup de temps. Avec un système automatisé correctement configuré, il est possible d'éliminer bon nombre des problèmes mentionnés ci-dessus. Vos outils d'automatisation peuvent détecter quand vous scannez et expédiez des articles, par exemple. À partir de là, il peut calculer le montant dû et prendre les informations du client dans le fichier pour générer une facture. Ensuite, il enverra la facture (peut-être par courrier électronique) au client et prendra note du moment où elle sera payée.

La facturation n'est qu'une des nombreuses possibilités. Si votre organisation consacre trop de ressources à des tâches manuelles simples, vous pouvez augmenter considérablement la productivité avec les bons outils. Examinons d'autres domaines dans lesquels vous pouvez tirer parti de l'automatisation des flux de travail.

Exemples d'automatisation du flux de travail dans chaque service

Les bons outils d'automatisation permettront d'améliorer les flux de travail. En réduisant le temps passé à des tâches banales, vous permettrez à vos employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation peut également améliorer la satisfaction des employés, ce qui se traduit par un engagement et une fidélisation accrus.

Technologies de l'information

L'informatique implique souvent un travail manuel très simple. Pensez aux mises à jour. Les logiciels doivent être régulièrement mis à jour et corrigés ; vous pourriez être exposé à des risques de sécurité et passer à côté de nouvelles fonctionnalités. Dans le passé, la mise à jour impliquait souvent le téléchargement et l'installation manuels de fichiers. Aujourd'hui, les services informatiques peuvent automatiser de nombreux processus redondants, notamment :

• Sauvegarde et récupération
• Partage des données
• Gestion des incidents
• Cycle de vie des produits
• Cycles de libération

Ressources humaines

Les RH sont souvent embourbées dans des tâches qui prennent beaucoup de temps. Remplir les formulaires obligatoires, rechercher des signatures, fournir des documents, envoyer des évaluations de performances, traiter les demandes de voyage ou de congé - les tâches peuvent sembler interminables. Chaque jour, il semble y avoir un nouveau cycle de recrutement. Les professionnels des ressources humaines n'ont pas beaucoup d'heures de travail dans la journée. C'est une telle perte de temps que de passer des heures à copier et coller des données à partir de fichiers papier ou numériques. Cependant, de nombreux flux de travail des RH peuvent être automatisés. Par exemple, vous pourriez envoyer automatiquement des manuels d'orientation aux nouveaux employés dès qu'une adresse électronique de l'entreprise leur est attribuée. Voici d'autres processus RH qui peuvent être automatisés :

• Embarquement et désembarquement des employés
• Suivi des demandeurs
• Évaluations des performances
• Feuilles de temps 
• Demandes de congé
• Engagement des employés

Ventes

Un logiciel d'automatisation des flux de travail fait un excellent assistant commercial. Par exemple, vous pouvez mettre en place une campagne de distribution de gouttes pour renforcer les relations avec les clients. Plutôt que d'envoyer chaque message manuellement, vous pouvez envoyer des messages au goutte-à-goutte selon un calendrier préétabli ou après certaines activités des clients. Si un client potentiel télécharge un livre blanc pour une solution technologique particulière, votre système pourrait lui envoyer automatiquement par courrier électronique plus d'informations sur lesdites solutions quelques jours plus tard. Vous trouverez ci-dessous d'autres flux de vente qui peuvent être automatisés :

• Faire correspondre les représentants commerciaux avec les prospects
• Génération de prospects
• Suivi du flux de courrier électronique
• Courriels de bienvenue/clients à l'embarquement
• Planification des rendez-vous
• Tâches de suivi
• Saisie des données relatives aux clients
• Établissement de la liste

Finance

La gestion des finances est un problème majeur pour de nombreuses entreprises. Il faut notamment remplir des documents, donner des autorisations et distribuer l'argent. Des outils automatisés permettent de remplir des formulaires, de transférer des données et de débourser des fonds. Donnez du pouvoir au service des finances et laissez-les se concentrer sur des activités plus difficiles. Il est également essentiel de respecter la réglementation, et l'automatisation peut également aider à accomplir ces autres tâches :

• Approbations budgétaires
• Remboursement des frais de voyage
• Commandes d'achat
• Dépenses d'investissement

Comptabilité

Traditionnellement, les processus comptables sont remplis de tâches manuelles, telles que le rapprochement des comptes, la production de rapports et la préparation de la paie. Grâce à l'automatisation, vous pouvez automatiser une partie ou la totalité de ces activités. Cela pourrait améliorer le moral des employés et accroître leur fidélisation. N'oubliez pas d'automatiser également ces processus :

• Validation des données
• Suivi des factures
• Approbations

Juridique

Les avocats exigent souvent un salaire élevé pour les nombreuses années qu'ils ont passées à se former en vue d'une carrière dans ce domaine. Les bons outils d'automatisation des flux de travail éliminent ou réduisent le temps consacré aux tâches manuelles, comme la production de documents, la signature des accords de confidentialité, la saisie de données, etc. Ainsi, vous pouvez vous assurer que votre équipe juridique met ses compétences et ses efforts à profit. Voici plusieurs autres processus qui bénéficient de l'automatisation :

• Facturation
• Recherche
• Révision des contrats
• Codage LEDES

Autres services

La liste ci-dessus est loin d'être exhaustive. Essentiellement, tout service peut tirer profit de l'automatisation. S'il est logique de cibler les processus qui en bénéficieront le plus au départ, vous devez envisager toutes les possibilités lorsque cela est approprié. En effet McKinsey a constaté que plus de 2 000 activités professionnelles dans 800 professions peuvent être automatisées. Invariablement, les bons outils automatisés augmenteront l'efficacité et la productivité dans toute votre entreprise.

Concevoir et mettre en place des flux de travail automatisés

La mise en place de flux de travail automatisés est une tâche ardue, mais qui peut être accomplie avec une planification adéquate. Pour faciliter le processus, il faut le décomposer en tâches plus petites et exécutables.

Créer un flux de travail visuel

La première étape de la construction d'une maison consiste à établir les plans. Il est également judicieux d'établir un guide visuel pour vos flux de travail, par exemple un organigramme de vos processus d'entreprise. Vous pouvez disposer le processus par étapes et utiliser un code de couleurs pour rendre chaque étape distincte.

Entrée de l'utilisateur source

Il est judicieux de recueillir les réactions des employés qui effectuent actuellement des activités manuelles et qui utiliseront plus tard les outils automatisés. Ils peuvent fournir des suggestions sur la manière d'automatiser les tâches et de maximiser le rendement et la productivité.

Définir les bons indicateurs de performance clés (KPI)

Les entreprises n'investissent pas et ne mettent pas en place des outils d'automatisation pour le plaisir. Elles veulent obtenir des résultats mesurables. Lorsque vous concevez des processus automatisés, considérez les différents KPI qui pourraient mesurer votre succès. Vous pouvez vous intéresser aux heures de travail économisées par semaine ou aux conversions réalisées grâce à des campagnes d'arrosage.

Utiliser les outils d'automatisation des flux de travail appropriés

De nombreux outils et plates-formes peuvent être utilisés pour automatiser les processus d'entreprise. Par exemple, vous pourriez utiliser l'automatisation des processus robotisés (RPA), qui nécessite généralement un codage minimal pour effectuer des tâches sur ordinateur (comme l'ouverture de la collecte et la saisie de données) traditionnellement effectuées par des humains. Veillez à identifier les outils dont votre entreprise dispose (ou pourrait se procurer) l'expertise nécessaire pour réussir.

Faire des tests

Vous devez tester minutieusement l'automatisation de vos flux de travail avant de les déployer dans l'ensemble de l'organisation ou même dans un service. Il est judicieux d'effectuer plusieurs tests et d'essayer différentes variables. Et une fois les premiers essais terminés, demandez aux personnes susceptibles d'utiliser les outils d'automatisation de les faire tourner. Ils pourront peut-être découvrir des éléments que vous avez manqués ou faire des suggestions pour améliorer le processus.

Lancer, surveiller, ajuster

Enfin, le moment est venu de mettre en service l'automatisation de votre flux de travail. Vous devez former vos employés à l'utilisation de ces outils tout en leur expliquant leurs avantages. Un peu d'effort maintenant pourrait faire gagner beaucoup de temps aux gens plus tard. 

Au fur et à mesure que vos outils sont utilisés, vous devez les surveiller. Fonctionnent-ils correctement ? Les employés signalent-ils les problèmes ? Si un problème survient, ne l'ignorez pas. Faites plutôt des ajustements le plus rapidement possible.

L'automatisation des flux de travail est le bon choix

Les ressources sont rares, le talent adéquat peut être difficile à trouver, et il n'y a jamais assez d'heures dans une journée donnée. En automatisant les différents flux de travail, vous pouvez toutefois réduire le temps perdu à des tâches subalternes. En conséquence, vous pouvez bénéficier d'une augmentation significative de la productivité, d'un engagement accru des employés et d'un alignement efficace sur vos objectifs.

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