Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie zu viel Arbeit haben? Stapeln sich kleine, zeitaufwändige Aufgaben, die Sie von interessanteren und anspruchsvolleren Projekten ablenken? Jeder, von der Führungsetage bis hin zu neuen Auszubildenden, kann sich in eintönigen Tätigkeiten verzetteln. Zum Glück gibt es eine Lösung: Workflow-Automatisierung. Sie können die Produktivität und Effizienz steigern, indem Sie viele Prozesse automatisieren. Ihre Mitarbeiter können sich derweil auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Laut der Internationalen Vereinigung für Robotikglauben 70 % der Arbeitnehmer, dass die Automatisierung mehr Möglichkeiten für strategische Arbeit bieten wird.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Entwicklung und Ausführung automatisierter Prozesse zur Erledigung von Aufgaben oder zur Weiterleitung von Daten und Dateien zwischen Personen und Systemen auf der Grundlage von Geschäftsregeln. Sie ist besonders nützlich, um den Zeitaufwand für bestimmte manuelle Aktionen zu verringern, z. B. für die Pflege von Leads oder das automatische Ausfüllen von Formularen.
Einsatz von Software und Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
Unternehmen, die Prozesse automatisieren wollen, wenden sich häufig an IT-Tools, einschließlich Workflow-Management-Software. Mit den richtigen Tools können Informationen weitergeleitet und Aktionen ohne Verzögerung abgeschlossen werden. Letztlich können Sie damit Kosten senken, die Produktivität steigern und menschliche Fehler reduzieren. Sie können sogar die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung verbessern, indem Sie lästige Aufgaben eliminieren.
Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Rechnung an einen Kunden schicken. Sie können dies auf die altmodische Art und Weise tun, indem Sie ein vorgefertigtes Dokument aufrufen, die Daten des Kunden eingeben, die verkauften Artikel/Dienstleistungen auflisten und die Preise eingeben. Anschließend können Sie die Datei speichern, Ihre E-Mail laden, sie abschicken und auf eine Antwort warten. Sobald der Kunde bezahlt hat, können Sie ihn als bezahlt abhaken.
Der oben beschriebene Prozess ist nicht kompliziert, aber er wird viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem korrekt eingerichteten automatisierten System lassen sich viele der oben genannten Probleme beseitigen. Ihre Automatisierungswerkzeuge können zum Beispiel erkennen, wann Sie Artikel scannen und versenden. Von dort aus könnte es berechnen, wie viel geschuldet wird, und die Informationen des Kunden in die Datei aufnehmen, um eine Rechnung zu erstellen. Als Nächstes wird die Rechnung (vielleicht per E-Mail) an den Kunden geschickt und eine Notiz erstellt, wenn sie bezahlt wurde.
Die Rechnungsstellung ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Wenn Ihr Unternehmen zu viele Ressourcen für einfache manuelle Aufgaben aufwendet, können Sie mit den richtigen Tools die Produktivität erheblich steigern. Schauen wir uns einige andere Bereiche an, in denen Sie die Workflow-Automatisierung nutzen können.
Beispiele für Workflow-Automatisierung in jeder Abteilung
Die richtigen Automatisierungswerkzeuge werden die Arbeitsabläufe zum Besseren verändern. Indem Sie den Zeitaufwand für banale Aufgaben reduzieren, können sich Ihre Mitarbeiter auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren. Die Automatisierung kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, was zu mehr Engagement und Bindung führt.
Informationstechnologie
IT ist häufig mit viel einfacher Handarbeit verbunden. Denken Sie an Aktualisierungen. Software muss regelmäßig aktualisiert und gepatcht werden; Sie könnten Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein und neue Funktionen verpassen. In der Vergangenheit bedeuteten Aktualisierungen oft, dass Dateien manuell heruntergeladen und installiert werden mussten. Heute können IT-Abteilungen viele überflüssige Prozesse automatisieren, z. B:
- Sicherung und Wiederherstellung
- Gemeinsame Nutzung von Daten
- Management von Zwischenfällen
- Produktlebenszyklus
- Zyklen freigeben
Humanressourcen
Die Personalabteilung wird häufig mit zeitraubenden Aufgaben überhäuft. Das Ausfüllen vorgeschriebener Formulare, das Einholen von Unterschriften, das Bereitstellen von Unterlagen, das Versenden von Leistungsbeurteilungen, die Bearbeitung von Reise- oder Urlaubsanträgen - die Liste der zu erledigenden Aufgaben kann endlos erscheinen. Jeden Tag scheint es eine neue Runde der Personalbeschaffung zu geben. Personalverantwortliche haben nur so viele Stunden am Tag. Es ist reine Zeitverschwendung, stundenlang Daten aus Papier- oder Digitaldateien zu kopieren und einzufügen. Viele Arbeitsabläufe im Personalwesen können jedoch automatisiert werden. So können Sie zum Beispiel automatisch Orientierungshandbücher an neue Mitarbeiter senden, sobald diese eine E-Mail-Adresse des Unternehmens erhalten haben. Hier finden Sie weitere HR-Prozesse, die automatisiert werden können:
- Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
- Verfolgung von Bewerbern
- Leistungsbeurteilungen
- Zeiterfassungsbögen
- Urlaubsanträge
- Engagement der Mitarbeiter
Vertrieb
Software zur Workflow-Automatisierung ist ein hervorragender Vertriebsassistent. So können Sie beispielsweise eine Drip-Kampagne einrichten, um die Beziehungen zu Ihren Kunden zu stärken. Anstatt jede Nachricht manuell zu versenden, können Sie Drip-Nachrichten nach einem vorgegebenen Zeitplan oder nach bestimmten Kundenaktivitäten versenden. Wenn ein potenzieller Kunde ein White Paper für eine bestimmte Technologielösung herunterlädt, könnte Ihr System ihm einige Tage später automatisch weitere Informationen zu diesen Lösungen per E-Mail zusenden. Nachfolgend finden Sie weitere Vertriebsabläufe, die automatisiert werden können:
- Abgleich von Vertriebsmitarbeitern mit Leads
- Generierung von Leads
- E-Mail-Workflow zur Nachbereitung
- Begrüßungs-/Kundeneinführungs-E-Mails
- Planung von Terminen
- Nachbereitende Aufgaben
- Eingabe von Kundendaten
- Listenerstellung
Finanzen
Die Verwaltung der Finanzen stellt für viele Unternehmen eine große Belastung dar. Papierkram muss ausgefüllt, Genehmigungen eingeholt und Gelder verteilt werden, um nur einige Beispiele zu nennen. Automatisierte Tools können Formulare ausfüllen, Daten übertragen und Gelder auszahlen. Die Finanzabteilung wird entlastet und kann sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Auch die Einhaltung von Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung, und die Automatisierung kann auch bei diesen anderen Aufgaben helfen:
- Haushaltsgenehmigungen
- Reisekostenerstattungen
- Kaufaufträge
- Investitionsausgaben
Buchhaltung
In der Buchhaltung fallen traditionell viele manuelle Aufgaben an, z. B. der Abgleich von Konten, die Erstellung von Berichten und die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung. Durch Automatisierung können Sie einen Teil oder alle diese Tätigkeiten automatisieren. Dies könnte die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Vergessen Sie nicht, auch diese Prozesse zu automatisieren:
- Validierung der Daten
- Verfolgung von Rechnungen
- Zulassungen
Rechtliches
Juristen verlangen oft ein hohes Gehalt für die vielen Jahre, die sie mit ihrer Ausbildung für eine Karriere in diesem Bereich verbracht haben. Mit den richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung lässt sich der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben wie die Erstellung von Dokumenten, die Sicherstellung der Unterzeichnung von NDAs, die Dateneingabe und vieles mehr verringern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr juristisches Team seine Fähigkeiten und Bemühungen in den richtigen Dienst stellt. Hier sind einige weitere Prozesse, die von der Automatisierung profitieren:
- Rechnungsstellung
- Forschung
- Vertragsprüfungen
- LEDES-Kodierung
Andere Abteilungen
Die obige Liste ist bei weitem nicht erschöpfend. Im Grunde genommen kann jede Abteilung von der Automatisierung profitieren. Es ist zwar sinnvoll, sich zunächst auf die Prozesse zu konzentrieren, die den größten Nutzen bringen, aber Sie sollten jede Möglichkeit in Betracht ziehen, wenn es angebracht ist. In der Tat McKinsey hat herausgefunden, dass über 2.000 Arbeitstätigkeiten in 800 Berufen automatisiert werden können. Mit den richtigen Automatisierungswerkzeugen lassen sich Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen steigern.
Entwurf und Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe
Die Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe ist eine gewaltige Aufgabe, die jedoch mit der richtigen Planung bewältigt werden kann. Um den Prozess zu erleichtern, sollten Sie ihn in kleinere, ausführbare Aufgaben unterteilen.
Erstellen Sie einen visuellen Arbeitsablauf
Der erste Schritt beim Bau eines Hauses besteht darin, die Baupläne zu entwerfen. Es ist klug, auch für Ihre Arbeitsabläufe einen visuellen Leitfaden zu erstellen, beispielsweise ein Flussdiagramm Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können den Prozess in Schritte gliedern und jede Phase durch eine Farbkodierung kenntlich machen.
Quelle: Benutzereingabe
Es ist klug, das Feedback der Mitarbeiter einzuholen, die derzeit manuelle Tätigkeiten ausführen und später die automatisierten Tools nutzen. Sie können Vorschläge machen, wie Aufgaben automatisiert werden können, um den Output und die Produktivität zu maximieren.
Setzen Sie die richtigen KPIs
Unternehmen investieren nicht zum Spaß in Automatisierungswerkzeuge und richten diese ein. Sie wollen messbare Ergebnisse erzielen. Wenn Sie automatisierte Prozesse entwerfen, denken Sie an die verschiedenen KPIs, die Ihren Erfolg messen könnten. Sie könnten sich die eingesparten Arbeitsstunden pro Woche oder die Konversionen über Drip-Kampagnen ansehen.
Verwendung geeigneter Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen können viele Tools und Plattformen eingesetzt werden. Sie könnten zum Beispiel die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) nutzen, die in der Regel nur minimale Codierung erfordert, um Aufgaben auf Computern auszuführen (z. B. das Erfassen und Eingeben von Daten), die traditionell von Menschen ausgeführt werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen über das nötige Fachwissen verfügt (oder sich dieses beschaffen kann), um erfolgreich zu sein.
Tests durchführen
Sie sollten Ihre Workflow-Automatisierung gründlich testen, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen oder sogar in einer Abteilung einführen. Es ist sinnvoll, mehrere Tests durchzuführen und verschiedene Variablen auszuprobieren. Und wenn Sie die ersten Tests abgeschlossen haben, sollten Sie die Personen, die die Automatisierungswerkzeuge verwenden könnten, bitten, sie auszuprobieren. Vielleicht entdecken sie Dinge, die Sie übersehen haben, oder können Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses machen.
Starten, überwachen, anpassen
Endlich ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Ihre Workflow-Automatisierung in Betrieb gehen kann. Sie sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Werkzeugen schulen und ihnen gleichzeitig die Vorteile erläutern. Wenn Sie sich jetzt ein wenig Mühe geben, können Sie den Mitarbeitern später viel Zeit ersparen.
Wenn Ihre Werkzeuge eingesetzt werden, müssen Sie sie überwachen. Funktionieren sie ordnungsgemäß? Melden die Mitarbeiter Probleme? Wenn etwas auftaucht, sollten Sie es nicht ignorieren. Nehmen Sie stattdessen so schnell wie möglich Anpassungen vor.
Workflow-Automatisierung ist die richtige Wahl
Ressourcen sind knapp, die richtigen Talente sind schwer zu finden, und ein Tag hat nie genug Stunden. Durch die Automatisierung verschiedener Arbeitsabläufe können Sie jedoch die Zeit, die für unbedeutende Aufgaben verschwendet wird, reduzieren. Das Ergebnis ist ein deutlicher Produktivitätsschub, ein höheres Engagement der Mitarbeiter und eine effiziente Ausrichtung auf Ihre Ziele.
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