Les 5 meilleures façons de faciliter le processus de délocalisation des employés

Selon CNBC, 4,3 millions de personnes ont quitté leur emploi en janvier 2022, effleurant de peu les chiffres records de novembre. Les médias parlent de "la grande démission", tandis que d'autres suggèrent qu'il s'agit d'un remaniement nécessaire des talents. Quelle que soit la façon dont vous considérez le changement d'emploi, le nombre de travailleurs qui quittent leur emploi n'a jamais été aussi élevé, ce qui souligne l'importance d'une stratégie bien organisée pour le départ des employés.

Une étude récente a révélé que 44% des employés sont chercheurs d'emploi actifsce qui signifie que la tendance n'est pas prête de s'arrêter. L'automatisation du processus à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail est le meilleur moyen de garantir la cohérence et l'exhaustivité du processus d'exclusion.

Raisons pour lesquelles un processus d'offshoring fort est nécessaire

L'intégration intelligente des employés n'est pas seulement une question d'efficacité et d'archivage. Elle peut avoir des répercussions importantes sur le plan et de sécurité sécurité. Selon TechRepublic, les ex-employés constituent l'une des "plus grandes cybermenaces", 48 % des entreprises se disant très confiantes dans le fait que les anciens employés sont toujours en mesure d'accéder au réseau de l'entreprise. Pour deux organisations sur dix, il faut parfois jusqu'à un mois ou plus pour couper complètement les ponts, ce qui signifie que des travailleurs potentiellement mécontents ont le pouvoir sur des systèmes vitaux bien après leur départ.

Dans un cas, un démissionnaire rancunier a supprimé 20 gigaoctets de données de la coopérative de crédit en guise de représailles.Ce qui a retardé l'approbation des prêts hypothécaires et d'autres services importants pour les clients. Cet incident met en évidence une dure réalité : vous devez être en mesure d'effectuer rapidement les tâches de départ. Voici cinq façons de faciliter le processus d'intégration de vos employés.

1. Créer une liste de contrôle de l'externalisation pour les RH

Une liste de contrôle électronique peut faire partie du processus de délocalisation des employés pour le département des ressources humaines. La liste de contrôle peut comporter les éléments suivants

• Obtention de la lettre de démission de l'employé
• Fournir une acceptation écrite de la lettre de démission
• Fixation d'un rendez-vous entre l'employé et le service des ressources humaines pour la sous-traitance
• Saisie des informations relatives à la cessation d'emploi dans la base de données des RH
• Traitement de tout remboursement de frais de personnel en suspens
• Confirmer que l'employé ne doit pas rembourser la prime de signature ou les frais de déménagement.
• Déterminer si un employé a des congés accumulés qu'il n'a pas pris.
• Fournir à l'employé sa propre liste de contrôle pour l'intégration.

Outre les éléments tangibles, votre flux de travail doit également inclure des étapes permettant une transition en douceur de l'expertise. En l'absence de processus clairs, les opérations sont souvent paralysées à la suite du départ d'un membre de l'équipe. Les employés restants doivent trier les anciens courriels et passer au crible les disques partagés pour reconstituer la façon dont le membre du personnel embarqué a effectué les tâches clés. Pour les employés qui partent avec un préavis, vous devez normaliser les étapes à suivre dans les derniers jours ou les dernières semaines afin de vous assurer que les équipes sont bien prêtes. 

2. Créer une liste de contrôle pour l'employé en cas de délocalisation

Il est également utile de disposer d'une liste de contrôle électronique pour l'intégration des employés dans le cadre du processus d'intégration. Elle peut inclure des éléments tels que :

• Régler toute avance de petite caisse ou tout autre compte non réglé
• S'assurer que tous les documents essentiels sont étiquetés et organisés pour leur successeur.
• Retirer les objets personnels du bureau, des casiers des employés, etc.
• Rendre les clés, les cartes-clés, les cartes de crédit d'entreprise, les permis de stationnement, etc.
• Le cas échéant, une déclaration de conflit d'intérêts à remplir
• Rassembler les appareils mobiles et le matériel informatique fournis par l'entreprise
• Fournir une adresse de réexpédition 

Ces processus impliquent un lien étroit entre les RH et l'informatique. En cas de déconnexion, les équipes techniques ne sont pas toujours informées des départs des employés. Même lorsqu'ils sont informés, les responsables informatiques signalent que les processus manuels de départ peuvent prendre des heures à exécuterce qui signifie qu'il est souvent relégué au bas de la liste des tâches à accomplir.

L'informatique fantôme rend également difficile l'exécution efficace des étapes d'intégration. Il s'agit d'employés qui utilisent des applications ou des logiciels non divulgués pour faire leur travail, comme un spécialiste du marketing qui crée quotidiennement du contenu pour les médias sociaux sur l'application de son choix. Le service informatique est alors dans l'ignorance la plus totale. Bien que la plupart d'entre eux n'aient pas d'intentions malveillantes, une publication accidentelle sur le compte d'un ex-employeur peut avoir de graves conséquences sur le plan des relations publiques. Un système de départ bien rodé permet d'éviter ces risques potentiels en documentant chaque système sur lequel l'employé a le contrôle.

3. Examiner avec l'employé toute clause de non-divulgation, tout avantage ou toute indemnité de départ

Si un employé a signé un accord de non-divulgation, de non-concurrence ou de confidentialité, examinez les exigences de cet accord avec lui avant son départ. Discutez également des sanctions qui s'appliqueront en cas de violation de l'accord. Assurez-vous que l'employé en reçoive des copies, si ce n'est déjà fait. Ces formulaires sont souvent utilisés pour que les informations confidentielles de l'entreprise soient conservées au sein de celle-ci et ne soient pas partagées avec des concurrents potentiels.

D'autres documents peuvent devoir être examinés, en fonction des conditions de départ de l'employé. Les éléments courants de l'indemnité de départ comprennent :

• Rémunération régulière restante et/ou rémunération supplémentaire pour un nombre x de mois.
• Options d'achat d'actions
• Vacances non utilisées, maladie ou PTO
• 401K et 403B
• Aide à la réinsertion professionnelle
• Aide à la préparation de curriculum vitae

4. Articles en stock remis à l'employé

Une liste de contrôle électronique est également un élément essentiel du processus de départ des employés. Les articles généralement remis aux employés peuvent comprendre des badges d'identification, des clés, des cartes-clés, des cartes de stationnement, des appareils mobiles, des outils et des uniformes. Des cartes qui génèrent des mots de passe à usage unique pour l'accès au réseau sont parfois délivrées et doivent être récupérées pour protéger la sécurité du réseau. Faites le compte de tous ces articles avant le départ des employés.

Il est particulièrement temps de passer à la vitesse supérieure en ce qui concerne les processus de départ des travailleurs à distance. Le passage au télétravail a déclenché une forte hausse de la demande d'appareils. Selon Gartner, en 2021, les livraisons de PC et de tablettes dépasseront les 500 millions d'unités pour la première fois dans l'histoire - un chiffre que les employeurs ne veulent pas perdre de vue. Établissez des processus sur la façon dont les employés qui partent doivent retourner les équipements, par exemple en leur envoyant une étiquette d'expédition prépayée et des matériaux d'emballage prêts à l'emploi.

5. Mener un entretien de sortie

Les entretiens de départ lors de l'offboarding nous donnent des indices importants sur la culture, les processus, l'éthique et le moral au travail. En permettant aux employés qui partent de discuter de leurs perceptions et des raisons de leur départ, les RH peuvent suivre ces réponses et déterminer les tendances et les schémas au fil du temps.

Les entretiens de départ ne doivent pas être menés dans le vide : vous devez créer des processus rationalisés autour de la collecte des commentaires afin de pouvoir tirer parti d'informations précieuses. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des enquêtes de départ. Lorsque des problèmes courants apparaissent dans ces enquêtes sur les entretiens de départ, il peut être judicieux pour l'entreprise de déterminer la cause de ces problèmes.

Lors des entretiens de départ, vous pouvez glaner des informations sur les conditions salariales compétitives, les congés, etc. Il est également utile de savoir qui débauche vos employés talentueux.

Les questions courantes de l'entretien de départ pendant le processus d'embarquement peuvent inclure

• Quand et pourquoi avez-vous commencé à chercher un nouvel emploi ?
• Comment évaluez-vous la culture de notre organisation ?
• Vous a-t-on donné suffisamment de ressources pour faire votre travail ?
• Sur une échelle de 1 à 10, quelle était l'intensité de votre charge de travail au cours d'une journée moyenne ?
• Les politiques internes ont-elles fréquemment entravé votre capacité à faire votre travail efficacement ?
• La responsabilité était-elle bien répartie entre vos collègues ?

Une stratégie d'intégration efficace aide votre équipe à s'adapter à la tendance croissante des "employés boomerangs", c'est-à-dire des employés qui reviennent après un court congé sabbatique dans une autre entreprise. LinkedIn signale une augmentation du nombre de boomerangs-ce qui signifie que votre processus de départ ne doit pas être une rupture brutale.

Deuxièmement, nous comptons sur les témoignages pour guider plus que les choix de restaurants : 57% des candidats à l'emploi évitent activement les entreprises avec des avis négatifs en ligne. Etonnamment, 1 demandeur d'emploi sur 3 a refusé une offre d'emploi sur la base d'un avis peu flatteur laissé par un employé mécontent. Il incombe donc aux employeurs de s'assurer que le processus de départ laisse un excellent souvenir. dernière dernière impression.

Rationaliser le processus d'intégration avec l'automatisation des RH 

Quelles que soient les circonstances, le départ d'un employé peut être quelque peu émouvant. Mais il est essentiel pour les entreprises de disposer d'un processus de départ standard et complet qui garantit que tous les risques de sécurité ont été pris en compte et qu'une piste d'audit de la sortie de l'employé est créée dans tous les cas. Des plateformes comme ProcessMaker sont parfaites pour créer un flux de travail personnalisé pour l'intégration des employés, qui améliore la sécurité et évite les erreurs coûteuses.

En savoir plus sur notre plateforme numérique d'automatisation des processus RH. L'intégration des employés est trop importante pour être confiée à des formulaires papier et des feuilles de calcul. Grâce à ProcessMaker, vous pouvez automatiser le processus d'intégration des employés afin de répondre parfaitement à vos besoins.