La guía para principiantes de la automatización del flujo de trabajo

¿Alguna vez has sentido que tienes demasiado trabajo en tus manos? ¿Siguen acumulándose pequeñas tareas que consumen mucho tiempo, distrayéndote de proyectos más atractivos y desafiantes? Cualquiera, desde la suite C hasta los nuevos aprendices, pueden empantanarse con actividades monótonas. Afortunadamente, hay una solución: Automatización del flujo de trabajo. Podrías aumentar la productividad y la eficiencia automatizando muchos procesos. Sus empleados, mientras tanto, pueden centrarse en trabajos de mayor valor. De acuerdo con el Federación Internacional de Robóticael 70% de los trabajadores creen que la automatización ofrecerá más oportunidades para realizar trabajos estratégicos.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es el diseño y la ejecución de procesos automatizados para completar tareas o para enrutar datos y archivos entre personas y sistemas basados en reglas de negocio. Es especialmente útil para reducir el tiempo dedicado a acciones manuales específicas, como el cultivo de plomo o el rellenado automático de formularios. 

Usando software y herramientas de automatización del flujo de trabajo

Las empresas que buscan automatizar los procesos suelen recurrir a herramientas informáticas, incluido el software de gestión de flujos de trabajo. Las herramientas adecuadas pueden enrutar la información y completar las acciones sin demora. En última instancia, permiten reducir los costos, aumentar la productividad y reducir el error humano. Incluso puede mejorar la moral y la retención de los empleados al eliminar las tareas que adormecen la mente.

Considere el proceso de enviar una factura a un cliente. Puedes hacerlo a la antigua, sacando un documento prefabricado, introduciendo la información del cliente, listando los artículos/servicios vendidos, y escribiendo los precios. Luego, podrías guardar el archivo, cargar tu correo electrónico, luego enviarlos y esperar una respuesta. Una vez que el cliente hace un pago, podrías marcarlos como pagados.

No hay nada complicado en el proceso anterior, pero consumirá mucho tiempo. Con un sistema automatizado correctamente configurado, es posible eliminar muchas de las molestias anteriores. Sus herramientas de automatización pueden detectar cuando escanean y envían artículos, por ejemplo. A partir de ahí, podría calcular cuánto se debe y tomar la información del cliente en archivo para generar una factura. A continuación, enviará la factura (quizás por correo electrónico) al cliente y tomará nota cuando se pague.

La facturación es sólo una de las muchas oportunidades. Si su organización gasta demasiados recursos en tareas manuales sencillas, puede aumentar drásticamente la productividad con las herramientas adecuadas. Veamos algunas otras áreas en las que puede aprovechar la automatización del flujo de trabajo.

Ejemplos de automatización de flujos de trabajo en todos los departamentos

Las herramientas de automatización adecuadas cambiarán los flujos de trabajo para mejor. Al reducir el tiempo dedicado a tareas mundanas, permitirá a sus empleados centrarse en actividades de mayor valor. La automatización también puede mejorar la satisfacción de los empleados, lo que lleva a un mayor compromiso y retención.

La tecnología de la información

La informática a menudo implica un trabajo manual muy simple. Considere las actualizaciones. El software debe actualizarse y parcharse regularmente; podrías estar expuesto a riesgos de seguridad y perderte nuevas funciones. En el pasado, actualizar a menudo significaba descargar archivos e instalarlos manualmente. Ahora, los departamentos de TI pueden automatizar muchos procesos redundantes, entre ellos:

• Copia de seguridad y recuperación
• Compartir datos
• Gestión de incidentes
• El ciclo de vida del producto
• Ciclos de liberación

Recursos humanos

Los recursos humanos están frecuentemente atascados con tareas que consumen mucho tiempo. Rellenar los formularios obligatorios, buscar firmas, proporcionar documentación, enviar revisiones de rendimiento, procesar viajes o solicitudes de permisos... las tareas pueden parecer interminables. Cada día, parece haber una nueva ronda de reclutamiento. Los profesionales de RRHH sólo tienen un número limitado de horas en el día. Es una pérdida de tiempo pasar horas copiando y pegando datos de archivos en papel o digitales. Sin embargo, muchos flujos de trabajo de RRHH pueden ser automatizados. Por ejemplo, podrías enviar automáticamente manuales de orientación a los nuevos empleados una vez que se les asigna una dirección de correo electrónico de la empresa. Aquí hay otros procesos de RRHH que pueden ser automatizados:

• Incorporación y retirada de empleados
• Seguimiento de los solicitantes
• Evaluaciones de la actuación profesional
• Hojas de tiempos 
• Solicitudes de vacaciones
• Compromiso de los empleados

Ventas

El software de automatización del flujo de trabajo es un excelente asistente de ventas. Por ejemplo, podría establecer una campaña de goteo para fortalecer las relaciones con los clientes. En lugar de enviar cada mensaje manualmente, puede enviar mensajes de goteo en un horario preestablecido o después de ciertas actividades de los clientes. Si un cliente potencial descarga un libro blanco para una solución tecnológica en particular, su sistema podría enviarle automáticamente por correo electrónico más información sobre dichas soluciones unos días después. A continuación se presentan otros flujos de trabajo de ventas que pueden ser automatizados:

• Emparejar a los representantes de ventas con los clientes potenciales
• Generación de plomo
• Seguimiento del flujo de trabajo delcorreo electrónico
• Correos electrónicos de bienvenida/cliente de a bordo
• Programación de citas
• Tareas de seguimiento
• Entrada de datos del cliente
• Edificio de la lista

Finanzas

La gestión de las finanzas es una gran molestia para muchas empresas. Hay que rellenar el papeleo, hacer aprobaciones y distribuir el dinero, entre otras cosas. Las herramientas automatizadas pueden rellenar formularios, transferir datos y desembolsar fondos. Capacite al departamento de finanzas y deje que se concentre en actividades más desafiantes. También es crucial para cumplir con el cumplimiento, y la automatización puede ayudar con estas otras tareas también:

• Aprobaciones presupuestarias
• Reembolsos de viaje
• Órdenes de compra
• Gastos de capital

Contabilidad

Tradicionalmente, los procesos de contabilidad se llenan de tareas manuales, como la conciliación de cuentas, la generación de informes y la preparación de la nómina. A través de la automatización, se puede automatizar parte o todas estas actividades. Esto podría mejorar la moral de los empleados y aumentar la retención. No olvide automatizar estos procesos también:

• Validación de datos
• Seguimiento de facturas
• Aprobaciones

Legal

Los abogados a menudo exigen un alto salario por los muchos años que pasaron entrenando para una carrera en este campo. Las herramientas adecuadas de automatización del flujo de trabajo eliminan o reducen el tiempo dedicado a las tareas manuales, como la generación de documentos, la firma de las ANC, la introducción de datos y más. De esta manera, puede asegurarse de que su equipo legal está poniendo sus habilidades y esfuerzos en un uso justo. He aquí otros procesos que se benefician de la automatización:

• Facturación
• Investigación
• Revisiones de contratos
• Codificación de LEDES

Otros departamentos

La lista anterior está lejos de ser exhaustiva. Esencialmente, cualquier departamento puede beneficiarse de la automatización. Aunque tiene sentido centrarse en aquellos procesos que se beneficiarán más inicialmente, debe considerar cada oportunidad cuando sea apropiado. De hecho McKinsey ha descubierto que más de 2.000 actividades laborales en 800 ocupaciones pueden ser automatizadas. Invariablemente, las herramientas automatizadas adecuadas aumentarán la eficiencia y la productividad en toda la empresa.

Diseñar y construir flujos de trabajo automatizados

La construcción de flujos de trabajo automatizados es una tarea de enormes proporciones, pero que se puede lograr con una planificación adecuada. Para facilitar el proceso, divídalo en tareas más pequeñas y ejecutables.

Crear un flujo de trabajo visual

El primer paso para construir una casa es elaborar los planos. Es inteligente elaborar una guía visual para sus flujos de trabajo también, como un diagrama de flujo de sus procesos de negocio. Puedes diseñar el proceso por pasos y usar un código de colores para que cada etapa sea distinta.

La entrada del usuario de la fuente

Es inteligente buscar información de los empleados que actualmente realizan actividades manuales y luego usar las herramientas automatizadas. Pueden proporcionar sugerencias sobre cómo automatizar las tareas y maximizar el rendimiento y la productividad.

Establecer los KPIs correctos

Las empresas no invierten y crean herramientas de automatización por diversión. Quieren lograr resultados medibles. Mientras diseñan procesos automatizados, consideren los diferentes KPIs que podrían medir su éxito. Podría mirar las horas de trabajo ahorradas por semana o las conversiones a través de campañas de goteo.

Usar las herramientas apropiadas de automatización del flujo de trabajo

Se pueden utilizar muchas herramientas y plataformas para automatizar los procesos comerciales. Por ejemplo, se podría utilizar la automatización de procesos robóticos (RPA), que normalmente requiere una codificación mínima para realizar tareas en las computadoras (como la recolección de aberturas y la introducción de datos) tradicionalmente realizadas por los humanos. Asegúrese de identificar las herramientas que su empresa tiene (o podría obtener) la experiencia necesaria para tener éxito.

Hacer pruebas...

Debería probar a fondo la automatización de su flujo de trabajo antes de desplegarlos en toda la organización o incluso en un departamento. Es inteligente hacer varias pruebas y probar diferentes variables. Y una vez que haya completado las pruebas iniciales, pregunte a las personas que podrían usar las herramientas de automatización que las lleven a dar una vuelta. Pueden descubrir cosas que se te pasaron por alto o pueden ofrecerte sugerencias para mejorar el proceso.

Lanzar, monitorizar, ajustar

Finalmente, ha llegado el momento de que la automatización de su flujo de trabajo se ponga en marcha. Debes entrenar a los empleados en el uso de las herramientas y al mismo tiempo explicarles los beneficios. Un poco de esfuerzo ahora podría ahorrarle a la gente mucho tiempo después. 

A medida que tus herramientas se ponen en uso, necesitas monitorearlas. ¿Están funcionando correctamente? ¿Los empleados están reportando problemas? Si surge algo, no lo ignores. En su lugar, haga ajustes lo más rápido posible.

La automatización del flujo de trabajo es la elección correcta

Los recursos son escasos, el talento adecuado puede ser difícil de encontrar, y nunca hay suficientes horas en un día determinado. Sin embargo, al automatizar varios flujos de trabajo, se puede reducir el tiempo perdido en tareas menores. Como resultado, puede experimentar un aumento significativo de la productividad, un mayor compromiso de los empleados y una alineación eficiente con sus objetivos.

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