Le temps est un facteur essentiel pour les étudiants transférés à la recherche d'universités potentielles. L'époque des candidatures en personne qui prenaient des semaines, voire des mois, est révolue. Dans notre monde numérisé, les étudiants attendent des réponses et des services instantanés. Lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites, ils sont plus enclins à chercher d'autres options.
Les études montrent que plus d'un tiers des candidats potentiels préfèrent remplir en ligne leurs dossiers d'admission et d'aide financière. Les étudiants souhaitent une plus grande clarté concernant les documents requis, des mises à jour opportunes sur l'état d'avancement de leur candidature et un processus de décision plus rapide.
Alors, comment réduire la durée du processus de transfert et, en fin de compte, augmenter les taux d'inscription ?
Les taux d'inscription sont influencés par la rapidité des processus de transfert
Les décisions d'admission, l'octroi d'aides financières et l'inscription aux cours dépendent souvent du transfert de cours, tant pour les nouveaux étudiants que pour ceux qui reviennent.
Une étude de DocuSign révèle que les universités qui s'appuient encore sur des processus manuels risquent de perdre 66 % des étudiants qui optent pour d'autres établissements dans l'attente d'une décision. En outre, 82 % des étudiants seraient retournés à leur premier choix s'ils avaient reçu une communication en temps utile. Il est choquant de constater que 47 % des étudiants renoncent à postuler auprès d'établissements dont les processus de candidature sont compliqués.
Ces résultats soulignent l'importance cruciale d'une communication interne et externe efficace, ainsi que de processus de transfert rationalisés. Les lacunes dans ces domaines peuvent amener les étudiants à reconsidérer leurs choix d'établissements d'enseignement.
Comment les processus de transfert de crédits se déroulent-ils historiquement ?
Les processus d'équivalence de crédits de transfert ont toujours été menés manuellement, ce qui est souvent source d'inefficacité et d'erreurs. Dans le passé, ces processus impliquaient généralement une paperasserie importante, les dossiers étant entièrement conservés sur papier.
Certaines universités, dans un effort de modernisation, ont commencé à utiliser des systèmes de gestion des documents pour enregistrer les équivalences de cours. Toutefois, même si ces systèmes sont en place, la dépendance à l'égard des feuilles de calcul et la pratique de l'envoi d'informations par courrier électronique ont largement remplacé les enregistrements manuscrits. Cette méthode, bien qu'elle constitue une amélioration, reste en deçà d'une solution numérique entièrement intégrée qui permettrait de rationaliser le processus, d'améliorer la précision et la communication entre les établissements.
Alors que le paysage de l'enseignement supérieur continue d'évoluer, il existe un besoin croissant de systèmes plus efficaces et automatisés pour gérer efficacement les équivalences de crédits.
Une nouvelle génération d'automatisation des flux de travail
Les outils d'automatisation des processus métier tels que ProcessMaker réduisent considérablement la durée des processus de transfert de crédit. Ce logiciel innovant exploite l'apprentissage automatique et l'IA, rendant l'expérience d'automatisation transparente et conviviale, même pour le personnel sans formation technique.
Des flux de travail automatiques rationalisent la mise en correspondance des anciens cours avec les nouveaux à l'université, en dirigeant efficacement les cours pertinents vers les professeurs appropriés pour un examen rapide et la sélection de cours équivalents - le tout réalisable en quelques secondes sur leurs smartphones. Cette transformation réduit l'ensemble du processus à moins d'une semaine, une amélioration remarquable par rapport à la méthode manuelle traditionnelle de 4 à 6 semaines.
En outre, la plateforme est hautement personnalisable pour répondre aux besoins uniques de chaque institution. Elle comprend un tableau de bord convivial d'évaluation des crédits de transfert et des vues directes conçues pour les personnes chargées d'approuver les transferts, telles que les membres du corps enseignant.
Avantages de l'automatisation des processus de transfert des étudiants
- Gagner du temps. En rationalisant les processus et en tirant parti de la technologie, les tâches peuvent être accomplies plus efficacement. Les éducateurs et les administrateurs peuvent ainsi se concentrer sur l'enseignement et l'engagement des étudiants plutôt que sur les charges administratives. En même temps, les étudiants recevront des réponses plus rapides, ce qui leur permettra de vivre une expérience plus agréable.
- Réduire les erreurs. La mise en œuvre d'approches systématiques et de solutions automatisées minimise le risque d'erreurs et garantit la précision de la gestion et de la communication des données.
- Optimiser les ressources. Une gestion efficace des ressources, y compris le temps, le personnel et le matériel, permet aux institutions de tirer le meilleur parti de leurs actifs disponibles.
- Améliorer la satisfaction des étudiants et du personnel. La création d'un environnement dans lequel les processus d'inscription et de transfert sont efficaces contribue à augmenter le niveau de satisfaction des étudiants et du personnel. Cela créera une expérience positive durable
Exemples d'établissements d'enseignement qui ont amélioré leurs processus grâce à l'automatisation
La CUNY School of Law a efficacement numérisé et automatisé les flux de travail de son bureau d'admission et de ses ressources humaines en utilisant la plateforme en nuage de ProcessMaker via Amazon Web Services. Cette transformation a permis d'améliorer la transparence, la responsabilité et de réaliser des économies significatives. L'université est désormais plus agile pour répondre aux demandes des étudiants et du personnel, ce qui permet d'améliorer l'expérience inter-campus.
2. L'université nationale de Colombie
L'Université nationale de Colombie a révolutionné sa division des ressources humaines en mettant en place la plateforme d'automatisation de ProcessMaker. Cette intégration a permis d'unifier les processus d'affaires dans cinq domaines distincts au sein de l'institution, favorisant un flux de travail plus rationalisé et plus efficace. La solution n'a pas seulement amélioré le contrôle et la sécurité des processus, mais elle a également abordé les questions concernant la gestion des demandes, l'embauche et l'intégration de nouveaux employés, et le stockage des documents - conduisant finalement à un changement positif significatif pour leur excellence opérationnelle globale.
3. Collège communautaire de Tulsa
Le Tulsa Community College a transformé ses opérations grâce à la plateforme d'automatisation de ProcessMaker, remplaçant les méthodes papier obsolètes par des processus numériques efficaces au sein de ses systèmes et départements multi-campus. Ainsi, TCC bénéficie désormais de procédures simplifiées pour les demandes de diplômes, les demandes d'accès au système, les évaluations du personnel et les approbations de congés, ce qui lui permet de gagner du temps de manière significative. L'intégration transparente de ProcessMaker avec les systèmes existants de TCC a amélioré les flux de travail interdépartementaux, influençant positivement la charge de travail du personnel et enrichissant l'expérience globale des étudiants.
Résultat
L'automatisation des processus de transfert de crédits est cruciale pour les établissements d'enseignement qui souhaitent améliorer la satisfaction des étudiants et les taux d'inscription. La solution de ProcessMaker permet non seulement de simplifier ces procédures complexes mais aussi de rendre l'expérience plus efficace et plus transparente pour les administrateurs et les étudiants. En automatisant l'évaluation des crédits de transfert, les institutions peuvent économiser du temps et des ressources, ce qui leur permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment : favoriser la réussite des étudiants et faciliter les transitions. Découvrez comment la solution ProcessMaker peut rationaliser les processus de transfert de crédits en assistant à notre webinaire d'information.
