De plus en plus d'organisations se tournent vers l'automatisation sur le lieu de travail pour accroître la productivité et réduire les coûts. Nombre de ces organisations sont conscientes des avantages de l'automatisation, ayant téléchargé des applications ou des logiciels qui automatisent une ou plusieurs tâches de bureau. Cela ne signifie pas pour autant qu'une organisation a atteint l'automatisation. L'automatisation à grande échelle est obtenue par la mise en œuvre d'un système de bureautique.
Dans cet article, nous examinons ce qu'est un système de bureautique et les avantages qu'il offre. Nous examinerons ensuite le processus de mise en œuvre et mettrons en évidence certaines caractéristiques importantes que vous devez rechercher dans un système de bureautique.
Qu'est-ce qu'un système de bureautique ?
Le système se compose de solutions matérielles et logicielles qui permettent le transfert de données entre les systèmes en l'absence de toute contribution ou intervention humaine. La bureautique allège la charge de travail des organisations en simplifiant et en automatisant des processus tels que la comptabilité, la gestion des données, la formation, la gestion des installations et diverses tâches administratives.
Un système de bureautique ne consiste pas seulement à se passer de papier. Par exemple, il s'agit de conserver toute la correspondance relative aux produits du travail et aux clients dans un système de gestion des documents. Pourtant, un système de bureautique offre aux organisations bien plus qu'un simple passage au vert en réduisant la consommation de papier. Il s'agit d'un outil puissant qui peut être utilisé pour éliminer les processus manuels, identifier les flux de travail inefficaces et faciliter la prise de décision en connaissance de cause.
Avantages d'un système de bureautique
La mise en place d'un système de bureautique offre aux organisations un large éventail d'avantages. Ces avantages sont notamment les suivants
- Amélioration de la précision
- Réduction des coûts
- Réduction du temps et des ressources
- Stockage et gestion des données
- Des données plus précises et des décisions plus éclairées
- Amélioration des processus d'entreprise
Amélioration de la précision
Les humains font des erreurs, les systèmes automatisés correctement mis en œuvre n'en font pas. Les erreurs humaines ne sont pas seulement inefficaces en ce sens qu'elles doivent être corrigées et entraînent des retards de productivité, mais elles peuvent aussi être coûteuses. Par exemple, l'ajout de trop de chiffres lors du paiement d'un employé ou d'un vendeur. Les erreurs graves peuvent entraîner des problèmes de sécurité et de conformité, voire des amendes et des pénalités. Un système de bureautique limite l'intervention humaine dans le transfert des données, ce qui minimise la fréquence des erreurs.
Réduction des coûts
En automatisant des processus commerciaux complexes, les organisations n'ont pas besoin d'investir autant dans l'embauche pour ces tâches. En conséquence, les coûts opérationnels sont plus faibles, tandis que la productivité et les marges bénéficiaires sont nettement plus élevées.
Réduction du temps et des ressources
Grâce à l'automatisation, les organisations peuvent accomplir plus avec moins. En éliminant les processus fastidieux et chronophages, les employés peuvent consacrer leur temps à des tâches de plus grande valeur. Par exemple, le retour à l'avantage populaire de la dématérialisation, avec logiciels de bureautique les employés n'ont pas besoin de passer autant de temps à rassembler des documents importants, à saisir ces informations ou à classer des copies papier volumineuses. Le système le fait pour eux. En fait, 78% des dirigeants anticipent que l'automatisation pourrait libérer 3 heures par jour du temps d'un employé.
Stockage et gestion des données
Les systèmes bureautiques simplifient le stockage des données tout en donnant aux organisations la possibilité de surveiller et de contrôler les données grâce à un système de gestion électronique des documents. Parmi les caractéristiques communes, citons la gestion des tâches et les systèmes de rappel, ainsi qu'un accès facile aux informations par les principales parties prenantes.
Des données plus précises et des décisions plus éclairées
Les systèmes de bureautique permettent aux organisations d'accéder à de grands ensembles de données, à des rapports et à des analyses. L'accès aux données permet de prendre des décisions plus éclairées. De plus, en analysant les données et les indicateurs clés de performance, les organisations peuvent apporter des améliorations à leurs processus afin de supprimer les goulets d'étranglement et autres inefficacités.
Par l'intermédiaire de l'amélioration des processus d'entrepriseLes organisations optimisent leurs performances, améliorent la qualité de leurs produits ou services et assurent un niveau de conformité plus élevé. La capacité à améliorer les processus d'entreprise est ce qui distingue les systèmes de bureautique des technologies d'automatisation au coup par coup.
Comment mettre en place un système de bureautique
Les avantages d'un système de bureautique sont assez faciles à comprendre et à apprécier. La quasi-totalité des organisations du monde entier se réjouiraient d'une meilleure précision, d'une plus grande efficacité et de marges bénéficiaires plus élevées. Pourtant, de nombreuses organisations ne passent pas à un système de bureautique parce que le processus semble trop lourd. Avec une approche ordonnée, cependant, la mise en œuvre est à la fois gérable et réalisable.
Décider de ce qu'il faut automatiser
Avant de mettre en œuvre un système de bureautique, l'organisation devra passer du temps à examiner quels processus spécifiques devront être automatisés. Commencez par examiner les flux de travail existants afin de comprendre les processus, les parties prenantes et les ressources impliquées. L'une des façons les plus simples d'examiner vos flux de travail est de les cartographier.
La cartographie des processus d'entreprise consiste à créer une représentation visuelle des processus de travail afin de définir ce que fait une organisation, comment elle le fait et qui est responsable de chaque tâche. De nombreux processus au sein d'une organisation ne sont pas documentés. En créant des représentations visuelles, les parties prenantes peuvent identifier les goulets d'étranglement dans les flux de travail et les tâches qui doivent être rationalisées. La création d'une carte des processus est simple grâce aux fonctions de modélisation des processus par glisser-déposer du principal logiciel de gestion des processus d'entreprise.
Principales caractéristiques d'un système de bureautique
Il existe d'innombrables applications et logiciels qui promettent une meilleure efficacité grâce à l'automatisation. Cependant, comme nous l'avons vu plus haut, pour atteindre une efficacité organisationnelle grâce à un système de bureautique, il ne suffit pas de télécharger quelques applications. Il vous faut plutôt une solution bureautique complète qui offre les fonctionnalités suivantes :
Modélisation des processus et conception des flux de travail
Un avantage important d'un système de bureautique est la possibilité de concevoir et d'améliorer les flux de travail. La solution que vous choisissez doit vous permettre de créer des flux de travail détaillés en quelques minutes. Les principales solutions offrent une conception intuitive et comprennent des fonctionnalités telles que le glisser-déposer modélisateur de processus.
Compatibilité avec les téléphones portables
À l'ère de l'économie au foyer et de la pandémie de COVID-19, la mobilité est plus importante que jamais. Les employés doivent pouvoir exercer leurs fonctions de n'importe où. A solution basée sur le cloud est toujours sécurisé et toujours accessible.
Intégration
L'un des plus grands défis que les organisations doivent relever lorsqu'elles tentent d'automatiser leurs processus est l'intégration de divers logiciels ou applications tiers. Votre système bureautique doit fonctionner de manière transparente avec vos autres outils, comme le marketing par courrier électronique et votre système de gestion de la relation client.
Gestion des tâches et des délais
Gestion des tâches est une caractéristique importante des solutions de bureautique. Pour que les processus se déroulent correctement, les employés doivent savoir quoi faire et quand le faire. Votre système bureautique doit vous permettre de créer et de visualiser les tâches et les délais en attente, ainsi que de redistribuer les tâches selon les besoins.
Contrôle d'accès et sécurité
Pour protéger la sécurité de vos systèmes, vous devez être en mesure de définir des privilèges d'accès dans toute l'organisation. Les solutions basées sur le cloud offrent également des fonctions de sécurité avancées pour protéger les données contre toute compromission.
Communication
Une caractéristique importante de tout système d'automatisation est la capacité à communiquer de manière transparente. Les parties prenantes doivent disposer de toutes les informations nécessaires à l'exécution de chaque tâche, ainsi que de la possibilité de contacter d'autres personnes pour obtenir une aide supplémentaire. Votre système bureautique doit offrir des fonctionnalités telles qu'un générateur de formulaires. Créateurs de formulaires peut être utilisé pour saisir des données, afficher des données provenant d'autres systèmes, et même concevoir des écrans d'approbation pour que les gestionnaires puissent prendre des décisions.
Rapports et analyses
Pour évaluer et améliorer votre système de bureautique, vous devez avoir accès aux données et aux indicateurs clés de performance. Les principaux systèmes de bureautique ont des capacités de reporting et d'analyse intégrées.
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