Les solutions d'exploration de processus et d'exploration de tâches sont des outils analytiques interdépendants utilisés dans la gestion des processus d'affaires. la gestion des processus d'entreprise. Dans cet article, nous résumons les définitions de base, les cas d'utilisation communs et les principales différences entre les solutions.
Qu'est-ce que l'extraction par processus ?
Le Process Mining est un outil puissant de cartographie des processus utilisé pour l'analyse et l'optimisation des processus de bout en bout. La découverte des processus est un élément clé de l'exploration des processus, qui permet d'identifier et d'optimiser les processus d'entreprise par le biais de la technologie. Elle utilise des données provenant de journaux d'événements disponibles dans les systèmes informatiques. Sur la base de ces données, il construit le processus tel qu'il existe et le compare ensuite au processus "souhaité". En effectuant ce contrôle de conformité, les entreprises peuvent trouver des déviations de processus et donc des opportunités d'amélioration.
Cas d'utilisation typiques de l'exploration de processus :
Le Process Mining peut être utilisé dans de nombreux domaines et à des fins diverses, mais voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants.
- Audit et conformité: Le Process Mining peut être utilisé pour analyser les journaux d'événements générés par les systèmes d'information afin d'identifier les écarts par rapport aux procédures standard, les violations des politiques ou les fraudes potentielles. En visualisant les flux de processus réels et en les comparant aux règles prédéfinies et aux meilleures pratiques, les auditeurs peuvent repérer les activités non conformes, les inefficacités ou les goulots d'étranglement. L'exploration des processus peut également contribuer à automatiser le processus d'audit, à réduire le temps et les ressources nécessaires aux enquêtes manuelles et à fournir un mécanisme de contrôle continu de la conformité. conformité.
- Gestion des commandes: L'exploration des processus peut être appliquée aux processus de gestion des commandes afin d'identifier les goulets d'étranglement, les inefficacités ou les écarts par rapport au processus optimal. En examinant le flux de données relatives aux commandes à travers différents systèmes (par exemple, CRM, ERP), les entreprises peuvent obtenir des informations sur le processus de bout en bout, surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) et identifier les possibilités de rationaliser les opérations, de réduire les délais et d'améliorer la satisfaction globale des clients.
- Achat-paiement: Dans le processus Purchase-to-Pay, le Process Mining peut être utilisé pour analyser l'ensemble du cycle d'approvisionnement, depuis la demande d'achat et la création du bon de commande jusqu'à la réception des marchandises et le traitement des factures. En visualisant le déroulement réel du processus et en détectant les écarts, les organisations peuvent identifier les inefficacités, les goulets d'étranglement ou les fraudes potentielles. Ces informations peuvent être utilisées pour rationaliser le processus d'approvisionnement, améliorer la gestion des fournisseurs, faire respecter les politiques d'approvisionnement et, en fin de compte, réaliser des économies.
- De l'ordre à la trésorerie: L'exploration de processus peut aider les entreprises à optimiser leur cycle de commande à caisse en analysant les journaux d'événements de divers systèmes (par exemple, CRM, ERP et comptabilité) pour comprendre comment les commandes, les livraisons, la facturation et les paiements sont traités. En découvrant les inefficacités ou les goulets d'étranglement, les entreprises peuvent mettre en œuvre des améliorations afin de réduire le délai de recouvrement des créances (DSO), d'augmenter la trésorerie et d'accroître la satisfaction des clients.
- De la production à la commande: Dans le processus lead-to-order, le process mining peut être utilisé pour analyser le cycle de vente depuis la génération de leads jusqu'à la prise de commande. En examinant les données provenant des systèmes de marketing, de vente et de gestion de la relation client, les entreprises peuvent se faire une idée de l'efficacité de leur entonnoir de vente, identifier les points à améliorer et optimiser le processus afin d'obtenir des taux de conversion plus élevés et une augmentation du chiffre d'affaires.
- Logistique et traitement des commandes: L'exploration des processus peut être appliquée aux processus logistiques pour découvrir les inefficacités, les retards ou les déviations dans des domaines tels que le transport, l'entreposage et la gestion des stocks. En analysant les journaux d'événements de divers systèmes logistiques, les organisations peuvent obtenir des informations sur les processus réels, identifier des modèles et mettre en œuvre des améliorations pour optimiser les opérations de la chaîne d'approvisionnement, réduire les délais et minimiser les coûts logistiques.
En tirant parti de l'exploration des processus, les organisations peuvent obtenir des informations sur leurs principaux processus commerciaux, ce qui leur permet d'améliorer leurs performances et de prendre des décisions en connaissance de cause.
Qu'est-ce que l'exploration de tâches ?
L'exploration des tâches est un autre outil de cartographie des processus axé sur l'optimisation des tâches, généralement sur les ordinateurs de bureau ou les postes de travail. Tout comme l'exploration des processus, il surveille les traces numériques des utilisateurs, capturant les données d'interaction des utilisateurs pour analyser et trouver des modèles qui pourraient être interprétés comme des opportunités d'amélioration. En utilisant la reconnaissance de caractères, le traitement du langage naturel et d'autres outils, il analyse les données recueillies et trouve des modèles qui pourraient être interprétés comme des opportunités d'amélioration.
Cas d'utilisation typiques de l'exploration de tâches :
- Réduire les tâches manuelles, par exemple la saisie de données: L'exploration des tâches peut être utilisée pour analyser la manière dont les employés effectuent les tâches de saisie de données en capturant leurs interactions avec diverses applications et systèmes. En identifiant les tâches répétitives, le travail manuel En identifiant les tâches répétitives, le travail manuel ou les méthodes de saisie de données inefficaces, les organisations peuvent mettre en œuvre des solutions d'automatisation, telles que l'automatisation des processus robotiques (RPA), afin de réduire la saisie manuelle des données, d'éliminer les erreurs humaines et d'accroître l'efficacité globale. L'exploration des tâches fournit des informations objectives dérivées de données réelles afin d'auditer et d'améliorer les processus d'entreprise existants sans qu'il soit nécessaire de procéder à de vastes révisions.
- Rationaliser la facturation: L'exploration des tâches peut aider à analyser le processus de facturation en surveillant la façon dont les employés interagissent avec les outils et les systèmes de facturation. Cette analyse peut révéler des goulots d'étranglement, des inefficacités ou des efforts redondants. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour simplifier le processus de facturation, mettre en œuvre l'automatisation le cas échéant, et s'assurer que les factures sont générées et traitées en temps voulu et de manière précise.
- Accélérer les rapports: L'exploration des tâches peut être utilisée pour analyser les tâches liées à la création et à la distribution des rapports au sein d'une organisation. En capturant la façon dont les employés interagissent avec les outils et les systèmes de reporting, l'exploration des tâches peut aider à identifier les tâches chronophages ou répétitives qui peuvent être automatisées ou rationalisées. Cela peut permettre de générer des rapports plus rapidement, de réduire les efforts manuels et d'améliorer l'accès à des informations précises et actualisées pour la prise de décision.
- Optimiser les processus de réconciliation: L'exploration des tâches peut aider à analyser les étapes des processus de rapprochement financier, telles que le rapprochement des transactions, l'identification des divergences et la résolution des problèmes. En comprenant comment les employés effectuent ces tâches et interagissent avec les systèmes financiers, les organisations peuvent identifier les inefficacités ou les zones sujettes aux erreurs. Ces informations peuvent être utilisées pour optimiser le processus de rapprochement, mettre en œuvre des solutions d'automatisation le cas échéant et améliorer la précision et l'efficacité globales.
- Améliorer le service à la clientèle: L'exploration des tâches peut être appliquée aux processus de service à la clientèle afin d'analyser la manière dont les employés interagissent avec les clients et les outils qu'ils utilisent pour résoudre les problèmes ou répondre aux demandes. En identifiant les tâches répétitives, les inefficacités ou les domaines dans lesquels les employés rencontrent des difficultés, les organisations peuvent mettre en œuvre des améliorations de processus, l'automatisation ou la formation afin d'améliorer l'expérience du service à la clientèle. Cela peut conduire à des délais de résolution plus courts, à une meilleure satisfaction des clients et à une plus grande fidélisation de la clientèle.
Quelle est la différence entre l'exploration de processus et l'exploration de tâches ?
En termes simples, l'exploration des processus implique l'analyse des processus d'entreprise sur la base des données du journal des événements du système informatique, tandis que l'exploration des tâches implique l'analyse des tâches du flux de travail à partir des interactions avec l'interface utilisateur.. En pratique, l'exploration de processus et l'exploration de tâches sont deux aspects étroitement liés qui diffèrent dans la manière dont les données sont collectées, dans l'étendue de l'analyse des données et dans l'objectif final de l'analyse des données. Les deux méthodologies visent à améliorer les processus, bien qu'elles utilisent des champs d'application et des méthodes de collecte de données différents.
Différence 1 : Comment les données sont-elles collectées ?
L'exploration de processus implique généralement la collecte de journaux d'événements à partir de systèmes informatiques, tels que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM) utilisés par les entreprises. En pratique, les outils d'exploration de processus sont configurés pour intégrer et extraire les journaux d'événements de chaque système source différent, et les algorithmes d'exploration de processus sont utilisés pour fusionner et visualiser les processus et les variations de processus dans un tableau de bord de veille stratégique.
Les logiciels d'exploration des tâches collectent généralement les flux de travail et l'activité des tâches à partir de l'interface utilisateur des employés, généralement à partir d'un agent sur un ordinateur de bureau ou, dans certains cas, à partir d'extensions des navigateurs web utilisés pour accéder aux applications d'entreprise. Certaines solutions populaires d'exploration des tâches utilisent des algorithmes de capture d'images pour enregistrer automatiquement des données d'activité qui sont ensuite visualisées dans des tableaux de bord d'analyse des tâches et des flux de travail.
Différence 2 : portée de l'analyse des données
L'exploration de processus implique généralement l'analyse de processus et de flux de travail définis à grande échelle, tels que les processus de comptabilité fournisseurs, de commande à encaissement ou de cycle de vie du client. D'autre part, l'analyse des tâches peut entrer dans le détail des tâches individuelles au sein d'un flux de travail ou d'un processus spécifique, en décrivant les étapes individuelles suivies, par exemple, pour créer un bon de commande.
Différence 3 : objectif de l'analyse des données
La troisième différence évidente dans le champ d'application du process mining et du task mining est l'objectif final de l'analyse. D'une manière générale, l'exploration des tâches peut être utilisée dans les équipes et les unités commerciales qui effectuent beaucoup de travail répétitif afin de mesurer et de comparer les performances des employés, tandis que l'exploration des processus est souvent utilisée dans le cadre d'initiatives de réingénierie des processus ou d'excellence opérationnelle.
Résultat
En fin de compte, l'exploration des processus et l'exploration des tâches sont des domaines très liés des logiciels de gestion des processus d'entreprise. On peut considérer que l'exploration de processus donne une "vue d'oiseau" des macro-tendances de haut niveau, tandis que l'exploration de tâches donne une "vue de fourmi" des micro-éléments détaillés des processus d'entreprise. Dans différents scénarios, vous pouvez avoir besoin d'une vue de haut niveau, d'une vue détaillée ou d'une combinaison des deux.
Certains éditeurs de logiciels peuvent proposer des solutions de process mining et de task mining séparément dans le cadre de la même plateforme de process intelligence. ProcessMaker Process Intelligence (PI) est un nouvel éditeur de logiciels qui propose une solution hybride de process intelligence combinant les deux méthodes de manière native dans une seule solution. Voir le le livre blanc pour plus d'informations sur la solution hybride.
