Process Mining 101

Qu'est-ce que l'extraction par processus ?

L'exploration de processus est une technique utilisée pour découvrir, analyser et améliorer les processus d'entreprise à l'aide de méthodes d'exploration de données. L'exploration de processus est considérée comme un moyen objectif et axé sur les données d'évaluer l'état réel des processus et des flux de travail au sein d'une organisation.

L'exploration de processus peut être considérée comme l'intersection de la gestion des processus d'entreprise et de la science des données. Les outils d'exploration de processus interagissent avec les systèmes logiciels de l'entreprise pour extraire des informations sur les processus, généralement sous la forme de données d'événements ou d'objets commerciaux, dans le but de découvrir et d'améliorer les processus de l'entreprise.

L'exploration des processus donne une visibilité aux processus de bout en bout, fournissant ainsi aux entreprises des données précieuses qui peuvent être utilisées pour améliorer les processus d'affaires actuels et atteindre une meilleure performance de l'entreprise. Il s'agit également d'une radiographie des principaux flux de travail et processus d'entreprise.

Pourquoi exploiter les processus d'entreprise ?

L'analyse des processus d'entreprise n'est pas un concept nouveau. Dans le passé, l'analyse des processus opérationnels pouvait être basée sur des enquêtes de temps et de mouvement, sur la cartographie des processus ou sur des entretiens de découverte des processus avec le personnel clé. Les résultats de l'analyse manuelle étaient souvent résumés dans des initiatives de veille stratégique, dans le cadre de conclusions d'audit ou visualisés dans une carte des processus.

L'analyse des processus peut être considérée comme un moyen d'évaluer l'état actuel des processus opérationnels et comme une méthode permettant de concevoir et de modéliser l'état "souhaitable" des processus. Alors que de nombreuses entreprises disposent de modèles de processus et de procédures opérationnelles standard (POS) parfaitement conçus, la réalité des processus opérationnels ne correspond souvent pas à ces attentes.

Comment fonctionne l'extraction minière ?

Le Process Mining peut être considéré comme une méthode en quatre étapes, de l'extraction à l'analyse des données.

Extraction des données - un outil d'exploration des processus est utilisé pour extraire les données des processus des systèmes informatiques.
Reconstruire les données - les données du processus sont collectées et harmonisées en vue de l'analyse.
Visualiser les données - les algorithmes d'exploration des processus sont utilisés pour afficher l'état actuel des processus.
Analyse des données - les données relatives au processus sont analysées afin d'identifier les possibilités d'amélioration du processus.

Principaux cas d'utilisation de l'exploration de processus

Jusqu'à présent, nous avons abordé le pourquoi, le comment et le pourquoi du Process Mining. Nous pouvons maintenant examiner quelques exemples plus concrets de la manière dont le Process Mining peut apporter de la valeur à différentes unités/rôles au sein d'une organisation.

Découverte de processus. Il s'agit du cas d'utilisation le plus typique et le plus générique de l'exploration de processus, à savoir la découverte de processus - où l'objectif est d'identifier l'état "tel quel" des processus d'entreprise.
Analyse des causes profondes. Un autre cas d'utilisation clé consiste simplement à quantifier et à identifier la cause première des principaux problèmes de processus en utilisant des données de processus réelles.
Vérification de la conformité. Le Process Mining vous permet de contrôler et de suivre en permanence l'alignement des processus sur les SOP et les modèles de processus par le biais du contrôle de conformité.
Identification des opportunités. L'exploration des processus permet de découvrir des opportunités de rationalisation ou d'automatisation des processus, par exemple avec l'automatisation des processus robotisés (RPA).
Optimisation des processus. Dans le cadre de l'optimisation des processus, l'état final d'un processus minier efficace est que les processus sont continuellement contrôlés et améliorés.

Chacun des exemples de cas d'utilisation ci-dessus peut être appliqué à une équipe, à une unité opérationnelle ou à l'ensemble de l'organisation.

Voici quelques cas d'utilisation courants de l'exploration de processus dans les entreprises :

Finance - améliorer le fonds de roulement, accroître la productivité de l'équipe financière ou assurer la conformité des opérations financières.
Approvisionnement - simplifier les processus d'approbation, réduire les achats inconsidérés ou identifier les erreurs dans les performances des fournisseurs.
Service à la clientèle - réduction du délai de réponse aux clients, identification des causes profondes des problèmes et amélioration de la satisfaction des clients.
Logistique - garantir la fiabilité de l'approvisionnement, optimiser les stocks et améliorer la productivité dans les domaines de la logistique et du transport.
Relations humaines - y compris le recrutement, l'intégration des employés et la paie.

Comment l'exploration des processus s'intègre-t-elle dans la gestion des processus d'entreprise et l'APB ?

Alors que l'analyse des processus est devenue un élément éprouvé et établi d'une gestion efficace des processus d'entreprise, l'exploration des processus a résolu certaines des principales limites de l'analyse manuelle :

L'analyse manuelle des processus repose sur les opinions subjectives des personnes interrogées ou des analystes de l'enquête ;
La réalisation de l'analyse nécessite beaucoup de temps, de coûts et de ressources d'équipe ;
Vous n'obtenez qu'un aperçu ponctuel des processus - au lieu de résultats continus que vous pouvez suivre et améliorer.

En résumé, l'exploration des processus offre une solution automatisée de découverte des processus qui permet aux entreprises de gérer les initiatives d'amélioration des processus en s'appuyant sur des données.

Le "process mining" est-il une simple découverte automatisée des processus ?

Il serait trop simpliste de dire que l'exploration des processus n'est qu'une solution automatisée de découverte des processus. En réalité, cette solution permet d'améliorer continuellement les processus d'entreprise en s'appuyant sur des données et peut être utilisée de manière flexible non seulement pour découvrir des processus, mais aussi pour modéliser et prévoir l'impact des améliorations apportées aux processus.

Il existe d'autres solutions de découverte qui ne nécessitent pas d'exploration compliquée des données du journal des événements. Par exemple, les solutions d'exploration des tâches peuvent être utilisées efficacement pour découvrir les processus en cours à partir des activités de l'interface utilisateur. L'intelligence des processus est une autre solution qui combine les technologies d'exploration des processus et des tâches en une seule plateforme et fournit une vue unifiée de tous les processus et flux de travail.

Pourquoi l'extraction minière par procédé est-elle si populaire ?

L'exploration des processus permet de découvrir les inefficacités des opérations commerciales, les goulets d'étranglement dans les processus et les possibilités d'automatisation de manière plus systématique et à plus grande échelle que l'analyse manuelle basée sur des entretiens. En outre, l'exploration de processus est plus rapide et généralement plus fiable dans la gestion de grandes quantités de données et, par conséquent, plus précise dans les informations fournies.

Aujourd'hui, l'exploration de processus est l'un des domaines les plus actifs du développement de logiciels d'entreprise. Dans une enquête récente menée auprès de dirigeants d'entreprises du Global 5000, HFS Research a constaté que l'exploration et la découverte de processus constituaient la première priorité en matière d'investissement dans les nouvelles technologies émergentes. Selon Deloitte, 63 % des entreprises utilisent ou prévoient d'adopter un logiciel d'exploration de processus dans un avenir proche.

Process mining vs task mining

En termes simples, l'exploration de processus analyse les processus d'entreprise sur la base des données du journal des événements du système informatique, tandis que l'exploration de tâches analyse les tâches du flux de travail à partir des interfaces utilisateur. Dans la pratique, l'exploration de processus et l'exploration de tâches sont toutes deux étroitement liées, mais diffèrent par les trois facteurs suivants.

Différence 1 : comment les données sont collectées
L'exploration de processus implique généralement la collecte de journaux d'événements à partir de systèmes informatiques, tels que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM) utilisés par les entreprises. En pratique, le logiciel de Process Mining est configuré pour intégrer et extraire les journaux d'événements de chaque système source différent, et les algorithmes de Process Mining sont utilisés pour fusionner et visualiser les processus et les variations de processus dans un tableau de bord de Business Intelligence.

Les logiciels d'exploration des tâches collectent généralement les flux de travail et l'activité des tâches à partir de l'interface utilisateur des employés, généralement à partir d'un agent sur un ordinateur de bureau ou, dans certains cas, à partir d'extensions des navigateurs web utilisés pour accéder aux applications d'entreprise. Certaines solutions populaires d'exploration des tâches utilisent des algorithmes de capture d'images pour enregistrer automatiquement des données d'activité qui sont ensuite visualisées dans des tableaux de bord d'analyse des tâches et des flux de travail.

Différence 2 : portée de l'analyse des données
L'exploration de processus implique généralement l'analyse de processus et de flux de travail définis à grande échelle, tels que les processus de comptabilité fournisseurs, de commande à encaissement ou de cycle de vie du client. En revanche, l'analyse des tâches peut entrer dans le détail des tâches individuelles au sein d'un flux de travail ou d'un processus spécifique, en décrivant les étapes individuelles suivies, par exemple, pour créer un bon de commande.

Troisième différence : l'objectif de l'analyse des données
La troisième différence évidente dans le champ d'application du process mining et du task mining est l'objectif final de l'analyse. De manière générale, l'exploration des tâches peut être utilisée dans les équipes et les unités commerciales qui effectuent beaucoup de travail répétitif afin de mesurer et de comparer les performances des employés, tandis que l'exploration des processus est souvent utilisée dans le cadre d'initiatives de réingénierie des processus ou d'excellence opérationnelle.

Avantages et limites courantes de l'extraction minière

Le Process Mining est un excellent outil pour analyser les processus de bout en bout. Cependant, comme pour tout logiciel d'entreprise, il est important de prendre en compte certaines considérations avant de se lancer dans une telle initiative. Dans ce chapitre, nous examinerons les principaux avantages de l'exploration de processus et les limites à prendre en compte.

Avantages de l'extraction minière

L'exploitation des données de processus présente un certain nombre d'avantages évidents. Les sept principaux avantages sont les suivants

Réduction des coûts. La découverte automatique des processus permet de repérer les processus les plus manuels, répétitifs et généralement inefficaces, qui représentent généralement le coût le plus élevé pour les différentes unités.
Amélioration de la qualité. L'exploration des processus peut aider à découvrir les défauts, les retards ou les erreurs qui réduisent la qualité des biens ou des services.
Réduction des délais. L'efficacité est l'une des principales priorités de toute entreprise, et l'un des principaux avantages de l'exploration des processus est la réduction des délais de mise en œuvre ou de production dans les processus de base.
Amélioration de la satisfaction des clients. La qualité du service à la clientèle dépend directement de l'efficacité des processus de contact avec les clients.
Automatisation des processus. Associé à des outils d'automatisation tels que la RPA, le process mining permet d'optimiser des processus auparavant inefficaces.
Des décisions fondées sur des données. L'exploration des processus favorise la prise de décision fondée sur les données, en comblant les lacunes des données brutes et en analysant les processus recréés.
Transparence accrue. Dans les grandes entreprises, la plupart des décisions sont fondées sur l'expérience des cadres supérieurs, leur expertise et leur intuition. Grâce à l'exploration des processus, il est possible de voir comment les processus fonctionnent de facto.

Limites communes des outils d'exploration des processus

Bien que l'exploration de processus puisse faire des merveilles pour les organisations et qu'elle ait prouvé son efficacité pendant de nombreuses années, il y a des domaines où l'exploration de processus n'est pas à la hauteur.

Analyse des données les plus récentes mais pas en temps réel
Le Process Mining analyse les données les plus récentes extraites des systèmes d'information, mais cela ne garantit pas encore une image complète des performances actuelles d'une entreprise. Les données des journaux d'événements sont d'abord dérivées à un moment donné, puis nettoyées, et ce n'est qu'ensuite qu'elles sont analysées. Ainsi, le processus d'extraction ne fournit jamais de données en temps réel.

Coûts initiaux élevés
Souvent, le déploiement de solutions d'exploration de processus exige beaucoup d'efforts et de contributions de la part d'unités et d'équipes multiples, ce qui se traduit par des coûts très élevés. Par exemple, une équipe informatique doit procéder à un développement initial et à des intégrations logicielles avant que le logiciel ne puisse commencer à fonctionner. Dans de nombreux cas, des intégrations doivent être créées et maintenues pour tous les systèmes de ressources de l'entreprise et les coûts s'accumulent rapidement.

Une forte dépendance à l'égard des analystes humains
Bien que l'exploration de processus vise en fin de compte à faciliter l'automatisation des processus, elle reste très dépendante du cerveau humain et du travail des analystes d'entreprise, des analystes de données et des informaticiens. Les deux grands domaines dans lesquels le personnel est absolument nécessaire pour l'exploration de processus sont les suivants :

Interprétation des données : une fois analysées, les informations ne suffisent pas et un analyste commercial est nécessaire pour interpréter ces données et trouver des cas d'utilisation concrets conformes aux objectifs initiaux.
Nettoyage et extraction des données : les données des journaux d'événements peuvent être incomplètes, incorrectes ou dupliquées, et les analystes de données doivent prendre le temps de nettoyer les données pour les préparer à une utilisation ultérieure.

Un long délai de rentabilisation
En fonction de leur complexité, les différents systèmes nécessitent beaucoup de temps de "préparation" avant de pouvoir commencer à fournir des journaux d'événements. En raison des besoins importants d'intégration de données de la plupart des solutions d'exploration de processus, il n'est pas rare que les mises en œuvre prennent entre 12 et 18 mois.

Construire un dossier pour l'exploitation minière des processus

Une fois que vous avez établi clairement les avantages et les cas d'utilisation de l'exploration de processus, vous pouvez préparer une analyse de rentabilité pour la mettre en œuvre dans votre organisation. La façon dont cela se passe dépend beaucoup de vos ressources et de votre champ d'action - et cela peut varier considérablement entre les petites, les moyennes et les grandes entreprises.

Rôles et responsabilités de l'équipe

L'exploration de processus est une initiative de grande envergure qui peut apporter d'énormes avantages si elle est exécutée correctement. Cela dit, elle exige aussi beaucoup d'efforts de la part des organisations qui l'adoptent. Un projet typique d'exploration de processus nécessite au moins l'implication des rôles suivants :

Propriétaire du processus. Personne responsable de l'aspect stratégique du projet. Il fixe les buts, définit les objectifs et dirige le processus, en apportant à l'équipe toute l'aide et le soutien nécessaires.

Expert en bases de données. La principale personne qui tire les données de plusieurs systèmes d'information vérifie la qualité des données et les transmet pour une analyse plus approfondie. Il s'agit généralement d'un membre de l'équipe informatique ou de l'équipe d'analyse, ou des deux, que l'on peut véritablement qualifier de "gourou des données".

Experts en extraction de processus. Il s'agit généralement d'une petite équipe de spécialistes, dont l'un s'occupe de la partie la plus technique de l'analyse proprement dite et l'autre évalue le processus et trouve des possibilités d'automatisation sur la base des données recueillies, conformément aux objectifs initialement fixés par le propriétaire du processus.

Dans les grandes organisations, l'équipe peut comprendre plus de personnes, ce qui rend leur rôle plus étroit et plus spécifique.

Choisir le bon fournisseur de process mining

Il existe plus de 35 solutions d'exploration de processus différentes sur le marché, répondant à différents types d'organisations et de clients. Quels que soient vos besoins spécifiques, il est bon de garder à l'esprit ces points clés qui vous aideront à choisir le meilleur fournisseur :

Facilité d'utilisation - l'exploration de processus ne doit pas être difficile à utiliser. Recherchez des captures d'écran ou une démonstration du produit pour voir s'il semble facile à utiliser ou à parcourir.
Configurabilité - certaines solutions ne répondent qu'à des cas d'utilisation spécifiques ou nécessitent des efforts considérables pour être configurées ou intégrées à différents systèmes sources.
Analyses et rapports - si vous recherchez une solution d'entreprise, vous aurez probablement besoin de capacités d'analyse et de rapport avancées et fiables.
Visibilité de bout en bout (E2E ) - à mesure que le travail est numérisé, vous avez besoin d'une visibilité E2E complète de l'ensemble du processus à travers différents outils et systèmes.
Niveau de soutien - que vous soyez un analyste de processus débutant ou un architecte de processus expérimenté, vous aurez probablement des besoins différents en matière de soutien et d'intégration.
Coût total de la propriété - les solutions d'analyse des processus sont disponibles à différents coûts et niveaux de service. Il est judicieux de prendre en compte le coût total de la propriété, y compris le coût de la mise en œuvre et le coût de l'analyse continue des processus.

Quand demander un appel d'offres ?

Lorsque vous évaluez différents fournisseurs de logiciels, vous pouvez envisager de rédiger un appel d'offres pour un logiciel de veille stratégique.

Un appel d'offres est un document que vous créez lorsque vous recherchez et évaluez plusieurs offres pour une ou plusieurs solutions ou articles achetés. Il est généralement utilisé lorsque vous avez besoin d'une solution avec plus d'expertise technique ou d'une approche spécialisée pour des besoins professionnels uniques.

Les appels d'offres sont une pratique courante dans le domaine des logiciels d'entreprise, mais ce n'est pas la seule option. Vous pouvez également explorer les essais gratuits ou payants, les démonstrations de faisabilité ou simplement demander des informations directement à différents fournisseurs. Dans certaines organisations, les appels d'offres font tout simplement partie intégrante du processus d'achat.

Quelques critères critiques de notation des appels d'offres à prendre en compte :

Vous êtes à la recherche d'une solution de process mining, de task mining ou d'une solution complète de process intelligence qui couvre les systèmes, les processus et le travail ?
Vous recherchez une solution clé en main nécessitant une mise en œuvre limitée ou des ressources de déploiement plus importantes ?
Avez-vous ou devez-vous avoir les capacités de déployer la solution dans votre organisation, ou aurez-vous besoin d'un soutien important de la part du fournisseur ou de l'un de ses partenaires ?
Quel est le calendrier et l'urgence du projet ? Dans les semaines, les mois ou les années à venir ?
Recherchez-vous une solution que vous pourrez piloter et étendre au fil du temps à l'ensemble de votre organisation, ou attendez-vous à des résultats clairs et mesurables dès le départ ?
Quelle est l'importance de l'état actuel de la solution et quel poids accordez-vous à la vision et à la feuille de route future du partenaire que vous avez choisi ?
Pouvez-vous estimer le coût total de possession de la solution sur la base des réponses à la proposition, et cette solution répondra-t-elle à vos exigences budgétaires ?

Envisager une nouvelle alternative - ProcessMaker Process Intelligence (PI)

Bien que l'exploration de processus soit très populaire, il existe une autre alternative qui mérite d'être prise en compte. Les logiciels hybrides de process intelligence, comme ProcessMaker PI, couvrent les cas d'utilisation fournis par le process mining, tout en éliminant le besoin d'intégration et d'exploration des données requis par les outils de process mining. Au lieu de cela, il s'appuie sur des technologies avancées de capture de données et sur l'intelligence artificielle pour collecter des données commerciales pertinentes à partir des interfaces utilisateur. La plateforme hybride englobe les avantages du process mining et du task mining et offre des avantages supplémentaires.

Analyse des données en temps réel
ProcessMaker PI effectue des analyses de données en temps réel, dévoilant les performances actuelles d'une organisation et alertant rapidement en cas d'écarts. Il couvre de manière exhaustive toutes les applications, tous les systèmes et tous les flux de travail liés à l'activité de l'entreprise. Il ne laisse aucune place aux processus "fantômes" qui pourraient être ignorés par les journaux d'événements.

Pas de développement initial nécessaire
La plateforme hybride peut être mise en œuvre immédiatement, sans qu'il soit nécessaire de procéder à de multiples intégrations ou d'occuper le temps du personnel informatique pour l'extraction des données.

Analyse préalable et ultérieure automatisée
La plateforme PI collecte de manière autonome des données anonymes en observant toutes les activités liées au travail au sein des équipes. Ces données représentent la véritable nature du travail, ce qui élimine le besoin d'épuration ou de nettoyage des données. Une fois que les données sont prêtes, la plateforme les analyse automatiquement et propose des recommandations pour des actions ultérieures,
Elle joue ainsi le rôle d'un analyste commercial et d'un analyste de données.

Des résultats plus rapides
ProcessMaker PI commence à générer des business cases et des recommandations de solutions basées sur des données en quelques jours. Il répond aux limitations mentionnées ci-dessus du process mining et fournit une analyse plus complète et plus nuancée des processus.