Dans le monde du travail numérique d'aujourd'hui, chaque tâche, processus et activité laisse une petite trace et un signal aux différentes applications et systèmes informatiques utilisés. Ces signaux sont appelés journaux d'événements et constituent la base de la science des données qui sous-tend le logiciel d'exploration de processus.
Dans cet article, nous verrons ce que sont les journaux d'événements et quels sont leurs avantages et leurs limites dans le cadre de l'exploration des processus. Chaque événement fait référence à un cas, à une activité et à un horodatage, ce qui souligne l'importance des journaux d'événements en tant que collections complètes reflétant les séquences d'événements au sein d'un processus donné.
Que sont exactement les journaux d'événements ?
Un journal d'événements est un fichier structuré contenant des enregistrements et des chronologies d'événements et d'activités matérielles et logicielles au sein d'une base de données informatique. Ils sont généralement utilisés pour suivre les modifications apportées à la base de données, telles que les changements apportés à la structure des données, les enregistrements de saisie des données et même les connexions des utilisateurs.
La journalisation des événements constitue un moyen standard et spécifique aux systèmes pour les applications logicielles et les systèmes d'exploitation d'enregistrer les événements ou les changements importants. Les journaux d'événements peuvent provenir du système d'exploitation lui-même et sont courants dans de nombreux systèmes informatiques, notamment les ordinateurs Windows, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de nombreux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP).
Comment les journaux d'événements sont-ils utilisés dans les outils d'exploration de processus ?
Les journaux d'événements constituent la base de l'exploration des processus. Ils peuvent être utilisés pour enregistrer plusieurs processus opérationnels liés entre eux, ainsi qu'une ou plusieurs variantes d'un processus opérationnel particulier au sein d'une équipe ou d'une unité opérationnelle.
L'exploration de processus suppose l'existence d'un journal d'événements structuré détaillant des événements distincts liés à des cas, des activités et des horodatages spécifiques.
Vous pouvez considérer les journaux d'événements comme des empreintes numériques dans les opérations commerciales. Chaque enregistrement d'événement nous renseigne sur les tâches, les processus et le travail exécuté au sein d'une équipe ou d'une unité d'entreprise analysée.
Exemples de journaux d'événements trouvés dans les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP)
Les événements individuels sont répertoriés dans le journal des événements avec les propriétés standard :
- Cas - Un cas peut être considéré comme une trace ou une séquence d'événements dans un processus classé dans les journaux d'événements.
- CaseID - Un CaseID est un identifiant unique pour tout objet commercial ou transaction qui est suivi dans les journaux d'événements.
- Activité - une tâche ou une action entreprise dans le cadre d'un processus métier, par exemple "approuver", "rejeter" ou "demander".
- Horodatage - un horodatage indique précisément le moment où chacune des activités a eu lieu.
- Attributs (méta) - des attributs supplémentaires peuvent être stockés dans les journaux d'événements, par exemple la catégorie de processus ou le type de produit traité, ou des informations sur la personne ou le service qui a apporté des modifications au journal d'événements.
Comment les journaux d'événements sont utilisés dans l'exploration des processus
Les journaux d'événements constituent le modèle de données de base et la source de données utilisés dans l'exploration des processus. Il s'agit des données de transaction brutes qui sont rassemblées et harmonisées à partir de différents systèmes pour l'analyse des processus.
Comment les données des journaux d'événements se transforment-elles en analyses de processus ? On peut imaginer que le processus se déroule en quatre étapes clés :
- modélisation des données - identifier les systèmes sources et les données brutes qui seront utilisés pour l'analyse des données. Cette étape peut inclure l'évaluation des (méta) attributs qui peuvent être collectés et utilisés dans les journaux d'événements provenant de différents systèmes sources.
- Extraction des données - Au cours de cette étape, les données sont extraites, transférées et chargées (ETL) à partir de différents systèmes sources vers une base de données centrale. L'objectif principal est de former un ensemble de données cohérent et propre pour l'analyse des processus.
- visualisation des données - une fois que les données de processus ont été collectées et harmonisées à partir des journaux d'événements, elles peuvent être visualisées à l'aide d'algorithmes de visualisation de l'exploration des processus. algorithmes de visualisation de l'exploration des processus, tels que les graphes de variations de processus.
- l'analyse des données - la dernière étape clé du Process Mining est l'analyse des données du processus dans le but de trouver des opportunités d'éliminer, de standardiser ou d'automatiser les processus inefficaces.
Dire que l'exploration de processus consiste en 4 étapes est une simplification excessive. En réalité, de nombreuses étapes supplémentaires sont nécessaires en fonction de l'endroit où les données du journal des événements sont collectées ou de la quantité de détails qu'elles contiennent. En règle générale, vous devrez intégrer et extraire les données de chaque système source séparément et chaque source de données peut avoir ses propres exigences en matière d'extraction des données d'événements.
Les journaux d'événements sont le point de départ de nombreuses solutions logicielles d'exploration de processus.
Vers la normalisation des données d'enregistrement des événements
Alors que les journaux d'événements peuvent se présenter sous différents formats dans les systèmes et les bases de données, une norme est apparue pour l'analyse et la visualisation des données d'événements dans les outils d'exploration de processus. eXtensible Event Stream (XES) est une norme ouverte de représentation des données d'événements pour l'exploration de processus. Il s'agit d'un format basé sur XML pour représenter les journaux d'événements, qui sont des collections d'événements qui se produisent au sein d'un système ou d'un processus.
XES fournit un cadre unifié pour l'encodage et l'échange de données d'événements, permettant à différents systèmes d'interopérer et de partager des journaux d'événements. XES permet également la création d'extensions et d'annotations personnalisées, ce qui permet aux organisations d'ajouter des informations plus détaillées à leurs journaux d'événements.
Bien que de nombreux outils d'exploration de processus utilisent XES, les données d'exploration de processus peuvent également être stockées dans différents formats, notamment dans des fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV).
Limites des journaux d'événements dans l'analyse des processus
Bien que l'exploration des processus basée sur les journaux d'événements puisse faire des merveilles pour les organisations et qu'elle le prouve depuis de nombreuses années, il y a encore des domaines où l'exploration des processus n'est pas à la hauteur.
Analyse des données les plus récentes, mais pas en temps réel
L'exploration de processus examine les données les plus récentes provenant des systèmes d'information, mais cela ne fournit pas nécessairement une image complète de la situation actuelle d'une entreprise. Les analyses hors ligne qui sont plus "statiques" sont produites en extrayant d'abord les données des journaux d'événements à un moment précis, en les nettoyant et en les analysant seulement ensuite. Par conséquent, les technologies standard d'exploration des processus ne sont pas en mesure d'alerter en permanence sur les déviations potentielles des processus
Coûts initiaux élevés
Le déploiement d'outils d'exploration de processus exige beaucoup de travail et de contributions de la part de nombreuses équipes et unités, ce qui se traduit par un coût total de possession élevé. Il n'est pas rare qu'une équipe d'exploration de processus comprenne des scientifiques spécialisés dans les données et des experts en exploration de processus nécessitant des connaissances approfondies dans le domaine.
Une forte dépendance à l'égard des analystes humains
Bien que le but ultime de l'exploration de processus soit de permettre l'amélioration des processus, cet objectif ne peut être atteint sans l'aide d'analystes commerciaux, d'analystes de données et de professionnels des technologies de l'information. Pour l'exploration de processus, il y a deux domaines majeurs où les personnes sont absolument nécessaires :
- Interprétation des données : une fois que les données ont été analysées, les informations ne suffisent pas ; un analyste commercial est nécessaire pour interpréter les données et identifier les cas d'utilisation spécifiques qui sont cohérents avec les objectifs initiaux.
- Extraction et nettoyage des données : Les données du journal des événements pouvant être manquantes, inexactes ou dupliquées, les analystes de données doivent passer du temps à nettoyer les données avant de pouvoir les utiliser.
Long délai de rentabilité
Les différents systèmes nécessitent beaucoup de temps d'intégration et de préparation des données avant de pouvoir commencer à fournir des journaux d'événements. Comme il s'agit d'une étape nécessaire dans l'exploration des processus, elle finit par allonger le délai de rentabilisation des projets.
Que faire si vous ne pouvez pas utiliser les données du journal des événements ?
Bien que les données des journaux d'événements soient facilement disponibles dans de nombreux systèmes sources, tels que le système ERP SAP couramment utilisé, il existe de nombreuses applications commerciales qui ne contiennent pas les données nécessaires pour créer des journaux d'événements pour l'exploration de processus.
L'observateur d'événements est un outil utile pour vérifier et afficher les journaux d'événements de Windows. Il est essentiel pour suivre les problèmes du système et localiser les fichiers dans le répertoire spécifié.
Aujourd'hui, les entreprises utilisent un large éventail d'applications qui ne contiennent pas de journaux d'événements facilement accessibles.
- Applications de productivité/travail en équipe (Outlook, Teams, etc.),
- Systèmes d'information patrimoniaux (LIS),
- Systèmes de tiers/fournisseurs,
- Logiciels ou rapports propriétaires,
- Portails gouvernementaux.
Le manque de données de journal d'événements est particulièrement important dans les secteurs à forte intensité de connaissances tels que l'assurance, les services financiers et la comptabilité. Dans ces exemples, il existe de nombreux processus et flux de travail manuels et fastidieux qui se déroulent entre différentes applications pour former un processus unifié.
Imaginez, par exemple, une demande d'assurance ou une demande de prêt. Dans ces cas, de nombreuses activités ne sont pas enregistrées dans les journaux d'événements du système ERP ou CRM, car les experts examinent ou traitent des informations spécifiques provenant de différentes sources de données.
Envisager une alternative : l'intelligence hybride des processus
Le Process Mining peut être une excellente source d'information sur les processus, à condition que vous ayez accès aux journaux d'événements et que vous disposiez de données structurées de haute qualité. Si vous n'avez pas facilement accès aux journaux d'événements ou si vos flux de travail s'étendent sur de nombreuses applications différentes, vous pouvez envisager une solution hybride.
Les journaux d'événements Windows stockent des informations cruciales sur les événements liés au système, à la sécurité et aux applications. Ces journaux comprennent des niveaux de gravité et des définitions détaillées, qui sont essentiels pour surveiller et diagnostiquer les problèmes, ainsi que pour prévoir les problèmes futurs au sein d'un système d'exploitation Windows.
Exemple de process intelligence hybride - ProcessMaker Process Intelligence
ProcessMaker PI crée des journaux d'événements standardisés basés sur les objets de gestion de l'interface utilisateur.
Avec une approche hybride, vous n'êtes pas limité à l'analyse des données avec des journaux d'événements - en fait, des solutions comme ProcessMaker Process Intelligence génèrent automatiquement des journaux d'événements à partir de données d'objets d'entreprise dans des interfaces d'application pertinentes. Au final, vous bénéficiez des avantages bien connus du process mining sans avoir à vous soucier de l'intégration des données et de la gestion des journaux d'événements. Pour plus d'informations, consultez notre dernier livre blanc.
