Las soluciones de minería de procesos y minería de tareas son herramientas analíticas interrelacionadas que se utilizan en gestión de procesos empresariales. En este artículo, resumimos las definiciones básicas, los casos de uso comunes y las diferencias clave entre las soluciones.
¿Qué es la minería de procesos?
Minería de procesos es una potente herramienta de mapeo de procesos que se utiliza para el análisis y la optimización de procesos de principio a fin. El descubrimiento de procesos es un componente clave de la minería de procesos, que permite la identificación y optimización de los procesos empresariales a través de la tecnología. Utiliza datos de registros de eventos disponibles en los sistemas informáticos. A partir de esos datos, construye el proceso actual y lo compara con el proceso "deseado". Mediante esta comprobación de la conformidad, las empresas pueden encontrar desviaciones en los procesos y, por tanto, oportunidades de mejora.
Casos típicos de uso de la minería de procesos:
La minería de procesos se puede utilizar en muchos campos diferentes para diversos fines, pero a continuación se exponen algunos de los casos de uso más populares.
- Auditoría y cumplimiento: La minería de procesos puede utilizarse para analizar los registros de eventos generados por los sistemas de información con el fin de identificar desviaciones de los procedimientos estándar, infracciones de las políticas o posibles fraudes. Mediante la visualización de los flujos de procesos reales y su comparación con las normas predefinidas y las mejores prácticas, los auditores pueden detectar actividades no conformes, ineficiencias o cuellos de botella. La minería de procesos también puede ayudar a automatizar el proceso de auditoría, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para las investigaciones manuales, y proporcionando un mecanismo de supervisión continua del cumplimiento. cumplimiento.
- Gestión de pedidos: La minería de procesos puede aplicarse a los procesos de gestión de pedidos para identificar cuellos de botella, ineficiencias o desviaciones del proceso óptimo. Mediante el examen del flujo de datos relacionados con los pedidos a través de diversos sistemas (por ejemplo, CRM, ERP), las organizaciones pueden obtener información sobre el proceso de extremo a extremo, supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) e identificar oportunidades para agilizar las operaciones, reducir los plazos de entrega y mejorar la satisfacción general del cliente.
- De la compra al pago: En el proceso de compra a pago, la minería de procesos puede utilizarse para analizar el ciclo completo de aprovisionamiento, desde la creación de la solicitud y la orden de compra hasta la recepción de las mercancías y el procesamiento de las facturas. Al visualizar el flujo real del proceso y detectar desviaciones, las organizaciones pueden identificar ineficiencias, cuellos de botella o posibles fraudes. Esta información puede utilizarse para agilizar el proceso de aprovisionamiento, mejorar la gestión de proveedores, garantizar el cumplimiento de las políticas de aprovisionamiento y, en última instancia, ahorrar costes.
- Pedido a caja: La minería de procesos puede ayudar a las organizaciones a optimizar su ciclo pedido-efectivo mediante el análisis de los registros de eventos de varios sistemas (por ejemplo, CRM, ERP y contabilidad) para entender cómo se procesan los pedidos, las entregas, la facturación y los pagos. Al descubrir ineficiencias o cuellos de botella, las organizaciones pueden implementar mejoras para reducir los días de ventas pendientes (DSO), aumentar el flujo de caja y mejorar la satisfacción del cliente.
- De la entrega al pedido: En el proceso del cliente potencial al pedido, la minería de procesos se puede utilizar para analizar el ciclo de ventas desde la generación del cliente potencial hasta la realización del pedido. Mediante el examen de los datos de los sistemas de marketing, ventas y CRM, las organizaciones pueden obtener información sobre la eficacia de su embudo de ventas, identificar áreas de mejora y optimizar el proceso para aumentar las tasas de conversión y el crecimiento de los ingresos.
- Logística y cumplimiento: La minería de procesos puede aplicarse a los procesos logísticos para descubrir ineficiencias, retrasos o desviaciones en áreas como el transporte, el almacenamiento y la gestión de inventarios. Mediante el análisis de los registros de eventos de varios sistemas logísticos, las organizaciones pueden obtener información sobre los procesos reales, identificar patrones y aplicar mejoras para optimizar sus operaciones de la cadena de suministro, reducir los plazos de entrega y minimizar los costes logísticos.
Al aprovechar la minería de procesos, las organizaciones pueden obtener información sobre sus principales procesos empresariales, lo que permite mejorar el rendimiento y tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Qué es la minería de tareas?
Minería de tareas es otra herramienta de mapeo de procesos centrada en la optimización de tareas, normalmente en ordenadores de sobremesa o estaciones de trabajo. Al igual que la minería de procesos, supervisa las huellas digitales de los usuarios, capturando los datos de interacción de los usuarios para analizar y encontrar patrones que puedan interpretarse como oportunidades de mejora. Mediante el reconocimiento de caracteres, el procesamiento del lenguaje natural y otras herramientas, analiza los datos recopilados y encuentra patrones que podrían interpretarse como oportunidades de mejora.
Casos típicos de uso de la minería de tareas:
- Reducir las tareas manuales, por ejemplo, la introducción de datos: La minería de tareas puede utilizarse para analizar el modo en que los empleados realizan las tareas de introducción de datos mediante la captura de sus interacciones con diversas aplicaciones y sistemas. Al identificar tareas repetitivas, el trabajo manual o métodos ineficientes de introducción de datos, las organizaciones pueden implementar soluciones de automatización, como la automatización robótica de procesos (RPA), para reducir la introducción manual de datos, eliminar los errores humanos y aumentar la eficiencia general. La minería de tareas proporciona información objetiva derivada de datos reales para auditar y mejorar los procesos empresariales existentes sin necesidad de revisiones exhaustivas.
- Racionalizar la facturación: La minería de tareas puede ayudar a analizar el proceso de facturación supervisando cómo interactúan los empleados con las herramientas y los sistemas de facturación. Este análisis puede revelar cuellos de botella, ineficiencias o esfuerzos duplicados. Las organizaciones pueden utilizar estos conocimientos para simplificar el proceso de facturación, implementar la automatización en su caso, y garantizar que las facturas se generan y procesan de manera oportuna y precisa.
- Acelerar la presentación de informes: La minería de tareas puede utilizarse para analizar las tareas de creación y distribución de informes en una organización. Mediante la captura de la forma en que los empleados interactúan con las herramientas y sistemas de informes, la minería de tareas puede ayudar a identificar las tareas que consumen mucho tiempo o repetitivas que pueden ser automatizadas o racionalizadas. Esto puede acelerar la generación de informes, reducir el esfuerzo manual y mejorar el acceso a información precisa y actualizada para la toma de decisiones.
- Optimizar los procesos de conciliación: La minería de tareas puede ayudar a analizar los pasos que intervienen en los procesos de conciliación financiera, como el cotejo de transacciones, la identificación de discrepancias y la resolución de problemas. Al comprender cómo los empleados realizan estas tareas e interactúan con los sistemas financieros, las organizaciones pueden identificar ineficiencias o áreas propensas a errores. Esta información puede utilizarse para optimizar el proceso de conciliación, implantar soluciones de automatización cuando proceda y mejorar la precisión y la eficacia generales.
- Mejorar el servicio al cliente: La minería de tareas puede aplicarse a los procesos de atención al cliente para analizar cómo interactúan los empleados con los clientes y las herramientas que utilizan para resolver problemas o responder a consultas. Al identificar tareas repetitivas, ineficiencias o áreas en las que los empleados tienen dificultades, las organizaciones pueden implementar mejoras en los procesos, automatización o formación para mejorar la experiencia de atención al cliente. Esto puede agilizar los tiempos de resolución, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar su fidelidad.
¿Cuál es la diferencia entre la minería de procesos y la minería de tareas?
En términos sencillos la minería de procesos implica el análisis de los procesos empresariales a partir de los datos de registro de eventos del sistema informático, mientras que la minería de tareas implica el análisis de las tareas del flujo de trabajo a partir de las interacciones de la interfaz de usuario.. En la práctica, la minería de procesos y la minería de tareas son dos aspectos estrechamente relacionados que difieren en la forma de recopilar los datos, el alcance del análisis de datos y el objetivo final del análisis de datos. Ambas metodologías persiguen la mejora de los procesos, aunque a través de ámbitos y métodos de recogida de datos diferentes.
Diferencia 1: Cómo se recogen los datos
La minería de procesos suele implicar la recopilación de registros de eventos de los sistemas informáticos de origen, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) utilizados por las empresas. En la práctica, las herramientas de minería de procesos están configuradas para integrar y extraer los registros de eventos de cada sistema fuente diferente, y los algoritmos de minería de procesos se utilizan para fusionar y visualizar los procesos y las variaciones de los procesos en un tablero de inteligencia empresarial.
El software de minería de tareas suele recopilar el flujo de trabajo y la actividad de las tareas desde la interfaz de usuario de los empleados, normalmente desde un agente en un ordenador de sobremesa o, en algunos casos, extensiones de los navegadores web utilizados para acceder a las aplicaciones empresariales. Algunas soluciones populares de minería de tareas utilizan algoritmos de captura de imágenes para registrar automáticamente los datos de actividad que luego se visualizan en cuadros de mando de análisis de tareas y flujos de trabajo.
Diferencia 2: ámbito del análisis de datos
La minería de procesos suele implicar el análisis de procesos empresariales y flujos de trabajo definidos más ampliamente a gran escala, como los procesos de cuentas por pagar, del pedido al cobro o del ciclo de vida del cliente. Por otra parte, el análisis de tareas puede entrar en detalles específicos sobre las tareas individuales dentro de un flujo de trabajo o proceso específico, delineando los pasos individuales tomados, por ejemplo, para crear una orden de compra.
Diferencia 3: objetivo del análisis de datos
La tercera diferencia clara en el ámbito de la minería de procesos y la minería de tareas es el objetivo final del análisis. Como una amplia generalización de la minería de tareas puede ser utilizado en los equipos y unidades de negocio con una gran cantidad de trabajo repetitivo para medir y comparar el rendimiento de los empleados, mientras que la minería de procesos se utiliza a menudo en relación con la reingeniería de procesos o iniciativas de excelencia operativa.
Conclusión
En definitiva, la minería de procesos y la minería de tareas son áreas muy relacionadas del software de gestión de procesos empresariales. Se puede considerar que la minería de procesos ofrece una "vista de pájaro" de las macrotendencias de alto nivel, mientras que la minería de tareas ofrece una "vista de hormiga" de los microelementos detallados de los procesos empresariales. En diferentes escenarios, puede encontrar la necesidad de una visión de alto nivel o detallada, o una combinación de ambas.
Algunos proveedores de software pueden ofrecer soluciones de minería de procesos y minería de tareas por separado como parte de la misma plataforma de inteligencia de procesos, y ProcessMaker Process Intelligence (PI) es un nuevo proveedor de software que ofrece una solución híbrida de inteligencia de procesos que combina ambos métodos de forma nativa en una sola solución. Consulte el artículo técnico para más información sobre la solución híbrida.
