Una introducción a los fundamentos de la cartografía de procesos

El mapeo de procesos cambia las reglas del juego para entender la mejora de los procesos empresariales. Pero, ¿qué significa? La tarea puede parecer abrumadora. algunos conceptos básicos:

  • ¿Qué es el mapeo de procesos?
  • Beneficios
  • Ejemplos
  • Símbolos y elementos
  • Creación de un mapa de procesos

Antes de entrar en materia, echa un vistazo a nuestro webinar. Con la función de texto a proceso, ahora puede crear un mapa de procesos en cuestión de segundos con sólo describirlo.

Olvídese de las complejidades de una curva de aprendizaje, diseñar un mapa de procesos es más fácil que nunca. No es necesario tener experiencia; ser un experto en tecnología ya no es un requisito. Deje que la IA avanzada se encargue de las tareas repetitivas y aumente su productividad.

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¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapa de procesos es una herramienta de gestión que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo y los pasos y personas que intervienen en un proceso empresarial. Estos mapas también se denominan comúnmente diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo. Las organizaciones utilizan esta herramienta para comprender mejor un proceso y mejorar su eficacia. Al crear diagramas fáciles de seguir, las partes interesadas pueden identificar aspectos de un proceso que pueden mejorar. Esto incluye la identificación de cuellos de botella en los flujos de trabajo y otras ineficiencias como las tareas repetitivas que son ideales para automatización.

Los beneficios de crear un mapa de procesos  

El mapa de procesos ofrece muchas ventajas. Hemos tratado algunas de las ventajas abstractas, pero entre las ventajas más específicas de crear un mapa de procesos se incluyen: 

una ilustración de un mapa

  • Aumento de la satisfacción laboral. Los empleados saben a qué atenerse y cuáles son sus responsabilidades, y aprecian la transparencia que proporciona un mapa de procesos.
  • Mejorar el rendimiento de los empleados. Los empleados que entienden sus funciones y dónde encontrar ayuda cuando la necesitan son más productivos.
  • Fácil de usar. Los mapas de procesos empresariales son fáciles de seguir y son ideales para tareas como la formación de los empleados y las sesiones de brainstorming. El software BPM facilita el diseño y la prueba de los procesos, así como su puesta en común con el equipo.
  • Certificaciones. Ayudamos a las organizaciones a obtener y mantener certificaciones industriales como la ISO 9000 y la 9001.
  • Resolución de problemas. Un mapa de procesos de negocio permite a las organizaciones poner a prueba las hipótesis y los casos hipotéticos, lo que facilita la identificación de los problemas y las posibles soluciones.

Ejemplos comunes de mapas de procesos 

Hay muchos tipos diferentes de mapas de proceso. El que se utilice depende en gran medida del tipo de proceso que se quiera mapear y de los objetivos de la empresa. He aquí algunos tipos de mapas de proceso comúnmente utilizados.

Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es útil para crear un mapa sencillo que ilustre las entradas y salidas de un proceso. Algunos casos de uso ideales para los diagramas de flujo básicos incluyen la planificación de nuevos proyectos, el análisis y la gestión de los flujos de trabajo y la mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. Puede crear diagramas de flujo manualmente utilizando los símbolos del mapa de procesos que hemos mencionado anteriormente, o en cuestión de minutos utilizando un software de gestión de procesos empresariales.

Mapa del proceso de alto nivel

Un mapa de proceso de alto nivel, o mapa de arriba hacia abajo, muestra cómo funciona un proceso en un número limitado de pasos. Proporcionan una instantánea rápida de lo que hace un proceso, pero no entran en detalles sobre cómo se realiza un proceso. Los mapas de procesos de alto nivel son ideales para examinar los procesos con los dirigentes o con terceros que no requieren detalles. 

Mapa detallado del proceso 

El detalle es útil para comprender los entresijos de un proceso. A diferencia de un mapa de procesos de alto nivel, los mapas detallados también incluyen subprocesos, lo que los hace más útiles para identificar ineficiencias y para documentar los puntos de decisión dentro de un proceso. Cada etapa se explora con precisión y detalle, lo que convierte a este tipo de mapa en una herramienta poderosa para las escuelas de eficiencia de la gestión como Six Sigma y Kaizen.

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SIPOC

SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proceso. El acrónimo significa proveedor - entradas - proceso - salidas - cliente. El SIPOC se parece más a una tabla o un gráfico que a un mapa. Sin embargo, enumerar los elementos clave es un precursor importante para crear un mapa de procesos más detallado. Los diagramas SIPOC también ayudan a definir el alcance de los procesos empresariales complejos y son útiles para las partes interesadas a la hora de discutir un proceso.

Mapas de Swimlane

Los Swimlanes, o mapas interfuncionales, se utilizan para mostrar "quién hace qué". Separan las actividades en carriles o canales según quién sea el responsable de realizar la tarea o el proceso. Los mapas de carriles de natación son útiles para la gestión. Son ideales para formar a nuevos empleados y aumentar la responsabilidad. Los mapas de carriles de natación también ayudan a las partes interesadas a entender los flujos de trabajo y cómo se relacionan e interactúan con otros procesos empresariales.

Mapas de flujo de valor

Los mapas de flujo de valor muestran los pasos necesarios para entregar un producto o servicio a los clientes. Utilizan un sistema de símbolos para ilustrar los flujos de información y las tareas. Los mapas de corrientes de valor son particularmente útiles para identificar los desechos dentro de los procesos y entre ellos. También cumplen una función importante en la identificación de oportunidades y la planificación de proyectos futuros.

Símbolos y elementos utilizados en el mapeo de procesos

Símbolos del mapeo de procesos
Fuente: Leanmethods.com

Las organizaciones tienden a desarrollar su propia jerga interna de mapeo de procesos cuando utilizan diagramas de flujo a mano alzada. Esto dificulta la comunicación eficaz con contratistas, especialistas externos y clientes. 

Notación de mapeo de procesos de negocioo BPMNayuda a los equipos a superar estas "barreras lingüísticas" adoptando un conjunto estándar de símbolos para utilizar en sus mapas de procesos. BPMN acorta la distancia entre la información técnica y los no técnicos de su equipo que necesitan comprenderla. El diccionario de BPMN es rico en elementos comúnmente conocidos como símbolos de diagramas de flujo o formas de diagramas de flujo. Ayudan a eliminar la ambigüedad y a garantizar que todas las partes interesadas entiendan su nuevo mapa de procesos.

Los símbolos provienen del Lenguaje Unificado de Modelado (UML). Los ingenieros de software crearon UML para proporcionar una forma estandarizada de analizar y diseñar programas de software. Sin embargo, UML se ha convertido en uno de los sistemas más populares utilizados para el modelado de procesos empresariales.

Los símbolos se clasifican en las siguientes categorías:

  • Símbolos de proceso/operación 
  • Ramificación y control de los símbolos de flujo 
  • Símbolos de entrada y salida 
  • Símbolos de almacenamiento de archivos e información 
  • Símbolos de procesamiento de datos 

Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la utilización de una pequeña parte de los símbolos más comunes será suficiente para completar un mapa de procesos. Algunos de los símbolos más utilizados son 

Proceso: Un rectángulo representa un proceso concreto y sus actividades y funciones.

Línea de flujo → Una flecha muestra tanto la dirección del flujo como la conexión entre pasos.

Terminador: Un terminador muestra el comienzo o el final de un flujo de proceso.

Decisión: Indica que hay que tomar una decisión debe tomarse, después de lo cual el flujo seguirá una ruta predefinida basada en esa decisión.

Documento(s): Un rectángulo con una base ondulada representa un único documento o información que puede ser leído por las personas. Los rectángulos múltiples con bases onduladas indican que hay más de un documento que puede ser revisado.

Retraso: Un símbolo de retardo significa que hay una pausa en el proceso antes de que el flujo continúe.

Entrada manual: Este símbolo indica que un procedimiento será realizado manualmente por una persona.

Cómo crear un mapa de procesos

Es esencial incluir a todas las partes interesadas en el diseño del proceso. Todos deben entender los objetivos de la organización y los fundamentos del mapeo. La creación manual implica dibujar a mano utilizando los símbolos del mapa de procesos que hemos mencionado anteriormente. Para simplificar el proceso y mejorar la colaboración, se puede utilizar un software de gestión de procesos empresariales. El software facilita el diseño y la comprobación de los procesos, guarda el trabajo y compartirlo con los miembros con los miembros del equipo.

ilustración del mapa de procesos

Identificar el proceso

El primer paso es identificar el proceso empresarial adecuado. Puede ser un proceso con un precio elevado o uno que implique tareas manuales y sea propenso a los retrasos. Nombra el proceso y ponlo en la parte superior del documento.

 

Reúne a tu equipo 

Uno de los aspectos más cruciales del proceso de cartografía es incluir a quienes están más familiarizados con su funcionamiento interno. Las aportaciones de los principales interesados garantizan que el proceso sea exhaustivo y que no se pasen por alto detalles o consideraciones importantes. Dedique algún tiempo a la lluvia de ideas con su equipo desde el principio. Determine quién hace qué, cuándo y cómo.

Recopilar datos 

Después de su sesión inicial de lluvia de ideas, empiece a reunir datos e información relevantes. Determine cuándo comienza y termina el proceso. Enumere todos los pasos necesarios para completar el proceso. Identifique las entradas, salidas y las personas involucradas. 

Enumera los pasos en orden secuencial

Una vez que tenga una lista completa de los pasos a seguir, trabaje con su equipo para colocarlos en orden secuencial. Identifica el evento que desencadena el proceso y las acciones y decisiones que lo completan. 

Dibujar el mapa utilizando símbolos

Incluya toda la información que ha identificado en los pasos anteriores yy utilice los símbolos del proceso que hemos identificado anteriormente en esta guía. Por ejemplo, utilice un óvalo (terminador) para mostrar el inicio del proceso. Debe ser una representación exacta del proceso tal y como existe actualmente.

Analizar

Una vez completado su mapa de procesos puede utilizarlo para identificar cuellos de botella e ineficiencias. Busque tareas manuales que puedan mejorarse mediante la automatización. Identifique los pasos que pueden eliminarse. Obtenga comentarios y sugerencias de cada miembro de su equipo.

Mejorar su proceso

Aplicar las técnicas y herramientas de mapeo que ha identificado en el paso anterior. Si las mejoras y sugerencias tendrán un amplio impacto en el proceso evite aplicarlas todas a la vez. Priorice las mejoras. Comience con algo pequeño para evitar posibles interrupciones en el proceso. Supervise las mejoras. Determine si son necesarias más mejoras.

Evite estos errores comunes de los mapas de procesos

Estos son los escollos más comunes que hay que evitar a la hora de elaborar el mapa de procesos.

  • Demasiado complejo: A la hora de elegir el tipo adecuado de mapa de procesos, es vital que "conozca a su público". Presentar un flujo de trabajo que maximice la eficiencia a la alta dirección frente al equipo de TI que debe implementarlo requiere dos estilos de comunicación diferentes. Considere la posibilidad de utilizar varios mapas para ilustrar distintos niveles de detalle. Puedes pensar en tu kit de herramientas de mapeo de procesos como en un juego de muñecas anidadas: puedes empezar por el panorama general para algunas partes interesadas y reservar los diagramas más intrincados para los colaboradores más expertos en tecnología.
  • Demasiado simple: A la inversa, se puede crear un mapa que sea demasiado poco detallado. Por ejemplo, cuando se está ampliando el equipo, es necesario establecer un lenguaje común en el que puedan actuar pensadores de todos los ámbitos. Ese es el poder de aprovechar BPMN: los miembros del equipo no tienen que esforzarse por interpretar bocetos. Todos hablan utilizando los mismos términos y símbolos de mapeo de procesos.
  • Ignorar las aportaciones de las partes interesadas: Cuando se diseña un mapa de procesos, es importante interactuar con todas las partes interesadas, incluidos los propios empleados encargados de realizar las tareas. Entrevistar, observar y escuchar. Si no comprende los matices de las funciones específicas del puesto de trabajo que está mapeando, pasará por alto los elementos clave, lo que hará que los empleados ignoren los nuevos procedimientos y vuelvan a las viejas costumbres.

Si tiene en cuenta estos errores comunes, puede asegurarse de que su plan de procesos tenga éxito y no se convierta en uno de los 4 de cada 10 planes que fracasan debido a la falta de una estrategia claramente definida.

Las mejores herramientas para iniciarse en el mapeo de procesos

Así que, ¿a dónde acudir cuando esté listo para empezar? Aquí hay cuatro herramientas que puede utilizar en su mapeo de procesos, desde herramientas de esbozo rápidas y sencillas hasta sólidas plataformas de automatización de flujos de trabajo que realmente ejecutan las tareas.

ilustración de herramientas en una caja de herramientas6wt

  1. La forma más fácil de empezar es mediante un simple diagrama de flujo. Puedes dibujar el flujo de tareas que sustentan un proceso vital. Si no te atreves a dibujar a mano alzada, puedes coger una plantilla de diagrama de flujo gratuita de la plataforma de diseño de código reducido Canva. Es una forma estupenda de iniciar el proceso de lluvia de ideas.
  2. Con el tiempo, el esbozo que has hecho con la punta de los dedos requerirá más detalles. Es entonces cuando puedes recurrir a una herramienta como Gitmind. Esta aplicación de navegador gratuita ofrece diagramas más orientados a los procesos, como SIPOC y swimlanes. Puedes profundizar en los subprocesos y compartir tu plan con tus compañeros para que te den su opinión.
  3. Lucidchart es otro de los favoritos entre los modeladores de procesos principiantes. Esta herramienta de diagramación inteligente está cargada de elementos útiles como símbolos BPMN y plantillas como mapas detallados, mapas de flujo de valor y mapas de procesos detallados. Incluso puedes utilizar sus aplicaciones móviles para organizar los procesos sobre la marcha.
  4. Cuando llega el momento de una solución de mapeo de procesos de nivel empresarial, es el momento de una plataforma como ProcessMaker. Con ProcessMaker, usted puede dar vida a su mapa de procesos. La automatización pasa la información entre las personas y los sistemas, comprobando automáticamente las tareas pendientes sin interferencia humana. Y ahora, con la versión de verano 2023, puede diseñar un mapa de procesos en cuestión de segundos.

Cómo genera la hiperproductividad el mapeo de procesos

El mapeo de procesos desempeña un papel fundamental a la hora de impulsar la hiperproductividad en las organizaciones. Al representar y analizar visualmente los flujos de trabajo, permite comprender claramente cómo se llevan a cabo las tareas y actividades. Esta transparencia permite identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, que pueden racionalizarse o eliminarse. El mapeo de procesos también facilita la normalización, garantizando que se sigan sistemáticamente las mejores prácticas. Como resultado, los equipos trabajan más cohesionados, la toma de decisiones se basa más en los datos y la productividad se dispara.

El mapeo de procesos a través de ProcessMaker es una herramienta incomparable cuando su negocio está listo para escalar. Codifica la forma de hacer negocios para establecer mejor la coherencia a medida que su equipo crece. Durante el proceso de incorporación, puede enseñar más fácilmente a los recién llegados cómo funcionan las cosas. Puede crear una línea de base para obtener resultados más predecibles desechando las "propias maneras" de hacer las cosas de los empleados. Además, la estrategia le ayuda a encontrar cualquier laguna en el personal, los procedimientos o la tecnología a medida que su organización se expande. 

El mapeo de procesos es una herramienta increíblemente eficaz para mejorar la eficiencia operativa y ofrece una amplia gama de beneficios organizativos. Para sacar el máximo provecho de ella, pruebe ProcessMaker líder de la industria software BPM inteligente de bajo código de ProcessMaker. Cree fácilmente procesos de negocio de nivel empresarial y aproveche las potentes soluciones de automatización de ProcessMaker.

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