Améliorer l'efficacité des entreprises grâce aux techniques de cartographie des processus

Chaque entreprise a des milliers de processus, du classement des documents à la fabrication des produits. Cependant, la grande majorité de ces processus sont sans papiers. Les nouvelles recrues apprennent les processus des employés permanents. Tout ajustement du flux de travail est transmis de bouche à oreille. Bien que cette méthode de gestion des processus puisse sembler efficace, elle a un coût d'opportunité. Il n'est pas possible d'examiner objectivement les étapes de processus non enregistrées. Après tout, cela limite la capacité d'une organisation à améliorer son efficacité. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les techniques et les outils de cartographie des processus d'entreprise...

Les bases de la cartographie des processus d'entreprise

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas.

Il est difficile de déterminer quoi et comment mesurer si les attentes ne sont pas documentées. La cartographie des processus d'entreprise est une représentation visuelle des processus de travail résultant de la conception des processus d'entreprise, définissant précisément ce que fait une entreprise, comment elle le fait et qui est responsable de chaque tâche du processus. Les cartes définissent des mesures de qualité et articulent des mesures de succès. Par exemple, la cartographie des processus d'entreprise énumère les résultats attendus, ainsi que les caractéristiques du produit de travail qui répond aux attentes en matière de qualité.

De nombreuses organisations commencent par une carte générale qui définit les processus d'entreprise à un niveau élevé. Les utilisateurs documentent les sous-processus dans leurs propres cartes, en décomposant les processus plus importants en plus de détails. Au final, l'objectif est de créer des guides étape par étape pour chaque activité réalisée par l'entreprise.

Lesavantages de la cartographie des processus

Une documentation complète permet de gérer avec précision les processus d'entreprise, à commencer par la possibilité de définir quand l'opération se déroule sans problème. Le fait de savoir comment le processus doit fonctionner permet aux utilisateurs d'identifier les exceptions.

Ensuite, les gestionnaires examinent pourquoi les exceptions se produisent, comment ils les traitent et quelles mesures doivent être mises en place pour éviter que des exceptions ne soient nécessaires.

La cartographie des processus répertorie spécifiquement les rôles au sein de l'entreprise qui sont responsables de chaque étape, ce qui permet de faciliter les transferts et d'éviter les goulets d'étranglement lorsque les tâches s'empilent sur le mauvais bureau.

La nature visuelle de la cartographie des processus d'entreprise simplifie les initiatives d'efficacité. Cela permet aux dirigeants de reconnaître les étapes qui doivent être rationalisées. Grâce à l'illustration, les redondances et les retouches sont plus faciles à détecter. Les dirigeants peuvent identifier les domaines exacts du processus responsables des problèmes de qualité. Enfin, des améliorations de processus sont mises en place pour prévenir les erreurs, et les cartes assurent la mise en œuvre de changements cohérents.

Techniques et outils de cartographie des processus d'entreprise

Il existe plusieurs techniques efficaces de cartographie des processus à utiliser dans les outils de cartographie BPM. Ainsi, le meilleur choix pour votre projet dépend du type de processus que vous allez illustrer avec votre carte. Nous mettons ici en évidence quelques-unes des techniques les plus populaires :

Diagrammes du SIPOC

De nombreuses organisations choisissent de commencer leur cartographie des processus par Diagrammes du SIPOCqui organisent le brainstorming initial en catégories : fournisseurs, intrants, processus, résultats et clients. Les propriétaires de processus et les autres parties prenantes énumèrent les informations de haut niveau pertinentes pour le processus, à partir desquelles les fournisseurs fournissent les matières premières jusqu'à la distribution des produits et services à l'utilisateur final.

Cartes du processus BPMN

Processus Les professionnels ont tendance à préférer utiliser BPMNcar il est étroitement lié aux organigrammes. Les cartes de processus BPMN sont idéales pour décomposer les processus de traitement des erreurs et des exceptions, car elles offrent des possibilités de forage pour obtenir plus d'informations. Ceux qui utilisent BPMN commencent généralement par identifier le "chemin heureux" d'un processus d'entreprise, puis incluent les exceptions dans la deuxième étape du processus d'élaboration des diagrammes.

Diagrammes UML

Les industries spécialisées ont besoin d'outils cartographiques spécialisés, tels que Diagrammes UML (Unified Modeling Language). Cette technique est idéale pour cartographier la construction de logiciels. Cependant, elle n'est pas aussi utile pour le diagramme des processus. Il existe 14 types de diagrammes UML pour répondre à des besoins spécifiques :

• Diagramme d'activité
• Diagramme de classe
• Diagramme de communication
• Diagramme des composantes
• Diagramme de structure composite
• Diagramme de déploiement
• Diagramme d'ensemble des interactions
• Diagramme de l'objet
• Diagramme du paquet
• Diagramme de profil
• Diagramme de séquence
• Diagramme de la machine d'État
• Diagramme de temps
• Diagramme de cas d'utilisation

Ces diagrammes se divisent en deux grandes catégories : les diagrammes de comportement et les diagrammes de structure.

VSM (Value Stream Mapping)

Lorsque votre objectif est de rationaliser un processus inefficace, la Technique VSM est un excellent choix. Avec l'aide de ceux qui travaillent actuellement sur un processus donné, vous créez une carte étape par étape qui montre comment les choses sont faites aujourd'hui. Une fois que vous avez une représentation visuelle du processus en cours, vous pouvez identifier les retards, les goulots d'étranglement et autres inefficacités. Enfin, vous créez une carte du processus de l'état futur qui élimine ces problèmes, ainsi qu'un plan de transition pour passer de l'état actuel à l'état futur.

Modèle IPO (Input-Process-Output)

La création de cartes de processus pour l'analyse des systèmes et le génie logiciel utilise généralement le Technique de l'introduction en boursequi divise essentiellement les processus en trois étapes :

• Intrants - informations ou données provenant de l'environnement
• Processus - tâches effectuées sur les intrants pour produire des extrants
• Résultats - données et matériels résultant du processus

5 Pourquoi

Découvrir la cause première d'un problème peut être compliqué, mais la 5 Pourquoi la technique offre une solution simple. Grâce à la recherche et à l'expérience, ceux qui utilisent cette méthode ont découvert qu'en demandant cinq fois "pourquoi", ils peuvent aller jusqu'à la raison la plus fondamentale des défauts de qualité. Cela ouvre la voie à la cartographie de processus plus efficaces.

Matrice des priorités du GUT

Un autre problème commun aux entreprises est de consacrer des ressources à la résolution des mauvais problèmes. Souvent, les problèmes à faible impact reçoivent plus de temps et d'argent que les problèmes à fort impact. Le site Matrice de priorités GUT (Gravité, Urgence, Tendance) fournit une orientation claire sur les questions à aborder en premier lieu :

• Gravité - Quels dommages se produiront s'ils ne résolvent pas le problème ?
• Urgence - Dans combien de temps les dégâts se produiront-ils ?
• Tendance - Quel est le pire des scénarios s'ils retardent une solution ?

Le succès de votre initiative de cartographie des processus d'entreprise dépend de l'adhésion des parties prenantes, alors assurez-vous que le projet est un travail d'équipe. Faites participer tous les membres du personnel qui utilisent le processus. Lorsque vous choisissez les outils à utiliser, tenez compte de ce que vous devez représenter exactement. Les techniques varient en fonction du processus que vous cartographiez.

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