Comment évaluer les flux de travail à l'aide d'un organigramme

Il existe de nombreux exemples de les entreprises qui se sentent débordées par les tâches et le travail. L'expérience générale est qu'il n'y a pas assez d'heures dans la journée pour que tout soit accompli. Même avec toutes les théories et pratiques sur la rationalisation des procédures, il faut de l'action et de l'organisation pour mettre en place les bonnes étapes. Cependant, la mise en place de flux de travail efficaces peut contribuer à gagner du temps et à réduire les coûts associés aux processus redondants. Cependant, tous les flux de travail ne sont pas créés égaux - ils doivent être évalués.

Dans cet article, nous examinerons l'évaluation des flux de travail au moyen d'un organigramme. Nous explorerons les avantages de l'organigramme et décrirons comment lancer le processus.

Définir le flux de travail

Un flux de travail peut être décrit comme une vue d'ensemble d'un processus commercial spécifique. Il détaille la manière dont les tâches sont accomplies du début à la fin. Habituellement, il désigne également l'employé responsable de diverses tâches à différents moments du processus. Avant de définir un flux de travail, il faut l'évaluer pour identifier les éléments critiques du processus opérationnel.

En quoi les flux de travail sont-ils utiles ? Eh bien, ils aident les membres de l'équipe à comprendre le rôle qu'ils jouent pour assurer l'achèvement du travail. Les flux de travail contribuent également à créer une meilleure collaboration entre les services participants. Autrefois utilisés principalement dans le secteur manufacturier, les flux de travail sont maintenant utilisés partout, des organismes gouvernementaux au commerce de détail.

Les flux de travail ont été confondus avec les organigrammes qui sont les illustrations réelles d'un flux de travail et un diagramme utilisé pour décrire un processus. Souvent, les diagrammes sont conçus pour être facilement compris en utilisant des formes telles que des ovales, des losanges et des rectangles. Ces formes sont reliées par des flèches afin de transmettre la séquence et le déroulement du processus. En outre, elles peuvent être dessinées à la main ou animées numériquement avec plusieurs séquences et parcours. 

Les organigrammes sont couramment utilisés par les personnes techniques et non techniques. D'autres noms ont été utilisés pour décrire un organigramme : carte de processus, diagramme de flux de processus, diagrammes d'activité et organigramme de processus. 

Avantages de l'organigramme

Il est important de visualiser toutes les étapes nécessaires d'une tâche, et c'est là qu'un organigramme peut aider. Chaque organigramme est composé d'actions spécifiques, ainsi que des personnes responsables du déploiement de ces actions. Il y a également des entrées et des sorties. Voici quelques autres avantages :

Transparence

L'un des avantages les plus significatifs de l'organigramme est la capacité inhérente à comprendre le déroulement des opérations à partir de formes et de flèches simples. 

Communication rapide

Au lieu de tenir des réunions interminables, d'essayer d'expliquer chaque étape d'un processus d'entreprise - les organigrammes peuvent offrir une clarté immédiate.

Une coordination active

Pour les acteurs et les planificateurs des processus d'entreprise, un organigramme permet de séquencer les événements et d'atténuer les tâches inutiles dans le but de gagner du temps.

Améliorer l'efficacité opérationnelle

Les organigrammes sont une aubaine pour l'efficacité car ils énumèrent toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'un processus. En même temps, vous pouvez également supprimer des étapes et des erreurs pour rendre le processus aussi efficace que possible.

Une évaluation efficace

Grâce à la représentation visuelle qu'offre un organigramme, les problèmes peuvent être analysés plus efficacement. Grâce aux symboles, les spectateurs peuvent voir le début et la fin d'un processus, le moment où une décision doit être prise et les mesures qui sont prises. Un organigramme peut également indiquer quelles données doivent être sauvegardées et comment elles doivent être stockées. 

Résoudre rapidement les problèmes

Grâce à un organigramme, vous pouvez décomposer une question en parties compréhensibles. Il permet de distinguer tout problème imminent afin de pouvoir le traiter en conséquence. 

Focus sur la stratégie

Grâce à la rationalisation des processus, les dirigeants et les employés peuvent passer moins de temps à se préoccuper des opérations quotidiennes et consacrer davantage de temps à des tâches stratégiques qui contribuent à la croissance de l'entreprise.

Créer une piste d'audit

En particulier lorsqu'on utilise une solution logicielle, les dossiers peuvent être conservés sous forme numérique, avec des mises à jour sur l'avancement et l'achèvement de la tâche, par exemple en indiquant qui a terminé la tâche, quand elle a été achevée et si des modifications ont été apportées. Ce type de piste d'audit est utile pour l'évaluation des flux de travail et pour le respect de la réglementation.

Lorsque vous utilisez un organigramme, l'objectif est la transparence. La terminologie utilisée dans l'organigramme doit être aussi simple que possible pour éviter toute confusion potentielle. Ensuite, elle doit être normalisée et utilisée de manière cohérente pour un effet optimal. La cartographie des processus et l'attribution des propriétaires permettent à chacun de comprendre beaucoup plus facilement son rôle.

Les organigrammes sont bénéfiques dans tous les secteurs d'activité, car ils peuvent être utilisés :

• Analyser les processus
• Normaliser les processus d'entreprise
• Aider à déterminer les goulets d'étranglement
• Aider les employés à comprendre les autres composantes de l'entreprise
• Éliminer les redondances

Organigramme des industries

Voyons maintenant comment appliquer un organigramme dans diverses industries. 

Ventes :

• Graphiques d'une enquête
• Schéma de l'ensemble du cycle de vente
• Tracez les flux d'enregistrement des clients
• Organiser un plan de relations publiques en cas d'urgence
• Transmettre les processus de recherche

Fabrication :

• Transporter les composants chimiques et physiques d'un produit
• Schéma du début et de la fin d'un processus de fabrication
• Détailler les inefficacités

L'éducation :

• Détaillez les cours et les diplômes requis
• Plans de cours sur les graphiques
• Synthétiser les projets de groupe
• Structurer les processus de classe
• Démonstration des étapes de diverses expériences 
• Clarifier les processus scientifiques
• Tracer les processus biologiques 
• Expliquer les théories

Les affaires :

• Définir les processus de passation de marchés
• Établir le tableau des tâches quotidiennes d'un employé
• Tracez le parcours du client
• Détailler les plans d'entreprise actuels
• Documenter les étapes nécessaires pour assurer la conformité réglementaire
• Présenter chaque élément impliqué dans une vente

L'ingénierie :

• Conduire un processus de rétro-ingénierie
• Concevoir les procédés de l'usine
• Coordonner le cycle de vie d'une structure
• Concevoir un prototype 

Lors de la modélisation d'un organigramme, vous aurez quatre composantes : Les activités, les acteurs, les états et les résultats.

Les acteurs comprennent les employés qui sont responsables de tâches spécifiques. Les actions représentent chaque étape du processus. Les activités décrivent les tâches qui doivent être accomplies avant de passer à l'étape suivante du processus. En outre, chaque étape a un "état" et un résultat, qui sont les résultats.

La documentation du processus de flux de travail est essentielle pour les chefs de projet, les professionnels et les chercheurs, car elle offre une feuille de route pour l'avenir, augmente la transparence et la reproductibilité, et permet l'analyse des données dans le cycle de vie des données. Pour les entreprises, l'organigramme est un élément essentiel pour faciliter les feuilles de route, la transparence des processus, leur évaluation et leur reproductibilité.

Symboles dans un organigramme

Lors de la création d'un organigramme, il est courant d'utiliser quatre symboles spécifiques - reliés par des flèches - pour démontrer la séquence : 

1. Les cercles allongés sont utilisés au début et à la fin d'un processus. 
2. Les rectangles signifient des actions et des instructions.
3. Les diamants mettent l'accent sur le moment où une décision doit être prise.
4. Les parallélogrammes sont utilisés pour décrire à la fois les entrées et les sorties qui peuvent être des matériaux, des services ou des employés. 

Pourtant, il existe d'autres formes avancées telles qu'un rectangle marqué de lignes parallèles sur le côté pour identifier un flux de travail préexistant qui a déjà été tracé ailleurs. En outre, un rectangle dont les bords supérieurs sont carrés indique le début ou la fin d'une étape répétée du processus de travail. Et vous pouvez utiliser un rectangle dont le bord droit est incurvé pour indiquer un retard.

Il est utile de noter que l'organigramme doit rester simple pour que le message soit le plus clair possible. Bien que vous puissiez utiliser une multitude de symboles différents, il n'est pas toujours préférable ou nécessairement efficace d'en utiliser plus. 

Créer l'organigramme

Vous devrez dessiner l'organigramme. Comment ? Eh bien, il y a trois méthodes communes :

Adoptez l'approche manuelle en utilisant un stylo et du papier. Cette option est assez simple, bien qu'elle puisse être négligée et prendre beaucoup de temps. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion intelligente des processus d'entreprise (iBPMS) pour créer des processus numériques permettant une évaluation plus détaillée de vos flux de travail - avec une exécution automatisée des processus. 

Il est maintenant temps de créer enfin votre organigramme en suivant les étapes suivantes : 

Identifier toutes les tâches

Décomposez chaque tâche d'un processus d'entreprise en fonction de l'ordre chronologique. Que se passe-t-il à chaque point ? Une décision doit-elle être prise ou des approbations sont-elles nécessaires pour passer à l'étape suivante ? Pensez aux employés qui lanceront le processus pour la première fois. Comment pouvez-vous tracer un organigramme pour les novices qui serait facile à comprendre ? Vérifiez que chaque partie prenante peut comprendre les formes et les séquences.

Organiser chaque tâche

Ensuite, commencez votre organigramme en dessinant la forme du cercle allongé et en l'intitulant "Start".

Dessinez la forme du cercle allongé comme point de départ. Ensuite, suivez le processus dans son intégralité. Documentez chaque action dans l'ordre. Utilisez des flèches pour relier les formes et pour représenter le flux. Lorsqu'une décision doit être prise, tracez une flèche vers un losange de décision avec chaque solution potentielle. Ensuite, classez chaque flèche avec la décision spécifique prise. Utilisez à nouveau la forme de cercle allongé à la fin du processus avec le mot "Terminer". 

Tester le processus

Une fois que vous avez créé votre organigramme, il est temps de tester sa validité. Vous voulez vous assurer que vous n'avez manqué aucune étape et qu'elles sont correctement séquencées. Toutes les décisions sont-elles exactes ? Y a-t-il d'autres décisions qui devraient être désignées ? Vous souhaitez également partager votre organigramme avec d'autres parties prenantes afin de recevoir leurs commentaires. C'est le moment de corriger toute omission ou tout problème.

Utilisez l'organigramme pour évaluer les flux de travail

Maintenant que vous avez documenté vos processus, vous devez toujours rechercher les domaines à améliorer par une évaluation approfondie. Y a-t-il des étapes qui ne sont pas nécessaires et qui devraient être supprimées ? Y a-t-il des étapes manquantes qui devraient être ajoutées ? Y a-t-il des goulets d'étranglement qui peuvent être traités et éliminés ? Les bonnes parties prenantes sont-elles impliquées ? Y a-t-il des tâches et des décisions qui gagneraient à être automatisées ? Apportez les modifications nécessaires et continuez à utiliser votre organigramme pour évaluer les flux de travail. N'oubliez pas que cela peut prendre du temps. Ne vous attendez pas à ce que les processus et les habitudes changent du jour au lendemain. 

Commencez par des flux de travail puissants et automatisés

Invariablement, vous devez constamment évaluer vos flux de travail afin de déterminer les possibilités d'amélioration. Dessiner l'organigramme n'est qu'un début. Une fois que vous avez créé vos formes et vos séquences, vous voulez utiliser une plate-forme automatisée qui supprime les frictions entre vos outils et processus commerciaux pour induire une collaboration transparente. Construisez des processus d'approbation automatisés sans qu'aucun codage complexe ne soit nécessaire et sans l'aide du service informatique. Immédiatement, vous pouvez obtenir des améliorations significatives des processus d'entreprise en automatisant les tâches, les décisions et les demandes d'approbation.