Eine Einführung in die Grundlagen des Process Mapping

Prozessmapping ist ein entscheidender Faktor für das Verständnis der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Aber was bedeutet das? Die Aufgabe könnte überwältigend erscheinen, also lassen Sie uns einige Grundlagen behandeln:

• Was ist Prozessmapping?
• Vorteile
• Beispiele
• Symbole und Elemente
• Erstellen einer Prozesslandkarte

Bevor wir eintauchen, sehen Sie sich unser 2023 Summer Release Webinar. Mit der Text-to-Process-Funktion können Sie jetzt in Sekundenschnelle eine Prozesslandkarte erstellen, indem Sie den Prozess einfach beschreiben.

Vergessen Sie die Komplexität einer Lernkurve, die Erstellung einer Prozesslandkarte ist einfacher denn je. Es ist keine Erfahrung erforderlich; technisches Verständnis ist keine Voraussetzung mehr. Lassen Sie fortschrittliche KI-Funktionen sich wiederholende Aufgaben übernehmen, damit Sie Ihre Produktivität steigern können.

Was ist Prozessmapping?

Die Prozessabbildung ist ein Managementinstrument zur visuellen Darstellung des Arbeitsflusses sowie der Schritte und Personen, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind. Diese Karten werden im Allgemeinen auch als Flussdiagramme oder Workflow-Diagramme bezeichnet. Unternehmen nutzen dieses Instrument, um ein besseres Verständnis eines Prozesses zu erlangen und seine Effizienz zu verbessern. Durch die Erstellung leicht verständlicher Diagramme können die Beteiligten Aspekte eines Prozesses identifizieren, die sie verbessern können. Dazu gehört auch die Identifizierung von Engpässen in Arbeitsabläufen und anderen ineffizienten Aspekten wie sich wiederholenden Aufgaben, die sich ideal eignen für Automatisierung.

Die Vorteile der Erstellung einer Prozesslandkarte  

Eine Prozesslandkarte bietet viele Vorteile. Wir haben einige der abstrakten Vorteile behandelt, aber zu den spezifischeren Vorteilen der Erstellung einer Prozesslandkarte gehören: 

• Steigerung der Arbeitszufriedenheit. Die Mitarbeiter wissen, was sie erwartet und welche Aufgaben sie haben, und schätzen die Transparenz, die eine Prozesslandkarte bietet.
• Verbessern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter. Mitarbeiter, die ihre Aufgaben kennen und wissen, wo sie Hilfe finden, wenn sie sie brauchen, sind produktiver.
• Benutzerfreundlich. Geschäftsprozesskarten sind einfach zu befolgen und eignen sich ideal für Aufgaben wie Mitarbeiterschulungen und Brainstorming-Sitzungen. Mit BPM-Software ist es einfach, Prozesse zu entwerfen und zu testen und sie mit dem Team zu teilen.
• Zertifizierungen. Unterstützung von Unternehmen bei der Erlangung und Aufrechterhaltung von Branchenzertifizierungen wie ISO 9000 und 9001.
• Problemlösung. Eine Geschäftsprozesslandkarte ermöglicht es Unternehmen, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien zu testen und so Probleme und potenzielle Lösungen leichter zu erkennen.

Gängige Beispiele für Prozesslandkarten 

Es gibt viele verschiedene Arten von Prozesslandkarten. Welche Sie verwenden, hängt weitgehend von der Art des Prozesses ab, den Sie abbilden wollen, und von Ihren Geschäftszielen. Hier sind einige häufig verwendete Arten von Prozesslandkarten.

Grundlegendes Flussdiagramm

Ein einfaches Flussdiagramm ist nützlich, um eine einfache Karte zu erstellen, die die Eingaben und Ausgaben eines Prozesses veranschaulicht. Einige ideale Anwendungsfälle für einfache Flussdiagramme sind die Planung neuer Projekte, die Analyse und Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Sie können Flussdiagramme Sie können Flussdiagramme manuell mit den oben erwähnten Symbolen für Prozessdiagramme oder in wenigen Minuten mit einer Software für das Geschäftsprozessmanagement erstellen.

Prozesslandkarte auf hoher Ebene

Eine High-Level-Prozesslandkarte oder Top-Down-Landkarte zeigt, wie ein Prozess in einer begrenzten Anzahl von Schritten funktioniert. Sie bieten einen schnellen Überblick über die Funktionsweise eines Prozesses, gehen aber nicht ins Detail, wie ein Prozess durchgeführt wird. High-Level-Prozesslandkarten sind ideal für die Besprechung von Prozessen mit Führungskräften oder Dritten, die keine Einzelheiten benötigen. 

Detaillierte Prozesskarte 

Details sind nützlich, um die Feinheiten eines Prozesses zu verstehen. Im Gegensatz zu einer Prozesslandkarte auf hoher Ebene enthalten detaillierte Landkarten auch Teilprozesse, was sie für die Ermittlung von Ineffizienzen und die Dokumentation von Entscheidungspunkten innerhalb eines Prozesses nützlicher macht. Jede Phase wird genauestens untersucht, was diese Art von Karte zu einem leistungsstarken Werkzeug für Management-Effizienz-Schulen wie Six Sigma und Kaizen macht.

SIPOC

SIPOC ist ein Akronym, das den Beteiligten hilft, die Schlüsselelemente eines Prozesses zu erkennen. Das Akronym steht für Lieferant - Inputs - Prozess - Outputs - Kunde. SIPOC ähnelt eher einer Tabelle oder einem Diagramm als einer Landkarte. Die Auflistung der Schlüsselelemente ist jedoch eine wichtige Vorstufe zur Erstellung einer detaillierteren Prozessabbildung. SIPOC-Diagramme helfen auch bei der Definition des Umfangs komplexer Geschäftsprozesse und sind für die Beteiligten bei der Diskussion eines Prozesses nützlich.

Swimlane Karten

Swimlanes oder funktionsübergreifende Karten werden verwendet, um zu zeigen, "wer was macht". Sie unterteilen Aktivitäten in Bahnen oder Kanäle, je nachdem, wer für die Durchführung der Aufgabe oder des Prozesses verantwortlich ist. Swimlane-Maps sind für Managementzwecke nützlich. Sie sind ideal für die Schulung neuer Mitarbeiter und zur Erhöhung der Verantwortlichkeit. Swimlane-Maps helfen den Beteiligten auch, Arbeitsabläufe zu verstehen und zu erkennen, wie sie mit anderen Geschäftsprozessen zusammenhängen und interagieren.

Wertstromkarten

Wertstromkarten zeigen die Schritte, die erforderlich sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Kunden zu liefern. Sie verwenden ein System von Symbolen, um Informationsflüsse und Aufgaben zu veranschaulichen. Wertstromkarten sind besonders nützlich, um Verschwendung innerhalb und zwischen Prozessen zu erkennen. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Ermittlung von Chancen und der Planung künftiger Projekte.

Bei der Prozessabbildung verwendete Symbole und Elemente

Organisationen neigen dazu, bei der Verwendung von Freihand-Flussdiagrammen ihren eigenen internen Prozessabbildungsjargon zu entwickeln. Dies erschwert die effektive Kommunikation mit Auftragnehmern, externen Spezialisten und Kunden. 

Notation für die Abbildung von Geschäftsprozessenoder BPMNhilft Teams, diese "Sprachbarrieren" zu überwinden, indem sie einen Standardsatz von Symbolen für ihre Prozesslandkarten verwenden. BPMN überbrückt die Kluft zwischen technischen Informationen und den Nicht-Technikern in Ihrem Team, die sie verstehen müssen. Das BPMN-Wörterbuch ist reich an Elementen, die gemeinhin als Flussdiagrammsymbole oder Flussdiagrammformen bekannt sind. Sie tragen dazu bei, Mehrdeutigkeiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten Ihre neue Prozesslandkarte verstehen.

Die Symbole stammen aus der Unified Modeling Language (UML). Software-Ingenieure haben die UML entwickelt, um ein standardisiertes Verfahren zur Analyse und zum Entwurf von Softwareprogrammen zu schaffen. UML hat sich jedoch zu einem der beliebtesten Systeme für die Modellierung von Geschäftsprozessen entwickelt.

Die Symbole lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

• Prozess-/Vorgangssymbole 
• Verzweigung und Kontrolle von Ablaufsymbolen 
• Eingabe- und Ausgabesymbole 
• Symbole für die Speicherung von Dateien und Informationen 
• Symbole für die Datenverarbeitung 

In den meisten Unternehmen reicht es jedoch aus, einen kleinen Teil der gebräuchlichsten Symbole zu verwenden, um eine Prozesslandkarte zu erstellen. Zu den häufig verwendeten Symbolen gehören: 

Prozess: Ein Rechteck repräsentiert einen bestimmten Prozess und seine Aktivitäten und Funktionen.

→ Fließlinie Ein Pfeil zeigt sowohl die Flussrichtung als auch die Verbindung zwischen den Schritten.

Abschlusszeichen: Ein Terminator zeigt den Beginn oder das Ende eines Prozessablaufs an.

Entscheidung: Zeigt an, dass eine Entscheidung getroffen werden muss, Danach folgt der Fluss einem vordefinierten Pfad, der auf dieser Entscheidung basiert.

Dokument(e): Ein Rechteck mit gewellter Basis stellt ein einzelnes Dokument oder eine Information dar, die von Menschen gelesen werden kann. Mehrere Rechtecke mit wellenförmiger Basis zeigen an dass es mehr als ein Dokument gibt, das eingesehen werden kann.

Verzögerung: Ein Verzögerungssymbol bedeutet, dass es eine Pause in dem Prozess, bevor der Fluss fortgesetzt wird.

Manuelle Eingabe: Dieses Symbol zeigt an dass ein Verfahren manuell von einer Person durchgeführt wird.

Wie man eine Prozesslandkarte erstellt

Es ist wichtig, dass alle wichtigen Interessengruppen in die Prozessgestaltung einbezogen werden. Jeder sollte die Ziele der Organisation und die Grundlagen der Abbildung verstehen. Bei der manuellen Erstellung werden die oben erwähnten Symbole der Prozesslandkarte von Hand gezeichnet. Um den Prozess zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu verbessern, können Sie eine Software für das Geschäftsprozessmanagement einsetzen. Die Software erleichtert das Entwerfen und Testen von Prozessen sowie das Speichern Ihrer Arbeit, und sie mit Teammitgliedern Mitgliedern.

Identifizieren Sie den Prozess

Der erste Schritt besteht darin, den richtigen Geschäftsprozess zu identifizieren. Dabei kann es sich um einen Prozess mit einem hohen Preis handeln oder um einen Prozess, der manuelle Aufgaben beinhaltet und zu Verzögerungen führt. Benennen Sie den Prozess und führen Sie ihn am Anfang des Dokuments auf.

Stellen Sie Ihr Team zusammen 

Einer der wichtigsten Aspekte des Mapping-Prozesses besteht darin, diejenigen einzubeziehen, die am besten mit der inneren Funktionsweise vertraut sind. Der Beitrag der wichtigsten Interessengruppen stellt sicher, dass die Prozessabbildung gründlich ist und dass Sie keine wichtigen Details oder Überlegungen auslassen. Nehmen Sie sich zu Beginn etwas Zeit für ein Brainstorming mit Ihrem Team. Legen Sie fest, wer was macht, wann es gemacht wird und wie es gemacht wird.

Sammeln von Daten 

Beginnen Sie nach der ersten Brainstorming-Sitzung mit dem Sammeln relevanter Daten und Informationen. Legen Sie fest, wann der Prozess beginnt und endet. Listen Sie alle Schritte auf, die zur Durchführung des Prozesses erforderlich sind. Ermitteln Sie die Inputs, Outputs und die beteiligten Personen. 

Führen Sie die Schritte in der richtigen Reihenfolge aus

Sobald Sie eine vollständige Liste der beteiligten Schritte haben, arbeiten Sie mit Ihrem Team daran, diese in eine Reihenfolge zu bringen. Ermitteln Sie das Ereignis, das den Prozess auslöst, und die Maßnahmen und Entscheidungen, die ihn zum Abschluss bringen. 

Zeichnen Sie die Karte mit Symbolen

Fügen Sie alle Informationen ein, die Sie in früheren Schritten ermittelt haben.und verwenden Sie die Prozesssymbole, die wir bereits in diesem Leitfaden identifiziert haben. Verwenden Sie zum Beispiel ein Oval (Terminator), um den Beginn des Prozesses darzustellen. Dies sollte eine genaue Darstellung des Prozesses sein, wie er derzeit existiert.

Analysieren Sie

Sobald Ihre Prozesslandkarte fertiggestellt ist, können Sie sie nutzen, um Engpässe und Ineffizienzen zu ermitteln. Suchen Sie nach manuellen Aufgaben, die durch Automatisierung verbessert werden können. Ermitteln Sie Schritte, die eliminiert werden können. Holen Sie Feedback und Vorschläge von jedem Mitglied Ihres Teams ein.

Verbessern Sie Ihr Verfahren

Implementierung der Mapping-Techniken und -Tools die Sie im vorherigen Schritt ermittelt haben. Wenn die Verbesserungen und Vorschläge einen weitreichenden Einfluss auf den Prozess haben werden, vermeiden Sie es, sie alle auf einmal umzusetzen. Setzen Sie Prioritäten bei den Verbesserungen. Beginnen Sie klein, um mögliche Störungen des Prozesses zu vermeiden. Überwachen Sie die Verbesserungen. Bestimmen Sie, ob weitere Verbesserungen erforderlich sind.

Vermeiden Sie diese häufigen Fallstricke bei der Prozessabbildung

Hier sind die häufigsten Stolpersteine, die Sie bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarte vermeiden sollten.

• Zu komplex: Bei der Auswahl der richtigen Art von Prozesslandkarte ist es entscheidend, dass Sie "Ihr Publikum kennen". Die Präsentation eines effizienzsteigernden Arbeitsablaufs für das obere Management und für das IT-Team, das ihn umsetzen muss, erfordert zwei unterschiedliche Kommunikationsstile. Ziehen Sie die Verwendung mehrerer Karten in Betracht, um verschiedene Detailstufen zu veranschaulichen. Betrachten Sie Ihr Prozessmapping-Toolkit als eine Art Schachtelpuppe: Sie können für einige Stakeholder mit dem großen Bild beginnen und kompliziertere Diagramme für technisch versiertere Mitarbeiter aufheben.
• Zu einfach: Umgekehrt können Sie auch eine Karte erstellen, die zu wenig Details enthält. Wenn Sie z. B. Ihr Team erweitern, müssen Sie eine gemeinsame Sprache finden, auf die sich Denker mit unterschiedlichem Hintergrund stützen können. Das ist die Stärke der BPMN: Teammitglieder müssen sich nicht mit der Interpretation grober Skizzen abmühen. Alle sprechen mit denselben Begriffen und Symbolen für die Prozessabbildung.
• Ignorieren des Inputs der Interessengruppen: Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte ist es wichtig, mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten - auch mit den Mitarbeitern, die mit der Ausführung der Aufgaben betraut sind. Befragen Sie, beobachten Sie und hören Sie zu. Wenn Sie die Feinheiten der spezifischen Aufgaben, die Sie abbilden, nicht verstehen, werden Sie Schlüsselelemente übersehen, was dazu führt, dass die Mitarbeiter die neuen Verfahren ignorieren und zu den alten Methoden zurückkehren.

Wenn Sie diese häufigen Fehler beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozessplan erfolgreich ist und nicht zu den 4 von 10 Plänen, die scheitern die aufgrund des Fehlens einer klar definierten Strategie scheitern.

Die besten Tools für den Einstieg in die Prozessabbildung

Wohin können Sie sich also wenden, wenn Sie bereit sind, loszulegen? Hier sind vier Tools, die Sie für Ihre Prozessabbildung verwenden können, von schnellen und einfachen Skizzen bis hin zu robusten Plattformen zur Workflow-Automatisierung, die die Aufgaben tatsächlich ausführen.

1. Der einfachste Weg für den Einstieg ist eine einfachen Flussdiagramm-Skizze. Sie können die Abfolge der Aufgaben skizzieren, die einem wichtigen Prozess zugrunde liegen. Wenn Sie zögern, freihändig zu zeichnen, können Sie eine kostenlose Flussdiagrammvorlage von der Low-Code-Design-Plattform Canva. Das ist eine gute Möglichkeit, den Brainstorming-Prozess in Gang zu bringen.
2. Mit der Zeit wird Ihre Skizze auf der Rückseite des Skizzenblocks mehr Details erfordern. In diesem Fall können Sie zu einem Tool wie Gitmind. Diese kostenlose Browser-App bietet prozessorientierte Diagramme wie SIPOC und Swimlanes. Sie können tiefer in Teilprozesse eintauchen und Ihren Plan mit Kollegen teilen, um Feedback zu erhalten.
3. Lucidchart ist ein weiterer Favorit unter Anfängern in der Prozessmodellierung. Dieses intelligente Diagrammwerkzeug ist mit hilfreichen Elementen wie BPMN-Symbolen und Vorlagen wie detaillierten Karten, Wertstromkarten und detaillierten Prozesskarten ausgestattet. Sie können sogar ihre mobilen Apps verwenden, um Prozesse unterwegs zu gestalten.
4. Wenn es Zeit für eine unternehmensgerechte Prozessabbildungslösung ist, ist es Zeit für eine Plattform wie ProcessMaker. Mit ProcessMaker können Sie Ihre Prozesslandkarte zum Leben erwecken. Durch die Automatisierung werden Informationen zwischen Menschen und Systemen ausgetauscht und Aufgaben automatisch und ohne menschliches Zutun abgearbeitet. Und mit dem Sommer-Release 2023 können Sie jetzt eine Prozesslandkarte in Sekundenschnelle erstellen.

Wie erzeugt Prozessmapping Hyper-Produktivität?

Prozessmapping spielt eine zentrale Rolle bei der Steigerung der Hyperproduktivität in Unternehmen. Durch die visuelle Darstellung und Analyse von Arbeitsabläufen wird ein klares Verständnis dafür geschaffen, wie Aufgaben und Aktivitäten ausgeführt werden. Diese Transparenz ermöglicht die Identifizierung von Engpässen, Redundanzen und Ineffizienzen, die dann gestrafft oder beseitigt werden können. Die Prozessabbildung erleichtert auch die Standardisierung und stellt sicher, dass bewährte Verfahren konsequent befolgt werden. Infolgedessen arbeiten die Teams kohärenter zusammen, die Entscheidungsfindung wird datengestützt und die Produktivität nimmt zu.

Die Prozessabbildung mit ProcessMaker ist ein unvergleichliches Werkzeug, wenn Ihr Unternehmen skalieren will. Es kodifiziert, wie Sie Ihre Geschäfte abwickeln, um eine bessere Konsistenz zu erreichen, wenn Ihr Team wächst. Während des Einführungsprozesses können Sie Neuankömmlingen leichter beibringen, wie die Dinge funktionieren. Sie können eine Grundlage für besser vorhersehbare Ergebnisse schaffen, indem Sie die "eigene Art" der Mitarbeiter, Dinge zu tun, über Bord werfen. Darüber hinaus hilft Ihnen die Strategie dabei, Lücken im Personal, in den Verfahren oder in der Technologie zu finden, wenn Ihre Organisation wächst. 

Prozessmapping ist ein unglaublich effektives Werkzeug zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und bietet eine breite Palette von organisatorischen Vorteilen. Um das Beste daraus zu machen, probieren Sie ProcessMaker's branchenführenden intelligente Low-Code-BPM-Software von ProcessMaker. Erstellen Sie auf einfache Weise Geschäftsprozesse in Unternehmensqualität und nutzen Sie die leistungsstarken Automatisierungslösungen von ProcessMaker.

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