Augmenter la productivité grâce à un système de gestion des flux de travail
Pour de nombreuses organisations, l'inefficacité et le gaspillage sont acceptés comme un sous-produit nécessaire de la gestion d'une entreprise. Pourtant, une système de gestion des flux de travail offre aux organisations tous les outils dont elles ont besoin pour optimiser et rationaliser leurs opérations commerciales. Si les systèmes de gestion des flux de travail offrent un large éventail d'avantages tels que des économies et une sécurité accrue, les solutions de gestion des flux de travail présentent quatre avantages clés en termes de productivité :
- Amélioration de la transparence des processus d'entreprise
- Flexibilité dans les ajouts ou les retraits aux flux de travail préexistants
- Acquérir une meilleure compréhension des processus d'entreprise
- Rationalisation des tâches pour accroître la productivité
Accroître la transparence des processus d'entreprise
Un avantage important de la gestion des flux de travail est d'accroître la confiance des employés grâce à la transparence. On montre aux employés comment un processus spécifique fonctionne du début à la fin. Ils comprennent l'objectif global d'un processus, la délégation des responsabilités et des tâches, et ce qui vient ensuite.
La transparence peut être obtenue de plusieurs façons. Une organisation pourrait créer des cartes des processus d'entreprise ou des diagrammes de flux de travail. Ces représentations visuelles d'un processus d'entreprise montrent comment il fonctionne du début à la fin, ainsi que les principaux points de décision pris en cours de route. Une autre méthode utile pour atteindre la transparence est l'utilisation d'un système de gestion des flux de travail. Avec un système de gestion des flux de travail, les employés peuvent voir où ils en sont dans un processus en temps réel, ce qui leur fournit des conseils utiles en cours de route.
Venir, partir et évoluer
Les flux de travail sont rarement statiques. Non seulement les tâches sont en constante évolution, mais les personnes chargées de les accomplir peuvent changer régulièrement, en particulier au sein des grandes organisations. Les organisations doivent donc disposer de la souplesse nécessaire pour ajouter ou retirer facilement des employés et des tâches de processus de travail préexistants.
Les exemples les plus évidents de ce besoin de flexibilité sont l'embarquement des employés et offboarding. Lorsqu'un employé est engagé, il doit être ajouté aux flux de travail qui correspondent aux tâches dont il est responsable. De même, lorsqu'un employé est licencié, une organisation doit déléguer les responsabilités de l'employé qui quitte l'entreprise pour s'assurer qu'il n'y a pas de baisse de productivité. Il n'est pas rare non plus que la direction change. Des flux de travail comme des processus d'approbation automatisés peut avoir besoin d'être réacheminé pour garantir que les demandes sont envoyées à la bonne partie prenante pour approbation.
Un système de gestion des flux de travail offre aux organisations la flexibilité dont elles ont besoin pour relever ces défis en temps réel. Les parties prenantes peuvent facilement visualiser les flux de travail, en ajoutant et en soustrayant des participants et des tâches selon les besoins, ainsi qu'en gérant toutes les tâches administratives de back-office associées à ces changements.
Une meilleure compréhension des données de l'entreprise et des erreurs de repérage
L'un des principaux avantages d'un système de gestion des flux de travail est la possibilité d'accéder aux données et de prendre des décisions plus éclairées en matière d'optimisation des flux de travail. Cependant, cela exige que les données soient à la fois précises et accessibles en temps réel. Cependant, selon les experts, environ 1 organisation sur 4 n'est même pas sûre que les données sur lesquelles elle s'appuie soient exactes. D'autres s'appuient sur des logiciels de gestion de flux de travail archaïques qui ne disposent pas de capacités en temps réel.
Les lacunes des données inexactes sont évidentes. Les décisions ne sont éclairées que dans la mesure où elles reflètent les réalités des processus opérationnels d'une organisation. Les causes potentielles de données erronées sont nombreuses. Par exemple, la sélection et le suivi d'indicateurs de performance erronés. Les données qui ne sont pas en temps réel sont aussi généralement inexactes.
Considérez un flux de travail typique comme un nouveau l'embarquement des clients. Supposons que dans le passé, le processus prenait en moyenne 10 jours. Cherchant à améliorer l'efficacité et la productivité de ce flux de travail, votre organisation met en place une solution d'automatisation. Le processus prend désormais une journée. Pourtant, pour une raison quelconque, la semaine dernière, le processus d'embarquement prenait trois jours. Sans accès aux données en temps réel, il est impossible de déterminer la cause du retard.
Les flux de travail sont fluides. Les organisations ont besoin d'un retour d'information instantané pour identifier et résoudre les goulets d'étranglement. Un système moderne de gestion des flux de travail fournit aux parties prenantes les informations utiles dont elles ont besoin pour tirer le meilleur parti de leurs processus.
Rationalisation des tâches pour accroître la productivité
Un système complet de gestion des flux de travail permet aux organisations de tirer parti de puissantes solutions d'automatisation. Selon les recherches menées par McKinsey, un on estime que 60% des professions pourraient économiser 30%. de leur temps avec l'automatisation. Les types de tâches qui se prêtent à l'automatisation sont celles qui prennent beaucoup de temps et sont répétitives. Par exemple, remplacer les tâches de saisie manuelle de données sujettes aux erreurs par une solution d'automatisation qui extrait et saisit les données dans un système de gestion centralisée des données.
Outre le gain de temps et la réduction des erreurs, un système de gestion des flux de travail permet d'accroître considérablement la productivité des employés. Ils sont rassurés de savoir quelles sont les tâches dont ils sont responsables et aiment travailler sur des tâches qui apportent plus de valeur à l'organisation. Les employés sont également en mesure de mieux gérer leur temps et bénéficient d'une communication transparente dans toute l'organisation.
Un système de gestion des flux de travail doit également donner de la flexibilité aux organisations. Les parties prenantes doivent être en mesure de mettre en œuvre des changements pour répondre aux défis du monde réel. La pandémie COVID-19 en est un exemple. Soudain, des effectifs entiers ont dû se déplacer vers le travail à distance. Les réductions budgétaires et la diminution de la demande des consommateurs ont obligé les employés à porter plusieurs casquettes. Les organisations les mieux placées pour relever ces défis étaient celles qui pouvaient restructurer leurs flux de travail à la volée. Grâce à un système de gestion des flux de travail, les organisations peuvent prévoir ce type de défis et de fluctuations, et élaborer une réponse adaptée et efficace.
Pensée finale
Les organisations sont plus que jamais confrontées à l'incertitude et aux défis. L'utilisation d'une solution automatisée telle qu'un logiciel de gestion des flux de travail offre aux organisations une flexibilité et une efficacité inégalées. ProcessMaker fournit des solutions de classe mondiale à faible coût logiciel de gestion des flux de travail qui peuvent aider votre organisation à passer au niveau supérieur.
