Produktivitätssteigerung mit einem Workflow-Management-System

digitaler Arbeitsablauf

In vielen Unternehmen werden Ineffizienzen und Verschwendung als notwendiges Nebenprodukt des Geschäftsbetriebs akzeptiert. Doch ein Workflow-Management-System bietet Unternehmen jedoch alle Werkzeuge, die sie zur Optimierung und Rationalisierung ihrer Geschäftsabläufe benötigen. Während Workflow-Management-Systeme eine breite Palette von Vorteilen wie Kosteneinsparungen und verbesserte Sicherheit bieten, gibt es 4 wichtige Produktivitätsvorteile von Workflow-Management-Lösungen:

  • Verbesserte Transparenz in Geschäftsprozessen
  • Flexibilität beim Hinzufügen zu oder Entfernen von bereits bestehenden Arbeitsabläufen
  • Tiefere Einblicke in Geschäftsprozesse gewinnen
  • Rationalisierung von Aufgaben zur Steigerung der Produktivität

Erhöhung der Transparenz in den Geschäftsprozessen

Ein wichtiger Vorteil des Workflow-Managements besteht darin, dass das Vertrauen der Mitarbeiter durch Transparenz gestärkt wird. Den Mitarbeitern wird gezeigt, wie ein bestimmter Prozess von Anfang bis Ende abläuft. Sie erhalten ein Verständnis für das Gesamtziel eines Prozesses, für die Übertragung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben und für die nächsten Schritte.

Transparenz kann auf verschiedene Weise erreicht werden. Eine Organisation könnte detaillierte Geschäftsprozessabbildungen oder Workflow-Diagramme erstellen. Diese visuellen Darstellungen eines Geschäftsprozesses zeigen, wie er von Anfang bis Ende abläuft und welche wichtigen Entscheidungen auf dem Weg dorthin getroffen werden. Eine weitere nützliche Methode zur Schaffung von Transparenz ist der Einsatz eines Workflow-Management-Systems. Mit einem Workflow-Management-System können die Mitarbeiter in Echtzeit sehen, wo sie sich in einem Prozess befinden, und erhalten so nützliche Anleitungen für ihren Weg.

Kommend, gehend und sich entwickelnd

Arbeitsabläufe sind selten statisch. Nicht nur die Aufgaben entwickeln sich ständig weiter, sondern auch die Personen, die für die Erledigung dieser Aufgaben verantwortlich sind, können sich regelmäßig ändern, insbesondere in größeren Organisationen. Daher müssen Unternehmen die Flexibilität haben, Mitarbeiter und Aufgaben einfach hinzuzufügen oder aus bereits bestehenden Workflow-Prozessen herauszunehmen.

Die offensichtlichsten Beispiele für diesen Bedarf an Flexibilität sind die Einarbeitung von Mitarbeitern und Offboarding. Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, muss er zu den Arbeitsabläufen hinzugefügt werden, die den Aufgaben entsprechen, für die er verantwortlich ist. Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, muss das Unternehmen die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters delegieren, um sicherzustellen, dass die Produktivität nicht beeinträchtigt wird. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass das Management wechselt. Arbeitsabläufe wie automatisierte Genehmigungsprozesse müssen unter Umständen umgeleitet werden, um sicherzustellen, dass Anfragen an den richtigen Beteiligten zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Ein Workflow-Management-System bietet Unternehmen die Flexibilität, die sie benötigen, um diese Herausforderungen in Echtzeit zu bewältigen. Die Beteiligten können Workflows einfach einsehen und bei Bedarf Teilnehmer und Aufgaben hinzufügen oder entfernen sowie alle mit diesen Änderungen verbundenen Back-Office-Verwaltungsaufgaben erledigen.

Tieferer Einblick in die Unternehmensdaten und Aufdeckung von Fehlern

Einer der größten Vorteile eines Workflow-Management-Systems ist die Möglichkeit, auf Daten zuzugreifen und fundiertere Entscheidungen zur Optimierung der Arbeitsabläufe zu treffen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Daten sowohl genau als auch in Echtzeit zugänglich sind. Experten zufolge ist jedoch etwa jedes vierte Unternehmen nicht einmal sicher, ob die Daten, auf die es sich verlässt, korrekt sind. Andere verlassen sich auf veraltete Workflow-Management-Software, die nicht über Echtzeitfunktionen verfügt.  

Die Unzulänglichkeiten ungenauer Daten liegen auf der Hand. Entscheidungen sind nur in dem Maße fundiert, wie sie die Realität der Geschäftsprozesse eines Unternehmens widerspiegeln. Es gibt zahlreiche mögliche Ursachen für fehlerhafte Daten. Zum Beispiel die Auswahl und Überwachung der falschen Leistungsindikatoren. Auch Daten, die nicht in Echtzeit vorliegen, sind in der Regel ungenau.

Betrachten Sie einen typischen Arbeitsablauf wie Kundeneinführung. Nehmen wir an, dass dieser Prozess in der Vergangenheit durchschnittlich 10 Tage gedauert hat. In dem Bestreben, die Effizienz und Produktivität dieses Arbeitsablaufs zu verbessern, führt Ihr Unternehmen eine Automatisierungslösung ein. Der Prozess dauert jetzt nur noch einen Tag. Doch aus irgendeinem Grund hat der Onboarding-Prozess in der letzten Woche 3 Tage gedauert. Ohne Zugang zu Echtzeitdaten ist es unmöglich, die Ursache für diese Verzögerung zu ermitteln.

Arbeitsabläufe sind fließend. Unternehmen brauchen sofortiges Feedback, um Engpässe zu erkennen und zu beheben. Ein modernes Workflow-Management-System bietet den Beteiligten die entscheidenden Einblicke, die sie benötigen, um das Beste aus ihren Prozessen herauszuholen.

Rationalisierung von Aufgaben zur Steigerung der Produktivität

Ein umfassendes Workflow-Management-System ermöglicht es Unternehmen, leistungsstarke Automatisierungslösungen zu nutzen. Laut einer Studie von McKinsey könnten geschätzte 60% der Berufe 30% ihrer Zeit durch ihrer Zeit durch Automatisierung einsparen. Die Arten von Aufgaben, die sich für eine Automatisierung eignen, sind zeitaufwändig und wiederholend. So können beispielsweise fehleranfällige manuelle Dateneingabeaufgaben durch eine Automatisierungslösung ersetzt werden, die Daten extrahiert und in ein zentrales Datenverwaltungssystem eingibt.

Ein Workflow-Management-System spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern steigert auch die Produktivität der Mitarbeiter erheblich. Sie wissen, für welche Aufgaben sie zuständig sind, und arbeiten gerne an Aufgaben, die für das Unternehmen von größerem Wert sind. Außerdem können die Mitarbeiter ihre Zeit besser einteilen und erhalten eine nahtlose Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Ein System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen muss Organisationen auch Flexibilität bieten. Die Beteiligten müssen in der Lage sein, Änderungen vorzunehmen, um auf reale Herausforderungen zu reagieren. Die COVID-19-Pandemie ist ein typisches Beispiel dafür. Plötzlich mussten ganze Belegschaften auf Fernarbeit umstellen. Budgetkürzungen und eine geringere Verbrauchernachfrage zwangen die Mitarbeiter, mehrere Aufgaben zu übernehmen. Diejenigen Unternehmen, die auf diese Herausforderungen am besten reagieren konnten, waren in der Lage, ihre Arbeitsabläufe im Handumdrehen umzustrukturieren. Mit einem Workflow-Management-System können Unternehmen diese Art von Herausforderungen und Schwankungen einplanen und eine geeignete und wirksame Reaktion darauf entwickeln.

Letzter Gedanke

Unternehmen sind mit mehr Unsicherheiten und Herausforderungen konfrontiert als je zuvor. Der Einsatz einer automatisierten Lösung wie Workflow-Management-Software bietet Unternehmen eine unübertroffene Flexibilität und Effizienz. ProcessMaker bietet erstklassige Low-Code Workflow-Management-Software die Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben kann.

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