Impulsar la productividad con un sistema de gestión del flujo de trabajo

Michael Eisner 8 de octubre de 2020 Flujo de trabajo Software de flujo de trabajo

flujo de trabajo digital

Para muchas organizaciones, las ineficiencias y los desechos se aceptan como un subproducto necesario de la gestión de un negocio. Sin embargo, un sistema de gestión del flujo de trabajo ofrece a las organizaciones todas las herramientas que necesitan para optimizar y agilizar sus operaciones comerciales. Si bien los sistemas de gestión del flujo de trabajo ofrecen una amplia gama de beneficios, como el ahorro de costos y la mejora de la seguridad, hay cuatro beneficios clave de productividad de las soluciones de gestión del flujo de trabajo:

  • Mayor transparencia en los procesos comerciales
  • Flexibilidad para añadir o quitar a los flujos de trabajo preexistentes
  • Obtener una comprensión más profunda de los procesos comerciales
  • Racionalizar las tareas para aumentar la productividad

Aumento de la transparencia en los procesos comerciales

Un beneficio importante de la gestión del flujo de trabajo es el aumento de la confianza entre los empleados mediante la transparencia. A los empleados se les muestra cómo funciona un proceso específico de principio a fin. Adquieren una comprensión del objetivo general de un proceso, la delegación de responsabilidades y tareas, y lo que viene después.

La transparencia puede lograrse de varias maneras. Una organización podría crear una detallada mapas de procesos de negocios o diagramas de flujo de trabajo. Estas representaciones visuales de un proceso de negocios muestran cómo funciona de principio a fin, así como los puntos clave de las decisiones tomadas a lo largo del camino. Otro método útil para lograr la transparencia es utilizar un sistema de gestión del flujo de trabajo. Con un sistema de gestión del flujo de trabajo, los empleados pueden ver en qué punto del proceso se encuentran en tiempo real, lo que les proporciona una orientación útil en el camino.

Viniendo, yendo y evolucionando

Los flujos de trabajo raramente son estáticos. No sólo las tareas evolucionan constantemente, sino que los responsables de llevarlas a cabo pueden cambiar con regularidad, en particular en las organizaciones más grandes. Así pues, las organizaciones necesitan la flexibilidad de agregar o extraer fácilmente empleados y tareas de procesos de flujo de trabajo preexistentes.

Los ejemplos más obvios de esta necesidad de flexibilidad son empleado a bordo y offboarding. Cuando un empleado es contratado, debe ser añadido a los flujos de trabajo que corresponden a las tareas que el empleado es responsable. Asimismo, cuando se despide a un empleado, la organización debe delegar las responsabilidades del empleado saliente para garantizar que no se produzca una disminución de la productividad. Tampoco es infrecuente que la dirección cambie. Los flujos de trabajo como procesos de aprobación automatizados tal vez sea necesario redirigir las solicitudes para asegurar que se envíen al interesado correcto para su aprobación.

Un sistema de gestión del flujo de trabajo proporciona a las organizaciones la flexibilidad necesaria para hacer frente a esos retos en tiempo real. Los interesados pueden ver fácilmente los flujos de trabajo, añadiendo y restando tanto participantes como tareas según sea necesario, así como encargarse de todas las tareas administrativas de apoyo relacionadas con esos cambios.

Conocimiento más profundo de los datos de la empresa y la detección de errores

Uno de los mayores beneficios de un sistema de gestión del flujo de trabajo es la capacidad de acceder a los datos y tomar decisiones más informadas en la optimización del flujo de trabajo. Sin embargo, para ello es necesario que los datos sean precisos y accesibles en tiempo real. Sin embargo, según los expertos, aproximadamente 1 de cada 4 organizaciones ni siquiera están seguras de que los datos en los que se basan sean exactos. Otras confían en un anticuado software de gestión del flujo de trabajo que no tiene capacidades en tiempo real.  

Las deficiencias de los datos inexactos son obvias. Las decisiones sólo se informan en la medida en que reflejan las realidades de los procesos comerciales de una organización. Hay numerosas causas potenciales de los datos defectuosos. Por ejemplo, la selección y el seguimiento de indicadores de rendimiento erróneos. Los datos que no son en tiempo real también suelen ser inexactos.

Considere un flujo de trabajo típico como nuevo cliente a bordo. Supongamos que en el pasado el proceso solía tomar un promedio de 10 días. Buscando mejorar la eficiencia y productividad de este flujo de trabajo, su organización implementa una solución de automatización. El proceso ahora toma un día. Sin embargo, por alguna razón, la semana pasada el proceso de incorporación ha estado tomando 3 días. Sin acceso a datos en tiempo real es imposible determinar la causa del retraso.

Los flujos de trabajo son fluidos. Las organizaciones necesitan una retroalimentación instantánea para identificar y resolver los cuellos de botella. Un moderno sistema de gestión de los flujos de trabajo proporciona a las partes interesadas los poderosos conocimientos que necesitan para sacar el máximo provecho de sus procesos.

Racionalizar las tareas para aumentar la productividad

Un completo sistema de gestión del flujo de trabajo permite a las organizaciones aprovechar las potentes soluciones de automatización. De acuerdo con la investigación de McKinsey, un se estima que el 60% de las ocupaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. Los tipos de tareas que son adecuadas para la automatización son las que consumen tiempo y son repetitivas. Por ejemplo, sustituir las tareas de introducción manual de datos propensas a errores por una solución de automatización que extraiga e introduzca datos en un sistema centralizado de gestión de datos.

Además de ahorrar tiempo y reducir los errores, un sistema de gestión del flujo de trabajo aumenta significativamente la productividad de los empleados. Encuentran comodidad al saber de qué tareas son responsables y disfrutan trabajando en tareas que proporcionan más valor a la organización. Los empleados también pueden administrar mejor su tiempo y se les proporciona una comunicación fluida en toda la organización.

Un sistema de gestión del flujo de trabajo también debe dar flexibilidad a las organizaciones. Las partes interesadas deben ser capaces de implementar cambios para responder a los desafíos del mundo real. La pandemia de COVID-19 es un ejemplo de ello. De repente, se requirió que fuerzas de trabajo enteras pasaran a trabajar a distancia. Los recortes presupuestarios y la disminución de la demanda de los consumidores obligaron a los empleados a usar múltiples sombreros. Las organizaciones que estaban en la mejor posición para responder a estos desafíos eran las que podían reestructurar sus flujos de trabajo sobre la marcha. Con un sistema de gestión del flujo de trabajo, las organizaciones pueden planificar este tipo de desafíos y fluctuaciones, elaborando una respuesta adecuada y eficaz.

Pensamiento final

Las organizaciones se enfrentan a más incertidumbre y desafíos que nunca. Aprovechar una solución automatizada como el software de gestión del flujo de trabajo proporciona a las organizaciones una flexibilidad y una eficiencia sin igual. ProcessMaker proporciona un código bajo de clase mundial software de gestión del flujo de trabajo que puede ayudar a llevar su organización al siguiente nivel.

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