Vaincre la concurrence par l'optimisation des flux de travail

Les organisations les plus performantes examinent régulièrement ce que font leurs concurrents et se demandent comment elles peuvent le faire mieux. Toutes choses étant égales par ailleurs, pour avoir une longueur d'avance sur la concurrence, votre organisation doit produire des résultats de manière plus efficace et plus rentable que vos concurrents. L'efficacité et la rentabilité de l'organisation sont en grande partie obtenues par l'optimisation des flux de travail.

Qu'est-ce que l'optimisation des flux de travail ?

La définition de l'optimisation des flux de travail est le processus d'amélioration des flux de travail existants par une combinaison de réduction des coûts, d'amélioration de l'efficacité et d'automatisation des flux de travail. Le processus commence généralement par une analyse du flux de travail. De nombreuses organisations qui ne parviennent pas à améliorer leurs flux de travail commettent l'erreur d'appliquer l'automatisation à des processus défaillants. Bien que l'automatisation puisse être un aspect important de votre stratégie d'optimisation des flux de travail, elle n'est pas une panacée et ne doit être mise en œuvre qu'après une planification minutieuse.

Les organisations qui réussissent à optimiser leur flux de travail adhèrent généralement à un ensemble de meilleures pratiques. En suivant ces pratiques, vous augmenterez considérablement l'efficacité organisationnelle et obtiendrez un avantage significatif sur vos concurrents.

Meilleures pratiques d'optimisation des flux de travail

Gouvernance et conformité

Beaucoup d'organisations ignorent complètement la gouvernance d'entreprise et la conformité. Il y a plusieurs raisons à cela. Certains trouvent le processus ennuyeux et préfèrent se lancer dans la mise en œuvre de nouvelles technologies numériques passionnantes. D'autres se contentent de donner une mauvaise priorité à la gouvernance et à la conformité. L'idée est que le processus d'optimisation du flux de travail lui-même facilitera la mise en conformité. Par exemple, en mettant en place des pistes d'audit visibles.

Pourtant, ne pas tenir compte de ces questions au départ peut saboter les efforts d'optimisation des flux de travail de votre organisation. Vous devez être pleinement conscient de tous les processus dès le départ et vous assurer que votre approche de conformité et de gouvernance s'aligne sur vos flux de travail. Cela permet de garantir la cohérence organisationnelle et de réduire les risques.

Créer des flux de travail visuels

Les humains sont des créatures visuelles. L'élaboration de flux de travail visuels, ou de cartes de processus, contribue grandement à la mise en place et à la compréhension des processus, même les plus complexes. Ils n'ont pas besoin d'être des chefs-d'œuvre visuels ou d'être trop compliqués.

Une chose que vous devez cependant éviter lorsque vous créez vos cartes de processus, c'est l'utilisation de diagrammes linéaires. Les flux de travail sont généralement de nature non linéaire. En cas de panne, il est souvent nécessaire de revenir à une étape antérieure pour apporter des modifications. Cette partie du processus vous aide également à identifier les problèmes potentiels de votre flux de travail dès le début.

Les organisations qui réussissent anticipent ce qui pourrait aller mal et où cela pourrait se produire. À chacun de ces points, elles procèdent à des ajustements et/ou ont des plans pour les échecs. Elles ont mis en place des plans d'urgence pour éviter des problèmes tels que des retards de productivité et des pannes de système.

Travailler à l'envers à partir de l'objectif final

La création d'un flux de travail ressemble beaucoup à la fixation de n'importe quel objectif organisationnel. Imaginez où vous voulez être et décidez des mesures que vous prendrez pour y parvenir. Identifiez chaque étape et chaque membre de l'équipe essentiels au processus. Gardez à l'esprit que toutes les étapes d'un flux de travail ne sont pas créées égales. La priorité est rarement attribuée dans un ordre séquentiel. La priorité doit plutôt être accordée aux étapes les plus importantes.

Il y a de bonnes raisons pour que les organisations les plus performantes passent du temps à établir des priorités. Plus important encore, le fait de connaître les priorités de l'organisation permet à la direction de se concentrer rapidement sur les problèmes et de les résoudre. Lorsque les dirigeants comprennent l'impact des retards et des revers à chaque étape sur le flux de travail global, ils peuvent établir des priorités et minimiser l'impact potentiel.

Définir les rôles et les personnes

Définissez les rôles que chaque membre jouera à chaque étape. Les organisations qui réussissent communiquent clairement toute l'étendue du rôle de chaque membre dans la réussite globale du flux de travail. En outre, une formation est dispensée, non seulement pour s'assurer que les personnes font leur travail correctement, mais aussi pour qu'elles réagissent de manière appropriée à toute panne.

Et les individus ne peuvent réagir comme ils sont formés que s'ils disposent des ressources appropriées. Par exemple, les membres de l'équipe reçoivent-ils des alertes et ont-ils la capacité de communiquer rapidement avec d'autres parties prenantes si nécessaire ? Lorsque les choses tournent mal, prenez le temps d'écouter ensuite les réactions des personnes concernées. Elles connaissent leur travail mieux que quiconque et peuvent contribuer à l'efficacité à long terme du déroulement des opérations.

Automatiser le flux de travail

L'infrastructure mise en place autour d'un flux de travail est appelée système de gestion des flux de travail. Au début, nous avons mentionné que l'automatisation n'est pas un remède pour les flux de travail défectueux. Cependant, une fois que vous aurez passé le temps à parcourir les phases de planification décrites ci-dessus, vous pourrez identifier les domaines dans lesquels l'automatisation peut rendre vos flux de travail plus efficaces.

Savoir où concentrer ses efforts d'automatisation est la moitié de la bataille. Si votre organisation n'a pas d'expérience préalable en matière de numérisation, commencez par les tâches les plus élémentaires et les plus répétitives. Il s'agit de tâches qui n'impliquent pas de prise de décision au niveau humain. Si vous ne savez toujours pas par où commencer, envisagez de travailler avec un partenaire qui propose une plate-forme d'automatisation des flux de travail de bout en bout simple à utiliser.

Les raisons pour lesquelles les organisations qui réussissent à automatiser les flux de travail ne se limitent pas à économiser du temps et de l'argent. Si les économies de temps et d'argent réalisées grâce à l'efficacité sont certainement des avantages considérables, l'automatisation d'aspects essentiels de vos flux de travail réduit le risque de retards et de pannes coûteuses.

Réévaluer

Des améliorations ne peuvent être apportées que si des lacunes sont identifiées. Une bonne règle de base est d'évaluer vos flux de travail mensuellement ou trimestriellement. Lorsque vous effectuez vos évaluations, recherchez :

• Si vous avez atteint vos objectifs ou si vous êtes sur la bonne voie
• S'il y a eu des changements organisationnels importants, comme l'ajout ou la soustraction de membres de l'équipe, ou des changements dans les processus qui ont un impact sur la conception globale de votre flux de travail
• Tout revers ou panne survenu au cours de la période d'examen applicable

Apporter les changements nécessaires. Les organisations qui réussissent évaluent et améliorent continuellement leurs flux de travail afin d'accroître leur efficacité et leur rentabilité.

Le respect des meilleures pratiques ci-dessus peut contribuer dans une large mesure à garantir le succès des efforts d'optimisation des flux de travail de votre organisation. Vous sortirez du processus avec une meilleure compréhension de votre organisation. Plus important encore, l'optimisation des flux de travail rendra votre organisation plus agile, plus efficace, plus résistante et plus compétitive.